“时间管理”培训课程教材.doc

附录：“时间管理”培训课程教材(一)认识时间1时间是什么 大约5500年前，人类还不知道时间。之后，人们在地上插了一根木棍，根据太阳的光和影来知道时间，这就是日晷的起源。 后来，埃及的法老在公共场所竖立了一些方尖形石碑，供老百姓计时之用。由于利用日晷算不出晚上的时间，有座日晷上刻着这样的文字：“没有阳光，就没有用处。” 再后来，人们发明了一个精巧装置：将一条绳子绑在一个帮手上，利用星星的移动来计算时间。 以上第一代计时工具都受到气候的影响。第二代计时工具如水钟、沙漏、计时蜡烛等，可以不受气候影响，24小时计时。 接着出现时钟，但没有分针，因为当时不需要精确计时，中世纪的印度，最小的时间单位是13分钟，正好是米煮熟的时间。 分针在15世纪出现，开始把一小时平均分为60分钟；在16世纪出现秒针，开始把一分钟平均分为60秒。 随着工业化和城市化的出现和发展，人们工作和生活的脚步越来越快，对时间分秒不差的要求也越来越高，同时由于科学的不断进步，计时工具的准确性得到大大提高。 由于生活越来越复杂，人们从事多样性的活动需求越来越大，一年一年过去了，时间变得越来越少，时间因而在相对增值。 200年前，富兰克林提出：“时间就是金钱！”。2现代管理学宗师彼德.杜拉克的时间观点（1）“时间是个限制因素。任何流程的输出量都会受到最紧缺资源的制约，而在我们称之为出成就的这条流程里，这一制约因素就是时间。”（2）“时间是一种非同一般的资源。在其他一些主要资源中，资金实际上还是很充裕的。人才是第三种制约因素，但总还可以雇到人才，尽管要雇到足够的理想人才并不容易。然而，我们的确无法通过租用、雇佣、购买或者其他手段来获得更多的时间。”（3）“时间的供应是没有伸缩性的。不管需求有多么强烈，时间的供应就是那么多。它没法用价格来进行调节，也没法为它来绘制边际效用曲线。另外，时间稍纵即逝，根本无法储存，昨天的时间已经一去不复返了。所以，时间才是最最短缺的东西。”（4）“时间失掉之后是完全无法补偿的，在一定范围之内，我们可以用一种资源替代另一种资源，如果铜替代铝，用资金替代劳力。我们可以使用更多的智力或体力。但是没有任何东西可以替代已经失去的时间。”（5）“做任何工作都要耗费时间，时间是必须具备一个条件要说卓有杨效的管理者与其他人有所不同的话，其最大的区别就在于他们对自己的时间十分爱惜。”（6）“时间是最独特、最紧缺的资源。若不将时间管理好，要想管理好其他事情就只是空谈。”（二）管理时间 要管理好自己的时间，首先是记录时间，然后分析时间是怎样度过的，最后管理好自己的时间， 管理好时间（Manage your time）,才能管理好工作（Manage your work），也才能管理好自己（Manage yourself）。1记录时间（1）为什么要记录时间？人脑的记忆是有限的。（俗话说：“好记性不如烂笔头。”“记录是记忆的延长，工具是人手的延长”。必须养成记录时间的习惯。）每天集中想第二天要做的事情既不可行，也不可能。（人们常常忘记自己应该做什么事情。）关于时间使用问题，记录要比记忆可靠得多。（研究调查表明，人们对时间的感觉经常出错。只有时间记录才真实地反映时间使用的效率。如果我们仅仅依靠记忆，往往就说不清楚时间是如何花掉的。）管理者通过时间记录，知道自己的时间实际花在哪些地方，从而改进时间利用的效率。（这是经实践证明为行之有效的方法）（2）如何记录时间？随身携带时间记录本，随时随地记录当天发生的、想起的、或别人提到的事情。今天随时记录明天要做的事情，随时回顾昨天记录事情的办理情况。以不至于有所遗漏。按照事情的轻重缓急，将事情分类。例如用不同颜色或符号标注。建议使用“时间管理表格”，在每天结束工作前，安排好第二天的工作，使工作安排有条不紊。时间管理表的左半边为完成一天工作的时间安排，根据工作性质及所需时间，安排在一天中的不同时候完成。时间管理表的右半边为完成一天工作的时间安排，根据工作性质及所需时间，安排在一天中的不同时候完成。2分析时间（1）持续不断地做时间记录是分析时间的前提。（2）定期对时间记录进行分阶段析，即分析自己的时间主要花在什么方面，以及对时间使用的效率。（3）管理者常常面临一些压力，迫使他把时间花在不产生任何价值的事情上。（如接听电话、应酬客户及来访者、沟通及协调人际关系、参加一些无关紧要的会议、无谓的等待等。）（4）分析自己的时间安排，也就是系统地分析自己的工作，鉴别和分清轻重缓急。（管理者每天要担负许多工作，必须分清轻重缓急，安排好工作之先后顺序及所花的时间，方能做到事半功倍，忙而不乱。）（5）管理者定期对时间记录进行分析，就可以经常地调整自己的时间安排。（例如把一些不产生效益、或效益不高的活动另做安排。）3管理时间 有些人马不停蹄，时时刻刻都充满了紧张、忙碌和焦虑，想一口气完成好几件事，分不清轻重缓急，重要与不重要的事都令他焦头烂额，事倍功半。 而另一些人则能做到忙而不乱，有条不紊，把所有工作都安排得井井有条。把有限的时间作最充分的运用，事半功倍。 东欧有一句斯拉夫谚语：“如果你在体力上比人家缺了点什么，那么你必须在智力上比别人多点什么。”这有点像“时间守恒定律”：我们若能从体力劳动上省出更多的时间来，那么就可以在脑力劳动上花更多时间。多用脑就可以少用脚。（1）有效利用时间原则下面是专家们总结出来的关于如何有效利用时间的12项原则：1.信息原则：缺乏必要的信息就不能在有限的时间内做出正确的决定。2.目标原则：不清楚自己的方向，就不要轻举妄动，否则就可能事倍功半，浪费时间。3.行动原则：任何目标的实现都离不开坚持不懈的具体行动。4.过程原则：如果目标是100%，就应该对过程中的X%同样重视。由于不可能一步登天，过程有时候比结果更重要。5.协作原则：聪明的管理者必须学会给下属人员分责授权，共同协作完成任务。6.集中原则：集中精力重点处理某项工作，会比同时处理多个问题效果好得多。7.倡导原则：把希望发生的事情变成积极的行动，把自己的想法说出来并努力赢得大家的支持。8.计划原则：详细的行动计划比盲目行动更能取得出人意料、令人满意的结果。9.守时原则：如果自己不遵守时间，也不要指望别人遵守时间。10.简单化原则：有多种方案选择时，最简单的往往就是最好的。11.矜持原则：优秀的管理者之所以优秀，在于他们不会对任何人的任何要求都一味迁就。他们懂得如何拒绝。12形象思维原则：只有锻炼出较强的形象思维能力，才能及时察觉任何风吹草动，做到防患于未然。（2）评估自己利用时间的能力。 以下是一个充分利用时间的自我评价方法，请在“是”或“否”上面画圈：1前一天晚上做好下一天的工作准备。（是/否）2上班后立即投入工作。（是/否）3从重要的工作着手。（是/否）4必须记录日程安排。（是/否）5尽量分责授权。（是/否）6灵活利用零星时间。（是/否）7希望一下子做完一项工作。（是/否）8同时处理几项事务。（是/否）9能当场处理完的工作，就随时处理。（是/否）10为使工作尽快完成，凡事都下功夫。（是/否）11尽量缩减电话的时间。（是/否）12希望尽快结束无意义的面谈。（是/否）13希望尽量不写信函文件。（是/否）14尽量处理不必要的东西。（是/否）15尽量当场处理文件信函。（是/否）16规定所有文件夹的收存场所。（是/否）17今日事，今日毕。筹划次日的工作并做好记录。（是/否）18灵活运用为节省时间而设置的机器设备。（是/否）19安排休息时间（是/否）20时常保持灵活使用时间的意识。（是/否） 记分方法：将你回答