001文件管理程序.doc

湖北同发机电有限公司 程序文件文件管理程序编 号：TF-P-0012004页 数： 11发文号：编 制审 核批 准2004年02月01日发布 2004年02月01日实施文件管理程序1 目的为对文件的编制、批准、发布及更改等活动实施控制，确保有关场所使用文件的有效版本，特制定本程序。2 适用范围本程序适用于公司质量管理体系所要求的文件的控制，公司红头文件、各部门发布的文件不适用本程序。3 职责3.1 公司办公室负责质量手册、程序文件、作业文件的管理；负责外来文件的管理。3.2 质量管理部负责质量记录的管理。3.3 技术开发部负责图样、工艺规范等技术文件的管理。4 控制要求4.1 文件的编制4.1.1 质量管理部负责拟定质量手册（一级文件）、程序文件（二级文件）、作业文件（三级文件）、质量记录的编制计划，填写程序文件一览表，报总经理审批后，组织有关部门和人员编制。技术开发部负责技术文件的编制，并按技术文件管理程序单独控制。4.2 文件的批准a. 质量手册由总经理批准；b. 程序文件由管理者代表批准；c. 作业文件由该文件的责任部门的负责人批准；d. 直接引用的各类外来文件，由有关负责人批准。4.3 文件的标识4.3.1 本公司质量管理体系中质量手册、程序文件按以下标识方式公司代码+文件编码 + 流水号（001、002、003.）+“”+年号（如：2004）公司代码：TF文件编码： 程序文件P、质量手册 Q4.3.2 质量管理体系文件中作业文件标识公司代码 +部门代码 + W + 流水号（001、002、003.）+“”+年号（如：2002）4.3.3 外来文件的标识外来参考文件、法律法规、各级各类标准采用原文件标识，无文件标识的按以下方法标识：公司代码 +WL+流水号（001、002、003）4.3.4 各部门数字代码为 总经理 01 总工程师 02 管理者代表03 公司办公室 04 质量管理部 05 技术开发部06 生产安全部 07 财务部 08 销售供应部 09 电装工段 10机加工段 11 机组工段12 4.4 文件的发布4.4.1 文件经批准后，原版文件(包括外来文件)交公司办公室归档，并列入受控文件清单，以防止使用失效和/或作废的文件。4.4.2 文件发布前应由该文件的主要责任部门的负责人对其发放范围进行审批。4.4.3 公司办公室按经审批的发放范围所需要的份数复印文件，并予以发布。4.4.4 质量手册、程序文件、作业文件发布时应加盖“受控文件”印章，并登记发文号，每份文件有不同发文号，便于追溯；记录用编号进行控制，记录编号按记录管理程序。4.4.5 外来文件可发放原件（归档原版文件不得发放），也可发放复印件。4.4.6 因宣传、广告等需要而发布的质量手册、程序文件、作业文件，应加盖“非受控文件”印章，不登记发文号，不更改。4.5 文件的更改4.5.1 文件的更改，由使用部门编制更改通知单，由原审批部门审查和批准。4.5.2 文件上有少数排版或打印错误，由原审批部门在错误处修改，并加盖更改章。4.5.3 质量手册、程序文件、作业文件更改时，原则上只改年号，不改流水号。4.5.4 质量手册、程序文件、作业文件在本年内发生更改的，在年号后注明本年内的版本，如“2004/B”、“2004/C”，下一年再次更改时，改为新年号如“2005”。4.6 其它规定4.6.1 外来的复印文件，需由有关部门予以确认方可使用，并按本程序进行控制。4.6.2 当需要使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人的文件复印，应到公司办公室办理领用手续，文件领用人在“文件发放登记表”上签名领用文件。4.6.3 公司内不得使用未加盖“受控文件”印章的质量手册、程序文件、作业文件，一经发现立即由文件管理人员收回销毁。4.6.4 当文件破损严重，影响使用时，应到公司办公室办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件的发文号仍沿用原文件发文号，文件管理员作好记录，破损文件按规定销毁。4.6.5 当文件使用人将文件丢失后，应办理申请领用手续，但必须在领用申请中作出说明（必要时作出检讨），文件管理员在补发文件时应给予新的发文号，并注明丢失文件的发文号作废。4.6.6 对已更换或已废止、失效的文件，文件管理员应及时从使用场所全部回收，防止误用。对需保留的废止文件盖上“作废”章，加以标识。4.6.7 文件分受控文件和非受控文件。凡加盖“受控文件”印章和/或有登记编号的文件（记录）为受控文件。其余为非受控文件。4.6.8 需临时借阅文件的，按文件、资料借阅制度执行。4.6.9 公司办公室应定期检查各类在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。4.6.10 各部门负责本部门接受的由公司办公室发放的外来文件的保管。4.6.11 文件的销毁由公司办公室负责人批准后统一销毁，并填写文件销毁记录，质量手册、程序文件、作业文件的归档原版文件不得销毁。5 引用文件技术文件管理程序记录管理程序文件、资料借阅制度6 质量记录程序文件一览表受控文件更改申请单受控文件更改通知单文件销毁记录文件、资料借阅登记表受控文件清单文件发放登记表 程 序 文 件 一 览 表(2004版) 编号： 序号文件编号文 件 名 称备 注1TF-P-001文件管理程序2TF-P-002记录管理程序3TF-P-003技术文件管理程序4TF-P-004内部质量审核程序5TF-P-005管理评审程序6TF-P-006合同评审管理程序7TF-P-007人力资源管理程序8TF-P-008采购管理程序9TF-P-009设计控制管理程序10TF-P-010设计输入输出管理程序11TF-P-011设计确认管理程序12TF-P-012设计验证管理程序13TF-P-013设计更改管理程序14TF-P-014设计与开发活动管理程序15TF-P-015生产过程控制程序16TF-P-016检验和实验活动管理程序17TF-P-017不合格品控制程序18TF-P-018产品标识和可追溯性管理程序19TF-P-019产品防护和交付管理程序20TF-P-020顾客满意度管理程序21TF-P-021设备、环境和计量设备管理程序22TF-P-022纠正和预防措施管理程序23TF-P-023新产品试制控制程序受控文件更改申请单 编号： 原文件名称 文件编号 申请更改部门 申 请更改原因更改原因：更改前内容： 更改后内容： 文件更改审核意见 管理者代表： 年 月 日 批准意见： 负 责 人： 年 月 日文件更改通知单 编号： 更改文件名称文 件 编 号更改内容： 修改人： 年 月 日通知发往部门文件（页次）收发记录文 件使用人文 件管理人日 期文件销毁记录