文件管理办法.doc

第一条 目的为加强文件的统一管理，保证公司各类文件管理有章可循，在收文、发文、传阅、借阅、翻印、存放、清退、销毁、立卷归档时规范有序，特制定本管理办法。第二条 种类 一、就文件来源来说，文件可分为三大类：一大类是收进的文件；一大类是发出的文件；一大类是公司内部的文件。二、常见文件种类有：法律、法规、条例、准则、决议、决定、规定、纪要、记录、简报、章程、大事记、请示、批复、批转、批示、指示、命令、指令、通知、通报、报告、通告、公告、布告、公函、信函等。第三条 原则文件在收文、发文、传阅、借阅、翻印、存放、清退、销毁、立卷归档时，坚持“谁经手、谁负责”与“谁保管、谁负责”的管理原则，严格按程序执行，若有违反，公司将给予行政处分或经济处罚。第四条 收文 一、收文处理一般包括登记、拟办、批办、分发、催办、办结、立卷归档等程序。 二、上级发来的文件和注有密级的资料以及平级发来的文件，均由行政人事部文员统一签收、登记、呈阅、分发，并按不同类别进行分类。 三、凡需办理的公文，应先送行政人事部经理签批意见，再分送给相关部门办理或相关领导阅批后办理；行政人事部经理在签批公文时，认为无需送相关领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接签批相关部门阅办。 四、行政人事部文员对领导批示的公文和本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压和漏办。五、公司领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交行政人事部文员立卷归档。第五条 发文 一、发文处理一般包括拟稿、审核、签发、用印、登记、发放、立卷归档等程序。一、各类下发文件由行政人事部文员根据文件类别统一登记、编号。二、行政人事部编制文件需要下达的部门、份数和执行时间，发给各部门和子公司负责人签收。三、行政人事部文员要做好文件的发放登记工作，明确发文时间、签收人。第六条 传阅一、建立传阅文件管理责任制。需传阅文件交行政人事部，由行政人事部文员负责文件的传阅工作。二、掌握文件流向。行政人事部文员要对文件的传阅进行跟踪管理，掌握文件流向，了解文件的传阅情况，防止文件积压、丢失。三、做好传阅文件的登记工作。行政人事部文员对传阅文件实行登记，保证文件安全。四、及时催阅。行政人事部文员要催促文件传阅速度，防止文件的延误办理。五、文件传阅和办理完毕后，由承办人将文件及时送档案室建档。第七条 借阅 档案管理员在文件借阅管理中，应严格按照公司规章制度办事，确保文件借出后有利于公司各项工作的正常开展，而不是危害公司。一、借阅者在借阅期间对文件负责。（一）保护文件，不得丢失、裁减和涂改，并按时退还。若有违犯，视情节轻重处罚50-500元/次。（二）做好保密工作，不得翻印，不得转借他人，且绝密文件在指定地点阅读。若有违犯，视情节轻重处罚50-500元/次。二、审批（一）公司员工因工作需要借、查阅本人工作范围内的档案资料，须经本部门负责人和行政人事部经理审批；若借、查阅非本人工作范围内的档案资料须经分管领导或总经理批准。（二）公司员工因工作需要借、查阅密级性文件，须经本部门负责人和行政人事部经理审批，报分管领导或总经理批准。（三）外单位人员借阅文件时，须持有单位介绍信，并经公司分管领导或总经理批准方可外借，并办理登记手续。三、登记（一）借阅文件须履行登记手续。借阅时档案管理员与借阅者当面查清文件类别、份数，并明确归还时间，并在文件借阅登记表上签字。（二）借阅文件退还时，根据文件借阅登记表检查、核对，无误后予以销帐。四、催还（一）对借阅文件在限定的时间内未归还者，应及时催退或办理续借，以防文件散失或影响他人借阅。（二）对借阅文件在限定的时间内未归还者，每超过一天处罚5元。第八条 翻印一、翻印公司密级性文件须经部门负责人和行政人事部经理审核，报分管领导或总经理签字批准后方可翻印；翻印公司一般性文件可不用签字批准。二、翻印的文件在报刊杂志、媒体上公开发表须行政人事部经理、分管领导或总经理批准。三、翻印时须登记翻印部门、经办人、时间、份数等。第九条 存放一、加强档案室的管理。为了文件安全，必须保证档案室是文件安全的存放处，定期对门窗的牢固性进行检查，注意防潮、防火、防蛀、防尘等。档案室的钥匙由档案管理员保管，负责文件的存放，确保档案室整齐有序。二、对存放文件进行分类。按文件的办理情况，可分为待办文件、办结文件进行存放；不需办理的作为阅知性文件进行存放。对分好类的文件按收文顺序排列。三、档案管理员根据文件类别、密级程度，建立文件的索引、目录，进行分类存放，以便查找。第十条 清退 一、对按规定应退回的文件，行政人事部文员应及时回收、清点和校对，防止文件丢失。 二、清退按时间分为随时清退和定期清退。1、随时清退的文件包括传阅件：会签件、送审件、承办件等，这种文件要求阅后尽快清退，以免贻误工作；2、定期清退的文件大多是上级机关下发的文件，每次清退时间一般为三个月、半年或一年。第十一条 立卷归档 具有查找和保存价值的文件，办理完后由行政人事部文员按有关规定及时整理、立卷归档。 一、分类 （一）按公司组织机构分类，如：行政人事部、财务部、项目部等。 （二）按专题分类，即：公司人事管理文件类、项目投标文件类等。 二、步骤 （一）收集行政人事部文员应坚持平时随时收集文件进行归卷，以保证文件的完整性。 （二）年终检查、调整定卷 1、检查立卷文件是否完整。通过对照收文登记表、发文登记表和文件借阅登记表，把所有的应归档文件收集齐全。 2、检查案卷是否符合归档范围，把不符合归档要求的文件剔除。 3、检查案卷是否保持了文件间的历史联系，把不符合本卷特征的文件转入其他有关卷内或另立新卷。 4、按永久、长期、短期三种保管期限，检查卷内文件保存时间价值是否统一。 5、检查文件排列是否科学、合理，是否按一定的规律排列卷内文件，使文件保持联系和条理性。一般是：重要文件在前，次重要文件在后；政策性文件在前，业务性文件在后；综合性文件在前，专题性文件在后；正文在前，附件在后；存本在前，定稿在后；结论性文件在前，综合性文件在后。 6、定卷时，需对卷内文件进行系统排列、编号，填写卷内目录、案卷封皮和案卷目录。 （三）移交归档 1、文件完成立卷工作，装订成案后，在规定的时间内移交给档案室。 2、移交档案须有移交目录，以供档案室清点核对。3、在清点收档案卷并证明无误后双方就可履行移交签字手续。至此，文件立卷工作结束。第十二条 销毁一、销毁的文件包括：存档到期的文件；无立卷归档价值的文件；上级主管部门和政府相关职能部门指定需销毁的文件。二、销毁时间为存档到期15日内，特殊情况须经总经理批准后销毁。三、销毁程序（一）清点把需销毁的文件逐份校对，并在收发文登记表上加盖“销毁”印戳。（二）登记对要销毁的文件须填写销文登记表，登记发文部门、发文号、时间、份数、审批人、销文部门等内容。（三）签批对要销毁的文件登记完毕后，呈报总经理批准，未批准的文件需及时归入档案室，已批准的文件可立即销毁。（四）备案1、文件销毁时由行政人事部经理作为监销人。2、文件销毁后，监销人须在销文登记表上签字，并向总经理汇报销毁情况。第十三条 本办法解释权归公司行政人事部。第十四条 本办法自签发之日起实施，若与以前公司相关的管理制度有冲突的，则以本办法为准。附件：表一、收文登记表 表二、收文处理登记表表三、发文登记表表四、发文处理登记表表五、文件借阅登记表表六、翻印文件资料登记表表七、文件归档登记表表八、文件索引表表九、文件目录表表十、销文登记表表一收文登记表收文日期文件名称收文号收文部门收文人签收人表二收文处理登记表 编号：收文时间来文单位文件号文件名称行政人事部经理签批传阅情况部 门意 见签 字日 期分管领导意 见总经理意 见文件执行结果表三发文登记表发文日期文件名称发文号发文人发文部门签收人表四发文处理登记表 编号：签发审核标 题文 号附 件主题词报 送主 送抄 送下 发拟稿单位拟稿人核稿人校 对打 印印