重庆事业单位综合基础知识——公文写作.doc

第15章 公文知识与公文规范第1节 公文基础知识广义的公文公务文书，泛指各单位在一切公务活动中形成和使用的各类应用文书。狭义的公文特指条例和办法中规定使用的相关文书，也称法定公文、党政公文或通用公文。公文具有的特点：鲜明的政治性；有法定的作者；有法定的权威性；有特定的效用性；有规范的体式。国家行政机关公文有13种，16种格式；党内公文14种17种格式。9种相同，共18种。公文的作用：领导指导作用；联系公务作用；宣传教育作用；凭证依据作用；规范言行作用。第2节 公文规范公文的规范包括：文种规范；格式规范；行文规范；语言规范；处理规范；公文其他规范。党内的14种公文：决定；意见；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要；指示；公报；条例；规定；决议。行政机关13种公文：决定；意见；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要；公告；通告；议案；命令。（相同的：决意会通报请批函；行政独有：捅（通）公一（议）命）党政18中不同的公文的功能及适用范围：决定对重要事项作出决策和安排，奖惩有关单位和人员，变更、撤销下级机关不适当的决定事项；意见对重要问题提出见解和处理办法；通知发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关和有关单位共同执行或者周知的事项；通报表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况；报告向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见、答复上级机关的询问，中有提出意见这一内容；请示向上级机关请求指示、批准；批复答复下级机关的请示；函机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属机关的有关主管部门请示批准等；会议纪要用于记载会议主要精神和主要情况；指示对下级机关布置工作，指出开展工作的原则和要求；公报公开发布重要决定或者重大事件；条例党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度；规定对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范；决议经会议讨论通过的重要决策事项；公告向国内外宣布重要事项或者法定事项；通告公布社会有关方面应当遵守或周知的事项；议案各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人大常委会提出审议事项；命令按照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及个人。乱用文种的现象：混用文种；自制文种；误用文种。公文的格式主要包括：格式的类别规范；格式的制作规范；格式的方位规范；特定格式。发文字号由机关代字、发文年度（或年份）和发文顺序号组成。如中发（2005）3号，国办发（2006）21号。联合行文，只表明主送机关发文字号。秘密等级标注在文件首面右上角，密级分为秘密机密绝密；紧急程度标注在文件首面右上角，密级下方，紧急文件分为急件特急；电报分为平急加急特急特提。签发人代表机关核准并签发公文的领导人。上行文应当标注签发人、会签人姓名。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不加符号。由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文字号下方。如中共中央关于建设社会主义市场经济体制若干问题的决定。主送机关收受、办理文件的单位，俗称抬头。附件说明附属于正件的其他文件或材料的说明，在正文之后，成文日期之前注明附件顺序和名称。发文机关俗称落款。联合上报的公文，由主办机关加盖章印，联合下发的公文，发文机关都加章印。主题词标注的原则和方法:上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词；一份文件的主题词不超过五个；先标类别次，再标类属词，最后标文种词。一份文件如果有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再标引第二个；根据需要，可以将不同类得主题词进行主配标引；当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。公文的行文规则：行文精简规则；按职权范围行文的规则；职能部门行文的规则；联合行文的规则；文件抄送的规则；协商一致的规则；向上级请示的规则；文件退回的规则。公文用语的特点：准确；简明；朴实；庄重。公文处理程序：收文办文制文发文立卷归档。收文的主要程序：签收拆封登记审核分送；办文的主要程序：承办拟办主办转办催办办复；制文的主要程序：交拟拟议拟稿审核签发缮印用印；发文的主要程序：分发路记封装递送清退；立卷归档的程序：分类整理立卷销毁保存或移交。公文中结构层次序数：“一、”“（一）”“1.”“（1）”。第16章 常用公文写作第1节 决定决定的种类：知照性决定；指挥性决定；奖惩性决定；更改性决定。知照性、指挥性决定正文开头通常由决定的依据，或者决定的目的、决定的原因等构成。主体部分分列出决定的具体事项，最后根据需要可以提出希望或号召。奖惩性决定正文首先应概括叙述被表彰对象的先进事迹或被惩处对象的错误情况。然后对上述情况进行分析，表明对其表彰或者惩处的理由，接着写出表彰的对象为学习榜样或者要求惩处的对象吸收教训，防止类似的事情再次发生。更改性决定正文开头直接写明由XX机关或会议决定对下级某一单位所作出的XX决定事由。根据什么理由对其进行变更、撤销等。第2节 意见意见的特点：行文方向多样性；作用的多样性；作者的广泛性。意见的种类：按行文的方向：上行、下行和平行；按内容的不同：请批性意见、指示性意见、建议性意见；第3节 通知通知的特点：运用范围广 ：a）内容广泛；b)使用单位广泛；c）收文和传达对象广泛；使用频率高：约占机关收发公文的一半；种类多；时效性强：a）时间期限；b）本身时间效力的长短。通知的种类：规定性通知；布置性（事务性）通知；告知性通知；批转性通知；转发性通知；发布性通知；会议通知；任免通知；通知的写作要求：凭、事、断。第4节 通报通报的特点：典型性；时效性；教育性。通报在表彰和批评时，与决定的关系：通报一般分四层，情况描述；分析产生原因、性质、意义或教训；写明表彰或处理的决定、办法或措施；提出希望、号召或要求。第5节 通告通告的特点：强制性；广泛性；专业性；通俗性。通告与通知在周知事项时的关系：通告在周知事项时，应考虑到不同对象的阅读理解能力，使用明确、通俗、易懂的语言。通告与公告的区别：发布机关内容特点适用范围发布方式通告制发单位广泛，各级国家机关、人民团体和企事业单位多用于事前制定某些规定或提出某些要求（强制性）在国内一定范围内方式灵活，可以使用公文，可以媒体，可以张贴公告一般只由各级国家领导机关及其职能部门发布内容大都是已经发生或确定的，是事后告知（告知性）面向国内外一般通过新闻媒介发布，且不能张贴第6节 报告报告的特点：综合性；事后性；单向性；陈述性。报告的总类：从性质上分：综合性报告和专题性报告；从内容上分：汇报工作的报告、反映情况的报告、答复性报告、报送文件的报告；报告的正文写作特点：缘由；事项；结束语。第7节 请示请示的使用范围：只要涉及方针政策等方面的重大问题，必须请示上级机关予以明确具体的指示；工作中遇到的新情况、新问题，无章可循，需要请示上级给予明确指示；遇到无法解决的具体困难，如人力、财力、物力等方面的问题；因本单位特殊情况，无法执行上级有关指示、规定，需请求上级允许其变通处理；下级机关对现行方针、政策、法规等有疑问需要上级予以解答说明；本单位在重大问题上有意见分歧，需要上级裁决。请示与报告的区别：行文目的行文内容行文时间主送机关请示一般要求上级机关批复主要带有迫切性，需上级明确指示、批准的事情，一文一事事前行文主送机关只能有一个报告主要是下情上达，不要求批复，只有呈转性报告才要求执行着眼于汇报或反映情况，可以一文一事，也可以一文数事除带有建议性的以外，都是事后行文一般一个，特殊情况，可将受其双重领导的两个上级机关作主送机关第8节 批复批复的特点：单一性；指示性；时限性；被动性。批复与批示的区别：批复是在答复下级机关请示是的专门下行公文；批示则是领导机关对下级机关来文（请示、报告）所批注的处理意见，这种处理意见很简单，如“同意”、“送.阅处”。第9节 函函与请示、批复的关系：第10节 会议纪要会议纪要的特点：纪实性；概括性；指导性。会议纪要与会议记录的区别：性质不同内容侧重点不同外在格式不同发布方式不同会议纪要法定公文会议达成的一致认识，是会议内容重点的反应统一、固定的公文格式作为正式公文，按公文程序发会议记录事务文书发言的原始记录，基本上有言必录一般由单位、机关自定作为资料保存，一般不发送第17章 事务文书写作第1节 会议记录会议记录的作用：文件作用；素材作用；史料作用。会议记录的两种方法：简要记录；详细记录。第2节 简报简报的写作格式：【机密】X X X X简报第X期X X X X（单位名称） X X X X年X月X日 标题（编者按）（正文） （X X供稿）报：X X X X送：X X X X （共印X X份）第3节 计划计划的种类：按内容分：综合性计划；专题计划；简要的计划；详细的计划；按范围分：国家计划；系统计划；地区计划；部门计划；个人计划等；按性质分：军事计划；工作计划；维修计划；会议计划；按效力分：指令计划；指导性计划；按时间分：长期计划；近期计划；临时计划。计划的正文写作时应注意的问题：正文的写作要回答6个问题，为什么做；做什么；谁来做；怎么做；什么时间做；在哪里做。第4节 总结总结的特点：真实性；理论性；目的性。写总结时注意的问题：明确目的和指导思想；坚持实事求是的思想路线；将观点和材料统一起来，写出有特色的新经验；语言要准确、简明、生动。总结与计划的关系：联系：总结在前一段计划招待情况的检查、评价及规律性认识，也是制定下一阶段计划的依据。区别：计划是事前完成某项任务提出的安排，总结是事后对计划招待情况的总检查、总评价。第5节 述职报告述职报告任职者向上级部门和本单位群众所作的任现职以来工作情况的报告。述职报告的特点：内容必须真实；内容必须全面而又有侧重点；认识必须深刻；语言必须朴实。第6节 调查报告调差报告的写作应注意的问题：深入调查，详尽占有材料；研究材料，提炼观点；合理布局，有有叙有议。第7节 规章制度规章制度的特点：约束性；条款性；严密性。规章制度的种类：法规性规章制度；规范性规章制度；公约性规章制度。规章制度正文的写作形式：章段条连式；条文贯通式。第8节 贺词贺词在重大节日、喜庆仪式、隆重典礼、重大活动成功或胜利时，用来表示祝贺的礼仪性文稿。贺词的特点：祝贺性；电信性。第9节 感谢信感谢信正文的写作内容：写明为何事向对方表示感谢；重点突出对方的关怀、支持、帮助所产生的影响；热情赞扬对方难能可贵之处及所产生的影响。第10节 慰问信慰问信组织或个人向他人表示慰问、鼓励的专用书信。慰问信写作注意事项：要明确慰问对象；感情要真挚、充沛，语言要亲切、感人。党政机关公文格式 2012年新国标公文格式 1、 公文纸张及排版印制要求：采用国际标准A4型用纸（210mm297mm)。正文用3号仿宋体，标题用2号小标宋，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，从左至右横写横排，一般每面排22行，每行排28个字。排版时版面尺寸要标准。 幅面：210mm297mm 版心：156mm225mm 上白边(天头) 37mm（37mm1mm）下白边35mm 左白边28mm（28mm1mm） 右白边26mm二、党政机关公文格式主要变化口诀： 公文格式新国标：党政机关公文格式GB/9704-2012代替国家行政机关公文格式 主题词儿不再标：删除主题词格式要素 密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角 印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素 成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注 公文页码不可少：增加页码格式要素3、 公文要素：国标将组成公文的各要素划分为“版头”(红色反线以上)、“主体”、“版记”三部分。眉首由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素组成。主体由公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文时间、印章、附注、附件等要素组成。版记由抄送机关、印发机关、印发日期等要素组成。四、公文要素版头部分：份号：公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。份号顶格编排在版心左上角第一行，用阿拉伯数字。密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。密级顶格编排在版心左上角第二行。紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。紧急程度编排在版心左上角或密级的下一行。公文同时标识密级与紧急程度时，份号顶格编排在版心左上角第一行，密级顶格编排在版心左上角第二行，紧急程度顶格编排在版心左上角第三行。 发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。发文机关标志居中红色套印在文件首页上端。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，“文件”二字编排在发文机关名称右侧，上下居中排布。党的机关可以使用发文机关全称或者规范化简称作为发文机关标志，不加“文件”二字。这是因为党政机关公文处理工作条例取消了各级党的机关以往大量使用的发文机关全称或者规范化简称加括号标明文种的版头形式，而改用这种形式。发文字号：发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即不编为001），不加“第”字。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标识下空二行，居中排布。发文字号之下mm 处印一条与版心等宽的红色分隔线。签发人：上行文应当标注签发人姓名。签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。签发人必须是本机关正职或主持工作的领导。签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；“签发人”用号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，签发人姓名按发文机关的排列顺序依次均与顺排，一般每行两个姓名，下移红色分隔线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色分隔线与之的距离为mm 。五、公文要素主体部分：标题：即对公文主要内容准确、简要的概括。由发文机关名称、事由和文种组成。位于红色分隔线下空二行，用号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形。回行时，要做到词义完整。 （1）完整结构：发文机关事由（表明文件主要内容）文种；发文机关和事由有时可省略，唯一不能省略的是文种。 （2）公文标题要正确选用文种。 （3）“事由”的结构：“关于的”，要求准确概括公文内容。 （“关于”在发文机关后）。 主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排在标题下空一行，左侧顶格号仿宋体字编排，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。 注：（1）主送机关是指对公文负有处置、答复或执行责任的机关； （2）顶格，回行仍顶格； （3）全称或规范化简称或同类型机关的统称正文：公文的主体，用来表述公文的内容。在主送机关下一行，每自然段左空二字，回行顶格，数字、年份不回行。正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字。文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。 （1）正文一般由三部分组成：原由事项结尾。 （2）引文：先引标题，后引发文字号。 （3）日期：要求用阿拉伯数字写明具体的年月日，不能把2005年写“05年”。 （4）结构层次序数： 第一层：汉字“一”，第二层：汉字加括号“（一）” 第三层：阿拉伯数字“1.”，第四层：阿拉伯数字加括号“（1）” （5）公文中标点符号、计量单位和数字的用法 标点符号的用法应符合GB/T 15834计量单位的用法应符合GB 3100、GB3101和GB 3102.113数字用法应符合GB/T 15835 附件说明：公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空一行左空二字用号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件：1. ”）；附件名称后不加标点符号。附件说明处的标题应与附件本身的标题相一致。发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。成文时间：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期编排在正文之下，空二行右空四字，用阿拉伯数字标全。成文时间以领导人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关领导人签发的日期为准，电报则以发出的日期为准。印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。电报可以不加盖印章。联合上报的公文，可以由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。加盖印章应上距正文（或附件说明）一行内，端正、居中、下压成文时间，印章用红色。联合行文时，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文（或附件说明）之间。主办机关印章在前，每排最多排个印章，两端不得超出版心，印章之间互不相交或相切；最后一个印章居中下压成文日期。党的机关有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。 附注：是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。公文如有附注，用号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文