基于方针的三合一管理体系文件编写模式的探讨.doc

基于方针的三合一管理体系文件编写模式的探讨郑志强摘 要 本文通过对企业现有三合一管理体系文件常见模式分析，提出其存在的问题，并探讨基于方针的管理体系文件模式的编写方法，以解决这些问题，帮助企业有效的建立更适合其实际运作的管理体系文件。关键词 手册、文件、三合一(ISO9001:2008、ISO14001:2004、OHSAS18001:1999)、整合、管理体系、方针、模式一、前言这几年，随着中国经济的发展和对外贸易的不断升级，为提高市场竞争力和自身管理水平，申请和通过管理体系认证的企业数量越来越多。而且，随着国际社会和我国政府及公民对环境和职业健康安全重视程度的不断提高，许多企业依据ISO9001:2008质量管理体系 要求、ISO14001:2004环境管理体系 要求及使用指南、OHSAS18001:1999职业健康安全管理体系 规范建立了三合一的管理体系，并通过了三个体系的认证，取得证书。ISO9001:2008质量管理体系 要求、ISO14001:2004环境管理体系 要求及使用指南和OHSAS18001:1999职业健康安全管理体系 规范三个标准虽然目的和适用范围不同，根据它们所建立的体系的侧重点也不同，但由于它们都是组织管理的一部分，是组织管理体系中的子系统，遵循着相同的管理原则，如系统的管理原则、领导作用原则、全员参与原则、统一方向原则、过程方法原则、预防为主原则和持续改进原则等，所以，在实际的质量管理、环境管理和职业健康安全管理中往往可以采用相同的管理方法，如管理的教育方法、管理的法律方法、管理的行政方法和管理的经济方法等。同时，在三个标准中存在着许多管理的共性条款，ISO9001:2008标准在编写中考虑了与ISO14001标准的相容性，ISO14001标准在2004版改版时也考虑了与ISO9001标准的兼容性，使得三个标准在共性要求方面更为趋近。以上这些均为依据三个标准建立整合型的管理体系奠定了良好的基础。二、目前的管理体系文件编写模式作为三体系的审核员，笔者审核了八十多家企业的三合一体系，在审核中，阅读和文审了它们的体系文件。这些企业的文件体系架构基本一致，大多为如下的金字塔结构，将体系文件分成三个层面： 手 册 程序文件 作业指导书也有些中小企业将程序文件合并到手册中，或将程序文件列为作业指导书的范畴，形成只有两个层面的文件架构，更简单实用。在上述文件体系架构基础上，不同企业的体系文件模式往往又会有所差别，总体而言，目前三合一管理体系建立的模式主要有以下几种：第一种模式：三个体系分别建立体系，或质量管理体系单独建立体系，环境管理体系和职业健康安全管理体系整合建立体系。这种文件体系编写模式多见于企业先建立并通过了ISO9001认证，而后由于市场压力或自身管理需要，再建立了环境管理体系和职业健康安全管理体系体系。该模式下的手册，其编写顺序一般是按三个标准的条款顺序进行编写。第二种模式：三个体系整合建立体系，形成统一的一本手册。该模式下的手册往往是以ISO9001标准为主线，同时将环境管理体系和职业健康安全管理体系的内容嵌入质量管理体系体系相应章节中来进行编写。手册目录举例如下：章节号 标 题 对照ISO9001/ISO14001/OHSAS18001标准条款0.0 公司概况0.1 管理者代表任命书 5.5.2/4.4.10.2 手册颁布令1.0 体系文件架构及手册说明 4.2.1,4.2.2/4.1,4.4.41.1 体系覆盖范围及删减合理性说明 1.2,4.2.2/4.11.2 手册修改控制页2.0 引用标准3.0 术语和定义4.0 质量/环境/职业健康安全管理体系总要求 4.14.1 文件控制 4.2.3/4.4.4,4.4.54.2 记录控制 4.2.4/4.5.4/4.5.34.3 环境因素识别、评价控制 4.3.14.4 危险源识别、评价控制 4.3.14.5 法律法规管理 5.1/4.3.25.0 管理职责 55.1 管理承诺 5.15.2 以顾客为关注焦点 5.25.3 质量/环境/职业健康安全方针、目标 5.3,5.4.1/4.2,4.3.35.4 管理体系策划及管理方案 5.4.2/4.3.3/4.3.45.5 组织结构图 5.5.1/4.4.15.6 职能分配表 5.5.1/4.4.15.7 管理职责及描述 5.5.1/4.4.15.8 沟通与协商 5.5.3/4.4.35.9 管理评审 5.6/4.66.0 资源管理及提供 6.1,6.4/4.4.16.1 人力资源管理 6.2/4.4.26.2 基础设施管理 6.3/4.4.16.3 工作环境 6.47.0 产品实现及环境、职业健康安全实施与运行 7/4.47.1 产品实现的策划 7.17.2 与顾客有关过程控制 7.27.3 设计控制 7.37.4 采购控制 7.47.5 生产过程的控制 7.5.17.6 生产过程的能力确认 7.5.27.7 重要环境因素运行控制 4.4.67.8 不可容许风险的运行控制 4.4.67.9 相关方施加影响控制 4.4.67.10 应急准备和响应控制 4.4.77.11 标识和可追溯性控制 7.5.37.12 顾客财产控制 7.5.47.13 产品的防护控制 7.5.57.14 监视和测量装置的控制 7.6/4.5.18.0 测量、分析和改进 8/4.58.1 顾客满意度测量控制 8.2.18.2 内部审核 8.2.2/4.5.5/4.5.48.3 过程的监视和测量 8.2.38.4 产品的监视和测量 8.2.48.5 环境监测控制 4.5.18.6 职业健康安全监测控制 4.5.18.7 合规性评价控制 4.5.2/4.5.18.8 不合格品控制 8.38.9 事故、事件调查和处理控制 4.5.3/4.5.28.10 数据分析 8.48.11 持续改进控制 8.5/4.5.3/4.5.2目前，这种模式最为常见，有些做得好的企业其体系文件整合也较为到位，如在写“设计和开发”章节时，不仅考虑质量管理的内容，同时兼顾和涉及到环境管理和职业健康安全管理的相关内容。第三种模式：以卓越绩效管理模式为蓝本，手册按卓越绩效管理评价准则标准的条款顺序进行编写，并将三个管理体系的相关内容体现在其相应的章节中。该模式目前较少企业使用，多见于通过或拟通过省级或国家级质量奖的企业。三、对目前编写模式的优缺点分析上述三种体系文件编写模式均有其优缺点，现分析如下：第一种模式：由于其手册直接按照管理体系标准的章节进行编写，难度小，编写效率高。但由于三个管理体系或质量管理体系与环境管理体系/职业健康安全管理体系体系的手册相对独立，手册之间重复内容多，并可能存在相互矛盾之处，整合程度低，使用起来烦琐。第二种模式：由于其手册将三个管理体系标准进行了必要的整合，避免了共性部分的重复描述，整合程度较高，但由于编写时要兼顾三个管理体系的内容，具有一定的编写难度。第三种模式：由于其手册是按卓越绩效管理评价准则标准的条款顺序编写，超越了三个管理体系标准的要求，所考虑和描述的内容更多，故编写难度较大，对编写人员要求较高。又由于卓越绩效管理评价准则标准与三个管理体系标准编制的原则不尽相同，造成质量管理、环境管理和职业健康安全管理的内容在手册中不能较为直观的得以体现，不利于使用。以上三种模式的手册均是按管理体系标准或卓越绩效管理评价准则标准来进行编写，对企业中不熟悉标准的大部分员工来说，阅读起来难度较大，不易被理解和掌握。所以，笔者在现场审核中经常发现，除了手册中的组织结构、职责、方针和目标外，手册的其余章节很少有员工会光顾到，一问三不知。手册成为了一种形式、一种摆设，只是为接受认证审核而存在，其余时候均被束之高阁。编写模式编写效率编写难度整合程度易理解性第一种模式高小弱一般第二种模式中中中较难第三种模式低大中难从上表可看出，目前的三种编写模式均不尽完美，如何解决这个问题呢？是否有更好的模式？四、基于方针的管理体系文件编写模式的理论基础在探讨上述问题之前，让我们来共同了解一下手册的定义和存在意义。在ISO9000:2005标准中，有如下定义：1质量手册：规定组织质量管理体系的文件。注：为了适应组织的规模和复杂程度，质量手册在其详略程度和编排格式方面可以不同。2管理体系：建立方针和目标并实现这些目标的体系。3质量管理体系：在质量方面指挥和控制组织的管理体系。在ISO14001:2004标准中，有如下定义：1 环境管理体系：组织管理体系的一部分，用来制定和实施环境方针，管理环境因素。注1：管理体系是用来建立方针和目标，并进而实现这些目标的一系列相互关联的要素的集合。注2：管理体系包括组织结构、策划活动、职责、惯例、程序、过程和资源。在OHSAS18001:1999标准中，有如下定义:5. 职业健康安全管理体系：总的管理体系的一个部份，便于组织对与其业务相关的职业健康安全风险的管理，它包括为制定、实施、实现、评审和保持职业健康安全方针所需的组织结构、策划活动、职责、惯例、程序、过程和资源。从上述定义可以看出，手册是规定管理体系的文件，而管理体系是企业用来建立方针和目标并实施、实现这些方针和目标的体系。根据术语的替代规则，故手册是规定企业用于建立、实施、实现、评审和改进方针和目标的体系的一种文件，其内容应包括组织结构、职责、相关活动/过程/程序、资源等，应体现对质量、环境因素和职业健康安全风险的管理内容。所以，手册的内容应紧紧围绕方针和目标而展开。另，在ISO9000:2005标准2.7.2质量管理体系中使用的文件类型中，有如下描述：在质量管理体系中使用下述几种类型的文件：a) 向组织内部和外部提供关于质量管理体系的一致信息的文件，这类文件称为质量手册；大家知道，体系文件的价值即存在的意义主要是沟通意图、统一行动（ISO9000:2005标准2.7.1条），而从上述描述中我们可看出，手册的主要目的应该是向组织内外部沟通意图、传达信息。我们从手册的定义中可推理出，手册要传达的信息主要是管理体系的相关内容，即企业如何建立、实施、实现和改进方针和目标。方针是企业最高管理者确定和发布的总的宗旨和方向，所以手册在描述和传达方针的有关信息的同时，在总方向上也起到了统一行动的作用。可以说，手册是企业管理体系中的纲领性文件，其应更接近于企业经营理念、企业文化层面，而程序文件、作业指导书更多的则是体现实施、执行层面的内容。综合上述观点，我们可认为，企业的手册并不是常规式地按相关管理标准顺序进行编写，而应该是能很好地体现方针的相关内容，包括建立、实施、实现和改进的内容，只有这样，手册才能更好地表达和传达最高管理者的思想和理念，起到传递信息，明确方向和统一行动的目的，才能更好地被员工和相关方所理解和关注。即原有的管理体系文件模式为“标准手册方针”（根据管理体系标准来编写手册，在写手册的过程中覆盖方针的相关内容），现改进为“方针手册标准”（根据方针来编写手册，在写手册的过程中覆盖管理体系标准的相关内容，同时应包括目标及相应管理方案，以体现目标的建立和实现的有关内容），这种模式，我们可称其为“基于方针的管理体系文件编写模式”。五、基于方针的管理体系文件编写模式的通用编写方法 那么，如何按此模式编写体系文件，尤其是手册呢？首先，我们要先了解三个管理体系标准对方针有哪些要求。在ISO9001:2008标准中：5.3 质量方针 最高管理者应确保质量方针： a) 与组织的宗旨相适应； b) 包括对满足要求和持续改进质量管理体系有效性的承诺； 在ISO14001:2004标准中：4.2 环境方针 最高管理者应确定本组织的环境方针，并在界定的环境管理体系范围内，确保其a) 适合于组织活动、产品和服务的性质、规模和环境影响；b) 包括对持续改进和污染预防的承诺；c) 包括对遵守与其环境因素有关的适用法律法规和其他要求的承诺；在OHSAS18001:1999标准中：4.2职业健康安全方针组织应有一个经最高管理者批准的职业健康安全方针，该方针应清楚阐明职业健康安全总目标和改进职业健康安全绩效的承诺。职业健康安全方针应：a） 适合组织的职业健康安全风险的性质和规模；b） 包括持续改进的承诺；c） 包括组织至少遵守现行职业健康安全法规和组织接受的其他要求的承诺；从上述条款内容可看出，方针应包括“遵守法律法规及其他要求”和“持续改进”承诺的内容（环境方针中的“污染预防”承诺，其目的是为了降低有害的环境影响，提高环境绩效，实际上也是“持续改进”的承诺内容，只是其要求更具体，企业必须从源削减开始考虑改进工作），这是三体系标准的共性。所以，我们可考虑在手册中编写“遵守法律法规” 篇章和“持续改进” 篇章，涵盖三个管理体系标准的相应内容。同时，三个管理体系的方针内容又有其所在领域的特性，要适合企业在质量、环境、职业健康安全方面的现状及宗旨，所，方针可以是合并为一个，或各管理体系分别制定方针，故手册中还应有“质量管理”、“环境保护”和“职业健康安全”等专项篇章。另外，为实现上述这些章节的内容，企业必须配备相应的资源加以支持，故还应有“资源支持” 篇章，此处的资源不仅包括ISO9001标准第6章的人力资源、基础设施和工作环境，还可包括信息、文件、记录、监测设备等资源。按新模式编写的手册目录举例如下：章节号 标 题 对照ISO9001/ISO14001/OHSAS18001标准条款前言1 手册修改控制页2 手册颁布令3 公司概况4 体系文件架构及手册说明 4.2.1,4.2.2/4.1,4.4.45 体系覆盖范围及删减合理性说明 1.2,4.2.2/4.16 体系变更的策划和实施 5.4.27 管理者代表任命书 5.5.2/4.4.18 引用标准9 术语和定义第一篇 宗旨与承诺1 管理方针及内涵 5.3/4.22 方针的管理 5.3/4.23 最高管理层的承诺 5.1,5.2,5.4.24 目标、指标及方案 5.4.1/4.3.3/4.3.3,4.3.45 目标、指标及方案的管理 5.5.1/4.3.3/4.3.3,4.3.4第二篇 组织结构及职权1 组织机构 5.5.1/4.4.12 职能分配表 5.5.1/4.4.13 职责与权限 5.5.1/4.4.1 第三篇 资源支持1 资源提供 6.1/4.4.12 人力资源管理 6.2/4.4.23 基础设施管理 6.3/4.4.14 监测设备管理 7.6/4.5.15 影响质量的工作环境管理 6.46 文件控制 4.2.3/4.4.57 记录控制 4.2.4/4.5.4/4.5.38 信息收集、传递及管理 5.5.3/4.4.39 财务支持 6.1/4.4.1第四篇 遵守法律法规1 法律法规和其他要求的收集、识别 7.2.1/4.3.22 法律法规和其他要求的传达 4.2.3,5.5.3,6.2/4.4.5,4.4.3,4.4.23 法律法规和其他要求的实施 7,8.2.4/4.3.2,4.4.6,4.4.7,4.5.14 合规性评价 4.5.2/4.5.15 不符合的改进 8.5.2/4.5.3/4.5.2 第五篇 持续改进1 持续改进的策划 8.12 数据分析 8.43 内部审核 8.2.2/4.5.5/4.5.44 管理评审 5.6/4.65 纠正和预防措施 8.5.2,8.5.3/4.5.3/4.5.2 第六篇 质量管理1 产品实现的策划 7.12 顾客有关过程控制 7.23 设计控制 7.34 采购控制 7.45 生产过程的控制 7.5.16 生产过程的能力确认 7.5.27 标识和可追溯性控制 7.5.38 顾客财产控制 7.5.49 产品的防护控制 7.5.510 产品的监视和测量 8.2.411 不合格品控制 8.312 顾客满意度测量 8.2.113 过程的监视和测量 8.2.314 不符合的改进 8.5.2/8.5.3第七篇 环境保护1 环境因素识别、评价及控制 4.3.1,4.3.3,4.4.6,4.4.72 重要环境因素运行控制 4.4.63 相关方施加影响控制 4.4.64 应急准备和响应控制 4.4.75 对外信息交流 4.4.36 环境监测和测量 4.5.17 不符合调查、处理及改进 4.5.3第八篇 职业健康安全1 危险源识别、评价及控制 4.3.1,4.3.3,4.3.4,4.4.6,4.4.72 不可容许风险的运行控制 4.4.63 应急准备和响应控制 4.4.74 员工代表 4.4.35 协商与沟通 4.4.36 职业健康安全绩效监测和测量 4.5.17 事故、事件、不符合调查、处理及改进 4.5.2附录1 程序文件目录 4.2.2/4.4.42 适用的主要法律法规一览表结合上述例子，企业在按新模式编写体系文件时应注意以下几点：1 方针内涵描述时，应引用相应篇章的名称，使方针与后续篇章能有机的联系起来。2 在实际编写工作中，各篇章的名称可结合企业方针内容重新予以命名，以使阅读者、使用者更易于理解。如方针中有“以人为本，实现环境和谐完美，追求卓越”，则“环境保护”篇章就可更名为“实现环境和谐完美”。3 在专项篇章中，“质量管理”篇章是以产品及顾客要求的识别、控制、监测为主干线进行描述；“环境保护”篇章是以环境因素的识别、控制、监测为主干线进行描述；“职业健康安全”篇章是以危险源的识别、控制、监测为主干线进行描述。4 由于手册是按三个管理体系标准分别编写专项篇章，使得企业的一项工作可能在多个篇章中被描述。如原材料的采购控制，在“质量管理”篇章第4节会被提到，在“环境保护”篇章第3节会被提到，还会在“职业健康安全”篇章第2节被提到，较为分散，不利于实际操作。这就要求在编写执行层面的文件（如采购控制程序或采购管理办法）时，必须将三个管理体系标准的要求即三个专项篇章中相应的内容结合起来进行编写。另外，由于上述的原因，使得用新模式编写的手册不宜包含全部的程序文件，所以若企业想建立只有两个层面的文件架构，则可考虑将程序文件列为作业指导书的范畴。5 “遵守法律法规”篇章中“法律法规和其他要求的实施”章节涉及管理体系标准条款较多，描述应全面，但原则性描述即可。6 “遵守法律法规”篇章中“法律法规和其他要求的传达”章节，可考虑引用“资源支持”篇章中第2、6、8章节。7 三个专项篇章中最后一节均有“改进”的内容，可考虑引用“持