项目、员工代码管理实施细则(试行)20110928文库.doc

上海亚东国际货运有限公司 （2011）沪亚东人字61号亚东集团内部机构、业务项目代码、员工代码管理实施细则（试行）第一章 总则第一条 为规范亚东集团机构代码、项目业务代码、员工代码的编制和管理，兼顾现有代码的使用现状，同时考虑“百年老店”的目标，特制定本办法。第二条 本办法适用于集团内部。第三条 本办法中的名词定义3.1机构。指集团总部各部门，子公司、分公司、办事处及其下属的部门、班组等。3.2项目业务。指符合一定标准、以项目形式运作的物流业务。3.3 员工。指办理了亚东员工录用手续、上岗工作的人员。第二章 机构代码第四条 采用三字代码，每个机构的代码由3位大写英文字母组成。 第五条 公司级机构代码的编制规则5.1 亚东集团：待定（目前暂用ADP）5.2 母公司：“上海亚东国际货运有限公司”用ADP表示。5.3子/分公司/办事处5.3.1规则1。采用国际航协（IATA）通用的三字代码；IATA没有规定的，由总部人事部门参照IATA的表示法或规律编制。如：“上海亚东国际货运有限公司大连分公司”代码为“DLC”；“上海亚东美国洛杉矶公司”代码为“LAX”。5.3.2 规则2。根据机构名称的英文缩写编成三字代码。5.3.3 规则3。 根据机构中文名称的英文译文，结合业务特点和业务内容命名。5.3.4规则4。由机构名称结合行业和业务特色的简称三个字的汉语拼音大写字母表示；如公司简称仅二个汉字，第一个或第二个汉字各取1-2个字母表示，或各取一个字母、另外增加一个字母表示。如：“上海亚东盛进出口有限公司”，其公司名简称为“盛进出”，代码为“SJC”。5.3.5 规则5。当一个城市有两个或以上的亚东分支机构，且公司性质、名称基本相同时，用公司所在城市的汉语拼音地名加自然数表示如：“上海亚东国际货运有限公司成都一分公司”， 代码为“CTU”；“上海亚东国际货运有限公司成都二分公司”， 代码为“CT2”。5.3.6 规则6。如果一个城市中有两个及其以上的子分公司，且性质及名称不完全相同时，参见上述规则进行。5.4 其它情况，由总部人力资源部根据以上编码规则综合考虑，必须保证所给出的公司级编码在集团内的唯一性。第六条 公司级机构数字码6.1 考虑到亚东集团的信息系统使用、业务统计的对应性及连续性、员工在集团内公司间的流动性，以及未来可能采取的管理措施或机构变更等预留空间，增加一项公司/分公司/办事处等机构的数字码。6.2 数字码的编制规则。采用二位阿拉伯数字，从01开始，直至99，以后再升位。第七条 部门级机构代码的编制规则7.1 规则1。根据部门英文名称的缩写编制，如英文名缩写为二个字母的，则再加一个英文“部门”的缩写“D”来表示。如：国际业务部可用“IBD”表示；信息管理部可用“ITD”表示等。7.2 规则2。根据部门中文名称简称的汉语拼音的大写字母表示（考虑业务特色），如空运进口报关部简称“空进报”，可用“KJB”表示；如：海运出口操作部简称“海出操”，可用“HCC”表示。7.3 规则3. 根据部门（业务特色）简称的三个字的汉语拼音的大写字母表示。如部门的简称仅二个字，则第三个字母用第二个汉字的第二个字母表示。7.4 规则4。无明确归属的部门的用AAA表示”。7.5 特殊情况由人事部门综合考虑编制，但要保证部门在一个公司内编码的唯一性。第八条 部门以下的机构代码的编制规则。8.1 规则1。一般情况代码由三位阿拉伯数字组成。如：某部门的综合业务部可用“001”表示；海运出口服务部可用“002”表示。8.2 规则2。有地点的用其地点名的汉语拼音表示。8.3 规则3。对班组名称中既有地域名又有业务名，且名称较长时，用业务名表示。8.4 规则4。无明确归属的班组用“000”表示第九条 机构代码编制注意事项9.1 代码的最后一位尽量避免使用“0”（零）或“o”（欧）。9.2避免使用容易产生歧义的缩写，如SOS等；不允许使用与犯罪、暴力、道德、侮辱、民族矛盾等相联系的人物、事件、日期等缩写，更不允许违反法律规定。9.3集团内部机构代码的组成层次：XXX-XXX-XXX 班组代码（3位） 部门代码（3位） 公司代码（3位）第三章 项目业务代码第十条 项目业务代码执行四字代码规则，即每一个项目的代码由四位大写的英文字母及阿拉伯数字组成。第十一条 项目代码的编制规则11.1 直接选择业务单位的英文缩写或通用的英文缩写。11.2 使用业务单位的中文英译缩写。11.3 其它由人事部门据情况编制。11.4 遇一个业务单位的2个或以上的项目时，最后一位使用阿拉伯数字。11.5 保证项目业务代码的唯一性。第十二条 项目开始，代码编制、发布、使用；项目结束，代码自然终止。第四章 员工代码/工号第十三条 员工代码又称工号，是员工入职后由人事部门提供的、在企业内部应用的、唯一的员工的用户名。第十四条 员工代码由各公司/分公司/办事处等根据总部提供的公司代码、公司数字码进行编制，与人事报表等一同报送总部。第十五条 员工代码的编制15.1 结构。各公司员工代码由“公司代码+公司数字码+四位阿拉伯数字”等9-10个字符汇总构成员工个人的编码。XXX+XX+XXXX 4位阿拉伯数字自然排序2位员工所属公司数字码 3位员工所属公司的代码15.2公司级代码。总部人力资源部给出。15.3公司级数字码。总部人力资源部给出。15.4 最后四位按照阿拉伯数字的自然数排序从0001号开始编起，人事部门给予每位员工一个代码（工号）。如上海亚东国际货运有限公司员工王飞行，代码/工号为ADP010028，其中ADP是上海亚东/总部的代码，01是总部的数字码，0028是流水号。第十六条 无论实习、见习、短期用工、任务型用工、长期用工等员工，只要进入亚东集团工作20天以上，就要给予一个代码。第十七条 员工代码管理17.1员工入职，给予代码；员工离职，其代码保留，但不再重复使用。员工再次被录用，应启用原来的代码。17.2员工在本公司的部门之间流动时，其代码不变。在集团内的公司间流动时，其公司代码变更，公司数字码、员工流水号不变。17.3每位员工在集团内的工号是唯一的。第五章 代码使用第十八条 人事部门在使用代码时，应完整、准确，不可以简化，做到不混乱。第十九条 其它部门/系统使用代码时，要全面、准确，不得随意断章取义，避免歧义。第六章 代码管理、其它第二十条 人事部门为机构代码、业务项目代码、员工代码管理的责任单位，负责权限范围内代码的编制、发布、更改、撤销、存档等事项。20.1总部人力资源部负责子公司、分公司及办事处、总部各部门代码、数字码的编制及发布；负责集团的员工代码审核20.2 各公司人事部门负责各公司内部部门、班组代码的编制、发布，员工代码的编制及向总部人力资源部的送审、备案。第二十一条 考虑到与原有代码的对接问题，部分原有的代码予以保留并继续使用。第二十二条 集团各单位必须按照本规则进行编码，且将编码目录、明细定期报至总部人力资源部审核、备案。第二十三条 由于机构、业务、员工代码的编制及使用会对业务系统、财务系统、IT管理系统产生系统性的影响，为进行风险管控，未经总部人事部门审核的代码视为无效代码，不得使用。第二十四条 苏州亚东公司及其子公司/分公司的代码编制、实施另行商定。第二十五条 代码编制、使用、管理中的未尽事宜，由总部人力资源部门负责解释及完善。第二十六条 本办法自2011年10月1日起实行。附件 1 亚东集团各机构代码、数字码一览表 2 总部各部门代码明细表上海亚东国际货运有限公司二零一一年九月二十八日亚东集团各公司编码、数字码一览表 2011年10月1日序号公司名称简称公司代码公司数字码备注1上海亚东国际货运有限公司亚东总部ADP012亚东国际货运（香港）有限公司香港亚东HKG023上海亚东报关有限公司亚报SBG034上海亚东盛进出口有限公司亚东盛进出口MYG045上海亚东盛物流有限公司亚东盛物流SWL056上海亚东国际物流有限公司亚东国际物流SW0067上海亚东宏华集运有限公司宏华集运SHM078上海宏丰劳务服务有限公司宏丰劳务HLW089上海福培储运有限公司福培储运SF00910上海环捷实业有限公司环捷实业SJ01011芜湖亚东货运有限公司芜湖亚东WHU1112上海亚东洋山供应链管理服务有限公司洋山公司SCM1213海宁亚东国际货运代理有限公司海宁亚东HNX1314深圳亚东报关行有限公司深圳亚东报关行SZB1415临沂亚东物流信息咨询有限公司临沂亚东LY01516ADP Global Logistics ,INC洛杉矶亚东LAX1617ADP Logistics Corp芝加哥亚东ORD1718ADP-DSL(CANADA)Logostics LTD温哥华亚东YVR1819ADP LOGISTICS (S) PTE LTD新加坡亚东SIN1920上海亚东大连分公司大连亚东DLC2021上海亚东北京分公司北京亚东BJS2122上海亚东天津分公司天津亚东TSN2223上海亚东青岛分公司青岛亚东TAO2324上海亚东烟台分公司烟台亚东YNT2425上海亚东济宁分公司济宁亚东JIN2526上海亚东盐城办事处盐城办YNC2627上海亚东连云港分公司连云港亚东LYG2728上海亚东张家港分公司张家港亚东ZJG2829上海亚东吴江分公司吴江亚东WUJ2930上海亚东无锡分公司无锡亚东WUX3031上海亚东无锡物流分公司无锡物流WXW3132上海亚东南通办事处南通办NAT3233上海亚东南京分公司南京亚东NKG3334上海亚东安吉分公司安吉亚东ANJ3435上海亚东合肥办事处合肥办HFE3536上海亚东杭州分公司杭州亚东HGH3637上海亚东宁波分公司宁波亚东NGB3738上海亚东福州分公司福州亚东FOC3839上海亚东厦门分公司厦门亚东XMN3940上海亚东深圳分公司深圳亚东SZX4041上海亚东东莞分公司东莞亚东DGG4142上海亚东广州分公司广州亚东CAN4243上海亚东防城港分公司防城港亚东FAN4344上海亚东昆明分公司昆明亚东KMG4445上海亚东成都分公司一部成都亚东一部CTU4546上海亚东成都分公司二部成都亚东二部CT24647上海亚东重庆分公司重庆亚东CKG4748上海亚东武汉分公司武汉亚东WUH4849上海亚东南昌分公司南昌亚东KHN4950上海亚东九江分公司九江亚东JJX5051上海亚东淮安分公司淮安亚东HUA5152上海亚东宿迁分公司宿迁亚东SUQ52亚东集团总部各部门编码一览表 2011年10月1日序号公司或部门名称简称编码备注1上海亚东国际货运有限公司亚东总部ADP2总经理室总经室GM03办公室办公室GA04人力资源部人力资源部HR0应更改为HRD5财务部财务部GC06结算组结算组GJ07法务部法务部GF08商务部商务部GS0应该为GSD9信息管理部信息管理部JDO应更改为ITD10项目物流部项目物流部XC020110101由工程项目部更名为项目物流部11国际业务部国际业务部IBD12船舶代理部船舶代理部SAD13陆运业务部陆运业务部LBD14日韩事务部日韩事务部GR015上海亚东海运有限公司海运公司HY016海运报关部海报部HB017海运部海运部XB0更名：20090402，由原货代二部更名为海运部18货代一部货一XA019货代三部货三HJ120货代四部货四HC121海运出口操作部海出HC022海运进口操作部海进部HJ023海进配送部海进配送HJ224海进综合部海进综合HJ825海进外高桥业务部海进外高桥HJ626海进吴淞业务部海进吴淞HJ527海进客服部海进客服HJ328洋山保税区项目部洋山项目部YSD成立：20081