公司行政管理制度.doc

公司行政管理制度一、电话使用管理制度1、公司的电话，主要作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，禁止员工在公司内打私人电话。2、 前台文员接听外线电话的标准用语为：“您好，合肥美斯特（合肥金彩空间）”，当被告知分机电话时，说：“请稍等！”如分机占线，说“电话占线，请稍后再打！”其他内容视具体情况回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。3、总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂线。接、打电话时声音要适中，以不打扰别人工作为宜。4、员工打电话，用语应该尽量简洁、明确，以减少通话时间，正常应不超过五分钟。接电话时，听到响铃，至少在第三声铃响前取下话筒。通话时间先问候，并自报公司、部门。对方讲述要留心听，并记下要点。未听清时，及时告诉对方，结束时礼貌道别，待对方切断电话，自己再放下话筒。5、公司不允许员工在公司挂私人长途电话，不论上、下班时间均严禁用公司电话聊私事，一经发现，除电话费由其负责外，每次罚款50元。6、为节约公司运营成本，提高工作效率，在条件允许的情况下，公司提倡员工之间通过网络进行相关材料的传送、交流。二、考勤管理规定1、工作时间： 周一至周六上午8：00-11：30 下午13：00-17：30（作息时间根据季节适当变更） 周一至周六为工作日，周日如公司无工作安排可休息，以实际通知为准。2、考勤打卡：、 实际上、下班刷卡制度（原则上每日共计4次）。上午8：00以前为上班刷卡时间，下午17：30以后为下班刷卡时间。A、员工必须亲自打卡，帮助他人打卡和接受他人帮助打卡者，无论是否迟到、早退，代打卡者及当事人均按旷工半天处理（即扣除一天半的工资）；B每月忘打卡超过两次，第三天之后一律按一次10元处理，并须有力说明当天在岗；C、次日早上因公不能到公司打卡的，应在前一天晚上17：30之前到考勤员处填妥相关证明表格，由部门主管签字证明，报财务部备案；D、因公无法及时到公司晚打卡者，应向主管说明原因，并于次日早上到考勤员处填妥相关证明表格，部门主管签字证明，报财务部备案；E、其他因公无法及时打卡的，参照上述条款具体办理；、迟到 早退 旷工的处理： A迟到 早退的处理迟到 早退按1元/分钟扣罚，单次迟到 早退30分钟以上(含30分)的,按旷工半天处理，每月迟到早退累积达45分钟以上(含45分)的按旷工半天处理；B、 未经请假或假期未经续假而擅自不到职以旷工论，旷工一天扣除三日工资，旷工两天扣除当月50的工资，旷工三天(含)以上，自动除名，公司不负责一切善后事宜；C、因公外出应到所在部门填写员工外出登记表说明去向，由部门领导审批。3、补休和请假的有关规定A、公司安排员工在周六或周日加班或参加会务，可安排补休，但不计加班工资；B、员工连续工作满一年期限，每年给予特别休假，其日数规定如下：(1)服务满一年者全年给3天特别休假；服务两年者全年给5天特别休假；服务三年者全年给7天特别休假。(2)服务三年以上未满5年者全年给10天特别休假。(3)服务5年以上给14天特别休假(以此上限)。C、补休或请假规定、补休或因事请假必须在前一天的17：30以前以书面形式由部门主管签署意见,并由部门主管及本人报总经理审核批准并交接好工作后，方可离岗，并报财务部备案。未经批准擅自离岗的，按旷工处理；未提前一天请假的，一律不准假。、员工请假分为6种(暂定)：假别给假日期请假原因应交证件薪资处理说明事假每月一天因事必须本人处理主管证明公司审批 不支工资1、请假理由不充分或足以防碍工作者,主管不得准假或缩短其假期或延期准假2、请假必须提前一天申请,未提前一天请假的,一律不准假3、住院者、伤病者之病假不超过30天的本薪照发病假每月两天因病必须治疗及休养医院证明主管证明公司审批 本薪照发(同上)婚假8天本人结婚主管证明公司审批本薪照发(同上)须连续一次申请 丧假8天父母(养)续父母配偶子女 主管证明公司审批 本薪照发(同上)其他亲属的丧礼如必须参加,可请事假6天配偶父母(外)祖父母 主管证明公司审批 本薪照发(同上) 3天兄弟姐妹主管证明公司审批本薪照发(同上) 产假8周本人分娩 主管证明公司审批本薪照发(同上) 一天配偶分娩本薪照发(同上) 特别休假按服务年限之规定办理备注上述各项请假期间,如含节假日应合并计算、如因急事、急病，无法及时请假的,应该打电话通知本部门或报总经理，来后第一天应补齐请假单(到考勤员处领取)手续完后报财务部备案，否则按旷工处理。、因病请假必须出具医院证明，病假期间基本工资照发，未出具相关证明的，按事假处理。、事假期间工资按日平均工资相应扣减；、请假理由不充分或有防碍工作的，可酌情不予给假,或缩短假期或延期请假；、请假期限规定：事假每月准假一天，病假每月准假两天(特殊情况适当延长)；员工赴外地出差必须到考勤处办理手续，填写出差单，出差回来后次日应到财务处办理出差结束手续；每周补休天数不超过1天，若超过1天经总经理批准后方能补休，每天补休和请假人数合计不得超过两人。4出勤奖励规定a最高出勤奖：指无迟到无早退无旷工无忘打卡加班时间最多，无补休的出勤情况的员工当月给予200元的奖励；b超满勤奖：指无迟到无早退无旷工无忘打卡加班天数两天(不含两天)以上且无补休的出勤情况的员工当月给予100元的奖励；c满勤奖：指无迟到无早退无旷工无忘打卡月出勤率大于月正常出勤率的出勤情况的员工当月给予50元的奖励。三办公环境管理规定1、为保持办公区域空气的清洁，禁止任何人员在工作区域吸烟，凡需吸烟者必须到公司指定地点或门外。2、未经批准或特殊情况，禁止任何人员在工作区域吸烟，不得在办公桌椅、电脑设置等地点摆放任何食品，更不允许上班时间在工作区域内吃任何食品，如需进餐必须到公司指定地点。3、禁止把衣物包类物品任意乱放，应把衣服放在指定地点或不影响美观和客户看不见的地方。4、禁止随地吐痰和乱扔废弃物品，废弃物品、纸张等必须放入废纸篓内，特殊物品，必须请示领导后，由领导协调后放入指定地点。5、禁止在办公区域随便粘贴和提放个人物品，如有需要，必须请示领导，经领导批准后，并按照美观整齐的原则进行摆放和粘贴。6、电脑和其他设备必须保持清洁和卫生。7、工作区域、书架及报架等除在指定地点，存放指定物品外，未经总经理批准不得随意摆放和移动任何物品，如工作需要事后必须及时归位。8、接待来客时，应主动热情给客户让座倒水，当客户离开时，应主动送至电梯口，并等电梯门关闭后才回工作区域，并及时把水杯等废弃品扔入指定区域并把桌椅归位和整理完毕，方可从事其他工作。9、公司员工必须按公司相关规定着装。10、下班离开公司之前，请关闭电脑电源，收好所有资料如文件等，最后离开者请关闭电灯、门、窗等。11、使用复印机、打印机、应把废弃纸张放入指定地点，不得乱堆、乱放、乱扔。12、各部门针对工作区域内的脏、乱、差等现象均有义务采取相关措施，对自己不能处理的现象，应及时向公司领导反映。13、公司办公环境的清洁原则上由全体员工共同承担。14、员工负责自己办公位置的清洁工作，确保办公桌面物品、文件摆放整齐，办公桌面禁止摆放与工作无关的任何物品。部门的整体环境实行部门经理负责制，办公室负责公共区域的环境维护。四、公司财产管理规定1、公司财产管理分为固定资产管理和办公用品、低值易耗品管理。2、公司固定资产的管理 （1）申请：公司需增设所有固定资产，必须填写采购申请单对购买用途进行认真分析，写明详细的购买意见，书面请示总经理，经批准后方可购买。（2）入库：所有物品均需办理入库手续，财务部与行政人事部共同进行物品清点并及时登记入帐建立固定资产及值易耗品档案表档案。公司购入、转帐等新增加的固定资产，必须经办公室根据原始凭证核对实物进行验收，凭此登记物品台帐，并在原始凭证背后签署验收意见后送财务部作为报帐依据。（3）领用：领用和使用固定资产时，须由使用人签字。（4）建档：固定资产档案一经建立，将归入管理，档案一式三份，分别由财务部、行政办公室及各部门负责人各持一份，负责人要与行政办公室一起进行物品盘点，核实后双方签字认可，同时物品归部门负责人进行管理。（5）管理：实行固定资产归入管理，根据固定资产的使用地点由各部门负责具体管理，各部门进一步落实责任人，同岗位责任结合起来，形成一个自上而下纵横交错的管理体系。（6）调拨：办公室对各部门办公设备进行调整须填写调拨单报财务部，进行档案调整。（7）盘点：财务部、行政办公室与部门负责人共同对固定资产进行实地盘点，如有丢失、损坏、短缺，须落实责任人，否则由部门负责人承担责任。（8）报废：正常磨损使用价值需要报废的固定资产，由行政办公室及财务部共同做出固定资产报废鉴定记录和鉴定报告表，提出申请交总经理审批，并报人事行政部备案。3、办公用品、低值易耗品管理 （1）申请：公司各部门在每月月底向行政办公室报下月办公用品使用计划，人事行政部根据办公用品的实际存库情况，填写月办公用品购买申请单上报总经理，经批准后方可购买。（2）购买：物品购买前需询价多家公司，本着物美价廉的原则，严禁谋取私利。（3）入库：所有办公用品必须办理入库手续，办公用品购买后，开具入库单，入库单上需有人事行政部及财务部联签，经人事行政部及财务部根据入库单进行共同清点后及时登记物品台帐，做到帐、实相符。（4）领用：所有办公用品必须办理出库手续。各部门领用办公用品时，所有办公用品必须办理出库手续。各部门领用办公用品时，人事行政助理填写出库单，由领用人签字。（5）盘点：办公用品库由行政人事助理负责每月进行盘存，领用与盘存表要交财务部备案核查，如有丢失短缺，由负责人负责。行政人事助理需定期统计物品采购、库存、发放、使用情况。在满足保证办公室效率情况下，使库存资金最小化，压缩行政费用。五 、资源节约管理规定 1、节约用纸、充分利用再生纸（1）公司在打印文件初稿、复印公司内部使用的文档时必须使用再生纸（如没有再生纸时双面打印/复印），各部门须将各自使用一次作废后的再生纸保存好。（2）每日由于人事行政部将各部门保存的再生纸收集起来，如涉及到公司的报价、工资及奖金表、公司商业机密时等文件均不能作为再生纸的使用，必须遵循保密的原则，立即作废进行销毁。（3）其他可进行再次使用的纸张统一由办公室合理支配，用于打印文件草稿或复印文件使用，必须