某工作流管理系统技术白皮书.doc

新资源软件开发部 技术白皮书工作流管理系统技术白皮书目 录一、商业智能-企业的需要31.工作流简介32.基本业务节点分析法（BBEA）43.工作流应用举例44.工作流实施的背景45.应用工作流管理系统带来的收益5二、新资源BBEA工作流管理系统简介71.软件架构72.工作流管理系统架构83.流程定义工具114.标准用户界面125.公文流转136.自由任务137.Web表单148.报警/通知服务&引擎辅助服务149.接口及中间件1510.后台数据库15三、新资源BBEA工作流管理系统管理和维护161.安装及配置162.流程管理163.系统维护164.组织架构175.个人设置186.数据备份18四、BBEA系统功能特点191.系统架构特点192.用户界面特色193.工作流和公文流转的完美结合214.智能设备支持225.任务状态图236.成本核算23五、系统运行环境25六、系统解决方案261.河北冀星高速公路管理有限公司262.三利集团26七、附录：功能一览表27一、 数据传输智能化，信息系统的需要1. 工作流简介根据WfMC（工作流管理联盟）规范，工作流被定义为：全部或部分，由计算机支持或自动处理的业务过程。工作流管理系统：通过管理工作活动序列，调用与各种活动步骤相关的人员、IT资源，对业务过程进行自动化处理。所有的工作流管理系统都支持以下3种功能特性： 建立时期功能：定义、模拟工作流过程，及其组成活动； 运行时期控制功能：运行环境中管理工作流过程及其执行顺序； 运行时期和用户、第三方程序的交互，处理各种活动的执行。阳光宏远对工作流的定义：工作流是一种反映业务流程的计算机化的模型，由工作流管理系统表示和执行，可以在先进计算机环境支持下，实现业务过程集成与经营过程自动化。工作流与经营过程的对应关系现代企业的日常活动中，70%以上都是由两个或两个以上的员工共同参与协作来完成的任务，比如收发文流程、生产流程、业务流程、各类行政申请流程、财务审批流程、人事处理流程、质量控制及客户服务流程等。企业或组织内有许多繁琐复杂的流程，这些流程构成了企业或组织的日常运营活动。通过现代化的技术手段将这些流程自动化，并对其进行有效的管理以提高企业运作效率，降低成本，增强企业规范化和标准化，实现宏观控制和财务核算，这便是工作流自动化管理系统需要解决的问题。所有这些特性决定了以往传统的办公软件无法从根本上适应不断变化的工作需求，只能通过拼凑的模块，反复修改和补丁来弥补；结果造成办公平台越来越大，功能繁复庞杂，旁枝末节，使用和维护成本提高。智能化的工作流管理系统正是这样一种解决方案：智能流转，宏观和微观有机结合，事务处理和公文处理有机结合，能够适应最复杂的应用，而且扩展能力无限。2. 基础信息平台阳光宏远工作流管理系统，不光是一个工作流的定义、配置、运行和管理平台，还是一个基础的信息系统建设平台，通过在各种流程动作事件上嵌入描述符号，实现对现有系统资源的整合3. 工作流应用举例适用行业：电信服务业，消费品行业，制造业，银证险等金融服务业，物流服务业，物业管理服务公司，进出口贸易服务公司，政府事业机构，研究院所及教育服务业等, 特别是较大的跨国企业和集团公司。适用流程：关键业务流程：公文流转、订单、报价处理，采购处理，合同审核，客户电话处理等。行政管理类：出差申请，加班申请，请假申请，用车申请，各种办公工具申请，购买申请，日报周报等凡是原来手工流转处理的行政性表单。人事管理类：员工培训安排，绩效考评，新员工安排，职位变动处理，员工档案信息管理等。财务相关类：付款请求，应收款处理，日常、差旅、娱乐报销，预算和计划申请等。客户服务类：客户信息管理，客户投诉、请求处理，售后服务管理。特殊应用类：ISO系列对应流程，质量管理对应流程，产品数据信息管理，贸易公司报关处理，物流公司货物跟踪处理，新产品信息跟踪处理等各种通过表单逐级手工流转完成的任务,均可应用工作流软件来自动实现。总的来说，凡是有相对固定的执行顺序可循，可以量化考核指标、工作效率的业务流程都可以应用工作流管理系统。4. 工作流实施的背景已经有很多现代企业实现了硬件设备的信息化，但是还需要手工处理工作流程，并没有充分利用电脑，辅助实际工作。手工处理工作流程，特别是对于那些需要参与人员审批修改或填写数据的流程，每一步都是环环相扣的，当一个处理者完成了他对应的部分后另外的处理者才能接着处理，而所有这些都需要手工或传真到对应的下一个处理者手中。之前，每一个参与者都必须进行事务流程的培训。其间，为了了解任务的状态，必须挨个询问，不仅不方便而且还可能出现丢失资料或时间延误等情况。事后，处理结果是以文档方式归档的，不利于查询、报表及知识的再利用。同时，所有的处理过程都没有记录，导致流程处理的效率、价值链的评估无法度量，一旦出现工作失误，责任无法分清。宏观表现： 市场竞争的日益激烈要求企业对其业务过程能够进行快速的重组 企业业务过程的不断变化要求信息系统能够快速重组 提高办公效率和生产效率是提高企业竞争力的重要基础 面向市场和客户要求企业采用过程管理（项目管理）和过程集成方法提高其管理水平具体问题体现如下： 大量时间和精力浪费在事务的传递和内部的协调上 审批过程效率低下，导致市场和客户反应滞后 对于没有规范业务流程的企业，管理混乱 对于有规范业务流程的企业，因缺乏处理过程的纪录，标准无法贯彻 企业数据和知识得不到充分利用 处理时间、费用、效率无法控制和度量 一旦出现工作失误，责任无法分清，互相推诿 关键业务流转常常因各种因素造成时间黑洞和延误 过度依赖于纸张，不仅浪费而且拖慢了企业的发展步伐 无法实现表单的查询、检索、统计等 内部信息化设备（服务器、PC、专线等）得不到充分的利用实施工作流管理系统的目的就是为了解决这些矛盾。5. 应用工作流管理系统带来的收益企业实施工作流管理所带来的好处是非常明显的，这包括提高企业运营效率、改善企业资源利用、提高企业运作的灵活性和适应性、提高工作效率、集中精力处理核心业务、跟踪业务处理过程、量化考核业务处理的效率、减少浪费、增加利润、充分发挥现有计算机网络资源的作用。实施工作流将达到缩短企业运营周期、改善企业内（外）部流程、优化并合理利用资源、减少人为差错和延误，提高劳动生产率等目的。具体表现为： 实时显示公司（机关）全部工作过程，任何错误、延迟、停顿一目了然； 工作责任分明，杜绝任何扯皮、推诿； 工作流程标准化、程序化，避免主观随意； 物质消耗标准化，实行预算管理，降低成本； 工作结果自动评比制，考核过程标准化、自动化，克服人力因素； 全部工作过程自动流转，科学监控，提示报警功能齐全强大，大大提高工作效率 将最适当的事务在适当的时候传递给适当的人 推行业务标准化，提高工作效率 员工可将精力集中到自己的关键业务上 减少纸张浪费，降低成本；公文格式统一 无需进行流程的培训、平滑实现流程变更 随时得到历史数据和报表，支持企业决策 轻松实现远程和移动办公，实现事务处理“零响应” 发现并重视企业核心业务流程，提升核心竞争力 真正实现向“知识管理型企业”过渡二、 阳光宏远工作流管理系统简介1. 软件架构阳光宏远工作流管理系统采用J2EE技术平台，采用JAVA开发语言，B/S和C/S架构结合核心工作流引擎采用了反射、RMI、JDBC等技术，实现了远程调用，动态配置，不论用户身处何方，只要能够上互联网，就可以远程办公，和在公司总部没有任何区别。通知/报警服务采用后台运行的系统服务和多线程技术，独立运作，通过手机短消息、Email、即时通讯等多种方式，提示用户最新工作动态和报警信息。所有的模块，均采用多层架构设计： UI层：用户界面；可能是JSP网页、Servlet或者Windows应用程序界面； 业务外观层：基于工作流内部的动态反射技术，提供各种结构或嵌入各类第三方业务系统； 业务规则层：封装商业逻辑，提供校验、逻辑判断、远程调用等功能； 数据访问层：通过RMI远程访问服务器，进而连接到后台数据库；提供后台多种数据库的无缝支持； 公共层：各层公用模块；2. 工作流管理系统架构阳光宏远工作流管理系统由4部分组成：数据库，流程设计器、流程引擎、WEB服务。数据库是系统的基础，阳光宏远工作流管理系统采用JDBC技术与数据库进行底层连接，并针对Oracle9/10/11、SQLServer2000/2005进行了优化处理，同时支持所有主流的数据库产品。流程设计器采用了C/S结构的设计，由流程设计服务器和流程设计器客户端组成。可以多人同时在线进行流程设计。表单界面设计、流程设计、条件判断、分支判断、流程触发、数据抛砖等工作流特性全部可以在流程设计器中进行图形化的拖拽式操作。流程引擎是工作路管理系统的核心，设计好的流程，均有流程引擎载入运行和管理。流程引擎提供图形化的管理界面，可以方便的进行流程管理工作如流程重新指派、流程退回、流程取消等。作为工作流的表现形式，WEB服务是系统的主要内容之一。用户在浏览器中激活流程实例，工作流引擎负责流程实例的自动流转，可以处理直流、并流、条件分支、条件循环、自动节点、并行分支、或分支、子流程、阅示、抛砖等等多种复杂情况，还可以实现任务特殊处理：暂停、恢复、跳转、中止等等功能。3. 流程定义工具 流程定义工具流程节点属性工作流的核心在于根据实际情况定制日常工作流程，并且严格按照流程多次反复地发起和处理任务，达到提高效率等目的。流程定义工具界面美观大方，操作顺畅，支持自动拖放，自动位置调整，可以快速绘制复杂的流程图；支持标准节点、判定节点、并行节点、或节点、阅示节点、自动节点、子流程等；可以实现条件循环、并流、分支等等复杂流程。每个节点都可以设定详细的参数：处理人、前置动作事件、后置事件动作、会签、退回、例外处理等可以在流程的各个环节嵌入自定义代码，与第三方系统集成。定义工具还可以实现流程配置的导入导出，方便远程部署。4. WEB界面工作流在IE浏览器中无损显示工作流任务的向量图，更加直观地展示给用户当前步骤的位置，以及任务整体框架，免去用户多次沟通带来的损失。实现和Office的无缝切换，用户无需关心文档如何存储，如何打开，如何下载，就可以实现公文流转和无纸办公。用户在正常办公流程下，只需要点击完成按钮，就可以最小化实现任务自动流转，省去了复杂的录入和选项；当然，如果需要，BBEA提供丰富的公文信息、消耗项信息、工作完成备注等等供用户录入和选择。5. 公文流转公文管理公文流转纳入任务流转当中，所有的文档统一加密存放在服务器中，BBEA支持客户端的自动下载和上传；支持痕迹保留和文档修改纪录。系统内置已收文/已发文/拟文三大文件夹，所有文档自动归档；系统还支持各种模版，用户可以提前拟定好公文样式，使用时直接引用；系统支持全文检索。6. 自由任务发起自由/临时任务支持标准的流程定义任务的同时，BBEA也支持自由/临时任务；在不定义整个流程的前提下，只关心下一个步骤交给谁去做，做什么就可以了。自由/临时任务支持的特性和标准流程任务一样多：公文、附件、监控人、审核人等等一应俱全，可以适应复杂的要求。7. Web表单支持所有的web表单元素，并可添加自定义控件。对Web表单的支持是BBEA一大特色；这个特性决定了BBEA可以快速搭建各种常用的办公模块，比如：公文、报销、请假、会议管理等等。Web表单相对于公文的优点在于：简单、快速、格式统一，而且可以通过报表工具绘制所需要的各种形式的报表，达到统计和分析的目的。8. 报警/通知服务&引擎辅助服务自动运行的报警/通知Windows服务BBEA的报警/通知服务和引擎辅助服务作为Windows服务自动运行，负责实时发送短消息/邮件/内部通知，以及自动任务/节点的启动；发送参数可设置。9. 接口及中间件 BBEA模块接口设计及类图BBEA系统完全采用面向对象技术设计，大量应用了成熟的设计模式和自定义组件，增加了系统的稳定性，拥有较高的可扩展性。系统采用的中间件有： 图形绘制组件 微软数据库访问组件 微软例外管理组件 TreeView Web组件 C1 TrueDBGrid组件 公文处理ActiveX组件 Adobe SVG Viewer组件 Nokia短消息发送组件 ActiveReprot报表组件10. 后台数据库BBEA的数据访问层采用了可以适应多种数据源的设计思想，提供MS Sql Server2000和Oracle9i的数据库访问实现，由于系统基本采用通用的SQL语言，可以根据用户需求，快速开发出支持其他通用数据库的版本。三、 新资源BBEA工作流管理系统管理和维护1. 安装及配置BBEA流程定义工具有自动安装向导；服务器需要在新资源工程师的指导下安装调试。服务器安装主要是数据库、文件及Web站点三部分的安装。当正在使用的系统由一台计算机迁移到另一台时，只需把数据库恢复到新的服务器，同时把BBEA运行文件Copy到新的计算机，再建立Web站点即可。阳光宏远工作流管理系统运行于JAVA环境中，不依赖于操作系统，且部署简单。一般在windows或linux上安装，只需配置好JAVA环境的路径即可开始运行。首次运行，需要建立数据库连接，并初始化数据库。另外，如果服务器不是采用Windows2003，需要安装.Net运行环境。客户端需要安装SVG Viewer和公文处理组件，这两个组件都支持IE自动下载安装。2. 流程管理流程的管理和维护是系统的基石，绘制高效、简洁的流程图需要一定的技巧和经验。新资源有一套详细的流程绘制标准和绘制模版，由专业的实施工程师协助客户绘制符合标准的流程图。绘制流程图需要遵循的原则： 实现目标为第一原则 实用性：真正使用流程的员工满意 简化，完整，准确；工作流分析是一个简化工作的过程，并不是前期手工绘制的流程需要全部照搬进电脑，掌握一个原则：哪个步骤有数据需要共享，有判断分支，有消耗需要统计，或者是作为监控点等等，有具体的含义才录入电脑流程，真正地纳入运转流程；无具体含义的步骤可以合并或者忽略。 对人力资源产生增值的价值，包括简化培训的投入，减少招聘支出，减少评估的盲目性 数据信息共享公文流转、其他需要共享的数据需要录入流程图。 工作流分析是一个BPR（业务流程重组）的过程绘制工作流的过程本身就是一个改进流程，改进工作机制的良好机会。3. 系统维护BBEA的系统维护包括以下几个方面：运行参数、消耗项单位、消耗项目、岗位消耗、错误日志、公文模板、流程类型、岗位素质、节假日维护、公文类型等。只有管理员才能维护系统设置内容。BBEA错误日志维护通过定义工作流节点的消耗项内容，可以实现成本核算，以及企业的整体运行成本。4. 组织架构系统支持大规模集中式部署，既多家单位共用一套系统，且每个单位的用户拥有独立的登陆界面、Logo和标题等。组织机构由单位、部分BBEA组织架构分为三部分：部门设置，职务设置，用户设置。职务设置部门可以多极设置，适应企业的复杂人事环境；职务隶属于一个部门，而用户可以隶属于多个职务。这样的组合可以在流程步骤责任人/监控人设置时发挥威力，类似于Windows权限设置的多极树形结构，可以满足最复杂的权限设置要求。、职务和人员组成，支持无限级组织机构树和单个人员兼多职的情况。5. 个人设置个人设置模块分为：个人信息设置、授权管理、个人素质对比。个人信息设置其中的Email和手机号码设置，可以被报警/通知服务使用，即时通知重要工作内容需要处理或者超出时间/消耗限额的工作步骤。BBEA提供授权管理，当本人外出时，可以委托他人代为处理公务。个性化设置允许用户选择自己喜欢的颜色系列作为背景，还可以选择欢迎界面栏目的显示内容和顺序，把自己最关心的内容放在最醒目的位置。6. 数据备份使用数据库本身的定时自动备份功能，即可把全部数据备份下来。同时，BBEA提供相关接口，可以把数据导入/导出到数据库、WordExcel等地方。操作简单方便。文档备份可以利用Windows的定时复制功能或者专用备份软件，备份存放在服务器上的公文。四、 BBEA系统功能特点1. 系统架构特点BBEA参考并扩展了WfMC的工作流模型和BBEA节点分析法，引入了先进的工作流引擎概念来处理任务自动流转；同时，内嵌的公文处理组件无缝集成了Office连接任务流转组建，支持很既保留的在线编辑、数字签章、公文传输等，。解决了传统的工作流系统和公文流转系统脱钩的难题；系统通过发送短消息、电子邮件、即时通讯工具等方式，可以快速通知重要工作内容，对超标工作及时报警。软件开发方面，BBEA采用了目前流行主流的微软J2EE.Net Framework技术，真正完全面向对象，开发速度快支持多种应用服务器和操作系统，质量控制容易，同时支持C/S和B/S用户界面，在易用性、响应速度、稳定性、可靠性和可扩展性之间达到了平衡。；扩展性和稳定性比传统的Windows应用程序有很大提高。新资源有良好素质的开发队伍，从用户需求、系统架构设计、编码实现到测试，全部采用RUP标准，利用各种先进的软件开发辅助工具协助系统的快速、高效地建立。2. 用户界面特色BBEA用户界面例图：功能树IE浏览器显示工作流向量图BBEA虽然采用B/S结构作为普通用户界面，同时使用先进的技术打破了以往IE浏览器界面软件的苍白界面，采用了浏览器界面组件和SVG向量图等最新技术，大大美化了用户界面，提供更加图文并茂、丰富实用的信息。3. 工作流和公文流转的完美结合Word内嵌BBEA工具栏实现无缝切换BBEA内嵌的公文处理组件无缝连接任务流转，解决了传统的工作流系统和公文流转系统脱钩的难题。BBEA支持各种类型的文档：Word、Excel、PowerPoint等。BBEA支持痕迹保留，支持公文的自动上传和下载。支持公文模版。4. 智能设备支持 智能设备（PDA/Smart Phone）操作界面BBEA全面支持智能设备。用户可以通过WiFi/蓝牙/GPRS等网络连接到数据中心，实现90%以上标准客户端的任务。系统具有网络感知功能，能够根据策略主动探知网络状况，决定当前状态是联机操作还是脱机操作；系统支持离线操作，网络不稳定时能够查询本地脱机数据，发出各种指令存储入队列；一旦网络连接成功，系统自动发送队列中的指令到服务端，上传数据或者下载和执行指令，保证任务不丢失，100%安全执行。5. 任务状态图任务总图一览BBEA可以查询个人/部门/公司任意时间段的任务总图，利用颜色标名任务的特性，直观地查看整个公司/部门的运行状况。6. 成本核算企业的运行成本统计一直是一个难题，大量的内耗造成企业运营成本提高，利润率下降。BBEA内置的消耗项统计功能解决了这一问题。通过设置工作流步骤的标准消耗，量化了企业运营每一个单元所耗费的资源，任务运行结束，它所消耗的资源就自动统计完毕，折合成货币金额出现在您的报表上。通过自动报警服务，超出标准的消耗会大大减少，企业可以达到节约成本的目的。统计报表五、 系统运行环境工作流系统运行需要一定的软硬件支持，至少一台较高配置的服务器（BBEA支持多达三到四台服务器协同工作，分散系统压力已达到更好的性能），每位参与的员工需要一台工作站，并且有以太网互联互通。建议配置如下：应用服务器数据库服务器磁盘阵列客户端PC最低配置Intel Xeon 2.8G 512M 1GB 内存 36G硬盘PIII450内存256M 20G硬盘推荐配置12个Intel Xeon 2.8G 2GIntel 双核心服务器CPU 2GB内存 723G高速硬盘3-4个P42.0内存256M 40G硬盘推荐配置2Intel Xeon 2.8G四核心服务器CPU 512M2GB 内存 7336G高速硬盘2个Intel 四核心服务器CPU 2GB内存 73G高速硬盘2个Intel Xeon 2.8G 1.5G 内存 72G硬盘2个可选SCSI阵列P42.0内存256M 40G硬盘Intel酷睿2平台理想配置Intel 四核心服务器CPU 2颗， 8G