借款报销管理制度改.doc

精选资料借款、报销管理制度修改日期：日期/版本批 准（受控标识）初次发行：2009年03月01日版本：1.0第一次修订：审 核第二次修订：第三次修订：编 写第四次修订： 1、目的为加强公司财务管理，完善公司财务制度，合理使用资金，提高办公效率，根据公司有关规章制度和实际情况，制定本办法。2、借款：借款指公司各部门为经营或管理需要，需垫支或对外支付的，尚无正规发票的款项，分为现金借款和票据借款。2.1现金借款2.1.1差旅费用借支：销售人员外出前，借支差旅费必须亲笔填写借款单以及出差申请表，注明前往地点、时间、事由等由直接主管领导签字，后勤副总经理审核后交由总经理审批，然后到财务部办理借款，每期差旅费借款最高不超过1000元；前次借支费用在出差人员返回公司三天后未报销者，不得再次借款。销售人员出差在外期间续借差旅费，必须提前一天时间，委托代理人填写借款单按照规定审批程序办理借款手续后到财务部办理汇款借款。2.1.2工程费用借支：工程人员外出安装或售后需要借款时，必须亲笔填写工程费用借款单，注明前往地点、交通情况等由直接主管领导签字，后勤副总经理审核后交由总经理审批，然后到财务部办理借款；前次借支费用在工程人员返回公司三天后未报销者，不得再次借款。工程费用借款以合同的传到库房备货时开始进行工程借款。2.1.3其他费用借支：借款人应提前半天填写借款单,详细写明借款事由及金额，报后勤副总经理审核，交总经理审批后到财务部办理借款。2.2票据借款票据是指支票、汇票、电汇等银行票据，除必须支付现金的款项外，公司的对外支付，原则上均应以银行票据支付。票据借款单应详细写明借款事由及金额，借款单需报直接主管领导签字，后勤副总经理审核后交由总经理审批，然后到财务部办理借款。借款人填制借款单及附表直接主管领导签字财务部后勤副总经理审核总经理签批借款审批流程图2.3副总经理借款应填写借款单,详细写明借款事由及金额，报总经理审批后到财务部办理借款。2.4现金借款应严格按现金使用范围借支。3、费用报销3.1销售人员差旅费报销3.1.1销售人员出差回公司后，将出差发生的差旅费用等各项费用的有效票据在费用报销单上填写清楚，粘贴完整，并附上出差报告，由直接主管领导初审，然后是财务部会计就原始单据的准确性审核签字，交由后勤副总经理审核，然后报总经理审批送财务部核销。3.1.2销售人员的住宿费、伙食补助费用实行“总额包干、超支不补”的办法，出差超支费用，财务部不予报销。3.1.3差旅费报销标准：3.1.3.1为鼓励销售人员全力开拓业务 ，公司为出差销售人员提供食宿补贴，特制定以下差旅费报销标准 。3.1.3.2市内出差：包括渝中区、大渡口区、江北区、沙坪坝区、九龙坡区、南岸区、北碚区、渝北区、巴南区范围出差，出差期间无食宿补贴。3.1.3.3出差在本市九区以外，且当日不能返回必须在外住宿者，出差住宿期间，按以下标准报销食宿补贴。职别/人次食宿补贴副总经理65元/天/人部门主管/经理55元/天/人其他人员45 元/天/人3人（不论职别）85元/天/3人2人（不论职别）65元/天/2人3.1.3.4出差期间，如对方单位免费提供住宿或就餐时，则不得报销食宿补贴。3.1.3.5重庆市以外的地、级、市出差，参照重庆市出差标准执行。3.1.3.6外出会议、学习、培训出差，由组织单位或公司统一安排住宿的，不实行包干制，住宿费按职别实报实销，其他补贴照标准执行；若已交纳会务费的，则免报伙食费补贴。3.2工程人员差旅费报销3.2.1工程人员将安装或售后所发生的各项费用的有效票据在费用报销单上填写清楚，粘贴完整，由直接主管领导初审，然后是财务部会计就原始单据的准确性审核签字，交由后勤副总经理审核，然后报总经理审批送财务部核销。3.1.2工程人员的住宿费、伙食补助费用实行“总额包干、超支不补”的办法，出差超支费用，财务部不予报销。3.1.3工程人员差旅费中车、船费由工程人员自行报销，食宿费由工程中该项目的负责人统一报销。3.1.4工程人员的差旅费报销标准按照工程部管理办法执行。3.3办公费用报销公司各下属部门所需正常办公用品，由使用部门主管填写办公用品申购表，报业务副总经理和后勤副总经理审核，总经理审批，由行政部按计划统一采购及报销，办公用品由行政部对个人核定配备标准，按办公用品管理办法进行管理。各部门人员因工作需要须配置贰百元以上办公用品，应按金额对应权限报批。3.4交通费用报销3.4.1公司员工因公需要外出的，只能乘坐公共汽车（含中巴车、专线空调大巴车）、硬 座（卧）火车、三等舱以下轮船，凭有效票据实报实销。3.4.2公司员工原则上不得乘坐出租车、旅游车、软卧火车、高速火车、二等舱以上轮船和飞机。若遇特殊情况，除夜间22：00-凌晨6：00期间抵站或陪同客户以及带货同行外，均需事先请示直接主管领导同意后，方可报销打车费用。如事前未经同意，直接主管领导有权拒绝签字报销。3.4.3公司员工出差或者乘坐时间不超过6小时，原则上不允许乘坐硬卧火车。3.4.4未经公司主管部门领导批准擅自改变出差路线所发生的超支差费一律不予报销。3.4.5公司员工趁出差或调动工作之便，事先经公司主管部门领导批准就近回家省亲办事的，其绕道车、船费扣除出差直线单程车、船费（按出差人员应享受的标准）的，多开支的部分由个人自理；如绕道车、船费少于直线单程车、船费时，应凭车、船票面价格据实报销，公司不再发放绕道和在家期间的出差伙食补助、住宿和交通费。3.4.6因特殊原因所发生的订票费、议价票费、补（退）票费，注明原因报批后可据实报销，但其报销额度不得超过原票面价格的20%。3.4.7市外出差均按24小时计算补贴天数。3.4.8因个人疏忽，造成乘车发票丢失或毁损的，原则上不予报销乘车费用；特殊原因乘坐无正规发票的特殊交通工具时，经直接部门主管领导核实后，交通费实报实销。3.5手机通讯费3.5.1根据职别、工作性质确定手机费标准在0元200元之间。3.5.2公司配备给员工的专用手机号码必须是本人正常使用，否则不给予通讯费补贴，并按照公司管理章程给予相应处罚。3.6高温补助费3.6.1在7月-9月的三个月时间里，对出差在外的销售人员和工程人员发放高温补助费，具体补贴标准见人事管理制度。3.7人工费3.7.1施工人员（在主城九区以外）临时所发生的人工费用（指临时施工人员的工资），施工人员收取工资时需在收据上签名认可，并留下联系方式，以作为财务核销凭证的依据。4、费用报销程序公司各部门为经营或管理需支付或应支付的各种款项，也包括借款冲账的款项，在取得正规发票后，报销人应及时整理好各类单据，并进行分类，将同一事项的单据归集并填制报销单，经直接主管领导签字，于周二、周四到财务部会计处就原始单据的准确性审核，报经后勤副总经理和总经理审批后到财务部核算销。工程部的单据单独放在会计处代为传递，在传递的过程中如发现问题应及时反馈给本人。费用报销流程图报销人填制报销单及附表财务部付款直接主管领导签字财务部会计复核后勤副总经理审核总经理审批5、报销要求：所报销的发票必须为国家正式发票或收据，不得使用无效单据；当月费用，当月报销，对于费用发生期超过一个月的报销，财务部有权不予受理。6、财务部对外办公时间：凡涉及报销和借款冲账的各种款项，在周二和周四集中办理，每月费用报销截止日为每月25日，截止日财务部全天办理，若遇财务部休息，则截止日期顺延一天，周五下午财务部原则上不对外办公。7、其他7.1若总经理外出公干，则由总经理亲自授权代理人行使借款及报销审批权