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高效的时间管理 主讲 蒋东青 主讲 蒋东青助理1 可编辑 常见的问题 这个来电话 那个来请示 投诉比谁都忙 到处救火 工作越做越多计划赶不上变化 或计划从未兑现过对什么都不放心 每天忙于事务性工作工作抓不住重点 也没空去想何为重点总无法说 不 因此总要打乱时间计划 可编辑 您的解决办法 无能为力 尽量加班 减少自己的休闲时间 求助于老板 把一些事情向后推迟 可编辑 格言 浪费他人的时间 无异于谋财害命 鲁迅 浪费自己的时间呢 可编辑 学习目的 学会合理应用时间掌握时间管理的几个原则提高时间管理的技能 并在最差的方面做出改变 向时间要效益 可编辑 必须建立的观念 失去的时间是永远无法追回的我们都有相同的时间 真正的价值在于我们利用它做什么事损失了时间就等于抵押你的未来时间是经不起浪费的时间一流逝 我们就一无所获 可编辑 我们为何忙乱 电话干扰会议没有计划和控制上司召见太随意下属不断请示汇报不放心下属工作 帮下属做事事必亲躬工作没有程序 做事没有主次和轻重缓急太关注细节和小事不知道如何说 不 对喜欢和熟悉的事尽快做完 对棘手的事一拖再拖不授权 下属闲 自己忙 可编辑 时间管理的障碍 障碍一 我的时间安排得挺好 我是一个有序的人障碍二 时间管理有什么用 计划赶不上变化障碍三 时间掌握在别人手中障碍四 时间管理太麻烦障碍五 习惯不同 我就这样 不好改 可编辑 中层经理时间管理的特点 特点一 关联多 经常把时间平均分配给上下左右 没有主次特点二 难于抓住重点特点三 没有自己可支配的自由时间 完全被动应付特点四 专注于小事 忽略对事件的预测 耽误时机特点五 不能很好利用零散时间特点六 会议多 没有会议计划 时间哪里去了 对时间的分析 主讲 蒋东青助理10 可编辑 十大无效时间应用法 老是在做别人喜欢你做的事 老是用同样的方式完成事 做你不擅长的事 做无乐趣可言的事 总是被打断的事 别人也不感兴趣的事 超出预计两倍时间的事 合作者不可信赖或没有品质保偿障的事 不可预期进行过程的事 煲电话粥 可编辑 分析一 计算时间价值 每天工作8小时 每年242个工作日 可编辑 价值启示 你的每一天 每一小时 每一分钟都有很大的价值钱是一分一分挣来的 时间是一分钟一分钟挤出来的浪费多少时间 就会浪费多少钱规划时间 让有限的时间产生最大的效益和收益 可编辑 分析二 你能支配你的时间吗 见附件 测试一 您了解您的节奏吗 测试二 您能支配您自己的时间吗 可编辑 分析三 时间清单分析 目标 分析每天 或每周 月 的法定工作时间都是怎样用掉的方法 运用 时间清单分析表 附件 内容 计划性如何有多少时段记不起来做什么了浪费 超时多少 可编辑 分析四 工作清单分析 目标 分析一个工作日内都做了哪些工作事项 用时如何方法 见附件 工作清单分析表 内容 时间利用率延误 浪费多少时间寻找原因与对策 可编辑 分析五 工作 活动 分项分析 目标 分析一个工作日内各项工作分别花费了多少时间方法 运用附件 工作分项分析表 内容 计划用时与实际用时差异最大的是哪三项浪费 延误最多的是哪三项无计划用时最多的是哪三项 可编辑 分析六 每周时间分析 目标 分析一周时间使用状况方法 运用附件 每周时间分析表 内容 各项工作每周总计用多少时间用时排序 找出前三项各项工作实际用时顺序 找出前三项误差最大的前三项工作 分析原因一周里 误差的总小时数 可编辑 分析七 工作分析 目标分析自身职位在组织中的地位和作用 观察和分析工作内容 责任 特征 必要条件等了解自身职位与时间管理的关系方法 运用附件 工作分析表 内容工作的时间 目标 概要 内容等费用支出 失误造成的损失内部接触 外部接触监督 管理 能力要求 可编辑 其他分析 工作紧急性分析工作重要性分析高效益活动分析低效益活动分析授权分析会见分析会议分析出差分析干扰因素分析 时间管理的原则 主讲 蒋东青助理21 可编辑 原则一 80 20原则 20 的工作占整个工作80 的价值集中80 的精力做好20 的工作投入20 的精力做另外80 的工作 2020 1 27 23 可编辑 如何坚持这一原则 列出全部工作项目对工作按价值进行分类分配自己的时间和精力 常见误区 面面俱到 都想做好完全主义 都想做完平均分配时间和精力 可编辑 原则二 目标ABC A 必须做的B 应该做的C 暂时可以不做的 可编辑 原则三 排列优先次序 紧急 不紧急 重要 不重要 A 紧急重要 B 不紧急重要 C 紧急不重要 D 不紧急不重要 时间管理四象限 可编辑 四象限原理解析 A 紧急状况迫切问题限期完成突发事件 B 准备工作预防措施计划人际关系的建立真正的再创造能力自身能力的提升 C 造成干扰的访问 电话 信件 报告某些会议迫在眉睫的急事符合别人期望的急事 D 忙碌琐碎的事处理文件等函件电话浪费性时间逃避性活动 可编辑 时间管理矩阵使用技巧 不要总是做灭火员 尤其是灭自己的火 B做得多了 A就自然做得少了 寻求调整自己情绪的有效办法 提高工作效率 比做 紧急且重要的事情 更重要的是把重要的事变成紧急的事去做 勤于计划 好记性不如烂笔头 并学会分解大的计划 尽量将每件事情一次性做对 可编辑 原则四 制订计划 对工作做出计划 并按计划去执行必须留出处理不可预计事务的时间列出日 周 月的工作清单 可编辑 原则五 养成习惯 Watchyourthoughts注意你的思想 Watchyourwords注意你的话 theybecomewords它会成为你的话 theybecomeactions它会成为行动 Watchyouractions注意你的行动 theybecomehabits它会成为习惯 Watchyourhabits注意你的习惯 theybecomecharacter它会成为你的个性 WatchyourCharacter注意你的个性 itbecomeyourdestiny它决定你的命运 高效时间管理的方法 主讲 蒋东青助理31 可编辑 有效管理时间四大法则 法则一 明确目标树立时间观念设计职业生涯切实的短期目标合理进行目标管理法则二 分清轻重缓急运筹时间 充分应用只做最重要的事情时间管理矩阵20 80原理的运用 法则三 制订计划表六项工作法制订有效计划逐步实现远期目标自我激励法则四 立即行动克服拖延有头有尾重视今日 可编辑 方法之一 只做重要的事情 六项工作法 请您按顺序列出每天工作上的六件重要的事情 可编辑 如何选择 对于所有要做和想做的事情 都要有如下判断 我内心深处的潜意识是什么 我真的必须做这些事吗 假如我不做 会发生什么事情 如果我拖延 会对我的生存环境有什么影响 可编辑 方法二 日计划AB表 A表六项工作每项工作开始及结束时间每项工作完成情况 B表未完成事项未完成原因是否需要移到明天继续做 明天能否完成 每天只要五分钟 可编辑 方法之三 标准化操作 电梯测试 由于客户的决策人答应参加你的方案讨论会 为此你精心准备了约40分钟的方案介绍演讲 会议开始前 客户决策人对你说 实在对不起 我必须马上去参加一个重要会议 无法听你的介绍了 你看能否这样 利用乘电梯的时间 你把要点大概和我说一下 如何 现在 你只有30秒 可编辑 用标准化来提高效率 环境标准化 保证办公环境的整洁有序时间标准化 计算时间 保证守时讲解标准化 对于新客户 拟定一套标准的讲解资料和若干种标准讲解方式流程标准化 建立标准的运作流程 以此促进沟通和高速解决问题操作标准化 针对各项工作的具体操作 建立操作标准 并以此来培训员工 还有哪些 可编辑 方法四 利用零星时间 最好的时间管理方法是 充分利用零星时间 可编辑 讨论 在各自的部门中 在自己的工作中 我们如何利用零星时间呢 可编辑 如何充分利用零星时间 唯一的答案 培养习惯 有时仅仅需要调整一下工作的顺序 可编辑 回顾 做好时间管理的方法 六项工作法排列优先顺序 运用AB表标准化操作养成好习惯 充分利用零星时间 可编辑 时间管理的革命可行吗 我别无选择 我无法自己运用自己的时间 老板不会答应 我得换工作 但我承受不起换工作