纸厂物资比价采购管理办法.doc

物资比价采购管理办法第一章 总 则第一条：为实施科学管理，强化和完善物资采购程序，降低采购成本，提高效益。第二条：坚持公开、公平、公正、透明、效益优先和诚实守信的原则。第二章 采购的组织第三条：公司成立总经理任组长,副总经理任成员的物资采购领导小组,主要负责物资采购程序等重大事项的领导工作,每次物资采购结果的审议。企管部负责组织和规范物资采购管理，具体负责物资采购的比价组织和价格的日常管理。第四条：在每次组织比价前一个小时，由企管部负责组成临时评委，并报总经理同意。评委成员由企管部、财务部、采购单位、使用单位及技术方面人员组成，评委人数为不少于五人的单数。第五条：公开招标采购物资时，按照国家招投标法和河南省建设投资总公司招标管理办法（试行）等规定执行，由工程部负责。第三章 采购物资的分类和采购方式第六条：各类物资的采购单位原木、木片由营林部采购，办公用品、宣传用品、办公车辆耗油及维修所需材料由行政部采购，其余物资由供销部负责采购。第七条：采购方式的分类1、比价：在市场调查的基础上召集四家以上（特殊情况不少于3家，少于3家时报总经理审批）供应商参与比价，通过资质审查和质量、服务、供货业绩、付款方式等评价，选择确定合适的供应商。供应商必须具备下列条件：营业执照、规模、业绩、资质证明，并具备产品质优价廉，有良好的售后服务，有较好的企业信誉度，能开具增值税发票，具有一定的经济实力。2、对备品备件、低值易耗品、电器电料、办公用品、零星劳保用品、电脑及耗材、车辆维修等物资和服务，须选择一至两家专业供应商。第八条：采购作业方式1、原辅材料、燃料采购方式的设定。（1）比价采购的物资：双氧水、烧碱、硅酸钠、聚合氯化铝、硫酸镁、硫酸、盐酸、聚丙烯酰胺、DTPA、零星工程等。（2）单一采购的物资：尿素、柴油、工业盐等。（3）木材收购采取长期联合用户与个体户相结合的办法，价格随行就市。2、备品备件、五金工具、低值易耗品、润滑油类、外协件以及电器电料、仪器、仪表等物资采购方式的设定。（1）比价采购的物资：一次性采购量较大或经常性使用的备品备件、润滑油类、外协件、电器电料、仪器、仪表、计量仪器仪表、五金工具、低值易耗、轴承类、传动件、电料等。（2）单一采购的物资：数量极少的急件、零星采购的物资。3、办公用品采购方式的设定比价采购的物资：批量大的大件办公用品及表格、记录等的印刷。单一采购的物资：数量极少临时性急需物资和零星物资。4、劳保用品采购方式的设定。（1）比价采购的物资：工作服类、其它劳保用品。（2）单一采购：零星、极为特殊的劳保用品。5、消防器材采购方式：比价采购。6、化验仪器、化验药品采购方式的设定：（1） 比价采购的物资：一次性采购量较大的化学药品、仪器。（2） 单一采购的物资：用量较少的化学药品、仪器，检测设备。7、宣传用品采购方式的设定（1）公司宣传板面需对外设计、制作、加工的，采用比价方式确定制作商。（2）公司宣传册等批量制作的，采用比价方式确定。（3）公司对外广告宣传，采用比价方式确定。第九条：采购部门在采购物资时，必须提出采购申请（附件1），将所负责采购物资的类别、供应商规模、地址及电话制表送企管部，并根据采购申请，编制物资采购计划，一并送企管部。第十条：对一些临时性批量采购的物资，经公司总经理批准，实施采购时，须由采购部门向企管部提出采购申请和编制临时采购计划，企管部依据本办法之规定确定采购方式和采购程序。第十一条：对生产经营所需的急件，由相关部门提出申请，经总经理批准后交采购部门购买。第四章 标书的编制第十二条：根据公司对物资的质量技术要求和合同管理规范编制标书，标书的编制由采购部门负责，标书的商务部分由采购部门提供，技术部分由生产技术部或使用部门提供。第五章 供应商的筛选程序对原辅材料等物资的采购，公司按照“明确条件、审定资格、密封报价、低价中标”的原则进行，采购时，按以下程序进行。第十三条：采购部门负责收集信息并提供商家，每种物资必须提供四家以上商家，特殊情况不少于3家，少于3家时报总经理审批，并将资料送企管部；由公司领导组织生产技术、企管、供销等部门人员组成考察组，对初选供应商基本管理情况、业绩、规模和技术条件、产品质量等方面进行考察，根据原辅材料资格评审办法（见附件3）进行综合评价，评出符合条件商家，并由企管部写出考察评价报告，经参加人员签字认可，报总经理审批后，符合条件的商家入围预投标商。第十四条：企管部通知预投标商按产品质量标准、数量提供试验样品进行小试和中试，试用按以下程序执行： 1、生产中改进工艺需试用的新材料，生产技术部提供新材料名称、规格、型号、性能参数、技术指标等，以书面形式经总经理批准后交供销部，供销部按技术标准收集各厂家产品小样，产品小样收集齐全交企管部，企管部密封编号后交生产技术部分析和试验。 （1）生产技术部对小样分析和检测后，写出小样分析和检测报告，对于可以进行小试的小样由生产技术部通知供销部，供销部提供小试产品。在小试过程中，生产技术部牵头，并提供小试技术方案，供销部、车间配合，生产技术部跟踪试用全过程，小试后一日内，生产技术部写出小试报告，无小样分析检测报告、小试报告，对生产技术部提出批评。（2）对于小试合格的产品进行中试，中试过程同小试，但中试后，生产技术部三日内写出试用的工艺情况、用量、效果试用报告，经车间、供销部和主管副总签字确认。无中试报告对生产技术部直接责任人通报批评。（3）小试、中试过程中，提供试验样品的商家不准进入试验现场，若需进入试验现场必须由供销部人员陪同，否则对生产车间负责人罚款200元。（4）小试、中试合格后，由企管部通知合格商家投标。（5）如有特殊情况，直接试用的，必须由生产技术部制定保证方案，经总经理审批，否则，不得直接试用。2、经过比价确定试用的物资或更换价格低、质量好的物资，试用过程按本条第1款执行，试用后由生产技术部写出试用报告，经车间和主管副总签字确认后，报总经理审批并送企管部。若试用合格，企管部向采购部门下达定货通知单(见附件2)，采购部门与供应商签订供货合同。3、企管部仓库接到试用报告，暂时给予提供试用物资的存放场地，无报告一律不予提供场地，否则罚企管部仓库负责人100元。试用物资一律免费试用，试用剩余产品由供销部负责按规定日期退回，否则，企管部仓库不予保存。4、不按试用程序执行的，任何单位不准试用，若私自试用时，公司将追究责任单位负责人的责任。第十五条：参加投标的预投标单位投标文件应按公司标书要求书写清楚，在规定期限内投送到公司企管部，超过截止日期投标者无效，投标文件的内容要求如下：1、企业的简介、规模、性质、营业执照、经营业绩、通过认证的证书等有关资质证明等。2、产品质量、技术、运输、包装、服务、付款方式对合同主要条款的承诺。3、产品报价第六章 供应商的选择和确定第十六条：企管部收到投标资料后，负责组织相关人员对投标标书开标评审，首先原则上取消报价最高商家的中标资格，商谈价格时，从第二名开始由高到低进行谈判，最后确定价格最低者中标，同时企管部要写出比价评审报告，报总经理审批。第十七条：对实行单一渠道采购的物资，由采购部门向企管部至少提供二家以上供货商或服务商，由企管部和采购部门进行资格及价格评审后确定，对国家规定专卖如工业用盐及用量少如聚丙烯酰胺可直接采购。第十八条：年用量在50万元以上的物资，采购按以上程序确定，年用量在50万元以下的物资，由企管部通过市场调查和采购部门共同确定。第七章 签订合同第十九条：评审报告经总经理审批同意后，由企管部下达定货通知单，采购部门接到定货通知单后三日内编制供货合同，供货合同的签订按合同管理规定执行，签订后的合同复印件报送企管部、财务部各一份，以便监督合同的履行和办理结算。第二十条：原则上每种物资要确定两个供应商，同时在储备一个供应商第二十一条：比价确定后的物资和供应商由企管部送行政部，由行政部负责在公司宣传栏内进行公示，接受员工的监督。第八章 日常管理和采购结算第二十二条：企管部仓库每月27日前向物资采购部门提供一份各类物资的库存明细表，物资采购部门准确掌握库存量。低于安全库存量的物资或合同到期的物资，在新供方未确定之前，采购部门应及时写出采购申请单，报本部门经理、企管部批准采购后，企管部下定货通知单，可与老供方签订短期合同，但价格必须按原比价、双方商定价格执行，且不能影响生产。若在安全库存量以内的物资，采购部门不准擅自购进，否则对采购部门主管处以停职处分。第二十三条：物资采购部门应严格监督供应商合同条款的履约，每季度采购部门将各供应商合同履约、服务、价格等情况以书面形式写出供应商评价报告送企管部，对未按合同约定履约的供应商，要列入黑名单，取消其供货资格，二年内不准列入投标商名单。第二十四条：采购部门在办理物资结算手续时，所有比价物资的结算应由企管部按照合同严格审核，杜绝价格、服务等不按合同执行情况的发生。否则，企管部不予签字，财务部不予办理结算手续。第二十五条：企管部对物资采购部门合同的履约情况进行日常监督检查，每半年向总经理办公会汇报一次物资采购合同的执行情况。第二十六条：企管部在对比价实行日常规范管理的同时，应加强价格管理，定期或不定期通过报刊、网络、电话、走访等形式收集调查各种物资的价格，若遇价格变动，及时通知采购部门快速反应，降低采购成本，并做好记录。同时，采购部门也要对负责的物资进行不定期市场调查，掌握价格变动情况，要求每季度全面调查一次，并做好调查记录。第二十七条：自本办法下发之日起，企管部对每一次比价的实施，要按物资类别分别建立比价档案，妥善保管并定期归档。零星采购和急件采购的物资档案，由采购单位负责建立物资采购档案，妥善保存并定期归档。第二十八条：对于老供方，每年根据合同执行情况和供货业绩，组织相关部门依据合格供方评定办法（见附件4）进行评价，并填写合格供方评定表（见附件5），合格者继续列入合格供方名单（见附件6），不合格者取消其供货资格。第二十九条：本物资采购管理办法下发后与合同管理规定配套执行。 附件1：采 购 申 请（一式两份）企管部：我部因_ _需采购_物资，请确定采购方式和采购程序，以便我部准备比价材料。附：物资采购计划审批件部门经理：年 月 日附件2： NO：定 货 通 知 单_部：根据评价（或市场调查）报告，现选定_ _ 为_供货（试用）商，请你部按每月_吨（、m、件、套），价格 _元/吨（、m、件、套），从_月_日起，在五日内与供方签定_个月的供货合同。特此通知企管部经理： 采购部门经理：年 月 日 年 月 日附件3：原辅材料资格评审办法一、资信评价（30分）1营业执照，税务登记证及相关证件齐全，并在有效期内，具备一般纳税人资格评5分；营业执照，税务登记证及相关证件齐全，并在有效期内，不具备一般纳税人资格评3分；营业执照，税务登记证及相关证件齐全，但不在有效期内，无论具备或不具备一般纳税人资格评0分。2投标单位（个人），注册资本金最高评8分，以最高额为限，每降低10%，扣1分，直至扣为0分，3投标单位（个人），生产规模最大评7分，以生产规模最大为限，每降低10%，扣1分，直至扣为0分。4投标单位（个人），提供经营业绩原件，其产品应用到同类厂家5家以上，且生产规模在5万吨以上的投标单位（个人）评6分；其产品应用到生产规模在5万吨以下投标单位（个人）评4分；提供经营业绩为复印件时，无论产品应用到生产规模大小的投标单位（个人）评3分；未提供经营业绩的投标单位（个人）评0分。5投标单位（个人），若是生产制造商评4分，若是中间经营商，不是生产制造商评1分二、质量评价（40分）1.投标单位（个人），有健全的质量机构和较强的技术力量评10分；有健全的质量机构、技术力量一般评8分。2.提供合格产品，最大限度的满足质量技术标准要求的评15分；提供合格的产品，较好地满足质量要求评10分。3.提供技术标准和完备的检测方法评6分，未提供技术标准和完备的检测方法评0分4.提供完善的技术服务方案评5分，提供的技术服务方案不完善评3分，未提供完善的技术服务方案评0分。5.投标单位通过方圆委质量体系认证的评4分，通过其它认证机构认证的评3分。三、服务评价（30分）1.投标单位（个人）付款条件最优惠者评6分，付款条件一般评4分，付款条件最差评0分。2.投标单位（个人）供货及时评5分，供货不及时评0分。3.提供的产品保质期相比较长评4分，保质期居中评3分，保质期最短评1分。4.提供的产品实行三包（包退、包换、包修）评5分，不实行三包评0分5.投标单位（个人）有完善规范的售前、售中、售后服务且使用前技术人员到现场服务评5分，使用前技术人员未到现场服务评0分。 6.产品质量出现问题时，接到通知售后服务人员能在24小时赶赴现场并及时解决问题的评5分；接到通知售后服务人员能在48小时赶赴现场并及时解决问题的评3分；接到通知售后服务人员能在72小时赶赴现场并及时解决问题的评1分；13附件4合格供方评定办法一、资信评价（15分）1、供方单位（个人）营业执照、税务登记证及相关证件齐全且在有效期内，具备一般纳税人资格，能开具增值税发票的供方评4分；税务登记证及相关证件齐全且在有效期内，不具备一般纳税人资格，不能开具增值税发票的供方评1分。2、供方单位（个人），具有较强的经济实力，生产规模大评6分；供方单位（个人），具备一定的经济实力，生产规模一般评4分3、供方单位（个人），经营业绩好，且产品应用在同行业家数不少于5家，信誉度高评5分，供方单位（个人）经营业绩一般，且产品应用在同行业家数5家以下或未在同行业应用过，信誉度一般评3分。二、质量评价（35分）1、供方单位（个人）提供的产品和劳务，最大限度满足合同要求，且产品在使用过程中质量最优，无出现质量问题的供方，评35分。2、供方单位（个人）提供的产品和劳务，能较好地满足合同要求，且产品在使用过程中质量较优，无出现质量问题的供方，评30分。3、供方单位（个人）提供的产品和劳务，基本满足合同要求，产品在使用过程中质量一般，且出现过质量问题的供方，评0分。三、供货量评价（15分）1、供方单位（个人），在等同的时间周期内，供货量能按合同要求数量完成的供方评15分。2、供方单位（个人），在等同的时间周期内，供货量未能完成合同要求数量，但离合同要求数量所欠较少，无造成生产影响的供方评10分。3、供方单位（个人），在等同的时间周期内，供货量未能完成合同要求数量，但合同要求数量完成较差且造成影响生产的供方评0分。四、交货期评价（15分）1、供方单位（个人），在保证满足合同要求质量的前提下，能按合同要求期限及时交货，且交货周期较短的供方，评15分。2、供方单位（个人），在保证满足合同要求质量的前提下，能按合同要求期限交货，且交货周期较长的供方，评10分。3、供方单位（个人），在保证满足合同要求质量的前提下，未按合同要求期限交货的供方评0分。五、服务评价（20分）1、供方单位（个人），付款方式最优，能按合同条款要求，接到通知，24小时赶赴现场并及时解决问题，未对生产造成影响的供方评20分2、供方单位（个人），付款方式较优，能按合同条款要求，接到通知，48小时赶赴现场并及时解决问题，未对生产造成影响的供方评15分。3、供方单位（个人），付款方式一般，未能按合同条款要求提供服务且对生产造成影响的供方评0分。附件5：合格供方评定表供方单位（个人）： 评定时间： 年 月 日项 目评定标准及分值（满分100分）分项得分合计得分资 信评 价(15分)供方单位（个人）营业执照、税务登记证及相关证件齐全且在有效期内，具备一般纳税人资格，能开具增值税发票的供方评4分，税务登记证及相关证件齐全且在有效期内,不具备一般纳税人资格，不能开具增值税发票的供方证1分。供方单位（个人），具有较强的经济实力，生产规模大评6分；供方单位（个人），具备一定的经济实力，生产规模一般评4分供方单位（个人），经营业绩好，且产品应用在同行业家数不少于5家，信誉度高评5分，供方单位（个