进口成品油业务控制矩阵.doc

财务精英俱乐部海量财务资料免费下载1.6进口成品油代理业务内部控制矩阵业务目标业务风险控制点适用单位不相容岗位控制点分值相关制度索引控制点相关资料会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露；6准确性1234561.对贸易人员及签约人员授权1.1经营风险：成品油交易人员未经授权交易，导致资产损失。1.1 联合石化经理对其成品油部门及境外子公司成品油贸易人员进行交易及签约授权，并将被授权贸易人员和签约人员名单向交易对手备案。联合石化5成品油交易员授权签约名单2.对交易对手的资信评估1.12.1经营风险：未评估新增交易对手资信，导致资产损失。财务风险：交易不真实，影响财务报告。2.1联合石化风险控制部门对新增交易对手的资信进行评估，经财务部门会签，分管副经理审核后报经理批准，确定交易对手名单和交易限制条件。联合石化5新增或拟改变交易限制条件交易对手名单和评估报告交易对手定期评估报告应付账款3. 签订成品油进口采购合同1.11.2经营风险：成品油进口未按计划，影响股份公司资源配置。3.1联合石化成品油部门收到股份公司相关部门或分(子)公司的成品油进口委托后，审核是否符合股份公司进口计划。根据委托，联合石化成品油部门负责人授权境外子公司成品油贸易人员对外询价，与进口委托方沟通，并取得口头确认。在充分考虑效益最大化的原则条件下，贸易人员与经过批准的供应商进行谈判,达成交易意向。联合石化分(子)公司6成品油进口计划1.12.1经营风险：进口成交报告未经审批，导致资产损失。3.2贸易人员将交易意向通知进口委托方，取得对品种、数量、品质、价格、支付条件等主要条款书面确认后，形成成品油进口成交报告，并交联合石化成品油部门负责人或境外子公司负责人审批。贸易人员按进口成交报告对外成交。联合石化需在成交后第二个工作日将成交结果报生产经营管理部。联合石化3成品油进口成交报告经营风险：合同未按规定程序或权限审批，导致资产损失。财务风险：交易不真实，影响财务报告。合规风险：合同违反法律、法规和国际惯例。3.3 联合石化成品油业务人员、财务人员、法律人员共同对合同相关条款进行审核，由经授权的签约人签订境外成品油采购合同。联合石化71.12.1采购合同存货1.1经营风险：保值未经确认导致资产损失。3.4如果进口委托方针对该笔交易进行了保值，委托保值结果应于成交日后第一个工作日取得委托方的书面确认。联合石化3纸货台账交易确认单4.委托租船与投保1.1经营风险：未按规定投保，导致资产损失。4.1若合同以FOB条款成交,相关贸易人员向联合石化运输部门提交租船内部联系单，同时境外子公司财务人员在规定时间内办理货物保险。联合石化4保单1.1经营风险：租船未经审核、确认，导致资产损失。4.2联合石化运输部门经办人员办理预租船，并根据船舶预租的主要条件填写租船确认单，由相关业务负责人和运输部门负责人签字后交贸易人员。联合石化经办审批3租船合同签约审核单1.1经营风险:未及时将技术规范提交装卸港，导致货物无法装卸，造成损失。4.3 联合石化境外子公司及成品油部门执行人员分别将船舶的技术规范提交装、卸港，申请靠泊。联合石化35.签订成品油进口合同、代理协议 2.13.2财务风险：交易不真实，影响财务报告。合规风险：代理协议违反法律法规。5.1联合石化成品油部门经授权的签约人员依照进口委托方确认的成品油进口成交报告与委托方签订成品油代理协议。联合石化分(子)公司31.12.1成品油进口代理协议存货经营风险：成品油合同未按规定程序或权限签署，导致资产损失。财务风险：交易不真实，影响财务报告。合规风险：合同违反法律、法规。5.2根据相关进口委托方确认的代理采购成品油品种、品质、数量、价格、时间及运输安排，联合石化成品油部门经授权的签约人员签订进口合同。联合石化41.12.1成品油进口合同存货6.报关、接货的准备手续3.1合规风险：违反国家法律法规。6.1货物到卸港前，联合石化成品油部门执行人员核对有关资料，按照国家有关规定申领重要工业品自动进口登记证明。联合石化31.1经营风险：报关通知、准备不及时，影响生产经营。6.2联合石化成品油部门执行人员按照海关规定准备合同、发票、装船单据等报关文件，通知卸货港和相关进口企业安排接货，由进口企业做好国内运输的准备，并安排代理报关公司办理报关报验手续。联合石化3通知卸货港记录7. 跟踪监控装船、航行和卸货过程1.1经营风险：成品油短量不能及时索赔，导致损失。7.1 联合石化境外子公司执行人员密切跟踪装船及其计量、货损等情况；发现短量，立即查明原因，并于当日通知运输部门、成品油部门、进口委托方和保险公司，以备事后追溯。联合石化运输部门、成品油部门、进口委托方在得知上述情况后，密切跟踪成品油到港、接卸、转驳及其计量、货损等情况，发现短量，立即查明原因，并于当日通知联合石化境外子公司。联合石化成品油部门、运输部门、境外子公司依据有关合同或约定分别向供货商、船东、港口等责任方提出索赔，并将索赔结果书面通知有关进口委托方。联合石化5索赔记录1.1经营风险：成品油运输滞期不能及时索赔或理赔，造成损失。7.2联合石化运输部门执行人员密切跟踪装船、航行和卸货等船舶动态，监控滞期发生情况及责任原因，准确计算滞期费，并将有关情况通知境外子公司、成品油部门、进口委托方，以便办理索赔或理赔，有关处理结果应书面通知进口委托方。联合石化5装卸事实记录滞期费支付审批单8.货款、保费等结算1.3资产安全风险：未按约定开具付款承诺函或未按规定审批导致损失。8.1联合石化境外子公司根据成品油进口合同规定，向联合石化财务部门提出开具付款承诺函的要求。财务部门对付款承诺函条款进行审核并提交成品油部门复核，上报联合石化分管副经理审批后，按合同约定的时间向货物供应商或境外子公司申请开证银行出具付款承诺函。联合石化财务部门业务部门4付款承诺函1.3经营风险：未及时催款及反馈信息，影响资金调度。8.2联合石化成品油部门执行人员按要求向财务部门提供收款、付汇资金计划表，并在货款到期前5个工作日向进口委托方提交付款通知书催款。财务部门负责将收款信息及时反馈给成品油部门执行人员。联合石化31.12.1收款、付汇资金计划表付款通知书资产安全风险、财务风险：付款未按规定程序及权限审核，造成损失，影响财务报告。合规风险：外汇结算违反国家外汇管理规定。8.3联合石化成品油部门执行人员在付款日前2个工作日向财务部门提供经本部门负责人批准的进口成品油付款联系单及发票、进口许可证、报关合同和无正本提单保函等文件，财务部门进行审核后，在合同规定付款日前1个工作日根据付款合同及发票填制银行付汇单据, 通知银行对外付汇。付汇后，成品油部门执行人员负责向财务部门提供报关单，由财务部门按照规定办理付汇核销手续，并根据银行付汇单开具代理手续费发票。联合石化财务部门业务部门51.12.1付款联系单银行付款回单成品油合同付汇核销档案发票应付账款货币资金1.32.1经营风险：未按计划付款，影响资金调度。资产安全风险：境外付款未经审批，导致资产损失。财务风险：付款未经审批，影响财务报告。8.4联合石化境外子公司执行部门及财务部门按照成品油进口合同规定，对供货商提供的发票进行审核，经境外子公司财务经理和总经理审批后，对供货商支付货款。境外子公司通知银行支付和备案程序参见1.2进口原油代理业务流程控制点8.3-8.7。联合石化财务部门业务部门6周付款计划应付账款货币资金1.32.1经营风险：未按计划付款，影响资金调度；资产安全风险：境外付款未经审批，致资产损失。财务风险：付款未经审批，影响财务报告。8.5联合石化境外子公司财务人员对成品油保险费明细表、保险发票、保单副本等进行审核，经境外子公司财务经理和总经理审批后，在规定付款日对保险公司支付。联合石化5保险发票货币资金应付账款2.1财务风险：联合石化内部对账不及时或对账差异未及时处理，影响财务报告。8.6 分（子）公司与联合石化按照进口成品油统一结算规定或合同规定的付款条款办理结算，并每月对账，如有差异，查明原因并及时处理。对于合同尾款，分（子）公司应与联合石化取得一致意见后，在半年内结清。5对账记录对账差异处理意见应收账款应付账款9.账务处理与档案管理2.1财务风险：会计核算不正确，影响财务报告。9.1 联合石化及