第十二章商务活动工作.ppt

商务活动工作 庆典活动开放参观活动新闻发布会签字仪式 教学策划 学习目的 通过本模块的学习 了解庆典活动 企业开放参观活动 新闻发布会 签字仪式的内容 熟悉庆典活动 开放参观活动 新闻发布会 签字仪式的准备与服务工作 掌握庆典活动 企业开放参观活动 新闻发布会 签字仪式的操作程序 教学重点与难点 1 教学重点庆典活动的准备与操作 开放参观活动的安排与方案 新闻发布会的筹划与操作 签字仪式的准备与操作 2 教学难点庆典活动的准备 开放参观活动方案的拟订 新闻发布会的筹划 签字仪式的准备 技能训练 一 庆典活动 如开业典礼 剪彩仪式 交接仪式 奠基仪式 竣工仪式 通车仪式等 开业庆典1 准备工作 重 难点 1 做好宣传工作2 拟定邀请宾客的名单3 拟定议程表4 拟好致辞和答辞5 布置场地6 安排接待工作7 准备贵宾留言册8 准备馈赠礼品 二 开放参观活动 一 准备与接待工作1 确定开放参观的项目 1 组织的展览室 2 生产设备和工艺流程 3 厂区环境 4 员工的教育与培训设施 5 组织的服务 娱乐 福利 卫生等设施 3 秘书的职责 1 准备内容 准备与寄发请柬 为来宾准备休息服务处 准备介绍材料 准备特殊的参观用品 如卫生服 安全帽等 准备茶水饮料 准备赠送的礼品和纪念品 2 接待服务与要求 来宾到达后热情引导接待 放映视听资料时认真解说 参观过程中为来宾做向导 做好招待来宾的餐饮服务 耐心解答来宾提出的各种问题 做好欢送工作 二 拟订活动方案 重 难点 1 确定主题常见的主题有 1 扩大组织的知名度 提高美誉度 2 促进组织的业务拓展 3 和谐组织与社区的关系 4 增强员工或家属的自豪感 2 安排开放参观的内容参观的内容一般包括 1 情况介绍 事先准备好简明生动 印刷精良的宣传小册子 2 现场观摩 让参观者参观现场 3 实物展览 参观组织的成果展览室 可以陈列资料 模型 样品等实物 此外 参观活动内容的确定还要考虑到参观者的需要和兴趣 3 选择开放参观的时机最好安排在一些特殊的日子里 如周年纪念日 重大的节假日 开业庆典 社区节日等 4 确定邀请对象一般性参观常邀请员工家属或一般市民等 特殊性参观常邀请与本组织有特殊利害关系的团体和公众 如政府官员 行政主管部门 同行业领导和专家 媒体记者等 5 选择参观路线参观路线的选择要求做到 1 能引起参观者的兴趣 2 能保证参观者的安全 3 对组织正常工作干扰小 以上三点要综合考虑 6 策划宣传工作参观前 可准备一份简明的说明书 发给参观者 或放映电影 录像片进行介绍 7 做好解说及接待准备 1 挑选并培训导游或解说人员 2 制作并寄发请柬 3 设立接待服务处 4 准备特殊的参观用品 5 准备礼品或纪念品 三 新闻发布会 一 新闻发布会的准备工作 重 难点 新闻发布会又称记者招待会 它是政府 企业 社会团体或个人把各新闻机构的记者召集在一起 宣布某一消息 并就这一消息让记者提问 由专人回答问题的一种活动 新闻发布会是组织与公众沟通的例行方式 也是一种传播信息 以求新闻界客观报道的行之有效的手段 其准备工作包括如下 1 确定被邀请记者的范周该邀请哪些记者得根据公布事件发生的范围 影响来决定 2 确定时间和场所确定日期 一是要及时 二是应当避开重大会议 社会活动 记者招待会在何处举行 要根据会议的主题来确定 3 确定主持人和发言人记者招待会一般由公关部门负责人或办公室主任 秘书长等主持 4 准备发言材料和布置会场资料包括会议程序 领导人的发言材料 送给记者的有关资料 单位对问题的理解 认识和感受等方面的文字资料 会议要选择交通便利 安静而无噪音 有电话等电讯设备的地方 会议桌可以圆形或长方形的桌子 并分别标明 记者席 主持人席 工作人员席 主持人和工作人员应佩带写明姓名的胸牌 主持人 发言人还应设置标明职务的姓名牌 以便记者识别 准备好录音 录像设备 文具用品 饮料茶水等 5 制作经费预算费用应根据所举行记者招待会的规格和规模做出可行的经费预算 一般有租场费 印刷费 会场布置费 茶点费 礼品费 文具费 邮费 电话费 交通费等 6 组织会议主持人 其职责是把握会议的主题 保证不要离题太远 并要引导记者踊跃提问 遇到冷场时 可用轻松 幽默的语言活跃气氛 提高记者们提问的兴趣和勇气 记者招待会的时间一般控制在二小时之内 7 参观活动安排可以配合招待会主题组织记者进行参观活动 如观看设施 实物 成果展览 模型 图片等给记者创造实地采访 摄影 录像的机会 增加记者对会议主题的感性认识 8 小型宴请安排在招待会或参观活动后 邀请记者参加午餐或晚餐 以进一步进行沟通 9 收集有关新闻报道秘书要注意搜集到会记者采写 刊发的各类新闻稿件 分门别类地登记 分析 以便检验会议的效果 四 签字仪式 一 签字仪式的准备 重 难点 1 文本的准备 1 定稿 定稿即通过谈判和磋商确定会谈正式文件的各项具体条款及其表述的过程 这是文本准备的前提 2 确定使用的文字 如果是涉外商务会谈签字 还要确定文本选择哪国文字 如果双方使用不同的语言文字 签字文本应该使用双方的文字书写印刷 具有同等效力 3 确定正本和副本 正本即签字文本 用于签字后由各方或交专门的机构保存 有时为了方便使用 也可以根据正本的内容与格式印制若千副本 4 校印 校印即根据定稿印制 校对正本和副本 5 盖章 为了保证文本在签字后立即生效 一般在举行签字仪式前 先在签字文本上盖上双方的公章 文本一经签字便具有法定效力 2 商定参加人员 1 签字人 签字人员要符合以下条件 具有法定资格 规格相等 2 领导人 签字各方也可以派出身份较高的领导人参加签字仪式 但也应当注意规格大体相等 3 致辞人 一般由签字各方身份最高的人分别致辞 有时也可安排上级机关或协调机构的代表致贺词 4 主持人 主持人一般由主办方派有一定身份的人士担任 5 见证人 见证人主要是参加会谈的人员 各方人数应当大致相等 6 助签人 助签人的主要职责是在签字过程中帮助签字人员翻揭文本 指明签字之处 7 群众代表 有时为了充分发挥签字仪式的鼓动和宣传教育作用 可邀请主办单位或双方单位的部分群众代表参加 8 记者 为扩大影响 可邀请有关新闻单位派记者参加签字仪式 3 布置签字厅 1 签字厅的选择 签字厅有常设专用的 也有临时以会议厅 会客室来代替的 布置它的总原则是要庄重 整洁 清静 一间标准的签字厅 应当室内铺满地毯 除了必要的签字用桌椅外 其他一切的陈设都不需要 正确的签字桌应当为长桌 桌上最好铺设深绿色的台布 2 签字桌椅 双边签字 一般设长方桌 上铺深绿色或暗红色的台呢 桌后放两把椅子 为双方签字人员的座位 多方签字也可将桌排成圆形或方形 或仅放一张椅子 由各方代表依次签字 涉外双边签字仪式的座位按主左客右的礼仪顺序摆放 即客方的座位安排在主方的右边 多方签字则按礼宾次序安排各方签字代表的座次 一般按英文国名当头字母的顺序排列 也可按事先商定的顺序排列 签字桌上可放置各方签字人的席卡 涉外签字仪式应当用中英文两种文字标示 3 准备签字用具 包括待签的合同文本以及签字笔 吸墨器等文具 4 国旗的摆放 与外商签署涉外商务合同时还需在签字桌上插放有关各方的国旗 5 参加人员位置 按有关礼遇高低的确定好各方代表的座次 6 讲台