公文管理办法.docx

公文管理办法根据国家行政机关及铝业公司公文处理办法，为确保我厂公文收发工作能准确、及时、安全、规范地进行，促进我厂各项工作顺利开展，提高工作效率，特制定本制度。1职责1.1厂公文的撰写、校印、用印、收发、立卷、归档等工作，按行政系统和政工系统归类管理，分别由综合工作部和党群工作部负责办理。1.2对厂影响较大，涉及两个以上分管领导分管范围的文件，须经厂长和党总支书记批准签发。1.3对厂影响重大的事项，可采取党、政联合行文的办法发布安排。1.4厂各单位都必须严格执行厂的公文处理程序，做好职权范围内的公文管理工作。2原则2.1公文是厂在管理过程中形成的具有约束力、教育功能、交流效用、行业规范体式的公务文书。2.2行文前要深入调查研究，行文要少而精，注重效用，做到及时、准确、安全。2.3公文管理要达到规范化、制度化、科学化。3公文种类3.1.正式文件包括：3.1.1决定、决议对厂重要事项做出安排用“决定”。经厂会议讨论通过要求贯彻执行的重要决策事项用“决议”。3.1.2公告、通告厂决定的重要事项，需向外宣布用“公告”。厂决定在一定范围内公布应遵守或周知的事项用“通告”。3.1.3通知、通报要求各车间（部室）办理和需要周知或共同执行的事项用“通知”。表扬先进、批评错误，传达重要精神、交流重要情况用“通报”。3.1.4报告、请示向上级单位汇报工作，反映情况，提出建议、答复上级单位的询问用“报告”。向上级单位请求指示、批准，并需要批复的用“请示”。3.1.5批复、函下级单位提出请示后，答复请示事项用“批复”。各单位或与不相隶属外单位之间联系业务、商洽工作、询问或答复问题用“函”。3.1.6纪要、简报传达重要会议事项和精神，要求各单位共同遵守执行的用“纪要”。就某项工作或某一事项向外反映的用“简报”。3.1.7安排、规定就某一阶段或某项工作，要求下级执行的用“安排”。就某一系统或某项工作，要求各单位或员工共同遵守执行的用“规定”。3.1.8意见、议案对重要问题提出意见和处理办法用“意见”。厂行政向厂职工代表大会或主席团提请审议事项用“议案”。3.2一般文件：即非红头文件3.2.1机关事物公文，包括计划、总结、调查报告、研究方案和可行性研究报告等。3.2.2经济工作公文，包括调查报告、审计报告、招投标书、合同、协议、广告、说明书等。3.2.3技术工作公文，包括作业规程、技术措施、产品试验报告等。3.2.4礼仪类公文，包括贺电、贺信、表扬信、感谢信、请柬、祝词等。3.3简报类公文，主要是传递信息、报道新闻、交流经验、摘编资料等。4公文格式4.1公文一般由文件头、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文时间、印章、主题词、抄报单位、抄送单位、打印份数、公文管理机关或主办单位、印发时间、校对和打印人等。4.2公文标题：一般包括发文单位、事由和文种三要素。发文单位，正式文件可以省略，一般文件不能省略。标题中除法规、规章制度和加书名号外，一般不用标点符号。4.3发文字号应包括厂代字、年份、顺序号党总支文件：兆丰铝业电厂党发XXXXXX号。行政文件：兆丰铝业电厂发XXXXXX号。工会文件：兆丰铝业电厂工发XXXXXX号。团总支文件：兆丰铝业电厂团发XXXXXX号。综治文件：兆丰铝业电厂综治XXXXXX号。4.4秘密文件还应标明“秘密、机密、绝密”字样保密等级。4.5签发以厂领导的签发日期为准。4.6主送单位：主送单位一般顶格写在正文之前。上行文为被请示、报告的上级单位，一般只标明一个单位，如需其它单位周知的可采用抄报和抄送的形式。下行文为执行文件的下级单位，主要有决定、指示、公告、通知、通报、安排、意见、批复、会议纪要等。平行文为有工作联系的不相隶属的单位，主要有议案、函。4.7正文是文件的主体，要表明文件的具体目的、内容和所要落实的事项，如有附件，在正文后标明附件名称和顺序。4.8发文单位，也称落款，应写单位全称或规范的简称。4.9盖印表明文件生效，盖印时要用力均匀，做到“骑年盖月”。会议通过的文件，还应在标题后注明会议名称和通过日期。4.10在发文日期下方还应标明主题词、抄报、抄送单位、印刷份数、存档份数、校对和打印者等。4.11公文用纸、用字、序号4.11.1公文用纸公文用纸一般统一采用GB/T148中规定的A4型纸（如有表格需要可采用A3纸）。4.11.2公文用字文件标题一般用黑体二号，正文标题用黑体小二号，正文副标题用黑体三号，正文用仿宋三号，正文小标题用仿宋三号、加粗，公文行距为1.5倍行距，主题词用黑体小二号。4.11.3公文序号公文一般除制度、办法的结构层次序号用章、条、码外，其他结构层次序号第一层用“一”，第二层用“（一）”，第三层用“1”，第四层用“（1）”。页码统一用阿拉伯数码，放在页面中下方。5厂发文主要内容5.1公布重要规章制度。5.2转发上级文件或根据上级文件精神制定的本单位文件。5.3公布本单位体制机构变动或干部任免（聘免）事项。5.4公布、安排本单位的重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等决定。5.5发布有关奖惩决定和通报。5.6其它有关本单位的重大事项。5.7对上级机关呈报工作计划、请示、报告、处理决定。5.8对兄弟单位联系有关厂重大生产、技术、人力资源、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。5.9除上述发文内容外。其它一般的日常生产、工作安排等事项应按有关制度办理，经厂分管领导批准后，由业务主管部门书面或口头通知执行，一般不用文件发布。6发文程序6.1各部室需要发文，应依据党的方针、政策和国家法令、上级指示和我厂工作实际需要草拟文件初稿。6.2草拟文稿必须从本单位角度出发，做到实事求是、观点鲜明、条理清楚、层次分明、语言精炼、标点准确、篇幅力求简短,积极推行用电子版。如果是书写，要求工整干净，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。6.3文稿拟定后，部室拟稿人在发文流程里需填写发文卡，详细写明文件标题、发送范围、印发份数、审稿人，标定日期和密级。递交部门领导审核文稿（对文稿内容、质量负责）。6.4部门领导审核后的文稿，按批准权限和分管部门由撰稿部室分别呈送党政领导审定批准签发。6.5需经会签的文稿，应在单位领导签发前送有关会签部室进行会签。文稿会签后，按批准权限和分管部门由撰稿部室分别呈送党政领导审定批准签发。需要会议研究的文稿，由撰稿部室征求分管领导意见提前以邮件形式发给副总以上领导和相关部室负责人，经厂会议集体研究后，按照会议研究的结果有撰稿部室修改文件，经厂主要领导审定批准签发。会议研究的文稿，不再走会签程序。6.6经单位领导批准签发后的文稿递交综合工作部机要员，机要员应根据有关文件规定对文稿的字体、格式、错漏等进行修改审核，修改无误后以厂OA形式对文件进行打印下发至厂属各单位。7文件的接收及传阅7.1凡外来本单位的一般性文件（除厂领导亲启的外）均分系统由厂机要员登记签收拆封，机要文件和机密邮件只能签收不能拆封，需交部门领导妥善处理。在签收和拆封时，收发员需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁的函件要查明原因，如是机要文件、密件开口和国外信函邮票被撕等情况，收发秘书应拒绝签收。7.2对上级机要部门发来的文件，要对信封、文件、文号、机要编号进行“四对口”核定。如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。7.3综合工作部机要员对上级来文拆封后要及时进行登记，并扫描传阅。单位领导亲启的公函文件启封后，也应分别交综合工作部办理正常登记、传阅等其它手续。7.4厂外出人员开会带回文件及资料应及时交综合工作部机要员登记编号归档或传阅等，不得个人保存。7.5为加速文件运转，避免文件积压误事，一般应在当天或第二天阅签完毕，紧急文件必须即阅即办。如关系到两个以上业务部门，应按批示次序传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。7.6传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带往公共场所或家中，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。7.7机要员应催促有关领导等人员抓紧时间阅读文件，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签字以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”等指示，应责成有关部门部室和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。7.8文件阅完后，综合工作部机要员应及时进行归档保存。7.9综合工作部机要员对文件负有催办督办责任，承办部门接到文件函电应立即指定专人办理。不得将文件积压，如需查阅，应按照有关保密规定，并征得综合工作部部长同意后，予以复印或摘抄，原件及时归档。8文件的借阅和清退8.1各部室因工作需要借阅一般性文件，需经本部门负责人签写借条后，到综合工作部或党群工作部进行借阅，对有密级的文件须经综合工作部（党群工作部）负责人同意后方可借阅。8.2借阅文件应严格履行借阅登记手续，按时归还。任何人不允许拆卷和在文件上批注。8.3综合工作部机要员对承办的公文应抓紧催办，并定期对己经办妥的文件和上级要求限期清退的文件进行收缴清退工作，一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。9文件的保密9.1文件的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级9.1.1绝密是最重要的秘密，泄露会使本单位的权力和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的秘密，泄露会使本单位权益和利益遭到严重的损害；秘密是一般性秘密，泄露会使本单位的权力和利益遭受损害。9.2保密措施9.2.1各单位要指定一名责任心强的同志负责本部门文件的保管和保密等工作。9.2.2严守秘密，不得以任何方式向本单位内外无关人员散布、泄漏本单位机密或涉及本单位机密。9.2.3严格遵守文件（包括传真、计算机盘片）登记和保密制度。秘密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中的秘密文件必须设置口令。不准带秘密文件到与工作无关的场所，不得在公共场所谈论秘密事项和交接秘密