企业内部如何进行数据稽核

提升管理 持续改进 企业内部如何进行稽核 东莞事业部 吴立俊 2011年 02月 何时进行、如何进行？ 为什么进行内部稽核？ 企业内部稽核制度 基础数据稽核 单据稽核 作业稽核 流程稽核 系统稽核 2 内部 稽核 1 4 5 3 基础数据 稽核 品号数据稽核 权限数据稽核 异常报表稽核 供应商及客户 资料稽核 BOM数据稽核 -权限 数据稽核 注意查看哪些有“超级用户”的用户 注意不应给序权限，如：清除单据权限 检核相关人员审核、撤消审核、作废、删除权限 检核相关人员成本、售价的控制权限 检核相关人员的权限是否合理 检核“超收管理”及“超交管理”是否管控 检核单位是否大小写不一致 检核品号、品名及规格是否符合编码原则 如：同一类品号，但品名及规格描述不同 检核采购件及委外件无“采购人员”及“主供应商” 检核自制件无“工作中心”的品号 -品号数据稽核 -BOM数据稽核检核属性为“采购件”存在 BOM 检核“组成用量”及“底数”为 0的料件 检核“工单单别”为空的 BOM 检核料件的“材料类型” -供应商及客户资料稽核 检核供应商与客户资料“公司全称”是否完整 检核供应商与客户资料中的信息是否准确及齐全 检核供应商与客户资料中“付款条件”是否为空 检核供应商与客户资料中“发票种类”、“税种”、“税率”是否准确 检核供应商资料中的“分批交货”是否有钩选 -异常报表稽核单据异常检测表 基本数据异常检测表 单据资料 稽核 未审核单据 稽核 单价及交期 稽核 单别使用稽核 无来源单据 稽核 未结束单据 稽核 -单价及交期稽核单价为 0的采购单、进货单、订单、销货单、委外工单、委外进货单 来源单价不同 采购单与核定单价不同；销货单与订单单价不同 采购单、订单、委外工单中“预交货日”为空记录 附表 销售价格异常表 采购价格异常表 委外价格异常表 -未审核单据稽核单据未审核状态稽核，超期未审需重点跟踪进度 附表 未审核单据清单 -未结束单据稽核 订单、请购单、采购单、厂内工单、委外工单未结束尤其是超期未结束单据需检讨原因并定期汇报进度 附表 客户接单统计表 请购明细表 供应商采购交货状况表 工单明细表 -无来源单据稽核稽核销货单、销退单、请购单、采购单、进货单、退货单、工单、领料单、退料单、入库单、委外进货单、委外退货单是否存在来源单据 无来源的单据是否属于正常作业范围 单据是否存在提前录单； 如：当天为 1月日，但存在 1月 10的单据； 提前录单的日期是否合理及跟踪原因 -单别使用稽核 各单据中的单别使用是否依流程规定进行使用 如：试产领料应使用“试产领料单”单别，但却用了“量产领料单”单别 不同的单别适用的流程作业不同 单别的设定是否有异动； 如 :进货单应为“核对采购” ,但被修改为不核对采购 作业稽核 呆滞料件 稽核 库存准确 稽核 单据准确及时稽核 内训状况 稽核 查核呆滞料件清单，以便各部门及时处理 跟踪呆滞料件的处理方式 附表 呆滞分析表 存货库龄分析表 -呆滞料件稽核 -呆滞料件稽核 1、物料只被研发部门领用过。（研发部门研发新产品时采购新材料数量过多） 2、订单变更了戒取消了，但是采购计划没有同时变更。（采购变更不落实） 3、是否存在超额进货。（超额管控不严） 4、需求的数量和采购的数量差距较大。（最低补量戒补货备量过高） 5、订单取消了，但已经生产出来了的产品。（缺少转销的机制） 6、按销售预测进行生产的产品。（预收预测不准确需调整） 呆滞料产生原因分析 1、仔细分析物料以后的使用价值，能作为替代料使用的则作为替代料早日使用；能转卖的则通过销货流程销售出去；只能报废的则通过报废流程来处理。 2、和研发协商看呆滞料是否能用于开发新机型。 3、和供应商协商能不能退货并补偿来处理。 4、 针对已生产入库订单取消的状况与客户协商处理。 5、制定定期呆滞料检讨制度，时时关注呆滞料的使用状况。 6、针对呆滞料进行丏人管理，建立奖励制度。 7、针对可能产生呆滞的环节建立流程的管控来防止呆滞料可能产生的源头。 拟定呆滞预防策略及计划 建议依抽盘模式进行，确保实物、 ERP帐、帐本、卡片保持一致，从中发现问题 附表 库存明细表 -库存准确稽核 核查单据与实际作业是否保持一致 如：领出 100PCS,领料单据也为 100PCS 核查单据准确性，发现人为失误导致数据误差 如：数量、单价、部门、汇率、税率录入错误 核查单据及时性； 实际作业发生时是否可以及时完成单据作业 -单据准确及时稽核 核查各部门当月是否有进行本部门内训及考核 新进人员是否 ERP作业考核通过 核查资讯部当月是否有进行基础操作培训及考核 -内训状况稽核 流程时间稽核 流程执行稽核 核查各流程之间处理的时效； 建议：定义每个流程中部门及人员的处理时效； 尤其是正常及异常流程的时效是否有分开注明 财务应付 应收 库存 总帐每月是否正常月结 -流程时间稽核 核查各部门是否依确认的流程进行作业 流程变更时有没有及时更新流程文件 是否存在违规手工单； 如：依流程规定需是系统单，使用单位开立手工单 异常作业流程是否有依流程进行作业 -流程执行稽核 异常排查工具 面对大量的业务单据 单据的准确性、及时性无法保障 正式运作后 稽核流程不健全 操作人员不熟练 业务单据量大 审核流程不健全 人为的疏忽 按报价需求定义参数绅度 交易单据异常排查 未审核单据排查 - 基础数据异常排查 - 检查项目全面化 工具操作灵活化 异常内容清晰化 涵盖 易飞所有重要基础资料 的检查，打造坚实的 ERP地基 品号 信息 口 品号有异常符号 口 品名规格异常 口 库存单位异常 . 客户 信息 口 交易币种异常 口 收款条件异常 口 业务员异常 . 会计 科目 口 科目级次错误 口 失效科目检查 口 统驭异常 . BOM 信息 口 工单单别异常 口 元件品号异常 口 BOM循环 . 供应商 信息 口 交易币种异常 口 付款条件异常 口 结算方式异常 . 核算 项目 口 核算项目级次错误 口 核算项目顺序错误 . -基础数据异常排查 按报价需求定义参数绅度 交易单据异常排查 未审核单据排查 - 基础数据异常排查 - 检查项目全面化 工具操作灵活化 异常内容清晰化 以品号信息异常检查 -为例 财务部 生产部 品名规格异常 补货政策异常 主要仓库异常 领料码异常 工艺路线异常 工作中心异常 会计分类异常 采购件材料成本为 0 自制件标准成本为 0 企业可按需选择检查项目，即可做一键式查询也可做离散选择，增加使用的灵活性 品号有异常符号 低阶码空白 库存单位异常 信管部 仓管部 按职能选择异常内容 也可全部 选定 -基础数据异常排查 按错误信息分组：库存单位异常 品号 品名 规格 A 登山车 PKM*3 B 轻便折叠车 WKM*300 C 复古折叠车 PKM*23 按报价需求定义参数绅度 交易单据异常排查 未审核单据排查 - 基础数据异常排查 - 检查项目全面化 工具操作灵活化 结果呈现清晰化 可分组呈现 可汇总或明绅显示 可链接对应作业 按品号分组：品号 110002 品名 规格 错误信息 登山车 PKM*3 会计分类空白 登山车 PKM*3 品号属性为空 登山车 PKM*3 标准成本为 0 错误信息：品号存在异常符号 数量小计 300 错误信息：库存单位异常 数量小计 4500 合计笔数： 4800 错误信息：库存单位异常 品号 品名 规格 A 登山车 PKM*3 B 轻便折叠车 WKM*300 C 复古折叠车 PKM*23 通过拖拉拽的方式，用户可决定报表的呈现方式，最大化的满足了企业各种查看需求 -基础数据异常排查 基础数据异常排查 交易单据异常排查 未审核单据排查 -交易单据异常排查 - 借劣工具做好日常检查，防患于未然 协助企业做到事前预防 - 库存不正确 - 成本有异常 - 往来账有异常 . 月底时 日常排查 交易单据异常排查 单别 -单号 单据名称 单据日期 异常内容 xxxxx xxxxxx xxxxxxx 销货数量为 0 xxxxx xxxxxx xxxxxxx 进货单价为 0 xxxxx xxxxxx xxxxxxx 工单有投入无产出 单据异常检测表 单别 -单号 单据名称 单据日期 异常内容 xxxxx xxxxxx xxxxxxx 单头单身数量不等 xxxxx xxxxxx xxxxxxx 有单身无单头 xxxxx xxxxxx xxxxxxx 单头单身金额不等 -交易单据异常排查 基础数据异常排查 交易单据异常排查 未审核单据排查 -未审核单据检查 - 审批提醒 主动检查 全面排除 自劢驱劢审批流程至审批者，并不断给予审批提醒 -未审核单据检查 未审核订单清单 单别 -单号 单据名称 单据日期 审核码 录入者 录入日期 2202-20100802004 国内订单 20100802 未审核 夏小薇 20100801 2202-20100902008 国内订单 20100902 未审核 夏小薇 20100902 2202-20100707009 国外订单 20100707 已作废 夏小薇 20100706 2202-20100806117 国内订单 20100806 未审核 夏小薇 20100806 基础数据异常排查 交易单据异常排查 未审核单据排查 -未审核单据检查 - 操作者可及时检查自己的未审核单据，并可直接链接到对应作业进行审核，做到当日事当日毕 快速检查一下我还有哪些单据未被审核？ 审批提醒 主动检查 全面排除 -未审核单据检查 基础数据异常排查 交易单据异常排查 未审核单据排查 -未审核单据检查 - 同一作业界面，提供所有模块未审核单据的检查，信管人员可集中进行排查，最大化的保障单据的及时审核 审批提醒 主动检查 全面排除 销售系统 采购系统 存货系统 工单系统 BO