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文档简介

神华宁煤集团灵州建井工程公司文件管理制度汝箕沟煤矿露天复采工程项目部文件管理制度一、 目的 为了对项目部文件的编写、审核、批准、发放、运行识别、废除、保存等进行规范化管理，特制定本制度。 二、 范围 本制度适用于本项目部所有文件管理。 三、 职责 1、工程技术部负责对文件编码、标识、文件格式原件（电子版）存档、保存、发放记录、控制管理、废除文件回收等管理工作以及文件的编写，并参与文件的正常执行。 2、项目部重要文件均由项目经理批准，其他外来文件及部门文件由相关部门主管批准。 3、项目技术负责人负责质量、安全管理类文件的审核。 四、 定义 文件清单：指发放文件的一个清单，按文件发放时间，以文件名排序。文件目录：指文件的内容简介。五、 作业内容 1、文件的分类 管理制度类文件：由技术负责人审核，项目经理批准。包括：项目部管理制度、程序文件。 公文类文件：包括项目公告、规定、说明类和奖罚通知类。 表单类文件：包括项目报表类、工作联络表等。 指导书：由技术负责人编制，项目经理核准。 外来文件:包括行政法规、标准类以及部门外来外发文件。项目外来外发文件要经部门主管确认，保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性。 2、修订或编写、申请新增文件时，应按公司文件管理制度，进行文件编码，并进行登记。 3、文件发放程序及记录 文件格式经技术负责人审核、项目经理批准后，按文件要求涉及所需的文件数量复印并发放到相关部门。 普通部门行文文件经部门主管批准后即可生效执行。 普通行文类文件加盖公章即可生效。 文件发放要按文件发放情况登记表进行登记。 4、文件清单及文件目录 为方便文件的查询与监控，文件管理人员应对保管的文件列出文件清单及文件目录，并及时进行更改及更新。 5、 文件的保存 文件格式的原件（电子版）由项目部进行保存。 机要文件由项目经理保存，普通文件可由工程技术部保存。6、文件的回收及废除 受控文件经次更改后或文件需大幅度修改时，可以作废，但受控文件的发放部门必须发放新版本受控文件后，才能把旧版本作废。工程技术部按文件发放记录回收作废版本后， 除保留一
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