公司公文写作培训课件.ppt

公文写作与处理规范 综合管理部2016 10 公文概述 公务文书简称公文 它是党政机关 人民团体 企事业单位在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的特定文书 一 公文的特点 法定的权威性首先 公文的作者和读者是法定的 其次 适用范围是法定的 第三 发文权限是法定的 2 格式的规范性3 执行的时效性 周书 慎乃出令 令出唯行 二 公文的种类 国家行政机关公文处理办法 中有13种 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 中国共产党机关公文处理条例 中有14种 决议 指示 决定 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要常用的有五种 通知 函 会议纪要 报告 请示 公文按其行文方向 可分为上行文 下行文 平行文 按内容及所限定的阅读范围程度 公文可分为秘密公文 普通公文 按时限要求 公文可分为紧急公文和常规公文 文件格式 信函格式 纪要格式 四 公文的一般格式 一 排版规格正文用3号仿宋体 一般每面排22行 每行排28个字 二 装订要求公文应左侧装订 不掉页 无坏钉 漏钉 重钉 三 公文用纸及版面尺寸采用国际标准A4型纸 尺寸为210mm 297mm公文用纸天头 上白边 37mm 1mm公文用纸订口 左白边 28mm 1mm版心尺寸 156mm 225mm 一 眉首 包括公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人等 二 文件名称 由发文机关全称或规范化简称后加 文件 两字组成 一般采用小标宋体字 用红色标识 字号一般应小于22mm 15mm 高 宽 上行文距版心上边缘为80mm 发文字号左空一格 用3号仿宋体 签发人右空一格 只有上行文才需注明签发人 签发人姓名用3号楷体字 1 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 2 秘密等级和保密期限 表明 绝密 机密 和 秘密 3 紧急程度 标明 特急 急件 4 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加 文件 组成 例如 衡阳市翼鸿资产经营有限责任公司文件 5 发文字号 由发文机关代字 年份和序号组成 例如 翼鸿办 2016 6号 翼鸿 2016 1号 公司代字 年号 序号 公司代字 年号 序号 四 公务文书的格式 6 上报的公文需标识签发人姓名 此时发文字号居左侧 三 主体包括标题 主送机关 正文 附件 成文日期 公文生效标识 附注等 四 红线下空2行为标题位置 用2号小标宋体字或黑体 主送机关在标题下空1行 左侧顶格 正文用3号仿宋体字 每面22行 28字 小标题用3号黑体字 1 标题 由发文机关名称 关于 主要内容 的 公文种类构成 发文机关 主要内容 公文种类称为公文标题三要素 例如 中国银行关于发现伪造人民币的通报 发文机关 主要内容 文种 关于召开2016年度工作会议的通知 省略发文机关 通告 省略发文机关 主要内容 市旅游事业管理局转发 市人事局 市劳动局转发 国家教委 劳动人事部关于技工学校毕业生学历问题的通知 的通知 的通知 多行标题排版 2 主送机关 即公文的主要行文对象 除直接面向社会发布的普发性公文外 一般都有主送机关 3 正文 是公文的主体 是反映公文具体内容的部分 4 附件 是指随公文转发 报送的文件或资料 此处的发文机关可以写 也可省略 5 成文日期 公文生效的时间 一般公文以负责人签发的日期为准 6 公文生效标识是证明公文效力的表现形式 它包括发文机关印章或签署人姓名 规范缮印 公文除会议纪要和以电报形式发出外 均要盖印章 行政机关单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 只标识成文日期和盖章 联合行文 上行文只盖主办机关的章 下行文各主办机关均要盖章 当联合行文需加盖两个印章时 应将成文日期拉开 左右各空7字 主办机关印章在前 两个印章均压成文日期 印章用红色 只能采用同种加盖印章方式 以保证印章排列整齐 两印章间互不相交或相切 相距不超过3mm 当联合行文需加盖3个以上印章时 为防止出现空白印章 应将各发文机关名称 可用简称 按加盖印章顺序排列在相应位置 并使印章加盖或套印在其上 主办机关印章在前 每排最多排3个印章 两端不得超出版心 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 印章之间互不相交或相切 在最后一排印章之下右空2字标识成文时间 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在成文日期上 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文日期上 最基本的缮印原则 骑年盖月 7 附注是指需要说明的其他事项 如联系人和联系方式 三 版记包括主题词 抄送机关 印发机关和印发日期 版记中的反线 版记的位置等 抄送机关 是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关 印发机关和印发日期印发机关是指公文的印制主管部门 印发日期以公文付印的时间为准 版记中的反线 版记中各要素之间加一条反线隔开 是为显示各要素之间的区别 5 版记的位置 版记置于最后一面 版记的最后一个要素置于最后一行 行文方向 1 上行文是下级机关对上级领导机关的行文 如请示 报告等 2 平行文是平级机关或不相隶属机关之间的行文 如函 平行性通知 议案等 3 下行文是上级机关向属下的机关行文 如命令 令 决定 通报 批复等 4 泛行文是既向发文机关的上级单位 下级单位 平行单位行文 也向不相隶属的单位行文 行文面广泛 方向不定 如公告等 抄送规则 向下级机关或者本系统的重要行文 应当同时抄送直接上级机关 受双重领导的机关向上级机关行文 应当写明主送机关和抄送机关 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送其另一上级机关 请示规则 各级行政机关一般要逐级请示 不得越级请示 因特殊情况必须越级请示时 应当抄送被越过的上级机关 请示一般只写一个主送机关 如需同时送其他机关 应当用抄送形式 但不得抄送下级机关 请示应当一文一事 除领导直接交办的事项外 请示不得直接送领导者个人 而应该送交办公厅 室 报告规则 1 报告中不得夹带请示事项 2 一般不得越级报告 如遇紧急情况或特殊工作需越级报告时 应同时将报告抄送被越过的上级机关 常用公文 报告 一 功用适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 二 特点1 汇报性2 陈述性 1 工作报告用于汇报某一阶段的正常工作 2 情况报告用于反映重大问题或带有突发性 偶然性的情况 3 答复报告用于答复上级机关查询的事项 三 类别 四 格式扫描 1 标题2 主送机关 为直属上级机关 3 正文报告的缘由报告的内容报告的结语4 落款 五 写法指要 工作报告一般以成绩 做法 经验 体会 打算 安排为主 在叙述基本情况的同时 有所分析 归纳 找出规律性认识 情况报告一般以 情况 原因 教训 措施 的结构来写 答复报告一般写答复的意见或处理结果 是依据上级要求回答的问题进行写作 所以要写得周全而有针对性 关于治理水质污染问题的报告 市人民政府 前接 政发 2004 10号函 询问我县水质污染原因及治理问题 现将有关情况报告如下 我县水质现污染较严重 其主要原因 一是公众环境保护意识差 一些居民随意向河道坑塘倾倒垃圾 二是 四是 解决水质污染问题的根本途径 首先是建设污水处理厂 其次 加大宣传力度 其四 环保部门依法行政 严格执法 从源头把关 减少各种污染 专此报告 县人民政府 盖章 可略 二 四年四月二十九日 六 行文规则 不得夹带 请示 事项 一般不越级 请示 一 功用适用于向上级机关请求指示 批准 二 特点1 求复性2 单一性 1 属超出本机关的工作职权范围须经请示批准才能办理的 2 对国家的有关方针政策或上级机关的有关规定 决定等不甚了解或有不同理解 需请上级机关解释或重新审定的 3 工作中出现了新情况 新问题 必须处理却又无章可循 无法可依 有待上级机关批示的 4 遇到本机关职权范围内很难克服或无力克服的困难 需请上级机关支持 帮助的 5 属涉及全局性或普遍性的而本机关无法独立解决的工作困难和问题 必须请示上级机关以求得到上级机关的协调和帮助 1 请求批准的请示2 请求指示的请示3 请求帮助支持的请示4 请求批转的请示 三 类别 四 格式与写法 正文重点是两部分内容 请示的缘由 为什么要写请示 请示的事项 请示什么 写好请示缘由的要求 1 合情合理 2 具体充分 3 清楚明白 关于交通肇事是否给予被害者家属抚恤问题的请示 最高人民法院 据我省 县人民法院报告 他们对交通肇事致被害人死亡 是否给予被害者家属抚恤的问题 有不同意见 一种意见认为 被害者若是有劳动能力的人 并遗有家属要抚养的 给予抚恤 另一种意见认为 只要不是由被害者自己的过失所引起的死亡事故 不管被害者有无劳动能力 都应酌情给予抚恤 我们同意后一种意见 几年来的实践经验证明 这样做有利于安抚死者家属 是否妥当 请批复 省高级人民法院 年 月 日 五 请示的行文要求 1 必须一文一事2 不能多头请示一般只写一个主送机关 需要送其他机关的 用抄送 但不得抄送其下级机关 3 不得越级请示有必要时 要抄送被越过机关 六 请示与报告的区别 1 行文目的不同报告的主要目的是下情上达 是一种呈报性公文 请示的主要目的是请上级批准 指示或答复 是呈请性公文 2 内容要求不同请示的内容要求一文一事 报告的内容可一文一事也可一文数事 3 行文时限不同报告是汇报工作和反映情况 可以事前 事中 事后行文 请示是请上级批准 指示或答复 必须事前行文 4 篇幅长短不同请示一般都比较简短 报告的内容涉及面较为广泛 篇幅一般较长 5 收文处理不同上级收到报告 只须了解情况以作决策参考 不需要答复 收到请示 则要认真研究 尽快给予答复 函 一 功用 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 1 使用的广泛性2 行文的多向性3 写作的灵活性 二 特点 三 类别 按照内容性质和用途划分1 商洽函2 问答函3 请求批示和批复事项的函按行文方向划分1 去函2 复函 四 格式与写法 1 函可以不设文头 不编文号 不写标题 2 发函缘由 函的写作一般都比较短小 简明扼要地说明来函的目的事项即可 一般不宜展开论述 3 事项 答复对方的函 首先应在正文的首句或首段说明收到对方函的时间及内容概括 然后针对对方的要求 逐一进行答复 4 结语 请研究函复 以上意见 请予函复 盼复 特此函告 特此函复 写作须知 1 内容要简洁2 语言要得体3 文体要正确 中国科学院 研究所关于建立全面协作关系的函 大学 近年来 我所与你校双方在一些科学研究上互相支撑 取得了必定的成绩 建立了良好的协作基础 为了巩固成果 建议我们双方今后能进一步在学术思想 科学研究 人员培训 仪器设备等方面建立全面的交换协作关系 特提出如下意见 一 定期举办所 校之间学术讨论与学术交换 略 二 根据所 校各自的科研发展方向和特点 略 三 根据所 校各自人员配备情况 略 四 双方科研教学所需要高 精 尖仪器设备 略 五 加强图书材料和情报的交换 以上各项 如蒙批准 建议互派科研主管人员就有关内容进一步商量 达成协议 以利工作 特此函达 务希研究见复 中国科学院 研究所 盖章 年 月 日 公文固定用语 称谓用语 本 你 该 我 经办用语 经 业经 兹经 引述用语 前接 近接 悉 期请用语 即请查照 希即遵照 请 拟请 希 望 表态用语 照办 同意 不同意 可行 征询期复用语 当 妥 否 或当否 请批示 过渡用语 为此 对此 开头用语 为 了 关于 由于等 结尾用语 为要 为盼 为荷 特此通知