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项目沟通计划 周立新博士北京大学软件与微电子学院 内容提纲 项目沟通管理概论项目沟通管理内容2 1沟通计划编制3 项目沟通技巧 1 1为什么沟通如此重要 人类是沟通的动物管理者70 的时间用于与人沟通项目经理需要花费90 或更多的时间来沟通 伟大的事业需要一颗真诚的心与人沟通 我们两个人在场上的沟通相当重要 我们相互从对方眼神 手势 表情中获取对方的意图 于是我们传 切 突破 得分 但是 如果我们失去彼此间的沟通 那么公牛的末日来临了 Why 为什么要沟通 建议 目的是改变人们的行为方式 如 我建议你在需求评审后再做测试用例 影响 用积极或消极的方式激发 劝说或是鼓励他人 如 你的程序再增加10 的注释就更好了 Why 提供信息 事实 我们的开发成本控制在预算的90 以内 意见 为什么我们不采用模糊查询技术 解释 我迟到的原因是时间变化没有人通知我 感受 显而易见我们应该改善界面管理 获取信息 提问 你用什么方法过滤掉作废的IP地址 需求 我想知道你周三的安排 表白 我很想听听你对我的看法 Why 对项目经理的最大挑战 如何迅速建立起一个团结高效和富有战斗力的团队 Why 项目经理的角色 整合者沟通交流人 团队领导决策者氛围营造者 提供项目指导决策分配工作指导行动谈判参加会议市场销售处理公共关系报告 记录 备忘录 简讯 说明书编制合同文件 Why 项目经理的素质 领导 确定方向团结群众激励与动员沟通谈判 问题解决 问题识别决策对组织施加影响 权力的运用政治手段 1 Why 1 2什么是沟通 Theexchangeofthoughts messages orinformation asbyspeech signals writing orbehavior 通过说话 信号 书写或行为来交换思想 消息或信息Aprocessthroughwhichinformationisexchangedamongpersonsusingacommonsystemofsymbols signs orbehaviors 是指信息通过预先设定好的符号系统在个人间传递的过程 是为了设定的目标 把信息 思想和感情在个人或群体间传递的过程 项目沟通 项目需要有效的沟通以确保我们在适当的时间以低代价的方式使正确的信息被合适的人所获得 沟通目的 保持项目进展识别潜在问题征求建议以改进项目绩效满足客户需求避免意外项目早期 高度的面对面沟通对促进团队建设发展良好的工作关系和建立共同愿望是特别重要的 2 项目沟通管理 项目沟通管理这一知识领域包括保证及时与恰当地生成 收集 传播 存储 检索和最终处置项目信息所需的过程 PMBOK体系图示 项目集成管理项目范围管理项目时间管理项目成本管理项目质量管理人力资源管理项目沟通管理项目风险管理项目采购管理 PM9大知识领域与项目管理过程 2 项目沟通管理 2 1 CommunicationsPlanning 沟通计划2 2 InformationDistribution 信息发布2 3 PerformanceReporting 绩效报告2 4 ManageStakeholders 管理项目干系人 项目沟通管理 10 1沟通规划 1输入 1事业环境因素 2组织过程资产 3项目范围说明书 4项目管理计划 约束 假设 2工具和技术 1沟通需求分析 2沟通技术 3输出 1沟通管理计划 10 2信息发布 1输入 1沟通管理计划 2工具和技术 1沟通技能 2信息收集和检索系统 3信息发布系统 4经验教训总结过程 3输出 1组织过程资产 更新 2请求的变更 10 3绩效报告 1输入 1工作绩效信息 2绩效度量 3完工预测 4质量控制测量 5项目管理计划 绩效度量基准 6批准的变更需求 7可交付成果 2工具和技术 1信息演示工具 2绩效信息收集和汇总 3状态审查会议 4工时汇报系统 5成本汇报系统 3输出 1绩效报告 2预测 3请求的变更 4推荐的纠正措施 5组织过程资产 更新 10 4管理项目干系人 1输入 1沟通管理计划 2组织过程资产 2工具和技术 1沟通方法 2问题日志 3输出 1问题得以解决 2批准的变更请求 3批准的纠正措施 4组织过程资产 更新 5项目管理计划 更新 2 1编制沟通计划 是项目管理计划中的一部分 包含各种收集和存储信息手段的细节的文档结构信息发布结构 信息种类 流向 发布方式 与OBS要有所对应信息描述 格式 内容 详细程度 定义 信息生成进度计划 已计划信息的获取方法项目沟通计划更新和深化的办法 沟通模型 发送者 编码者 信息 解码者 接收者 个性滤网 理解力滤网 理解力滤网 个性滤网 发送者的经验区域 接收者的经验区域 反馈 干扰 干扰 XX会展中心建设组织机构 沟通技能 书面和口头 听和说 内部的 项目内 和外部的 与顾客 媒体 公众等 正式的 报告 摘要等 和非正式的 备忘录 专题谈话等 纵向的 组织上下 和横向的 与同级 沟通的技巧传媒的选择写作风格 积极或被动的口吻 词汇选择表达技巧 体态语言 直观手段的设计会议管理技术 准备议程 处理时间冲突 3 沟通工具和技术 3 1 沟通技巧3 2 信息处理技术3 3 知识管理 项目沟通管理 3 1 沟通技巧 非语言沟通 身体语言 手势 眼神 空间和触摸 环境氛围 组织文化口头沟通 感情色彩应谨慎 主动 坦白明确时间 场所选择书面沟通 三种书面媒介 面向个人 信件 记录和报告等面向法律 合同 协议 政策 指示 方针 程序等面向组织 手册 表格等 在20分钟的时间里 罗斯福先生脸上表现出诧异 好奇 故作吃惊 真正的兴趣 焦急 卖弄 担心 同情 坚决 坚定 尊严和无比的魅力 但是 他几乎没有说出什么真正的东西 约翰 回忆罗斯福 什么妨碍了沟通 缺乏明确的目标信息传导的错误感觉和态度的问题环境的影响信息传递的环节 影响沟通的因素 洞察力文化交流性别社会语言学组织文化 倾听 3 1 沟通技巧 有效聆听要避免 假装聆听 注意力分散 偏见和固执 缺乏耐心 急于得出结论 会见和面谈 会见是一个社会性事件 是一个正式的 有目的的 预先安排好的谈话影响双方互动的因素有 地点 洞察力 期望和动机 内部压力 外部环境选拔会见 面试 信息收集会见 头脑风暴 delphi 反馈与咨询会见 律师谈话 3 1 沟通技巧 谈判 驱动 双方利益谈判的结果 双赢 谈判动力 需要和需要的满足谈判三阶段 角色认知 非正式的共识和妥协正式的协定谈判技能 忍耐 表达 倾听 发问 回答说服 让步 3 1 沟通技巧 会议 会议主席会议目标会议议程会前准备会议记录会议参与 3 1 沟通技巧 会议是促进团队建设和强化团队成员期望 角色以及对项目目标投入的工具 提高会议效率 讲演 报告和项目文件 REVIEW 什么是重要的 留出时间与听众交流 回答问题项目报告 进展报告 最终报告 项目文件和控制变更 3 1 沟通技巧 演讲 谁是我的听众 他们的工作 职业 兴趣 成见如何 我的目标是什么 是影响 说服听众还是告知信息 传授知识 演讲准备论题 选材与结构设计 环境 心理准备 方法技巧REVIEW 什么是重要的 留出时间与听众交流 回答问题 3 1 沟通技巧 演讲技巧 3 1 沟通技巧 书面文本 书面文本通常都是正式的 有计划的 在结构上使用句法 语法的规则和习惯用法 书面文本创作以有序相互作用又平行的方式进行 分为计划 创作 修改等阶段 作者的经验 技巧 知识水平对写作有较大影响可读性标准 FOG SMOG FLESCH 商业文书 商业文书种类繁多 计划报告 执行报告 可行性分析报告 调研报告 评估报告 检验报告 销售报告 信件 传真 备忘录 介绍信 证明信 贺信 邀请函等等 篇幅各异 也可用于各种目的 清楚 准确 简洁目的 读者 情境 信息需要 手势 眼神 空间和触摸 手的语言眼睛的表情语言 瞳孔的变化 注视 视线交流 空间距离 亲密距离 空间侵犯 身体触摸 时间 方式 原因 交流沟通的风格 交流沟通的方式和手段 影响交际沟通的结果和有效性分析 总括方式简单 综合方式关心人的方式关心任务的方式处理分析 角色理论 维护理论 视听媒介和信息传播技巧 人类记忆力 听觉 10 视觉 20 听觉 视觉 60 以图象描述物体以图表描述数字 3 1 沟通技巧 项目沟通 影响项目沟通的技术因素信息需求的即时性技术支持的有效性项目人员配置计划中的沟通系统是否同项目参与方的经验和知识相兼容 还是需要大量的培训和学习 项目的持续时间是否需要考虑技术更新的影响制约因素假设因素 3 1 沟通技巧 人员沟通 保持项目进展识别潜在问题征求建议以改进项目绩效满足客户需求避免意外新形式 电子邮件 BBS 电视会议 工作系统 如软件开发平台 人员沟通 项目早期 高度的面对面沟通对促进团队建设 发展良好的工作关系和建立共同愿望是特别重要的 口头沟通 感情色彩 身体语言 应谨慎 主动 坦白明确 时间选择 书面沟通 备忘录 信件 有效聆听 假装聆听 注意力分散 偏见和固执 缺乏耐心 急于得出结论 项目会议 会议是促进团队建设和强化团队成员期望 角色以及对项目目标投入的工具 项目会议 情况评审会议 解决问题会议 技术设计评审会议 提高会议效率 会前 会中 会后 3 1 沟通技巧 3 2 信息处理技术 信息编码系统信息采集 加工 存储信息发布 案例 合同编码 XX国际会展中心 信息编码系统 信息技术措施PMIS ProjectManagementInformationSystemProjectControllingVirtualConstructionCALS 信