材料整理、建档工作基本要求.doc

河南科技学院新科学院学士学位授权评建材料整理、建档工作基本要求为确保我院学士学位授权评建工作统一、有序、高效地进行，使各类评建材料的收集、整理和建档工作更加科学化、规范化，特制定本要求。一、材料分类评建材料主要指支撑“河南省普通高等学校新增学士学位授权单位、学科（专业）评审指标体系”某个观测点所需的各类佐证材料和支撑材料，如各类数据统计、图表说明、名册、人事档案、各类证书等。（一）、评估材料分为学院层面材料及院系本科专业材料，其中学院层面材料由各职能部门和各教学系部负责整理提供，学院迎评办材料组负责统一归档；院系本科专业材料由专业所在系负责收集、整理、归档。（二）、按评估材料的形成过程，可以分为原始档案材料、新建档案材料及评估工作材料（评估过程中的工作材料）。（三）、按材料形式，可以分为文字类、原件类、综述类、表格类材料。二、材料格式要求（一）、各类原始材料（如管理文件、制度，会议记录、纪要，历年工作安排、总结等）一般应采用原件，以体现材料的真实性。原件类材料的纸张大小不必完全统一。（二）、新建文字材料均采用WORD文档格式，具体格式要求见附件。（三）、所有的复印件统一使用A4纸。（四）、文件、资料中如有附件，应在正文后标识“附件”，并标明附件名称，对于数量较多不便统一分装的背景材料应标明保存地点（如试卷、论文等）。凡正式文件、材料必须落款并加盖公章，需落款的材料应署成文单位全称，同时打印成文日期。（五）、照片类材料暂不做粘贴、装订，装袋后分类保存，并标明内容与数量。电子版类材料刻录光盘保存。（六）.各类证书（学历、学位、专业技术职务、获奖、荣誉证书等）由各部门（单位）列出清单，并采用证书复印件归档。（七）、填表要求1、根据迎评办提供的各类样表，用中文Word建立各种结构分析表。每一类表都要分学年分别统计、建表。2、不要随意更改表格所列项目，对表格内容形式不明确的，请与迎评办联系。3、各职能部门组织各系部填写各类表格，所有表格请在2月24日前报送给各职能部门，各职能部门汇总后于2月27日前交评建办，并附电子版。三、材料建档要求（一）评建目录。评建材料目录共分三级：一级目录：河南省新增学士学位授权单位、学科（专业）评审指标体系中的一级指标。例：（一）学校办学指导思想二级目录：河南省新增学士学位授权单位、学科（专业）评审指标体系中的二级指标。例：1.1 学校定位三级目录：说明“二级目录”所需要的具体支撑佐证材料说明：根据实际情况，如果三级目录还不能满足材料准备的需求，可继续伸展，用其它特殊符号区分材料的层次性。每一个三级目录下的材料订在一起，三级目录的材料一定要有封面和子目录。封面、档案盒格式见附件。（二）评估材料统一用档案盒及文件夹分装。档案盒正面、侧面应有标签，各系部标签按规定打印，标明内装材料。文件夹上首页标明本文件夹内材料目录。（三）每个档案盒内必须有打印的材料目录，列出该档案盒内所包含的材料清单。其后是按目录次序排列的相应档案材料。（四）对需要进行后续补充、完善、积累的材料，暂不做整册装订；对需要修订的材料及未完成的统计表暂不打印装盒，待定稿后打印装盒，以减少浪费。（五）各部门必须设置专柜陈列各类评估档案资料，集中管理，专人负责。四、材料归档年限材料、数据采集及整理、归档时间为2008年9月1日至2012年4月1日。除“办学条件”、“教学条件与教学管理”指标中的有关项目以自然年度统计外，其余材料均以学年为期限统计或归档。五、其他要求（一）评估材料要做到原始性、真实性、针对性、层次性，已经形成的原始材料不得随意改动，新建材料规范到位，要注意积累评估过程中的工作材料，如各种学习宣传材料、评估工作计划、总结等。 （二）学院下达给各部门的收集、整理和提交材料工作任务，主要基于其对应性、相关性考虑，在任务分解上虽然明确相应的部门和单位，但仍有交叉或不够全面。凡材料内涵所涉及的部门和单位，都必须按评估指标体系的要求将与自身工作有关的零星材料收集、整理和汇总，并提供给相应的部门归档。（三）各部门提交的统计数据必须准确一致，数据的统计应有出处和来源，标明统计的日期、统计人员的姓名。所有的数据必须有支撑材料说明，支撑材料要齐全、准确。（四）所有收集、整理出的材料（尤其是综述材料），都必须有据可查，要注意收集原始依据材料。各部门领导及相关工作人员，对材料的名称、来源、原始依据都必须做到心中有数，要做到说得出，理得清，道得明。（五）各系部提供给学院层面的所有文件材料及数据均应有备份留存。各系部的评建档案要规范、齐全、整洁，编目清楚，排列有序，便于查找利用。要求材料保管人必须十分熟悉材料的陈列位置、材料的内容。（六）材料描述过程中应使用规范、统一的名称和术语。如统一使用“学院”、“我院”，不用“学校”、“我校”等提法。附件一：新建材料封面格式学士学位评估材料序号：X.X.X-XX X 系教学管理人员基本情况及分析二 年 月附件二 新建材料格式要求一.页面设置（一）纸型：采用A4纸。页面设置采用默认设置，即上、下页边距均为2.54cm, 左、右页边距均为3.17cm，装订线位置为左。（二）页脚：所有材料均应在页脚处加注页码（居中、五号、“第1页共3页”）。二.材料标识（一）标题用小二号黑体（如有副标题，用三号楷体）。标题可分一行或多行居中排布,回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（二）正文用四号仿宋字（表格材料的字体、字号酌情处理，表格尽量竖排，做到整齐美观，表中的双名中间空一格，如张三，写为张 三）。表名在表格上方，居中。如有图片，图名应在图片下方，居中。）。行间距为固定值23磅。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”, 第五层为“”。结构层次超过五层的可自行根据情况设置，但不得对与此五层冲突。示例：一、信息管理与信息系统特色专业（有顿号）(一) 信息管理与信息系统特色专业（括号为英文半角，右括号与文字间空一全角空格）。 1. 信息管理与信息系统特色专业（有英文句号） (1) 信息管理与信息系统特色专业（括号为英文半角，右括号与文字间空一全角空格）。 信息管理与信息系统专业（右括号与文字间空一全角空格）。另外，前三层只写层次标题，回行后写内容或下一层标题，第四层以后，在层次标题下空一格（全角空格）后，直接跟文字。示例如下：一、信息管理与信息系统特色专业(一) 信息管理与信息系统特色专业 1. 信息管理与信息系统特色专业(1) 信息管理与信息系统特色专业 信息管理与信息系统特色专业 （三）落款凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署单位全称，在下一行相应处标识日期。单位全称为：经济与管理系；不能署“经管系”。日期的标示格式统一为：2010年9月12日（这是格式，不是所有的材料都标这个日期）。10附件三：档案盒正面标签格式、档案盒侧面标签格式(二) 专业建设 2.1 专业布局2.1.1 现有本科专业情况(二) 专业建设 2.1 专业布局2.1.1 现有本科专业情况(二) 专业建设 2.1 专业布局2.1.1 现有本科专业情况(二) 专业建设 2.1 专业布局2.1.1 现有本科专业情况(二) 专业建设 2.1 专业布局2.1.1 现有本科专业情况(二) 专业建设 2.1 专业布局2.1.1 现有本科专业情况学校河南科技学院新科学院2. 学校办学指导思想2.1 学校定位2.1.1 教育部设立学院文件学院评建材料经管系河南科技学院新科学院2. 学校办学指导思想2.1 学校定位2.1.1 教育部设立学院文件学院评建材料食工系河南新科学院新科学院2. 学校办学指导思想2.1 学校定位2.1.1 教育部设立学院文件学院评建材料艺体系河南科技学院新科学院2. 学校办学指导思想2.1 学校定位2.1.1 教育部设立