材料管理制度.doc

深圳来成装饰设计工程有限公司工程项目管理文件 材料管理制度 工程项目管理文件材料管理制度(试行稿)二 O O 六 年 六 月目 录一、 本项目管理文件适用范围二、 公司材料管理职责三、 材料供应和领用流程四、 材料管理工作标准及具体要求五、 附表一、 本项目管理文件适用范围：适用于公司管理的工程项目（不适用于经营项目）. 二 公司内部涉及工程材料管理各部门的职责：A、工程部1、 研定有关材料管理的各项制度，组织编制公司材料管理制度：2、 组织公司内部各企业实施材料管理制度；3、 对项目部制定的材料采购方案进行复核；并会同材料供应商签订材料供应合同；4、 对项目部的材料供应结算单进行审核；5、 对项目部及下包施工队工程结算中的材料损耗进行审核；6、 对项目部的材料付款计划进行审核；7、 编制材料采购方案报项目公司备案复核；8、 对材料供应商材料供应的材料数量和质量进行跟踪考核。9、 根据每月整体的材料供应计划作出的相应的材料付款计划报公司财务部核拨工程项目资金。10、 负责对现场工程材料的管理进行监督和指导。11、 负责编制工程材料采购计划。并对材料数量的准确性和对材料质量的合格性负责。12、 会同工程项目部材料保管员对材料供应商供应的材料的进场验收工作。包括材料的数量和质量。并对材料供应验收过程中发现的问题于当天以电话或书面形式发回公司。材料数量的准确性由工程项目部的材料保管员负责，材料质量的验收意见由各专业工长负责提出。B、现场施工项目部：1、根据材料供应合同现场配合实施。并组织对入库材料的验收事项。2、负责材料的施工现场库房管理。3、做好甲供材料的验收、保管和管理工作。4、负责施工现场的成品保护工作。5、对于外加工的加工件提供现场的准确尺寸。并对于外加工厂家到现场度量尺寸时作好技术交底工作。6、对于各施工队做好技术交底工作。包括材料的使用部位、材料的损耗要求、材料的合理开栽要求、材料的使用方法。7、对材料供应合同负责现场段的工作实施。如复查材料的供应合同是否与材料的采购计划一致、供应商供应的材料是否与封样一致、供应商提供的质量证明书等有关手续是否齐全等。外协件的供应商与现场施工队的现场协调问题的处理。8、对材料供应合同实施监督。C、财务部：1、根据公司物流公司每月资金使用计划安排好材料的使用资金。2、做好材料供应合同的归档、管理工作。3、对材料供应合同进行监督。4、严格按照集团公司的财务制度和材料费用入帐的单据要求做帐。5、对于材料款支付手续予以监督。6、定期组织工程部、库房材料保管员等有关人员进行对帐。D、材料采购员一、 建立材料数据库1、材料数据的来源：a、所采购或正在采购的材料，b、各种材料厂家的网站，c、建材博览会，d、主动性的市场调查。2、料数据库的类别：a、资料，b、图片c、样品，d、文字数据。3、材料的分类：电器，金属，五金，泥水，木作，布艺，油漆，玻璃，艺术品等。4、 料数据库的建立的标准：a、对材料的资料、图片、样品须按其分类整理备份归档。b、文字数据的建立的内容：品名，商标，规格、型号，单位，采购价，市场价，生产厂家，联系人，电话，建立时间。c、每种材料须建立三个以上不同品牌。二、 推荐产品 在工程设计前或设计阶段，材料部须及时将有关常用产品反馈到设计部，力求推荐对工程、采购有利的产品，如：新型产品，有库存的产品；同等效果、价格廉的产品；质量稳定、厂家配合好的产品等。三、 提供目标材料信息1、投标前：a、提供工程量清单中所有产品的品牌、规格型号、采购价、市场价（其中重要材料须提供23个品牌）。b、提供主材的样品2、施工时：a、对未确定的材料须提供产品资料、样品予以确认。b、对进场的材料须提供相关资料（如合格证、检测报告、质保书、有关认证等）予以报验。四、 材料采购程序（一），采购前的工作：1、 做好材料采购计划：依据工程部出具的材料总清册及工程进度计划表编制材料采购计划书（其内容主要包括品名、品牌、数量、单价、合价、总价、计划采购时间、计划到货时间、供应商等）上报总经理室及财务部。2、 工程开工前先介入常规材料的洽谈，给实际采购节省时间。3、 做好每月用款计划并上报财务部。（二），采购阶段的工作1、材料用款的申请：凭工程部经理、施工员、仓管员三方签字的材料预购申请单及由经办人、材料部经理、财务部经理三方签字的用款申请表报财务部申请用款，其中用款申请表采购员须按实填写。报批后，领取现金凭经办人、会计、出纳、分管领导签字的借款单领取，银行付款若为预付款凭收款单位的收据或发票，其余凭发票领取支票或汇票。2、产品内业资料的收集：所有采购的产品都必须附有内业所须的有效文件，如合格证、质保书、检测报告、环保认证、三C认证等。3、采购的策略和技巧（1）、根据目标材料，选择好产品供应商。A、产品质量稳定的，有一定供应能力的。B、付款条件好的。C、可退换货的。D、售后服务好的。（2）、减少中间采购环节：不论新、老产品都要往一级采购靠拢。（3）、建立良好的采购网络：采用类似总代理的作法，稳定数个采购厂家以保证良好的产品质量、价格、供货时间及付款条件。（5）、签订合同的注意事项：除了零星采购外，都必须签订产品购销合同，签订合同时须注意：a、写明品名、商标、规格型号、数量、单价、总价，（其中单价须注明是否含税、哪里交货价。）b、写明质量标准，验收标准，交货时间、地点，付款条件，违约责任（其中预付款不得超过30%）c、写明质保条件（如质保日期）。d、注明所有附件与合同同具法律效力。（6）、材料的验收：分现场采购验收和入库前验收；后者必须有仓管员、分管施工员、采购员三方验收签字。验收的内容：a、品质（材料特性、等级、含量、外观等）；b、规格、型号（长度、宽度、厚度、角度、平整度；特别要注意管材的壁厚及线条的宽、高）。c、数量。在验收时发现其内容任何一项与规定的不符，须及时提出异议，退货、换货或索赔。（三）、采购后的工作1、产品质量的跟踪：在产品使用过程中若出现质量问题，我方须立即出具正式文件向卖方提出异议，在规定时间内要求卖方维修或换货；质量出现严重问题并给我方造成损失的，我方应按合同规定立即提出索赔。2、库存产品的处理：对设计更改、施工员出单有误等原因造成成品库存的，应及时退货；对未能退货的应及时处理，尽量做到零库存。3、材料报销入帐：采购员的备用金年应规定一定的限额，在采购结束时应立即报销。（5）、报销凭证须具备：A、有会计、出纳、经办人、项目经理签字的报销封面，须注明现金还是银行付款。B、正式的发票及有盖章的销售清单。C、有采购员、仓管员、施工员签字的入库单。D、有施工员、项目经理签字的工程量决算单限保安装项目。E、有经办人、验收人、会计、出纳、经理签字的五管印章。E、仓库管理员1、材料的入库：做好材料数量的清点，并通知专业施工员对入库材料的质量一同进行检查验收；办理有效的材料入库单；对于在材料入库过程中发现的材料数量和质量问题以最快的方式通知材料供应商进行处理。入库单要根据公司合同材料采购合同或送货单中的内容进行填写，对于不同的材料供应合同的不同的材料送货单要分别填写。入库时对材料的数量规格型号品牌入库时间包装情况材料合同号或材料送货单号作好记录。特别是数量要以材料合同或材料送货单的规范数量进行登记。对于材料的退货也要办理材料的出库手续，但用红笔填写。2、材料的出库：根据公司现场施工员审批的材料领用计划办理材料的出库手续。同时核查工程公司领用的材料是否在施工合同中规定的提供材料范围内。出库时对材料出库的数量规格型号品牌出库时间领料人施工队合同号作好记录。对于施工队的退货也办理出库手续，但用红笔填写。每月将材料的出入库报表报及复印件一套报公司备查。3、材料的保管：做好入库材料的分类保管工作；对于贵重材料要入箱装锁。4、材料的月报：每月三日前将上月的材料的出入库情况，库存情况书面报物流公司、项目管理公司、建设单位财务部。 5、材料仓管员闲时要巡视施工现场，检查材料的使用执行情况，发现有浪费材料的现象及时上报给项目部经理。对一些废料及时回收进库。三 材料供应和领用（材料在企业中的整个运动过程）流程：A、材料的采购流程：1、 编制材料的采购计划2、材料采购计划的复查3、材料采购计划的修订4、编制材料的采购方案5、材料采购方案的审核6、签订材料供应合同7、材料的跟踪收货。B、材料的入库流程：1、材料入库检验（数量、质量）2、填写入库单3、材料入库分类管理。C、材料的领用流程：1、装饰公司申报材料领用计划2、材料领用计划审批3、填写材料的出库单4、材料出库。D、废料的处理流程：1、现场需处理的施工过程中产生中废料由现场施工项目部自行处理2、 现场施工员负责将废料处理3、废料收入入现场施工项目部帐，用与奖励先进员工等现场开支。E、材料款的支付程序：1、材料预付款的支付：由现场施工项目部按合同条款填写支票申领单2、工程部审查3、公司总经理复查4、财务审核出票做账。1、实结材料款的支付：由现场施工项目部按合同条款填写支票申领单2、工程部经理审查3、公司总经理复查4、财务主管审核出票做账。实结材料款付款时，要求附有有效的材料入库单。供应商必须提供的有效的全额税务发票（除合同说明不需提供发票外）。在每张发票的背书都必须由经办人审批人的签字。四 材料管理中各项工作的工作标准和具体要求：A、 材料采购计划：1、 装饰材料：材料采购计划要列明材料规格型号，质量要求，材料的使用部位，材料的到货时间要求。对于地毯，软包布的数量计划要附有材料的开栽图。对于墙纸布料地毯的材料计划要考虑门幅和拼花裁边的要求。对于五金，灯具，洁具等件要附有设计要求（如图纸，文字，图片）。2、 装饰用外加工件：除了第1项装饰材料的要求外，还必须附有设计师出具的详细的明确的加工技术要求和质量要求图纸和文字。对于窗帘，布艺，盆景，画，雕塑品，门牌标志，金属加工件的采购计划要附有设计说明（图纸、文字、图片、技术要求等）3、 材料计划表格式详见附表。B、 材料的采购方案：1、 材料的采购方案包括材料的货比五家；即比质量，比价格，比交货期，比服务，比付款条件。在此表中要求列出材料供应商的单位全称，联系人，联系电话，以便日后公司监事会和审计部门备查。材料的采购方案只适用于主体材料 。2、 材料的采购方案格式详见附表。C、 材料订购合同：1、 材料的订货合同一式五份。正本一份送财务部。副本一式两份：工程部自留一份；公司存档一份2、 材料的订购合同格式详见附表D、 入库单：1、 入库单在材料质量验收合格后填写；分别由材料保管员和公司现场施工员及送货经手人签字。2、 材料的入库单要根据不同的材料订购合同和不同材料送货单分列填写；3、 材料入库单中要反映材料的数量规格型号价格到货日期材料订购合同号或送货单号；其填写内容要与材料订购合同或材料的送货单要一致。4、 材料入库单的编号要反映该项工程第几本第几号。5、 材料的入库单的格式详见附表。6、 材料的入库单一式四联：一联结帐联（供应商凭此联及材料的发票与公司结帐）；二联库房存根；三联为送货人留存联；四联为公司核对联。E、 出库单：1、 出库单在材料出库时填写；分别由现场材料保管员和现场施工员（对于重要材料）及领货经手人签字。2、 材料出库单中要反映材料的数量规格型号价格出货日期施工队合同号施工队工程承包人；其填写内容要与材料入库单的内容一致。3、 材料出库单要反映该材料在本项工程的使用部位及在图纸上的编号。4、 出库单的单位一定要填写清楚，如平方米，米，对于论个桶捆扎/箱的材料一定要标明其规格，以便项目管理公司进行考查。5、 材料的出库单的格式详见附表。6、 材料的出库单一式四联：一联为财务部成本考核联；二联工程部考核联；三联库房存根；四联为领料人留存联。 附注：1 出入库单所填项目必须填写齐全；2 出入库单要及时交给财务部门（每周一次）；3 月底财务与材料保管员核对帐目，填写清单，材料保管员必须做到帐目清楚；4 公司财务部工程部对库房材料要进行不定期的抽查盘点。五 附表：A、 材料欲购申请表材料计划表要求需附有下列附件：附1：材料样板；附2：加工要求；附3：有关图片资料。材料欲购申请表工程项目： 编号： 序号材料名称规格型号品牌数量单位预计单价要求货到现场时间用于部位专业工长：（签名）提出申请时间： 年 月 日现场施工员：（签名）审核意见：项目经理：（签名）同意采购时间： 年 月 日注：此单一式5份，专业工长一份，材料员一份，仓库管理员一份，工程部一份，财务部一份B、材料库存月报表材料库存月报表工程项目： 编号： 序号材料名称规格型号品牌数量单位用于部位材料使用执行情况以及仓库管理员意见： 仓库管理员（签名） 年 月 日C、材料订购合同：材 料 订 购 合 同合 同 编 号： 签订合同时间： 签订合同地点： 甲方： （需方）乙方： （供方）经双方协商一致，签订材料订购合同，条款如下：一、 产品的名称、规格、数量、金额。序号产品名称规格/型号数量单位单价总价（元）备注12345合计合计人民币金额（大写）：二、 质量技术要求及验收方法：1、 要求供应商提供产品合格证、质量保证书、质量检验报告及经设计师确认的材料封样样板；2、 特殊材料还要提供该项材料当地政府部门允许使用的文件。3、 验收标准及验收方法：按产品质量标准或封样样板。三、供货方式： 交货时间： 交货地点： 送货人： 电话： 传真： 收货人： 电话： 传真： 运输方式及费用：货到工地后由甲方组织人员卸货。包装要求及费用： 。四、付款方式及时间：合同编号：五、供货商要为甲方提供最优惠价格，不得对甲方有关人员给予回扣或变相回 扣，如违背本条，甲方将取消合同或不支付材料余款。六、 供货方必须取得收货方数量、质量双签字的有效单据（入库单）。七、 双方责任：（一） 甲方应负责任：1、 甲方按规定时间及方式向乙方付款；2、 甲方按合同规定接受材料，组织卸货。（二） 乙方应付责任：1、 产品花色、品种、规格不符合本合同规定时，乙方应负责保退、保换，由于上述原因致延误交货时间，每逾期一日，乙方应按逾期交货部分货款总值的千分之五向甲方偿付违约金。2、 产品包装不符合合同规定时，乙方应负责返修或重新包装，并承担返修或重新包装费用。3、 如果乙方不能按合