办公自动化实训教程之Excel部分.ppt

办公自动化实训教程 第二部分Excel 大连理工大学出版社 第二部分Excel Excel2003是Microsoft公司推出的Windows平台下最流行的电子表格软件 它提供了强大的数据处理功能 是MicrosoftOffice2003办公套装软件的一个重要组成部分 Excel2003集数据表格 图表和数据库三大基本功能于一身 具有强大的数据管理 统计与分析功能 被广泛应用于教育 科研 财务 和经济等各个领域 特别是需要处理大量数据的报表工作中 第二部分Excel 第7章制作客户信息表 基本操作第8章制作个人明细表 数据计算第9章外币资金月报表第10章制作销售统计表 分析统计 第7章制作培训通知 案例的制作展示了一个完整电子表格制作过程 从开始新建Excel文档 到在单元格中录入数据 进行格式化操作 对工作表进行页面设置 重命名工作表 及最后的保存及打印工作簿 返回目录 第7章制作客户信息表 案例知识点 熟悉Excel2003的基本功能掌握表格的格式设置掌握图片等图形对象的插入掌握工作表的基本操作了解工作表的打印 返回目录 第7章制作客户信息表 案例知识点讲解 熟悉Excel2003的基本功能建立文档双击桌面Excel图标 或从开始菜单启动Excel启动后 默认打开一空白Excel文档 也可以单击 常用 工具栏中 新建空白文档 按钮进行创建 保存文档单击 常用 工具栏中 保存 按钮输入数据手工输入 可输入中 英文文本 数字 公式等使用自动填充功能快速复制或填充有序数据 返回知识点 第7章制作客户信息表 案例知识点讲解 格式的设置单元格字体 对齐方式 数字格式 边框和底纹等设置单击菜单栏的 格式 单元格 命令通过 格式 工具栏进行设置 返回知识点 第7章制作客户信息表 案例知识点讲解 格式的设置数字格式设置数字格式可改变单元格中数据的显示格式 常见的数字格式有常规 数值 货币 日期 时间 百分比 文本和自定义等 调整工作表行高列宽鼠标操作 拖动列标右边界调整列宽 双击列标右边界 最适合的宽度 单击菜单栏的 格式 行 或 列 命令 返回知识点 第7章制作客户信息表 案例知识点讲解 插入图片单击菜单栏的 插入 图片 来自文件 命令Excel中 可以插入剪贴画 图片文件 艺术字 自选图形等图形对象 与Word不同的是 插入的图形总是浮于文字上方 返回知识点 第7章制作客户信息表 案例知识点讲解 工作表的操作增加 删除 命名工作表在工作表标签区中单击选择工作表标签单击右键 在快捷菜单上选择 插入 删除表 重命名 命令冻结窗格单击菜单栏中的 窗口 冻结窗格 隐藏工作表中的网格线单击菜单栏中的 工具 选项 命令 打开的 选项 对话框选择 视图 选项卡 在 窗口选项 中取消 网格线 的勾选 返回知识点 第7章制作客户信息表 案例知识点讲解 打印工作表页面设置设置纸张的页面大小 边距 页眉 页脚等页眉 页脚的设置单击菜单栏中的 文件 页面设置 命令 打开的 页面设置 对话框 选择 页眉 页脚 选项卡 单击 自定义页眉 页脚 按钮 打开 页眉 页脚 对话框 返回知识点 第7章制作客户信息表 案例知识点讲解 页面设置设置标题行 使得每页顶端或左端都出现标题在 页面设置 对话框中选择 工作表 选项卡在 顶端标题行 或 左端标题列 选项框中选择设置标题行或列 返回知识点 第7章制作客户信息表 打印预览打印工作表 第8章制作个人收支明细表 案例中一些基本的原始数据外 其他的各项统计项都是通过Excel提供的公式和函数自动计算完成的 同时通过有效性及保护来尽量避免在输入数据时的误操作 返回目录 第8章制作个人收支明细表 案例知识点 公式和函数验证数据有效性设置条件格式保护工作表复制工作表 返回目录 第8章制作个人收支明细表 案例知识点讲解 公式和函数插入函数选择结果单元格 单击菜单栏中的 插入 函数 命令打开的 插入函数 对话框 选择应用函数打开 函数参数 对话框 设置函数各计算参数 返回知识点 第8章制作个人收支明细表 案例知识点讲解 公式和函数输入公式选择结果单元格输入等号 输入运算公式 按回车键确认 Excel中的公式的书写规则与常规的代数公式基本一致 它总是以 开始 可以使用 加 减 乘 除 乘幂 小括号 大于号 大于等于号 和 连字符 等运算符 公式和函数可通过复制粘贴或自动填充进行复制 返回知识点 第8章制作个人收支明细表 案例知识点讲解 单元格引用引用指标识并指明公式中所使用数据的单元格位置 相对引用如 A2绝对引用如 A 2混合引用如 A2或A 2相对引用与绝对引用的区别 当复制公式时 相对引用会根据其发生改变 而绝对引用不会 在公式中输入单元格引用 可直接选择该单元格或区域 支持Ctrl键和Shift键 返回知识点 第8章制作个人收支明细表 案例知识点讲解 验证数据有效性通过给单元格设置 数据有效性 来限制单元格数据的输入 从而避免输入数据时误操作 选定设置 数据有效性 的单元格区域单击菜单栏中的 数据 有效性 命令 打开的 数据有效性 对话框 选择 设置 选项卡 设置 有效性的条件 选择 出错警告 选项卡 设置 输入无效信息时显示出错警告 返回知识点 第8章制作个人收支明细表 案例知识点讲解 设置条件格式通过条件格式 可将满足特定条件的单元格以指定的格式显示 从而达到突出重要数据的目的 选定设置 条件格式 的单元格区域单击菜单栏中的 格式 条件格式 命令 打开的 条件格式 对话框在 条件 中设置满足条件单击 格式 按钮 在打开的 单元格格式 对话框中设置满足条件后的格式还可以单击 添加 按钮 添加新的条件格式 返回知识点 第8章制作个人收支明细表 案例知识点讲解 保护工作表保护工作表的作用为保护工作表中的锁定单元格 默认 使得这些单元格不能被编辑修改 选定所有不需保护的单元格区域单击菜单栏中的 格式 单元格 命令 打开的 单元格 对话框 选择 保护 选项卡 单击取消 锁定 选项 单击菜单栏中的 工具 保护 保护工作表 命令 打开的 保护工作表 对话框 选择 保护工作表及锁定的单元格内容 选项 在 取消工作表保护时使用的密码 文本框中输入工作表的保护密码 并设置保护后可执行的操作 返回知识点 第8章制作个人收支明细表 案例知识点讲解 复制工作表在工作表标签区中 选中工作表标签 单击右键 在快捷菜单中选择 移动或复制工作表 命令 打开 移动或复制工作表 对话框中在 工作簿 选项中选择目标工作簿选择 建立副本 如不选择则为移动 单击 确定 按钮 返回知识点 第8章制作个人收支明细表 第9章外币资金月报表 实例中通过 新建Web查询 功能 从网页中获取数据 并实现自动刷新 从而减少了原始数据的录入 提高了数据的有效利用 返回目录 第9章外币资金月报表 案例知识点 导入外部数据单元格引用 加强 隐藏行 列和工作表制作图表 返回目录 第9章外币资金月报表 案例知识点讲解 导入外部数据导入数据从数据库或文本文件等外部文件中获取数据单击菜单栏中的 数据 导入外部数据 导入数据 命令 打开的 选取数据源 对话框 选取外部数据源文件根据导入向导设置导入选贡 返回知识点 第9章外币资金月报表 案例知识点讲解 导入外部数据新建Web查询从网页中获取数据单击菜单栏中的 数据 导入外部数据 新建Web查询 命令 打开的 新建Web查询 对话框 在浏览窗中选择要导入的数据区域单击对话框右上角的 选项 按钮 打开 Web查询选项 对话框 设置查询选项 返回知识点 第9章外币资金月报表 案例知识点讲解 单元格引用 加强 引用当前表 单元格引用引用不同表 工作表名称 单元格引用引用不同工作簿 工作簿文件名称 工作表名称 单元格引用 返回知识点 第9章外币资金月报表 隐藏行 列和工作表隐藏行或列选定要隐藏的列 单击菜单栏中的 格式 列 隐藏 命令要显示隐藏列 首先选定整个工作表 单击菜单栏中的 格式 列 取消隐藏 命令隐藏工作表单击菜单栏中的 格式 工作表 隐藏 命令要显示隐藏工作表 单击菜单栏中的 格式 工作表 取消隐藏 命令 案例知识点讲解 制作图表创建图表首先选定建立图表的数据源单元格区域单击菜单栏中的 插入 图表 命令 或单击 常用 工具栏上的 图表向导 按钮 打开的 图表向导 对话框 根据向导依次设置图表类型 源数据区域 选项 位置等 返回知识点 第9章外币资金月报表 案例知识点讲解 图表编辑修饰图表创建后 可通过菜单栏中的 图表 菜单对图表类型 源数据 选项 位置等进行编辑图表是由图表区 绘图区 系列 图表标题等一系列图形对象组成的 可分别对这些对象在外形 色彩 大小和位置等方面进行格式化设置 返回知识点 第9章外币资金月报表 第10章销售统计分析 Excel中除了可以通过公式和函数对数据进行计算外 还提供了许多分析统计数据的功能 如排序 筛选 分类汇总和数据透视表等 从而为我们的决策提供依据 返回目录 第10章销售统计分析 案例知识点 数据清单排序筛选分类汇总数据透视表和数据透视图 返回目录 第10章销售统计分析 案例知识点讲解 数据清单数据清单 也称数据列表 指包含系列相关数据的标准二维表格 其中每行是一个完整的信息 而同列的数据项应具有的相同数据类型 记录单可对数据清单进行浏览 修改 输入 删除 和查找等管理操作单击菜单栏中的 数据 记录单 命令 打开 记录单 对话框 返回知识点 第10章销售统计分析 案例知识点讲解 排序首先选定数据清单中任一单元格 如果要排序的是部分数据清单或非标准数据清单 则要选择要排序的完整数据区域 单击菜单栏中的 数据 排序 命令 打开 排序 对话框依次设置排序字段及方式 简单的排序可直接选定关键字所在列的任一单元格 然后单击 常用 工具栏上的 升序排序 按钮或 降序排序 按钮完成排序 返回知识点 第10章销售统计分析 案例知识点讲解 筛选自动筛选一般适用于简单条件的筛选 允许叠加 首先选定数据清单中任一单元格 单击菜单栏中的 数据 筛选 自动筛选 命令单击列标题右侧的自动筛选下拉箭头 从下拉列表中选择自动筛选状态下 再单击菜单栏中的 数据 筛选 自动筛选 命令 可撤消筛选 返回知识点 第10章销售统计分析 案例知识点讲解 筛选高级筛选可任意组合筛选条件 适用于复杂的条件筛选首先在工作表中空白处输入筛选条件选定数据清单中任一单元格 单击菜单栏中的 数据 筛选 高级筛选 命令 打开 高级筛选 对话框依次选择设置列表区域 条件区域和筛选结果位置提示 筛选条件中 不同行间的条件是 或 的关系 同一行中不同列的条件是 与 的关系 返回知识点 第10章销售统计分析 案例知识点讲解 分类汇总指对数据进行分类 并按分类进行汇总进行诸如 求和 计数 和 平均值 等汇总计算 允许嵌套 首先对要分类字段进行排序单击菜单栏中的 数据 分类汇总 命令 打开 分类汇总 对话框 依次设置分类字段 汇总方式和和汇总项等 单击 确定 按钮要撤消分类汇总 可在 分类汇总 对话框中单击 全部删除 按钮 返回知识点 第10章销售统计分析 案例知识点讲解 数据透视表和数据透视图数据透视表 图 排序 筛选 合并 分类汇总选择数据清单中任一单元格 单击菜单栏中的 数据 数据透视表和数据透视图 命令根据向导依次设置数据透视类型 数据源区域和创建位置在空白的数据透视表框架结