员工日常报销费用管理规范.doc

员工日常报销费用管理规范目 录一、目的3二、适用范围3三、规范内容3（一）费用报销规范31、交通费32、业务招待费53、服营厅日常管理费74、差旅费8（二）费用报销及使用情况反馈101、报销情况反馈102、使用情况反馈10(三) 费用登记101、需进行费用登记的界面及内容102、现金日记帐的启用113、现金日记帐的日常登记124、现金日记帐的核对14附录：发票辨别与查询15一、目的根据公司财务部报销费用管理相关规定，结合分公司内部运作需求，为进一步有效管理分公司员工日常费用报销及登记工作，特制定员工日常报销费用管理规范V3.0。二、适用范围本规范适用于公司全体员工。三、规范内容（一）费用报销规范1、交通费（1）定义：指各部门、分公司员工因工作需要而发生的交通费用，包括使用公司提供的车辆、自行乘坐公共交通工具时发生的交通费。（2）构成：固定交通费：A.普通员工：400元/人.月;B.主管：1000元/人.月；C.经理人员交通费：每季度最后一个月报销本季度费用。公务用车费：在保证服营厅、集团及渠道基本生产运营需求的基础上，根据服营厅至区中心的距离、个人及集团市场考核情况等因素进行额度分配。公务用车费用需严格遵循专款专用、合理使用的原则加强内部管理，防范内部管理漏洞。（3）报销时间：固定交通费：每月10日前 公务用车费：每月15日前（4）报销流程流 程 说 明（1）交通费属专款专用，各专业组主管及店面经理为第一责任人，必须对员工用车申请进行严格审核；（2）各服营厅/专业组/中心汇总公务用车申请表（本组报销申请汇总至一张表）至主管及室经理审核、签字；（3）发票类型：深圳市的士票、地铁票、公交车票、加油票、停车票、道桥及过路费票等；（4）发票抬头必须为公司全称“中国移动通信集团广东有限公司深圳分公司”（的士票、地铁票、公交车票除外），不得出现本公司抬头以外的字样或数字；（5）发票日期必须与报销所属期间一致，不得使用跨期/年发票；（6）综合管理部每月25日前将报销数据录入系统，呈送分公司总经理审批、签名后提交至财务部；（7）财务部审核通过后，在当月底转账至员工个人帐户。员工核对金额无误后，在无纸化系统中确认收款。2、业务招待费（1）定义：指在公关活动中发生的诸如餐饮、住宿等接待费用，以及库存领用的公关赠送礼品成本（不含公关用途的话费卡）。每季度根据中心个人及集团两大市场考核，以及运营收入、需维护的集团数量进行费用分配。（2）报销时间: 每月15日前（3）报销流程：流 程 说 明（1）同笔费用必须装订在一起，其中一张背面需注明：事由（发票上不可出现具体招待对象）、时间、地点、金额、报销人（即收款人）、证明人（直接上级及室经理签名，1000元以上还需分公司总经理/副总经理签名）；（2）单笔费用金额1000元，需经直接上级、室经理审批、签字；单笔费用金额1000元，或报销总额超出当月本中心/部可报销总额，需由室经理向分公司总经理/副总经理汇报并审批、签字后方可报销（单笔费用事项多于3项时，必须提供领导审核的费用明细表，并以电脑小票、收据等票据作为费用报销依据）；（3）发票类型：深圳市餐饮发票、商品销售发票（摘要需为烟酒、食品）；（4）发票抬头必须为公司全称；（5）发票日期必须与报销所属期间一致，不得使用跨期/年发票；（6）综合管理部每月25日前将报销数据录入系统，呈送分公司总经理签名后提交至财务部；（7）财务部审核通过后，在当月底转账。转账次序：财务部转给分公司综合组，综合组确认后二次转帐至指定人账号（中心综合员及综合管理部各专业组报销员）。 3、服营厅日常管理费（1）定义：指自有服营厅日常管理（如大客户室维护、手机展柜及后台板报制作等）所产生的费用。（2）构成：食品类：用于大客户室和大客户接待区购买水果、食品等；装饰品类：用于大客户室和大客户接待区装饰布置、服营厅卖场及展柜装饰、服营厅节假日零星促销装饰等。（3）报销时间：每月15日前（4）报销流程： （1）店面经理为第一责任人，必须对每笔费用严格审核，其中一张发票背面必须有报销人及证明人（即店面经理）签名；（2）食品类及装饰品类发票分开粘贴，相关电脑小票请自行保存；购买的物品需详细登记在分公司统一下发的现金日记帐上，以便稽核，登记方法见“费用登记规范”；（3）报销发票类型：深圳市商品销售发票，摘要为食品、装饰品；（4）发票抬头：公司全称“中国移动通信集团广东有限公司深圳分公司”；（5）发票日期必须与报销所属期间一致，不得使用跨期/年发票报销；（6）综合管理部每月25日前将报销数据录入系统，呈送分公司总经理签名后提交至财务部；（7）财务部审核通过后，在当月底转帐至各厅收款人。流 程 说 明4、差旅费（1）定义：指因参加公司相关培训或活动而发生的城市间住宿费、伙食费、交通费和杂费。（2）报销标准：根据地区不同而有所差异，其中特殊地区包括北京、上海、广州、珠海、厦门、汕头和海南，除特殊地区以外的均为一般地区。住宿费：一般地区250元/天.人，特殊地区300元/天.人；伙食费：一般地区90元/天.人，特殊地区150元/天.人，周末及节假日不予报销；交通费：A.途中交通费:火车硬席车、轮船三等舱位、飞机普通舱位，在该标准以下的其他交通工具（不包括出租车）据实报销；B.外省、市交通费：搭乘适当的公共交通工具（如公共汽车、地铁、专线车、机场巴士等，出租车除外）前往机场、码头、火车站，产生的费用可凭发票据实报销。杂费：包括但不限于搭乘交通工具所发生的合理的行李托运费等。不能报销差旅费的情况：A差旅所在地提供住宿、伙食、往返交通工具等；B差旅所在地非深圳市外。（3）报销时间：差旅结束后3个工作日内。（4）报销流程：流 程 说 明（1）申请人差旅归来后，应按要求粘贴好各种需报销的发票，并注明每种费用的发票金额及张数，同时提供对应的上级部门或领导指示的差旅的通知、邮件或函件，且文内有学员名单。若无，则需在打印件上经证明人（室经理）审批、签字，用信封连同发票一同封装；（2）用于报销的发票必须是深圳市与差旅地之间或差旅当地法定的交通运输、酒店住宿发票，发票日期必须是差旅期间，其中一张发票背面需有差旅人及证明人（室经理）签名； （3）各中心综合员收集本月员工差旅费报销资料后，填写差旅费报销登记表电子版，综合管理部将报销数据录入系统，呈送分公司总经理签名后提交至财务部；（4）财务部审核通过后，转帐至出差人工资卡帐户。（二）费用报销及使用情况反馈 1、报销情况反馈综合管理部于每月5日前反馈各中心上月费用报销情况，如交票的及时性、合格性等情况。 2、使用情况反馈 为确保费用明晰性，综合管理部及中心需每月5日根据统一模版（见附件2）反馈上月报销费用（如交通费、业务招待费、服营厅日常管理费等）使用情况，具体如下： （1）综合管理部发布中心报销费用情况（含月分配额、使用额、使用明细等），并编制费用分配表、转帐表等报表。（2）各中心向综管部反馈本中心服营厅、集团、渠道及中心后台报销费用情况（含费用分配额、使用额、余额及使用明细等），并登记在分公司统一下发的现金日记帐上，登记方法见“费用登记规范”。(三) 费用登记1、需进行费用登记的界面及内容： A服营厅：服营厅日常管理费； B.中心后台：交通费、业务招待费、企业文化宣传费、卓越班组建设费、工会经费及其他临时性奖励费用；为确保各界面费用情况的明晰性，以上涉及费用必须按照本规范要求详细登记在分公司统一下发的现金日记帐上；店面经理、专业组主管及中心经理为第一负责人，必须对每笔费用进行严格审查；C.综合管理部综合组：负责分公司所有员工日常报销费用的登记，并定期对各界面费用登记情况进行稽核，确保各项费用的明晰性。2、现金日记帐的启用：现金日记帐是重要的经济档案之一，为保证帐薄使用的合法性，明确经济责任，防止舞弊行为，保证帐簿资料的完整和便于查找，启用时必须按规定内容逐项填写“帐簿启用表”和“帐簿目录表”。（1）帐簿启用表 A服营厅：序号项目内容备注1单位名称由综合组统一盖分公司蓝色印章2帐簿名称分公司区服务营销中心服营厅现金日记帐第册按实际情况填写3帐簿号码第号由综合组统一编号填写，不得改动4帐簿页数本帐簿共计页按实际页数填写5启用日期年月日按实际情况填写6负责人店面经理签名、盖章7主办会计员营销经理签名、盖章8经管人员一览表登记人签名、盖章9帐户目录1-25：填写店面经理变更事宜；26-50：填写营销经理变更事宜；51-100：填写登记人变更事宜。由于本帐簿不涉及其他会计科目，考虑到人员变动的频率，故将账户目录用于登记人员变更事宜。B中心后台：序号项目内容备注1单位名称由综合组统一盖分公司蓝色印章2帐簿名称分公司区服务营销中心现金日记帐第册按实际情况填写3帐簿号码第号由综合组统一编号填写，不得改动4帐簿页数本帐簿共计页按实际页数填写5启用日期年月日按实际情况填写6负责人中心经理签名/盖章7主办会计员收款人签名/盖章8经管人员一览表登记人签名/盖章9帐户目录1-25：填写中心经理变更事宜；26-50：填写收款人变更事宜；51-100：填写登记人变更事宜。由于本帐簿不涉及其他会计科目，考虑到人员变动的频率，故将账户目录用于登记人员变更事宜。（2） 帐簿目录 序号项目内容1编号移交人承接人2名称负责人/主办会计人员/经管人员3页号填写交接日期注：姓名部分均由本人签名或盖姓名章。3、现金日记帐的日常登记：现金日记帐通常由经管人员根据原始凭证（如发票、电脑小票等费用票据）逐日、逐笔顺序登记。 （1） 根据真实发生的费用票据记帐。经管人员在登记账本时，应当对费用的发生事由、金额进行仔细的审查、核对，在票据上盖姓名章后作为登记现金日记帐的依据。票据应以月为单位，按照时间顺序编号后统一横向粘贴在A4纸上，以便月底对帐。（2）所记载的内容必须与费用实际发生情况相一致。每一笔帐都要记明日期、摘要、金额。经济业务的摘要不能过于简略，应以能够清楚地表述业务内容为度，便于事后查对。 （3） 逐笔、序时登记日记帐，做到日清月结。为了及时掌握现金收、付和结余情况，现金日记帐必须当日帐务当日记录。登记时应逐笔分行记录，不得将收款和付款合并登记，也不得将收、付款相抵后以差额登记。登记完毕，应逐项复核，确保登记无误，以便掌握收、支计划的执行情况。 （4）必须连续登记，不得跳行、隔页或以任何理由随便更换、撕去帐页。作废的帐页应用红色签字笔注明“此页作废”留在帐簿中。不慎发生跳行、隔页时，应在空页或空行中间划线加以注销，或注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由经管人员盖章，以示负责。 （5）文字和数字必须整洁清晰，准确无误。在登记书写时，不得滥造简化字，不得使用同音异义字，不得写怪字体；摘要文字紧靠左线；数字要写在金额栏内，不得越格错位、参差不齐；文字、数字字体大小适中，紧靠下线书写，上面要留有适当空距，一般应占格宽的二分之一，以备按规定的方法改错。记录金额时，如为没有角分的整数，应分别在角分栏内写上“0” 或以自左向右倾斜的“一”号代替，不得省略不写。阿拉伯数字一般可自左向右适当倾斜，以使帐簿记录整齐、清晰。 （6） 除以上提到可以用红色笔登记的以外，其他均使用蓝、黑色签字笔、钢笔书写，不得使用圆珠笔或铅笔。 （7）每一帐页记完后，必须按规定转页。为便于掌握日记帐中连续记录的累计金额，并使前后帐页的合计金额相互衔接，在每一帐页登记完毕结转下页时，应结出本页借、贷方发生额合计数及余额，填在本页最后一行和下页第一行的有关栏内，并在摘要栏注明“过次页”和“承前页”字样。 （8）记录发生错误时，必须按规定方法更正。为保证日记帐的合法性，帐簿记录不得随意涂改，严禁刮、擦、挖、补，或使用化学药物清除字迹。发现差错可采用划线更正法更正。 划线更正法：先将错误数字全部用一条红线居中划去予以注销。注意不能够只划其中某几个数字；对于已经注销的数字,应该能够保持原有的字迹仍可以辨认,以备查核。然后,再将正确的数字用蓝、黑字写在划线上面,并由经管人员在更正处盖章,以明确责任。 4、现金日记帐的核对：为确保现金日记帐帐面记录的完整性与准确性，使其与有关的票据、款项相符，经管人员在收、付现金以后，要及时记帐，并按照一定的程序进行对帐。 对帐，就是对帐簿记录的内容进行核对，使帐证、帐实相符的过程。（1）帐证核对：指现金日记帐的记录与有关的原始凭证（如电脑小票、收据等费用票据）的核对。由于帐目是根据原始凭证进行一一登记的，所以帐目和凭证应该是完全一致的，并保留原始凭证（至少1年）。核对的项目主要有：核对凭证编号；复查记帐凭证与原始凭证，看两者是否完全相符；查对帐证金额与借贷方向的一致性；检查如发现差错，要立即按规定方法更正，确保帐证完全一致。（2）帐实核对：指现金日记帐的余额与实际库存数额的核对。经管人员在每天业务终了以后，应自行清查帐款是否相符。首先结出当天现金日记帐的帐面余额，再盘点库存现金的实有数，看两者是否完全相符。在实际工作中，凡是有当天来不及登记的现金收、付款凭证的，均应按“库存现金实有数未记帐的付款凭证金额未记帐的收款凭证金额现金日记帐帐存余额”的公式进行核对。反复核对仍不相符的，即说明当日记帐或实际现金收、付有误。在这种情况下，经管人员应向会计负责人报告，并对当天办理的收、付款业务逐笔回忆，争取尽快找出差错的原因。附录：发票辨别与查询1、 发票辨别：（1）联次: 用于报销的发票联次必须为“发票联”或“报销联” ；（2）盖章：必须盖有红色“地方税务局监制章”、章印字体及数字必须清晰，以便查验。（3）发票号：共8位阿拉伯数字。（4）其他：深圳市饮食、娱乐业服务定额发