仓库管理规定.doc

仓库管理规定部门行政部主题仓库管理制度负责人邱秀红生效日期起草人吴辉审核人邱秀红批准人罗明荣制度编号1、目的为加强对公司知识产品、固定资产的管控，保证公司产品和资产的安全，明确各中心（部门）的出入库流程。特制定本制度。2、适用范围本制度适用于公司全体员工（含分公司）。3、权责 3.1行政部负责公司仓库物品的采购、出入库、对帐和监管。 3.2各部门（中心）负责物品出入库手续的办理以及物品日常使用和维护。 3.3财务中心负责定期与行政部对帐。4、具体规定4.1仓库管理范围包括公司所有产品、光盘、印刷品、展架、海报、开课用品、音像制品、工具用具等公司一切资产。4.2出入库管理（见附件1）4.2.1以公司名义购买的任何物品都必须先入库再出库。由申请人、仓库专员共同验收，并由仓库专员开入库单，登记进销存帐、物品分类规范摆放、制作物品标识卡（见附件5）、定期检查、盘点、报帐（见附件6）。4.2.2产品类出库。4.2.2.1所有仓库物品的出库，申请人到前台取出库单报部门负责人审批，涉及个人购买的，先到财务中心付款，凭财务中心开具的收款收据和审批的出库单到行政部仓库办理出货。4.2.2.2所有仓库物品的出库，申请人到前台取出库单报部门负责人审批，不涉及个人购买的，凭已审批的物品需求计划表和出库单到行政部仓库办理出货。4.2.2.3外地讲师（跟场助理）每日中午1200时（大货提前天）前将当天发货需求发短信给师资中心助理，由其向仓库申请办理出库。4.2.3产品出库申请人必须提前1天向仓库申请，开课用品会务部必须提前7天申请。4.2.4分公司申请先填物品需求计划表（见附件3）经分公司总经理批准后传真给总部仓库，由总部仓库交财务中心扣款、开出库单后发货 。 4.2.4.1领用公司产品和产品光盘的，如果是按公司售价出库的，直接由仓库专员开出库单，递交仓库主管、财务成本会计审核后，仓库专员凭已审核的出库单出货。4.2.4.2领用公司产品和产品光盘的，如果是要求按成本价出库的，申请人填写物品需求计划表，递交部门负责人、财务成本会计、仓库主管和行政副总裁批准后，仓库专员凭已审批的物品需求计划表开出库单出货。4.2.5会务开课用品出入库管理4.2.5.1所有开课用的药品、文具用品、印刷品（限讲义、易拉宝、喷绘、KT板、学习心得、战略班资料等），库存报表中非通用类物品。4.2.5.1.1在每次开课完成后，由仓库专员（分公司仓库）协助会务进行清点，清点的数据清单由会务和仓库（分公司仓库）同时保存，并登入电子帐册，将清点的物品封存，待下次开课使用。4.2.5.1.2下次开课时，由会务根据需要填写需求审批单（新采购），由仓库（分公司仓库）对需求审批单上的库存数据栏进行核对，确认后才可按正常的需求审批流程来审核。4.2.5.2所有开课用的产品、印刷品（限方案彩页、培训合同、结业证书、荣誉证书、西点军校铜牌、手袋、信封、课程报名表等），库存报表中属公共通用类物品。4.2.5.2.1每次开课时，由会务根据需要填制产品借用申请单（见附件7），提前7-10个工作日向仓库（分公司仓库）提出书面申请，经审核批准后，仓库（分公司仓库）可先行将物品借出。同时，仓库（分公司仓库）根据库存情况及时向总部补充货物，保障供应。4.2.5.2.2每次开课结束后，由会务专员根据实际出库数量，到财务中心开产品出库单，出库单必须经过财务中心审核后才开出。会务专员将出库单和剩余产品交仓库（分公司仓库）办理退库结帐手续，仓库（分公司仓库）对退库的产品和数量进行检查、核对，确保帐实相符。4.2.5.3对于大课现场、方案合同等要求赠送公司产品的，到财务中心开出库单时，财务中心需根据财务制度核实款项是否到账 ，然后才能开出库单，仓库（分公司仓库）凭出库单发货。4.2.5.4所有因产品借用申请单借出的产品，仓库专员（分公司仓库）应在指定归还的时间内，追回物品。4.2.6分公司仓库专员于每月日将已批准且盖上“FAX OK”的物品需求计划表原件交给总部仓库。总部仓库专员月末统一制作仓库报表给仓库主管和行政部经理审核后，与所有原始单据一并交财务中心核帐。4.3物品备货计划责权人：4.3.1所有库存报表中公共通用类物品：（包括产品、印刷品（限方案彩页、培训合同、结业证书、荣誉证书、西点军校铜牌、手袋、信封、课程报名表等），均由总部仓库负责汇总，填制物品采购需求申请单，调控物品供应。4.3.2所有开课用的药品、文具用品、印刷品（限讲义、易拉宝、喷绘、KT板、学习心得、战略班资料等），库存报表中非通用类物品：由会务申报填制需求。 5、产品退换规定（见附件2）5.1公司准予退换，且为公司免费退换的：由该客户的责任人提出书面申请，填写退换货申请单（见附件4）呈部门负责人（分公司总经理）批准后，提交给财务中心存档，并开出库单，在总部仓库（分公司仓库）予以退换，将产品发给客户。5.2公司准予退换，且为公司收费退换的：由该客户的责任人提出书面退换货申请单，呈部门负责人（分公司总经理）批准后，提交给财务中心存档，财务中心根据申请单上的审批意见开出库单，在总部仓库（分公司仓库）予以退换，将产品发给客户。5.3由于本公司内部员工造成的产品损坏：由该责任人提出退换货申请单，报部门负责人（分公司总经理）批准后，财务中心根据审批意见开出库单，由总部仓库（分公司总经理）补货给申请人。5.4分公司仓库没有库存时：分公司仓库专员将已批准的退换货申请单盖上“FAX OK”章后，传真给总部仓库专员，总部仓库专员将传真件提交给财务中心开出库单，由总部仓库专员直接补货到客户。5.5分公司仓库专员于每月日将已退换的残缺产品，与已批准且盖上“FAX OK”章的退换货申请单原件一并交给总部仓库。5.6总部仓库收到残缺产品后，对品质重新核检，核检合格的产品重新入库，不合格的产品申请报废处理。6、音像制品的管理6.1音像制品的原始稿件由市场研发中心负责采集编辑，并对批量生产的首版进行验收确认。6.2音像制品在入库前由市场研发中心和仓库主管共同验收，发现品质异常，及时与行政部采购专员沟通，采购专员应立即要求供应商进行产品修正。6.3音像制品的管理权限6.3.1 总裁大课光碟、机要会议录象、培训录像光盘等公司最保密最重要的资料由行政副总裁保管。6.3.2 其它公司产品、销售光盘由仓库（分公司仓库）保管。总部仓库负责音像制品的管理，一般不得外借。确因公司员工学习需要，必须外借时，申请人必须提出书面申请（注明品名、数量、借期），经部门负责人、行政副总裁批准后，方可办理外借，且用后应尽快归还，借期一般不得超过6个工作日，超过此时间规定的，必须在书面申请时说明原因并得到批准。没有申请延期且超过借期归还的，每超过一天扣款50元，累计扣款。6.4爱护公司音像制品，如音像、资料损坏、遗失，须按原价三倍赔偿，成套音像资料遗失其中一件，须按全套音像制品原价赔偿。6.5公司音像制品不得私自复制。复制件视同原件管理，复印过程的废页及时销毁。任何人不得利用职务、工作之便或采用其他不正当手段，将公司音像制品擅自发表、泄漏、使用、许可或转让。违反本规定者，每次扣款200元，情节严重者，按员工保密协议执行。6.6仓库专员应做到科学管理，归架有序，注意音像资料的日常防尘、防磁、防潮、防水、防盗工作。7、仓库盘点7.1仓库每年盘点两次，分别为6月下旬，12月下旬。由财务中心、行政部仓库专员共同盘点。7.2对盘点结果数量不符的，进销存帐及时作调整。盘盈的物品重新登记入帐，盘亏的物品由仓库员工分摊费用照价赔偿。8、物品报废8.1物品过期、变质、损坏的，仓库专员列清单申报仓库主管、行政部经理、财务总监审核，行政副总裁批准后，作报废处理。8.2如因运输、天灾等不可抗力因素造成产品损失，且数量较多时，可申请办理就地销毁。就地销毁申请须注明销毁产品名称、规格、数量、时间、销毁人、见证人，经总部行政副总裁批准后，方可就地销毁。8.3报废物品变卖收入必须上交财务中心。8.4报废后，仓库专员和财务中心必须同时对帐务进行调整。9、本规定最终解释权归行政部，此前与本规定相冲突者，均以本规定为准。10、本规定自文件发布之日起正式生效执行。11、相关附件附件1:入库流程图附件2:退换货流程图附件3：物品需求计划表附件4：退换货申请单附件5：物品标识卡附件6：物品盘点统计表附件7：产品借用申请单中旭企管行政部200 年 月 日附件1: 入库流程图开始采购专员将到货日期时间知会仓库专员和需求部门知会采购专员，重新办理采购供应商送货到指定地点，仓库专员和需求部门验货 NO品质异常报告评审货品验收，填制产品验收报告NONO OKOK申请人在送货单上签字确认，仓库专员办理入库仓库专员开四联入库单,第三联交财务、第四联交采购仓库专员登入电子帐和手工帐册仓库专员进行货品规范放置，贴上产品标示仓库专员开四联出库单，申请人递交相关人员审批附件2： 退换货流程图开始客户提出，反馈到总公司各分公司责任人提出申请退换货部门填写退换货申请单是 是经分公司总经理批准,是否扣款经主管副总裁审批,是否扣款 到财务核价,缴款开换货出库单到财务核价,缴款开换货出库单否否否分公司仓库是否有货可发 是分公司仓库收回申请单,盖已传真章后传到总部财务收申请单,开换货产品出库单分公司仓库出货,收回申请单、坏品月底,分公司仓库将章后申请单和坏品寄交总部总部仓库交申请单传真件到财务,开换货出库单总部仓库季度处理坏品销毁仓管员出货,收回坏品月底,分公司仓库将申请单和坏品寄交总部仓库总部仓库直接补货到客户总部仓库将章后申请单交财务,坏品封存总部仓库将申请单交财务,开换货出库单总部仓库补货分公司,坏品封存 结束附件3:物品需求计划表申请类别： A 一天内 B 三天内 C 一周内 D 一周或二周内备货部门/分公司：申请单号：申请人 (经办人)：申请时间： 因 特申请备货，清单如下：物品名称规格数量计划到货备注12345678910部门负责人意见：仓库主管意见：副总裁意见：备注：1、分公司员工申请物品均需提前一天填写物品需求，经部门负责人、仓库主管、副总裁批准。 2、分公司备货，统计需求由分公司总经理签字后，传真 3、财务凭物品需求计划表开出库单。附件4:退换货申请单申请单位 (经办人)： 日期： 年 月 日收件地址（电话）： 退换货产品情况说明品名规格数量是否质保期产品说明退换货原因： 产品是否免费运输方式： 快递 普通邮寄是否，按 付款邮寄费用： 公司支付 客户支付部门负责人意见：仓库主管意见:副总裁意见：补货记录：出货地点出货日期经办人备注备注：1、此表分公司需要总部发货的，在批准后，盖上FAX OK章，并传真 2、此表最终随原坏品寄交总部仓库，财务以此表做成本核帐。附件5：物品标识卡物品标示卡名 称： .