监理资料管理.doc

目 录一、编制说明1二、资料管理职责1三、项目监理部监理资料管理的基本要求2四、工程资料分类与编号原则3五、工程资料运作、收集、归档中的注意事项6六、工程资料收发与存、归档流程7七、项目部向公司移交的归档资料编制要求7八、项目部向档案馆移交的归档资料编制要求9附件1：归档标签10附件2 电子目录结构11附件3：监理资料存、归档表（既工程监理资料目录）12附件4：安全监理资料目录（参考）16附件5：台帐表式错误！未定义书签。附件6：案卷封面、卷内目录、卷内备考表的参考范例31一、编制说明公司项目监理部档案资料管理规定已运行了2年多的时间，为解决此规定运行中存在的一些问题，进一步规范项目监理部的监理工作，保证监理工作质量、明确工程监理的运作程序，进行了修订。凡2006年1月1日以后新开工在北京市组建的项目监理部（市政项目监理部除外），均按本规定执行。在北京市以外的项目监理部（市政项目监理部除外），监理资料（B类）执行本规定，但监理用表改为国家或当地规定用表，基建文件（A类）、竣工资料（C类）及竣工图（D类）等执行当地资料管理规定；市政项目监理部执行公司市政项目监理部档案资料管理规定。二、资料管理职责1、各项目监理部必须依照本规定建立相应的资料管理制度，确保资料管理程序有效运行。2、监理资料管理由总监理工程师总负责，并指定专职（或兼职）资料员进行管理：收集、检查、整理、统计和归档工作。3、各专业监理工程师按程序和规定负责在监理过程中：验核、检查工程资料的齐全、合格、有效，签认后传递给资料员。4、要求承包单位的工程资料运作形成必须与工程同步；在北京，须用规定的规范表格机打文字、手写签字，并及时按传递程序上报项目监理部。5、工程资料的原件，一般由施工单位保存；但属监理资料（B类表），监理单位必须保存原件。凡复印件必须注明原件存放处、抄件人、抄件日期，加盖单位公章。日常形成的资料应保留电子版，并保证与纸质载体一致。6、严格执行收发文制度。各单位往来的文件、资料须有明确标识（收发文主题、份数、页数、收发日期、签收人）。7、及时收集、整理与工程有关的图纸、文件、工程资料、音像资料，利用计算机管理。建立资料总、分目录，作好分类编号、存归档组卷工作。8、监理部制定的监理规划交公司审批备案后实施；工程质量评估报告、竣工移交证书由总监和公司技术负责人签字并加盖公司公章，连同工程竣工验收鉴定书、监理工作总结、单位工程质量控制资料检查表、工程竣工验收备案表、监理业务手册等在工程竣工或监理合同期满后两个月内按监理资料的归档要求交公司综合部审查、存档。三、项目监理部监理资料管理的基本要求1、监理资料应满足“整理及时、真实齐全、分类有序”的要求。 2、安全监理资料必须单独建档。（安全资料的主要内容见附录4）3、各专业监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理资料，并进行认真检查，不得接受经涂改的报审资料，并将审查合格的资料交资料管理员存放保管。4、资料管理员应按时查收各专业的监理资料，并按分类、分专业建立案卷盒，按规定编目、整理，做到存放有序、整齐，如将不同资料放在同一盒内，应在盒脊处标明。5、对于已归资料管理员保管的监理资料，本项目监理部人员需要借用的，必须办理借用手续，用后及时归还；其他人员借用，须经总监同意，办理借用手续，资料管理员负责催收。6、在工程竣工验收或监理合同期满后二个月内，总监理工程师组织项目监理人员对监理资料进行整理、装订，总监理工程师审核并签字后，填写工程资料移交书和工程资料移交目录（建筑工程资料管理规程（DBJ01-51-2003）中表E3-1和表E3-4）统一交公司综合部办理移交、归档手续。7、向城市档案馆移交的文件、资料，项目监理部按照DBJ01-51-2003规定执行。8、对于重大工程、特殊工程的资料管理要求，公司工程控制部将适情下发指令，项目监理部要认真执行。9、应用计算机建立监理管理台账。台帐T1-9由专业监理工程师记录，各专业监理工程师应对自己职责范围内的台帐如实记录，并于每月26日将自己记录的台帐整理好后交资料管理员统一编号归档。资料管理员除汇总上述专业监理工程师记录的台帐外，还要编制T10-14项台帐。各台帐表式见附录4台帐表式。10、各项目部使用的资料盒脊背资料名称条要按公司统一归档标签打印后贴在资料盒上。归档标签格式见附件1。11、各项目监理部应根据公司的标准目录在计算机中建立相应的分目录文件夹。文件头结构和名称见附件2。四、工程资料分类与编号原则1、工程资料分类工程资料分为四类，监理部档案管理分为六类，每类自成系列。以字母标识如下：（1）A基建文件类 （2）B监理资料类（3）C施工资料类 （4）D竣工图类（5）T台帐类 （6）W施工、监理依据、法规规范、规程、图集等具体各类别资料包含的内容见附件3监理资料存、归档表2、工程资料编号原则工程资料按其形式、所在单位工程、专业划分和形成时间的排序进行编号。由专业工程分类码、资料名称类别号（表式码）和顺序码三部分组成。具体编号分为以下几类：2.1A基建文件类编号由资料类别号（工程资料分类表中的类别编号）+顺序号（三位数码，从001开始）组成。例：资料类别号建筑规划许可证 编号：A 5-3-001资料顺序号2.2B监理资料类2.2.1不分专业的监理资料这类资料包括B0-13、B1-15、B2-3、B2-56、B2-8、B2-1013、B2-1516、B2-2122、B2-2425、B3-13。此类资料编号由资料类别号（工程资料分类表中的类别编号）+顺序号（三位数码，从001开始）组成。例： 资料类别号监理规划 编号：B1-1-001资料顺序号2.2.2分专业的监理资料 这类资料包括B2-12、B2-4、B2-7、B2-9、B2-14、B2-1720、B2-23、B4-2。 此类资料编号由分部工程编号（见附件4分部工程代号表）+资料类别号（附件3监理资料存、归档表中的类别编号）+顺序号（三位数码，从001开始）组成。例：资料顺序号资料类别号分部工程代号（本例为主体结构表示土建专业）工程物资进场报验表表B2-4 (A4监)编号02-B2-4-0012.2.3特殊监理资料B4-1工作联系单，其编号不加专业工程编码。因此表是建设、监理、施工单位均可用的通用表，应用A、B、C分类符号分开。既：建设单位发出 编号：B4-1-A监理单位发出 编号：B4-1-B 施工单位发出 编号：B4-1-C例：监理发出“工作联系单”资料顺序号资料类别号工作联系单表B4-1（C1监）编号B4-1-B-001发出单位区分码2.3C施工资料类 2.3.1C0、C1类资料此类资料编号由资料类别号（附件3监理资料存、归档表中的类别编号）+顺序号（三位数码，从001开始）组成。例： 资料类别号施工现场质量管理检查记录 编号：C1-1-001资料顺序号2.3.2除C0、C1外的其它施工资料由施工单位参照DBJ01-51-2003资料规程5.2编号原则进行编号。五、工程资料运作、收集、归档中的注意事项1、按照资料提供单位进行甄别，凡属建设单位提供的均为A类基建文件；凡属监理公司自身的文件和监理报表均属于B类监理资料；凡属于施工单位提供的（监理报表除外）均为C类施工资料。2、除B0监理公司文件，B1监理管理资料，B2监理工作记录中的B2-16B2-23表，B3竣工验收监理资料中的B3-2、B3-3，B4其它资料中的B4-1-B（工作联系单）等，由监理单位提供外，其余的B类监理资料表式都由施工单位向监理部填报，这些资料的编号应在监理交底会上要求施工单位按监理部要求编写。3、施工单位在施工过程中行成的物资进场、检（抽）查记录、施工记录、施工试验记录、质量验收记录等报验资料附件内容，凡需要监理签认的资料，应当场签批，并全返给施工单位。监理必须在监理日记中记载备查。当物资进场报验及工序（部位）工程完工时，再附在相应的报表B2-4或B2-7之后齐全、合格、有效的报给项目监理部。监理资料员归档时连同附件（不分开）一起归档。4、在施工单位报验单附件齐全的前提下，只对报验单进行编号，附件不再进行编号，并随报验资料一起存档。5、工程资料应规范，工程名称与合同统一，各级管理人员与项目组织机构统一，资料运作形成应逻辑性交圈。见证取样、试验记录及检验频率应符合规程规范的规定。6、要求施工单位在编制施工组织设计时做好“分项”工程，既将项目工程划分好单位工程、部位工程、工序工程，确定专业工程分类编码，明确相应的隐（预）检记录、施工记录、施工试验记录、质量评定表等表式，划定验收部位（既层、段或系统），并与监理、建设单位达或共识。参建单位均以此“分项”进行管理、监理、施工、验收（资料和实体）。7、按严格执行、强化验收、完善手段、过程控制；规范化、程序化、资料表格化来管理工程、监理工程。六、工程资料收发与存、归档流程工程资料收发存、归档根据工程资料分类表中的标识实施，工程资料仅流向资料保存单位。工程资料的收发按如下流程进行：建设单位（1） 建设单位提出：建设单位监理单位施工单位；施工单位（2） 监理单位提出：监理单位 （3） 施工单位提出：施工单位监理单位建设单位七、项目部向公司移交的归档资料编制要求1、工程完工后项目部将一套电子档案和一套完整的纸质档案归回公司。具体内容如下：（1）纸质档案：见附件3监理资料存、归档表。（2）电子档案： 具有长期归档保存价值的监理资料，包括以下内容：监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、竣工验收资料、工程图片（精选+说明）、工程总结、监理成效（获奖证书）。公司已在公司办公系统（NOTES系统）中建立了工程档案系统，各项目部将上述资料归回公司后，可由公司办公室负责将其录入NOTES系统。2、归档程序（1） 归档时间 建设工程竣工验收后2个月内。 （2）归档手续 归档单位将整理好的电子文件随装订好的纸质档案资料一起，交由公司工程控制部验收，合格后与综合部办理移交手续交由综合部归档。归档的资料必须装订，装订要整齐、牢固，便于保管和利用。3、对电子档案的要求归档的电子文件应具有完整性、有效性和安全性，移交人应对之负责。验收时，将： （1）检查电子档案能否正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。（2）鉴定归档电子文件的完整性、准确性和系统性；（3）检查载体有无病毒、有无划痕。4、图片资料要求应将洗（打印）出的图片资料，按照质量、安全、进度、会议、领导参观检查、其他的顺序排列，并在照片的下方注明拍照时间与详细内容。5、归档资料的组卷5.1组卷的原则和方法（1）一个建设工程由多个单位工程组成且资料繁多时，可按单位工程组卷。（2）卷内资料内容和排列顺序为封面、目录、资料部分、备考表和封底。5.2卷内文件的排列（1）文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后的顺序排列。（2）图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。（3）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。（4）卷内若存在多类工程资料时，同类资料按自然形成的顺序和时间排序，不同资料之间的排列顺序可参照附件3监理资料存、归档表。5.3组卷方法监理规划、监理实施细则单独组成一卷；监理会议纪要、监理通知及回复、监理工作联系单组卷；监理工作总结、质量评估报告以及事故处理资料组为一卷；分部工程施工报验单独组卷；单位工程竣工验收记录和竣工移交证书、向建设单位移交竣工资料的交接清单、业务手册组为一卷；造价资料单独组卷；工程技术文件报审单独组卷；以上组卷方法仅供项目部参考，各项目部可根据实际情况进行组卷。5.4案卷的封面与目录、备考表案卷的封面与目录、备考表采用建筑工程资料管理规程（DBJ01-51-2003）中规定用表E1-1、E1-2、E1-7，具体填写要求见建筑工程资料管理规程（DBJ01-51-2003）中10.4.1条规定。案卷封面、卷内目录、卷内备考表的参考范例见附件5。八、项目部向档案馆移交的归档资料编制要求详见DBJ01-51-2003规程10.4.2、10.5和附录F。附件1：归档标签19.5mm B-监理资料B2监理管理资料B2-1监理规划监理实施细则B2-8监理公司文 件B2-9监理单位相关资质证明B2-10现场管理规定25 贴标区 25 25mm资料分类区：资料大类号，字体为三号黑体15mm具体资料区：具体资料名称和编号，字体为四号宋体，编号加粗说明：（1）标签内容：监理资料存、归档表中的内容； （2）尺寸： 标签长宽：230x39mm； （3）公司标的尺寸：15mmx15mm（可到公司办公室领取）； （4）底纹的百分数为5%。 11附件2 电子目录结构基建文件 项目名称父目录监理管理资料监理资料工程照片规划细则专题纪要例会纪要会议纪要监理工作总结监理通知月报监理工作联系单设计监理资料子目录监理公司文件现场管理规定监理报告监理快讯监理通知回复技术文件报审进度控制报验审批质量控制报验审批造价控制报验审批天气报告资料考察报告监理工作记录监理验收资料施工资料资料台帐说明：当给电子文件起名时，可按照如下规则：（1） 按时间和事由进行起名如监理通知、会议纪要、监理月报等；（2） 按资料的具体名称命名，如xxx合同文件。附件3：监理资料存、归档表（既工程监理资料目录）资料编号资料名称提供单位保存处建设单位监理单位施工单位项目监理部公司本部A类基建文件A2建设用地、征地、拆迁文件A2-3建设用地规划许可证、许可证附件及附图A3勘察、测绘、设计文件A3-1工程地质勘察报告A3-2水文地质勘察报告A3-3建筑用地钉桩通知单A3-4验线合格文件A3-8施工图设计及说明A3-10消防设计审核意见A3-11施工图审查通知书A4工程招投标及承包合同文件A4-3施工招投标文件A4-4监理招投标文件A4-7施工合同A4-8监理合同A5工程开工文件A5-3建设工程规划许可证、附件及附图A5-4建设工程施工许可证A5-5工程质量监督手续A6商务文件A6-3施工图预算A6-4施工预算A6-5工程结、决算A7工程竣工验收及备案文件A7-1建设工程竣工验收备案表A7-2工程竣工验收报告A7-3由规划、公安消防、环保等部门出具的认可文件或准许使用文件A7-4房屋建筑工程质量保修书A7-6建设工程规划验收合格文件A8其他文件A8-1合同约定由建设单位采购的材料、构配件和设备的质量证明文件及进场报验文件续上资料编号资料名称提供单位保存处建设单位监理单位施工单位项目监理部公司本部A8-5建设单位编制的有关规定或条例、纪要A8-6监理授权书B类监理资料B0监理公司文件B0-1公司资质B0-2公司规章制度B0-3公司文件、通知B1监理管理资料B1-1监理规则、监理实施细则B1-2监理月报B1-3监理会议纪要B1-4监理工作日志B1-5监理工作总结（专题、阶段和竣工总结）B2监理工作记录B2-1工程技术文件报审表（附施工组织设计、方案及技术交底等）B2-2施工测量放线报审表（附定位、楼层等测量记录）B2-3施工进度计划报审表（附相应进度计划）B2-4工程物资进场报验表（附质量证明、复试报告等）B2-5工程动工报审表（必要时附证明文件等）B2-6分包单位资质报审表（附分包合同、分包资质文件等）B2-7分项/分部工程施工报验表（附相应质量验收记录）B2-8（）工料机动态表B2-9工程复工报审表（附相应文件）B2-10（）月工程进度款报审表（附相应文件）B2-11工程变更费用报审表（附相应文件）B2-12费用索赔申请表（附相应文件）B2-13工程款支付申请表（附相应文件）B2-14工程延期申请表（附相应文件）B2-15监理通知回复单B2-16监理通知B2-17监理抽检记录续上资料编号资料名称提供单位保存处建设单位监理单位施工单位项目监理部公司本部B2-18不合格处置记录（必要时附相关资料）B2-19工程暂停令（必要时附相关资料）B2-20工程延期审批表（必要时附相关资料）B2-21费用索赔审批表（必要时附相关资料）B2-22工程款支付证书（必要时附相关资料）B2-23旁站监理记录B2-24质量事故报告及处理资料B2-25见证取样备案文件B2-26天气预报、工程照片B2-27考察报告B3竣工验收资料B3-1单位工程预验收报验单B3-2竣工移交证书B3-3工程质量评估报告B3-4向建设单位移交竣工资料的交接清单B4其他资料B4-1工作联系单B4-1-A建设单位发工作联系单B4-1-B监理单位发工作联系单B4-1-C施工单位发工作联系单B4-2工程变更单（含设计变更通知、工程洽商记录）C类施工资料C0工程管理与验收资料C0-1建设工程质量事故调（勘）查笔录C0-2建设工程质量事故报告书C0-3工程竣工报告C1.施工管理资料C1-1施工现场质量管理检查记录C1-2见证记录C2.施工技术资料C2-2图纸会审记录C2-3设计变更通知单C2-4工程洽商记录续上资料编号资料名称提供单位保存处建设单位监理单位施工单位项目监理部公司本部C3施工测量记录（作为B2-2附件）C4施工物资资料（作为B2-4的附件）C5施工记录（作为检验批附件）C6施工试验记录（作为检验批附件）C7施工质量验收记录（作为B2-7附件）T监理台帐T1工程物资进场报验台账T2建筑设备进场报验台帐T3见证取样统计台帐T4工程试验（混凝土、钢筋、水、电、暖通等）台账T5分项/分部、单位工程验收台账T6安全检查台帐T7检验批验收统计台帐T8工程变更及洽商台帐T9工程计量及支付证书台账T10监理部内部物资管理台帐T11监理部技术标准、图书台帐T12监理部检测设备台帐T13施工单位检测设备台帐T14监理部人员变动台帐W监理依据文件、资料W1法规W2规范W3规程W4标准W5图集注：公司总部保存的资料保存期限由公司规定。项目监理部保存的资料保存期限为工程保修期结束后。附件4：安全监理资料目录（参考）序号资料名称1监理规则2安全监理实施细则3项目监理部对监理人员进行安全监理业务的培训记录4监理对施工单位的安全交底记录5审查施工企业资质和安全许可证是否具备的记录6审查施工组织设计中的安全技术措施和危险性较大的分部分项工程的专项施工方案的记录审核施工组织设计中安全技术措施的主要内容：1施工单位安全生产保证体系是否健全；2施工安全生产责任制度、安全教育培训制度是否完善；3施工单位编制的地下管线保护措施方案是否符合标准规范的要求；4是否编制了危险性较大的分部分项工程一览表，是否符合有关要求；5危险性较大的分部分项工程是否编制了专项施工方案；如果分阶段编制，应有编制计划；6起重机械设备、施工机具及现场临时用电的安全技术措施是否符合规范要求；7是否制定了生产安全事故应急救援预案；8冬期、雨季等季节性安全施工方案的制定是否符合规范要求；9施工总平面布置是否符合有关安全、消防的要求；10总监理工程师认为应审核的其他内容。7审查危险性较大的分部分项工程的专项施工方案的记录审查的主要内容：1专项施工方案应由施工单位专业技术人员编制，施工单位技术部门审核，由施工单位（总公司）技术负责人签字；2应组织专家论证的，已有专家书面论证审查报告，论证审查报告的签署齐全有效。3专家论证审查报告中提出的结论性意见是否已采纳。8审查施工单位随工程动工报审表一起报送的现场专职安全生产管理人员的资格证书和人员配备数量、项目负责人的安全生产考核合格证书的记录9核查施工单位现场管理人员安全教育培训的记录10审查施工单位填报的现场安全防护、文明施工措施项目清单是否符合有关法律、法规的规定，审查费用计划是否符合施工合同的有关约定并核准安全防护、文明施工措施预付费用的记录11检查施工单位现场安全生产保证体系的运行记录1、检查施工单位专职安全生产管理人员到岗情况；2、检查施工现场安全生产责任制、安全管理制度的落实情况；3、检查施工安全技术措施和专项施工方案的落实情况；4、检查施工单位对进场作业人员的安全教育培训记录；5、检查特种作业人员持证上岗资格；6、检查施工前工程技术人员对作业人员进行安全技术交底的记录；7、检查施工现场消防安全责任制度的落实情况。12检查施工单位对施工机械和安全设施的验收手续的记录13检查施工现场起重机械设备和整体提升脚手架、模板等自升式架设设施的安装验收手续和拆卸方案的审批手续的记录14检查施工单位安全自检工作制度执行情况的记录15检查施工单位现场安全文明施工措施项目的落实情况16检查施工现场各种安全标志和安全网架设、临电设备等安全防护、文明施工措施的记录17安全方面的监理通知18安全方面的工作联系单19安全巡检记录20每周的安全检查记录21安全专题会议纪要22其他有关安全的资料34贵州省建筑设计研究院监理公司茅台监理部T1工程物资进场报验台帐编 号：茅台001工程名称： 施工单位： 共 页第 页序号进场日期材料、构配件、设备名称单位数量使用部位监理质量检验情况备注检查人报验编号合格证复试结论贵州省建筑设计研究院监理公司茅台监理部T2建筑设备进场报验台帐编 号：茅台002工程名称： 施工单位： 共 页第 页序号设备名称规格型号进货日期生产厂家单位数量资料附件合格证检查结果监理签认备注贵州省建筑设计研究院监理公司茅台监理部T3见证取样统计台帐 编 号：茅台003工程名称： 共 页 第 页序号取样部位样品名称取样数量代表批量取样日期试件编号对应的物资进场报验单编号贵州省建筑设计研究院监理公司茅台监理部T4工程试验（混凝土、钢筋、水、电、暖通等）台账 编 号：茅台004工程名称： 施工单位： 共 页第 页序号试验编号归档编号试验内容施工部位试验结论监理结论备注贵州省建筑设计研究院监理公司茅台监理部T5分项/分部、单位工程验收台账 编 号：茅台005工程名称： 施工单位： 共 页第 页序号报验等级工程名称报验单号验评等级验收情况备注承包单位自评监理核定一次验收二次验收贵州省建筑设计研究院监理公司茅台监理部T6安全检查台帐 编 号：茅台006工程名称： 施工单位： 共 页第 页序号检查时间检查内容检查人检查出的问题整改措施完成时间备注贵州省建筑设计研究院监理公司茅台监理部T7检验批验收统计台帐 编 号：茅台007工程名称： 施工单位： 共 页第 页序号检验批名称报验单编号施工部位开始施工时间验收合格时间验收情况一次验收不合格的原因备注（要详细说明一次验收不合格的原因）一次通过二次（或以上）人机械材料方法环境贵州省建筑设计研究院监理公司茅台监理部T8工程变更及洽商台帐编 号：茅台008工程名称： 施工单位： 共 页第 页序号变更及洽商编号变更及洽商日期图纸号变更及洽商部位变更及洽商概述变更及洽商理由监理签认贵州省建筑设计研究院监理公司茅台监理部T9监理部内部物资管理台帐 编 号：茅台009工程名称： 施工单位： 共 页第 页序号物资名称仪器型号或资料标准号数量借用人借用时间归还时间备注贵州省建筑设计研究院监理公司茅台监理部T10监理部技术标准、图书台帐 编 号：茅台010工程名称： 施工单位： 共 页第 页序号技术标准、图书名称标准编号公司编号有效/作废参考备注贵州省建筑设计研究院监理公