中展集团公司档案管理规定.doc

中展集团公司档案管理规定一、档案分类、存放部门及电子件发布范围。（注：领导：集团公司领导。文档=总裁办文档管理员。经办=业务经办人。人事=人力资源部业务经办人。财务=财务部业务经办人。信息=信息中心业务经办人。）分类内容存放部门电子件发布范围原件备份业务档案业务可研报告、请示及批复文件。文档经办领导、文档、总裁办及其它相关部门、经办各类补贴申请及批复文件。工作计划、方案和批示。与合作单位签约文件（包括协议及承诺性信函）。在展览中心外租馆合同。请国家领导人和其它重要人物出席或参观展览会的请示和安排；国家领导人的题词和讲话。出访报批件等。总结（简报）或统计数据。业务照片。新闻报道汇总。行政档案集团公司同外单位签订的各种协议、合同及其审批件。文档经办领导、文档、总裁办及其它相关部门、经办集团公司中层以上领导参加的各类会议纪要、简报。国务院和主管部门下达的企业必须执行的文件及其他重要文件。集团公司行政性规章制度。集团公司及其分支机构设立、变更决策和审批文件。集团公司及其分支机构设立、变更工商文件。注册商标、域名知识产权。合资公司协议、股东会决议、董事会纪要、工商文件。人事、党务档案集团公司人事、工资、福利、培训制度。文档人事领导、文档、总裁办及其它相关部门、人事、相关范围集团公司自管档案人员的人事档案。人事人事领导、人事、相关范围党务。党办党办领导、党办、相关范围集团公司负责发放工资、福利人员的工资、福利发放情况。人事财务领导、人事、财务集团公司员工奖惩、培训、考勤和休假情况。资产档案房产、土地证。文档财务2000元以上办公家具资料。财务文档信息、通讯、电子办公设备。财务信息领导、财务、信息车辆。财务文档财务制度。文档财务领导、文档、财务、总裁办、相关范围收、支款合同。经办财务领导、财务、相关范围部门财务凭证。财务领导、财务、相关范围部门基建档案基建项目立项、预算请示及批件。文档经办领导、文档、财务、经办部门咨询、设计、施工招、投标文件。文档经办与咨询、设计、施工单位签订的协议或合同。规划、用地、施工许可。工程图纸和工程竣工验收资料。其他重要文件。二、档案建立程序：1、档案交存时限：机密文件、员工档案、财务凭证、集团公司会议纪要、合同文件和资产文件要随时送文档管理人员签收保管；其它文件在相关工作完成后60天内立卷后，送交档案管理员。其它单独事项文件，需存档备查的，分类立卷后，每年12月份内交档案管理员。2、档案建立要求：员工档案和财务凭证档案按人力资源部和财务部规定的方式建档；其它文件经办人按文件的时间顺序将重要文件整理成卷，填写卷宗夹，并打印如下卷内目录，一式两份，经本部门负责人签字确认后，同电子版一并交总裁办档案管理人员确认签收后，由集团公司保管，交卷人留一份卷内目录作凭证。集团公司会议纪要、合同文件和资产文件，文档管理人员要复印后，按类立原件卷和复印件卷，两卷按同一顺序建立目录。3、档案管理人员要将存档文件建立检索目录。卷内目录卷宗名称：序号文件作者收发文号文件日期文件内容摘要张数1北京市规委市规许字（2005）230号2005年2月关于中展公司综合楼加层的规划许可1立卷人： 立卷部门负责人：档案管理员：三、档案密级和保存期：1、密级：有机密文件的档案卷按其中最高密级文件定密级。2、保存期限：文件保存期要按文件内容来确定。一般配情况如下：涉及国家领导人的档案永久基建档案永久产权文件档案产权消失后第10年权利义务文件的档案权利义务有效期后第10年业务资料业务结束后第10年财务档案由财务部定人事、党务档案由人力资源部、党办定四、档案保管：1、各部门和机要交换送交的档案，在已立卷的基础上，由档案室统一进行分类、合并、装订和保管。2、档案管理员要记录档案的收进和移出、卷宗和案卷数量、查阅情况。3、档案室必须严格注意防盗、防火、防虫、防潮，确保档案的安全。经常检查档案保管情况，对破损和变质档案，及时修复。每年年终进行一次全面检查，发现问题，立即解决。4、根据需要与可能，努力更新收集、保存方式，逐步实现档案管理的信息化。五、档案借阅：1、查阅或借用档案须履行登记手续,借用人员应与档案管理员当面点清，借阅档案后须及时退还，并办理归还手续。2、借用档案应注意保密，妥善保管，不得损坏遗失，不准拆卷、剪裁或抽张取页，不准涂改、增删内容、画标记或自行复制。如工作需要，须经主管公司领导同意后方可复印、登记。不准带出集团公司或转借他人。3、有复印件卷的档案，一般只查阅或借阅复印件卷。4、借用期最长不超过二十天，如工作需要延期使用，须向档案管理员说明理由，并办理续借手续，每次续借不超过十五天。5、集团公司内部人员非因公需要，一律不得查阅或借阅本公司档案。外单位人员如因公需要，须持有关单位证明和主管公司领导批准，方可查阅，但不得借用。6、档案室档案管理人员办公室严禁吸烟。六、档案的鉴定、销毁：1、档案室应会同公司内有关部门，根据本公司档案材料保管期限表，对档案定期进行鉴定。鉴定工作结束后