安易2000报表教程二.doc

第二章 系统管理 - 269 - 第二章 系统管理第一节 代码定义【相关模块】工具|代码定义【模块功能】代码定义：在安易2000报表系统中可以将系统中常用的表页代码预先定义好。以后使用时只需从定义的代码中选取，而不用每次录入。这样可以提高建立报表和编辑报表的速度。系统中需要定义的代码有多种。例一：如果集团公司要对下级单位的报表进行汇总，则需要对参与汇总的核算单位进行定义。例二：如果在核算单位内部需要按部门来管理和组织报表，则需要对各个部门进行定义。注意：第一次“代码定义”只有以“管理员”的身份登录报表系统才能进行定义。【操作与实例】实例：以安易总公司为例，总公司下面有分公司增加代码组：“安易公司代码”。代 码名 称01安易总公司02北京分公司03上海分公司04天津分公司05广东分公司单位代码定义的步骤和内容选择系统菜单项工具代码定义后弹出一个“代码定义”对话框，可以在定义所需的代码。由于所定义的代码可以分为多种，为了便于管理，同时也为了以后使用过程中查找方便，可以将需要定义的代码按类别划分为若干个代码组。在每个代码组下面再对代码进行定义。单击【编辑组】按钮，在弹出的“代码组定义”对话框中可以对代码组进行定义，将“单位代码”名称修改为“安易公司代码”，选中“单位代码”在编辑框中修改为“安易公司代码”，后单击【修改】按钮。如果是增加代码组，在列表中选取需要增加的代码组后在编辑框中进行增加，增加完毕后单击【增加】按钮。如果是删除代码组，在列表中选取需要修改的代码组后单击【删除】按钮。然后关闭代码组定义窗口，单击【退出】按钮退出。定义好代码组后，在“代码定义”对话框中根据所定义的代码组生成对应的页签。通过页签选择可以在不同的代码组下面定义代码。在代码栏录入“01”，名称“安易总公司”。新增代码，在编辑框中录入新增代码和代码名称后单击【增加】按钮。分别将实例中各个分公司的代码和名称录入进出。如果是修改代码，在列表中选取需要修改的代码，然后在编辑框中进行修改，修改完毕后单击【修改】按钮。如果是删除代码，在列表中选取需要修改的代码，然后单击【删除】按钮。如果是删除代码组下对应的所有代码，单击【全部删除】按钮。注意：每次对代码组或代码进行定义后务必进行保存，否则本次操作无效。单击【保存】按钮，退出代码定义操作。第二节 报表管理相关模块】工具|报表管理【模块功能】引进报表树后，报表管理在原有的文件管理的基础上又增加了报表树管理。报表树采用树型结构对报表文件进行组织和管理，使得报表的归属情况一目了然。同时报表数上的每个报表标签又是对应报表文件的快捷方式，双击后可以方便地打开对应报表。通过报表树对报表的管理可以完全脱离文件方式。用户登录后，对于报表树中拥有权限的报表可以不用输入口令直接访问。在报表树的基础上建立的对报表操作权限的控制，安全保密性和易用性都非常强。对于未纳入报表树管理的报表，依然可以采用文件管理方式。访问这些报表文件时需要获取对应的文件口令。【操作与实例】报表组代码报表组名称报表组路径01安易公司d:安易公司报表组代码定义的步骤和内容选择系统菜单项工具报表管理后弹出一个“报表管理”对话框，可以在定义所需的报表组。选中“安易报表”后，单击“增加报表组”按钮。在弹出一个“增加组”对话框中，分别录入组代码：“01”；组名称：“安易公司”；组路径：“d:安易公司”后，单击“确认”按钮保存。我们看到在报表管理中“报表树”下就有“安易公司”这一报表组。如果是修改表组，在列表中选取需要修改的表组，然后在编辑框中进行修改，修改完毕后单击【修改】按钮。如果是删除表组，在列表中选取需要修改的表组，然后单击【删除】按钮。第三节 用户管理【相关模块】工具|用户管理【模块功能】系统中的用户分为两种：管理员和操作员。操作员可以操作拥有操作权限的报表，也可以对拥有管理权的报表进行授权和移交。管理员和普通操作员一样可以操作有权限的报表，可以对拥有管理权的报表进行授权和移交。此外，管理员还拥有用户管理权限，可以新增和删除系统用户。如果用户希望通过登录方式进入系统，则需要由管理员通过用户管理功能将其设置为操作员。注意：只有通过用户登录方式进入系统，才能进入用户管理功能进行操作。【操作与实例】增加用户用户名密码权限设置王永信01全操作权增加用户的步骤和内容进入用户管理功能后，首先弹出“用户管理”对话框。对话框中对应两个页签：“用户管理”和“用户授权”，通过鼠标单击页签可以切换页面进行不同的操作。可以在定义所需的用户。新增和删除操作员，修改口令，设置账务系统登录信息，报表授权。增加用户名：“王永信”；口令：“01”；确认口令：“01”。单击“增加用户”按钮增加用户。设置登录账务系统的缺省信息登录信息包括：登录账套、登录用户名以及口令。分别在登录账套编辑框、账务用户编辑框和账务用户口令编辑框中录入相应的内容，这里我们不设置。增加的用户名：“王永信”，在用户列表中显示出来了，单击“用户授权”切换按钮。用户对报表文件的权限分为：管理权和操作权。管理权为对报表文件的最高权限，用户对自己建立的报表文件拥有管理权。拥有管理权不仅可以全权操作该报表文件，还可以将操作权授予其他用户，也可以将自己对报表文件的管理权移交给其他用户。操作权又分为：全操作权、只读权和无权。全操作权指对报表文件拥有查询和编辑的各项权限；只读权指对报表文件拥有查询权限，不可以进行编辑；无权指对报表文件没有任何权限，不能通过权限访问报表。这种情况下，只有获取了该报表文件的口令通过文件方式打开报表进行查询和编辑。操作权授权的操作1） 在管理权报表树中选中需要授权的报表；2） 在用户列表中选择授权用户；3） 选择授权级别；4） 单击【授权】钮进行授权；5） 保存本次操作。管理权移交权的操作在“用户授权”页中，可以将自己拥有管理权的报表文件的操作权授予其他用户，也可以将报表的管理权移交给其他用户。注意：用户将报表管理权移交后，不再拥有该报表的管理权，但仍拥有该报表的全操作权。1） 在管理权报表树中选中需要移交管理权的报表；2） 在用户列表中选择管理权移交的用户；3） 单击【移交】钮移交管理权；4） 保存本次操作。如果前面“编制报表”时编制了一张“资产负债表”在“安易公司”下，这里我们选择“资产负债表”对用户“王永信”授予全操作权。第四节 报表汇总【相关模块】数据|汇总【模块功能】通过系统提供的报表汇总功能可以将工作簿中相同结构的表页相加得到一张新的报表，这张新表就是汇总报表。一般来说，这些结构相同的参与汇总的表可以来自总公司下属的各分公司，也可能来自同一个公司的不同时期（月份）。例如：年度汇总表、汇总费用表、汇总损益表等。注意：利用系统提供的报表汇总功能时只能选择结构相同的表页进行汇总，否则得到的汇总表无意义。如果参与汇总的报表结构不完全相同，可以利用外部公式进行汇总。报表汇总的步骤和内容选择系统菜单项数据汇总可以对工作簿中的表页进行汇总。选中汇总命令后，系统将引导您完成汇总操作的各个步骤。1 插入一张汇总表页新增表页的名称为“汇总”，结构与参与汇总的表页相同。2 选择参与汇总的表页代码通过单选钮可以指定汇总表页代码，也可以筛选汇总表页代码。如果选择指定汇总表页代码，系统将工作簿中的所有表页代码列出，可以选择其中一个或多个表页代码。单击【全选】按钮则选中所有表页代码。如果选择筛选汇总表页代码，可以在编辑框中录入筛选条件。参与汇总的表页代码选定后，单击【下一步】按钮继续。3 选择汇总日期范围通过单选钮可以指定汇总日期范围，也可以筛选汇总日期范围。如果选择指定汇总日期范围，则可以通过复合框指定起始日期和终止日期。如果选择筛选汇总日期范围，则可以在编辑框中录入筛选条件。汇总日期范围选定后，单击【完成】按钮。4 生成汇总表页单击【完成】钮后，汇总结果将存放到插入的汇总表页中。在汇总表页中自动生成了一个名为“汇总”的外部公式。汇总外部公式中的参数取决于所选的参与汇总的表页条件。第五节 数据透视【相关模块】工具|数据透视【模块功能】所谓数据透视，实际上就是将工作簿中多个结构相同的表页中的某一表元块中的内容集中显示到一个临时表中，以便对其中的数据进行查询、分析和比较。进行数据透视时，首先需要选择对应的表元块。表元块选好后，选择系统菜单项工具数据透视就可以对多个表页进行数据透视。【操作与实例】选择表元块“D7；E7；D8；E8”。数据透视的步骤和内容在打开的“资产负债表”中选择表元块“D7；E7；D8；E8”后，单击工具|数据透视执行数据透视功能则自动生成新工作簿，依次列出表页名、表页代码（单位代码）、代码名称（单位名称）、表页日期、数据块中各个数据项。数据项的名称根据数据块上或左的文字项自动生成。可以调整数据透视表的格式、进行排序、打印等操作。第六节 数据排序【相关模块】工具|排序【模块功能】通过排序功能可以对某一选定区域内的数据进行排序。排序分为升序排列和降序排列。升序排列是指按字母从前到后，数字由小到大或日期从早到晚的顺序进行排序。降序排列是指按字母从后到前，数字由大到小或日期从晚到早的顺序进行排序。如果选定区域包含多个序列，排序时可以选择“按行排序”和“按列排序”，还可以指定以哪个序列作为排序的主关键字、第二关键字及第三关键字，同时每个序列均可指定按“递增”还是“递减”方式排序。排序的步骤和内容首先选中需要进行排序的数据区域，然后选择系统菜单项工具|排序。进行排序操作时系统将弹出如下对话框，在对话框中可以设置排序的各项条件。排序条件设置完毕后单击【确定】按钮，系统将根据设定的条件对所选区域进行排序。如果只是对某一列数据进行排序，也可以通过工具条中的按钮实现：选中排序项目后单击工具栏中的按钮进行升序排列，单击工具栏中的按钮进行降序排列。说明：如果所选的项目中同时包含数字和字符串，则将所有项目按字符串方式进行排序。第七节 装入数据【相关模块】工具|装入数据【模块功能】将指定路径的报表树及其对应的报表装入到系统当前的报表树中。通过数据装入功能可以实现报表的恢复、接收或收集。装入数据的步骤和内容装入数据的操作步骤如下：1. 输入源路径名称；路径可以直接输入，也可通过“浏览”按钮选择路径。2. 显示源路径下的报表树；路径输入结束后，单击【显示】按钮。如果该路径下存在报表树，该报表树将显示出来，同时激活【装入】按钮。3. 设置装入表页的条件；可以通过单选按钮选择“全部表页”或“指定日期”，指示装入全部表页或指定日期的表页。缺省条件为“指定日期”。如果选择“指定日期”，还需要选择“开始日期”和“结束日期”。4. 单击【装入】按钮完成数据装入。单击【装入】按钮后，系统将自动进行数据装入。数据装入成功后系统将给出提示，同时刷新报表树窗口的报表树。在数据装入的整个过程中除了必要的选项外，不需要用户干预。但是如果您希望了解系统装入数据的原则和步骤，可以阅读如下的内容。1）入报表组如果选取装入的报表组的代码在系统中已存在，则不处理；如果选取装入的报表组的代码在系统中不存在，则在系统报表树的根目录下加入选取的报表组，同时以组代码为路径名，建立报表组的对应的路径。2）装入报表若选取表的代码在原树中不存在，则执行下面的A、B两个步骤：A. 建立报表结点和报表文件在系统报表树中加入选取表，将报表代码作为报表文件名，在报表组对应的路径下建立报表文件，报表树中的报表路径指向该文件。B. 复制文件选择“全部表页”则复制报表文件；选择“指定日期”则只复制日期在指定日期范围内的表页。若装入的原文件在指定日期范围内无表页则不复制，同时将树中该报表结点对应的路径设为空。若选取表的代码在原树中存在，则需要查看原树指定的报表文件是否存在，然后分别进行处理：若报表文件不存在，则将报表代码作为报表文件名，在报表组对应的路径下建立报表文件，报表树中的报表路径指向该文件。其余操作同“选取表的代码在原树中不存在”中的操作步骤B；若报表文件存在，则将选取表的表页加入到带报表文件中。如果系统报表文件中已存在该表页（相同代码和日期区间），则提示是否覆盖原表页（是、否、全部）；如果系统报表文件中不存在该表页，则查看加入表页的序号是否原文件已有同序号的表页，如果没有则使用原序号，否则将表页序号设为原文件中的最大序号加一。第八节 卸出数据【相关模块】工具|卸出数据【模块功能】将报表树管理的报表卸出到指定路径，包括软盘、硬盘或网络路径。通过数据卸出功能可以实现本地报表树中数据的备份、下发或上报。卸出数据的步骤和内容卸出数据的操作步骤如下：1. 输入目标路径名称；路径可以直接输入，也可通过“浏览”按钮选择。2. 选择卸出的报表文件；可以通过报表树选择需要卸出的报表组和报表文件。如果选择了报表组，那么就选中该组下面的所有报表文件。选择报表组或报表文件时，用鼠标单击报表树中对应结点前的“”，选中的