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电子邮件格式培训 运营管理部 E mailformattraining 2019 10 10 内容提纲 一 邮件主题二 称呼与问候三 正文四 附件五 结尾签名六 回复技巧七 正确使用发送 抄送 2 2020 1 27 主题是接收者了解邮件的第一信息 因此要提纲挈领 使用有意义的主题 这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性 01 邮件主题Mailsubject 主题可以是邮件的内容概括或项目名称 一 主题内容 二 主题要求 1 不要空主题 2 主题要简洁 3 主题要真实反映邮件的主要内容或重要性 4 一个主题一封信 不可大杂烩 5 标题千万不要出现错别字 3 2020 1 27 02 称呼与问候Thetitleandgreetings 1 恰当地称呼收件者 拿捏尺度 a 邮件的开头要称呼收件人 在多个收件人情况下可以称呼大家 ALL b 如果对方有职务 应按职务尊称对方c 不熟悉的人不宜直接称呼英文名 对级别高于自己的人也不宜称呼英名 英文名前可加 Dear 以表敬意 d 关于格式 称呼是第一行顶格写 2 Email开头最好要有问候语 英文开头写 HI 中文开头写 上午好 或 您好 问候语是称呼换行空两格写 4 2020 1 27 03 正文Thetext 1 Email正文要简明扼要 行文通畅 2 合理提示重要信息 4 一次邮件交待完整信息 5 要写明需解决的问题 6 合理利用图片 表格等形式来辅助阐述 7 如果事情复杂 最好1 2 3的列几个段落进行清晰明确的说明 8 不能出现拼写错误和错别字 这是书面化能力的基本要求 5 2020 1 27 04 附件Attachment 1 如果邮件带有附件 请在正文里面提示收件人查看附件 2 附件文件应按有意义的名字命名 最好能够概括附件的内容 方便收件人下载后管理 3 正文中应对附件内容做简要说明 特别是带有多个附件时 4 附件数目不宜超过4个 数目较多时应打包压缩成一个文件 5 特殊格式文件 应注明打开方式 以免影响使用 6 如果附件过大 不宜超过10MB 应分割成几个小文件分别发送或压缩后发送 6 2020 1 27 05 结尾签名Theendofthesignature 1 签名档信息不宜过多 电邮消息末尾加上签名档 签名档可包括姓名 职务 公司 电话 传真 地址等信息 对方如果需要更详细的信息 自然会与你联系 2 签名字体规格 签名档文字应选择与正文文字匹配 简体 繁体或英文 以免成出现乱码 字号一般应选择比正文字体小一些 7 2020 1 27 06 回复技巧Replyskills 1 及时回复Email2 进行针对性回复3 回复内容要具体有效 4 不要就同一问题多次回复讨论5 要区分单独回复和回复全体6 主动控制邮件的来往 8 2020 1 27 07 正确使用发送 抄送Thecorrectuseofsending CC 收件人是要受理这封邮件 理应对邮件予以回应 而CC的则只是需要知道这回事 CC的人没有义务对邮件予以回应 当然如果CC的人有建议 当然可以回mail 只给需要信息的人发送邮件 不要占用他人的资源 不滥转 发邮件 1 2 3 9 2020 1 27 结束语 通过以上内容 大家对电子邮件的使用应该有了更深的认识 归结到底 只发有效邮件 10 2020 1 27 元通国际与您共同进步 我们不仅仅是产品提供者我们要提供更时尚的设计 更优质的产品 更全面的服务 品