企业系统管理说明书.doc

1 引引 言言 3 1 1 编写目的 3 1 2 文档版本 3 1 3 项目背景 4 1 4 定义 4 1 5 参考资料 4 2 总体设计总体设计 4 2 1 需求概述 4 2 2 运行环境 5 2 3 基本设计概念和处理流程 5 2 3 1 系统建设的原则 5 2 3 2 系统建设的目标 5 2 3 3 系统中的技术应用 6 2 3 4 系统平台的选择 6 2 3 5 设计的基本概念和方法 8 2 4 系统结构体系 9 2 4 1 软件功能体系 9 2 4 2 系统体系结构 10 2 5 功能需求与程序结构的关系 11 2 6 人工处理过程 12 2 7 尚未解决的问题 12 3 接口设计接口设计 12 3 1 用户接口 12 3 2 外部接口 17 3 3 内部接口 17 4 数据结构设计数据结构设计 19 4 1 逻辑结构设计 19 4 2 物理结构设计 60 4 3 数据结构与程序的关系 60 5 系统出错处理设计系统出错处理设计 61 5 1 出错输出信息 61 5 2 出错处理对策 61 6 安全保密设计安全保密设计 61 7 维护设计维护设计 61 1 引引 言言 1 1 编写目的 1 2 文档版本 1 3 项目背景 1 4 参考资料 2 总体设计总体设计 2 1 需求概述 GMCC 企业办公管理系统 GMCC EOAS 旨在全公司范围内实现办公管理现代化 信息资源化 传输网络化和管理科学化 充分发挥单位的通信优势 建成高质量 高效率 的信息服务系统 为公司领导和单位办公提供服务 办公自动化系统的主要内容应该包括 公文管理 收文 发文和呈批件 档案管理 会议管理 公共信息 通信录 列车航班等 个人事务管理 名片夹 日程安排等 电子论 坛 电子邮件 电子传真 电子期刊 企业文化宣传等模块 尤其增加企业文化功能 包 括企业介绍 历史回顾 重大新闻及事件 详见 GMCC EOAS 需求分析说明书 2 2 运行环境 2 3 基本设计概念和处理流程 2 3 1 系统建设的原则 办公自动化系统是企业信息系统的重要组成部分 办公信息在管理信息系统中占相当 大比重 办公信息的有效管理 控制和使用 能大大地提高办公效率 解决我国目前存在 的办公效率低的状况 办公信息和业务信息之间是相互关联不可分割的 二者的有机结合 能充分发挥出各方面信息的价值 有效地为各项业务及决策服务 使管理信息系统的应用 效果得到充分发挥 办公自动化的发展经过以下几个发展阶段 最初是先进的办公设备的 如传真机 打 字机 复印机等 使用 解放办公人员的手工劳动 随后计算机进入办公室使办公自动化 技术得到迅速的提高 计算机自动排版 电子表格技术等减少了工作人员大量的排版和数 字核算工作 计算机网络技术的发展给计算机在各方面的应用带来了无限的生机 同样也 为办公自动化带来了新的概念 人们可以通过网络 电子邮件和其他人员进行信息交换 协同工作 这是由个人办公到协同工作的质的飞跃 Internet 技术的迅猛发展使人们可以在 世界任意地方进行交流 协作 彻底改变了人们对办公自动化的认识 目前 办公自动化技术的内涵及外延都发生了彻底地改变 在企业信息系统中各种综 合技术的引用使办公人员可以综合处理业务和办公信息 根据业务分析形成公文文档和报 告或根据办公流程中的公文信息形成或修改业务系统信息 因此 在企业信息系统的建设 过程中 要改变以往以业务数据为主的管理信息系统 MIS 的观念及陈旧的办公自动化的概 念 应用先进的网络计算技术 群件及工作流技术 构造一个在企业信息系统中不可或缺 的高效的办公自动化系统 2 3 2 系统建设的目标 办公自动化系统建设要达到如下目标 建立稳固 强大的企业级通讯基础设施 利用信息技术发展的契机 加强企业文化建设 迎接知识经济时代的到来 加强知识管理 行政指令上传下达畅通 响应迅速 加强协作 提高企业整体工作效率 增加企业在市场竞争中的活力 充分利用信息资源 提高决策效率和准确度 加强与外界交流 把握市场动态 提高企业应变能力 2 3 3 系统中的技术应用 办公自动化系统有其自身的特点 它的信息量大 信息种类繁多 参与人员多 需要 不同层次的协作 更有一些信息代表着指令和命令 需要有安全 保密的保障和可认证性 因此 办公自动化系统的建设中需要采用一些先进的技术来保证 群件技术 群件技术 办公自动化系统中的信息种类多 可能包括文字 表格 图形图象 甚至 包括声音动画等多媒体信息 需要多种软件进行协调处理 办公自动化系统的文档多为复 合的文档 在处理时需要功能强大的对象连接嵌入 OLE 技术 信息的传递更需要与功 能强大的电子邮件技术结合 群件技术不同于单个软件的集合 它能使不同的信息的处理 协调进行 使人们在不同的地域和时间协同工作 促进群体交流和资源共享 充分提高群 体工作效率 工作流技术 工作流技术 办公自动化系统中 一个工作的完成需要多个人员参与 参与的角色 时间 阶段和方式也各不相同 因此需要有强有力的工作流技术做保证 要能自动寻找路 由传递文档 供相应人员进行批阅 跟踪传递中文档的状态 对工作进行统计和督办 企 业级与跨企业级的文档分发 文档的组织与链接等 安全机制 安全机制 办公自动化系统中的信息既有上传下达的指令与命令 又有不同人员的个 人信息 因此在传送和保存中要有严格的安全机制做保证 数字签名 确保信息来自发出 信息的人 以防信息被仿冒和篡改 私人密钥加密 保证信息传输和到达后只有指定的人 员才能看到 存取权限控制 从数据库 文档 乃至区段字段级的加密 使有存取权限的 人员才能阅读或修改相应的内容 移动计算 移动计算 移动计算技术使人们离开办公室时 如 出差 在家中 同样可以连入企 业网络进行办公 如同在办公室一样 可以大大地提高工作效率 提供企业竞争能力 支持支持 SQL 标准 标准 使 OA 系统能对关系数据库进行访问 使 OA 系统与 MIS 系统进行 数据交互 例如 从生产 经营数据中统计分析 形成计划报表 进入审批执行的流程 另外从 OA 审批流程中的数据记入管理信息系统的数据库 与与 Internet 的互连 的互连 信息技术的发展使人们可以通过 Internet 进行信息交流 信息发 布和电子商务 企业内部网络不再是孤立的 封闭的系统 通过防火墙与 Internet 互连 使企业与外界能及时地交流信息 使企业在市场中立于不败之地 2 3 4 系统平台的选择 2 3 5 设计的基本概念和方法 2 4 系统结构体系 2 4 1 软件功能体系 2 4 2 企业办公管理系统 企业文化办公管理部门办公个人事务 企 业 形 象 会 议 管 理 呈 批 件 发 文 管 理 收 文 管 理 技 术 交 流 新 闻 简 报 任 务 指 派 日 程 安 排 通 讯 录 个 人 文 档 电 子 期 刊 规 章 制 度 档 案 管 理 常 用 信 息 谈 天 说 地 公 告 与 通 知 通讯平台 电 子 邮 件 传 真 服 务 今 日 工 作 系统体系结构 2 5 功能需求与程序结构的关系 序 号 程序 需求 企 业 形 象 新 闻 简 报 规 章 制 度 电 子 期 刊 技 术 交 流 谈 天 说 地 常 用 信 息 收 文 管 理 发 文 管 理 呈 批 件 会 议 管 理 档 案 管 理 公 告 通 知 今 日 工 作 电 子 邮 件 个 人 文 档 日 程 安 排 通 讯 录 任 务 指 派 系 统 设 置 1 企业形象宣传 2 规章制度 3 电子期刊 4 电子论坛 5 常用信息查询 6 收文管理 7 发文管理 8 呈批件管理 9 会议管理 10 档案管理 11 公告与通知 12 电子邮件 13 个人文档 14 日程安排 15 名片夹 16 任务指派 2 6 人工处理过程 2 7 尚未解决的问题 3 接口设计接口设计 3 1 用户接口 提示信息规范 1 提醒信息 2 确认信息 当用户的操作将产生不可恢复的影响和后果时 应使用确认提示 确认提示采用是否 判断对话框 标题为 提示 提示内容和图标如上图所示 3 2 外部接口 3 3 内部接口 4 数据结构设计数据结构设计 4 1 逻辑结构设计 数据库名称数据库名称功能描述功能描述 启动数据库所有应用的启动入口 企业形象数据库是企业文化的重要组成部分 它包括 企业介绍 企业发展史 企业业绩 企业精英 合作伙伴 重大新闻 等内容 新闻简报数据库用于发布企业普通新闻 科技信息 信息快报等 规章制度数据库将企业的人事 劳资 财务 工作准则等各项规章制度和国颁 部颁的行业标准及制度在企业范围内发布 供员工随时查阅 以 规范自己的工作 制度按发布的范围分为全公司制度和本公司制 度 按用途分为专业制度和通用制度 电子期刊数据库是企业员工抒发情怀 展现自己才华的园地 是外界了解企业文 化的窗口 广大的 GMCC 员工可以在网上阅读期刊 并且可以踊 跃为刊物投稿 技术交流数据库用于企业内部就专业和技术问题在员工之间展开交流和讨论 谈天说地数据库企业内部聊天室 让大家针对某些话题进行讨论 发表自己的观 点 常用信息数据库常用信息数据库管理员增加除列车 航班外信息时 可自主编辑 修改此数据库达到需求 列车时刻数据库查询 修改列车时刻表 航班时刻数据库查询 修改航班时刻表 收文管理数据库收文管理是指 GMCC 对本公司 上级单位 下级公司 电信管理 部门以及其它外单位的正式公文 传真电报 信函 通知等进行 登记 批示 阅办 阅处 阅知 归档等处理的整个过程 收文 根据收文级别和收文处理流程的不同 分为公司级收文和科室级 收文 发文管理数据库发文管理是指移动通信局对公文从拟稿 审核 签发到发文 归 档的整个处理过程 移动通信局的发文分为正式的红头文件 传 真电报 呈批件 内部通知等几种类型 呈批件数据库公司内部日常办公中 下级请示 报告的一种文件类型 会议管理数据库会议管理是指 GMCC 内从起草会议通知 部门经理审核 公司领 导审批到最后发会议通知 会议结束后填写会议纪要以及归档的 整个过程 公告通知数据库公告和通知是向全公司和本公司发布的一般性和专业性的通知等 处理流程为起草 审核 签发 档案管理数据库模块实现需归档文件从收集 整理到立卷 组卷等归档处理全过 程的电子化 自动化 同时提供丰富的打印和查询功能 日常待办理 登记 审核 签发 发布等 和待阅的文件 在此模块中进行私人邮件的传递和处理 提供一个创建 编辑和管理个人文件的场所 可以管理您的私人名片 记录客户 朋友 同事等的电话 地址 等信息 为您的日常工作带来方便 个人邮件数据库 您可在此计划 安排您的日常工作 制订工作安排 设置闹钟提 醒 任务指派数据库公司各级领导向下属分配工作的方法 可实现工作任务的登记 指派和催办 并监督和管理任务的办理和完成情况 促进工作组 成员间的交流 提高工作效率 是自动化办公的得力助手 系统设置数据库用于创建企业的组织机构及人员信息 并为 NOTES 用户赋予权限 角色 公文邮件数据库公司间文件传递的临时存储数据库 也可用于与外单位系统联系 时 文件传递的临时存储数据库 4 2 物理结构设计 4 3 数据结构与程序的关系 数据结构与应用程序模块间的关系 序 号 程序 数据库 企 业 形 象 新 闻 简 报 规 章 制 度 电 子 期 刊 技 术 交 流 谈 天 说 地 常 用 信 息 收 文 管 理 发 文 管 理 呈 批 件 会 议 管 理 档 案 管 理 公 告 通 知 今 日 工 作 电 子 邮 件 个 人 文 档 日 程 安 排 名 片 夹 任 务 指 派 系 统 设 置 1 企业形象数据库 2 新闻简报数据库 3 规章制度数据库 4 电子期刊数据库 5 技术交流数据库 6 谈天说地数据库 7 常用信息数据库 8 列车时刻数据库 9 航班时刻数据库 10 收文管理数据库 11 发文管理数据库 12 呈批件数据库 13 会议管理数据库 14 档案管理数据库 15 公告通知数据库 16 邮件数据库 17 任务指派数据库 18 系统设置数据库 19 启动数据库 20 公文邮件数据库 5 系统出错处理设计系统出错处理设计 5 1 出错输出信息 Lotus Notes 应用平台提供出错信息提示 运行本系统时由于操作错误或填写内容类型 不匹配时 如日期型内容 系统会出现提示信息 见提示信息规范 5 2 出错处理对策 6 安全保密设计安全保密设计 登记 批示 分发 传阅主办协办 归档 7 附录附录 1 处理流程 处理流程 收文管理 公司收文 发文管理 公司发文 传真电报 起草 会签 分发 主 管 主管审核 科长 审核 呈送 签发 科 长 秘 书 办 职 员 秘 书 办 主 管 科 长 发布 主 管 起草 主管审核 科长审核 呈送 签发 科 长 秘 书 办 职 员 秘 书 办 主 管 科 长 会议管理 公司会议通知 科会议通知 会议纪要 科长 起草主管审核科长审核呈送签发归档 科长 科长 起草主管审核科长签发归档 起草科长审核局长签发归档 科长 科长 发布 主 管 起草 主管审核 科长审核 呈送 签发 科 长 秘 书 办 职 员 秘 书 办 主 管 科 长 科 长 公告栏 全公司内部通知 本公司内部通知 拟稿 核稿 签发 发