文件管理规定.doc

文件与资料管理程序1 目的为有效的管理各项文件与资料，以便指导各项活动，特制定本程序。2范围凡指导各项活动之内外部文件与资料，均属本程序管理范围。3权责3.1内部文件管理权责：3.1.1系统文件由人事行政部拟订，运营公司负责人核准发放；3.1.2程序文件由各部门制定，经各部门讨论会签，由人运营公司审查，各公司经理核准发放；3.1.3表单各部门制定，各部门主管审核发放。3.2外部文件管理权责：3.2.1接受：各主管部门、人事行政部；3.2.12转换：人事行政部。4定义4.1内部文件：依据公司内部活动行为特征或依据外来文件需要而产生的文件。4.2外部文件：凡来自国际国家标准机构、国家法律、行政机构、客户等标准、法规、要求性文件等均为外来文件，此类文件将规范指导或影响公司行为活动。4.3系统文件：阐述系统活动总体政策，公司经营宗旨，并为此描述总体架构之纲领性文件。4.4程序文件：规定某一要素活动实现的流程、活动时机与目的的、担负管理与实施之责的部门等指导性文件。4.5指导书：为实现某项活动而详细描述其步骤、方法的文件。4.6表单：规定用于记录活动内容、状况或结果之文件。5作业内容5.1各部门因工作而需制定活动文件，或接收外来文件且须进行相应文件转换时，由相应权责部门产生相关文件。5.2文件应依3.1规定之权责人员进行审查核准，如程序文件，需各部门主管进行讨论、会签，审查、会签、核准之记录应体现在中。5.3制定部门应将核准文件连同一并交人事行政部，由依据以下规则统一编号：a) 公司简称ALb) 文件版本 0199c) 文件流水序号001999d) 部门代号5.3.1部门代号：销售公司-XS，企划部-QH，客户资源及信息部-KH；生产公司-SC，原料部-YL，搅拌部-JB，成型部-CX，烘烤部-HK，包装-BZ，配送部-PS，裱花部-BH；运营公司-YY，人事行政部-RX，财务部-CW。5.3.2版本说明：文件之版本有0199依次改版，初版为01，改版依次为02、03、04；表单版本直接于编号中予以体现，为最后两位码，其他文件则单独显示其版号码。5.4所有文件均由人事行政部登录于以利管控。5.5文件编写a) 质量手册由人事行政部负责编写，由运营公司领导审核，上报总经理批准发布，由人事行政部负责登记、发放；b) 各部门工作手册由各部门主管组织编写、汇总，由生产公司领导审核，报总经理批准，人事行政部负责登记、存档；5.6文件状态文件分为“受控”、“非受控”两大类，凡于质量体系运行紧密相关的文件应为受控状态，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章。5.7文件发放5.7.1初次发放：文件初次发放，由人事行政部依规定的分发范畴，复印相应份数后加盖“文件发放”章，分发各个部门，分发时由人事行政部于上予以登记，并由文件接收部门签收；5.7.2文件补发：需求部门应填写并依下述情形予以审批，交人事行政部加盖“文件发放”章补发文件，补发同时应由人事行政部于上予以登记，并由文件接收部门签收；5.7.2.1文件遗失时：使用部门文件遗失时，由需求部门主管向运营公司负责人申请核准，分发时由人事行政部于原上予以标记；5.7.2.2文件损坏时：使用部门文件损坏时，由需求部门主管向运营公司负责人申请核准，分发时由人事行政部于原上予以记录并回收损坏文件。5.7.3对外发放：如有需要将公司文件对外发放时，应由相关对口部门填写，经运营公司负责人审核、公司总经理同意后，由人事行政部于上予以记录，由该对口部门代为签收，并于备注中注明发放对象，盖“文件发放”章，更改时须回收再次发放。5.8文件修改：5.8.1文件如因现状发生变化或因系统改善而需进行修改时，针对修改之内容应提出，注明修改内容，并经文件原审查核准部门负责人审查同意后，交人事行政部变动版本，并依原文件的收回原文件后，再按规定发放新版文件；5.8.2发放新版本时，人事行政部应于中说明修改情况，以标注前后修改之重点。5.9文件作废于销毁i. 所有失效或作废文件由相关部门人员填写经人事行政部核准后，及时从所有发放或使用场所撤出并加盖“作废”印章，由人事行政部回收于上予以记录。ii. 为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应加盖“作废”印章。iii. 对要销毁的作废文件，由相关部门填写，经运营公司领导批准后，由人事行政部授权相关部门销毁。5.10文件保存i. 与质量管理体系相关的文件都必须存放在干燥通风、安全的地方；ii. 各部门文件由本部门保管，运营公司每季度对保管情况进行检查；iii. 对受控文件，各部门应及时填写本部门使用文件的，报运营公司备案。iv. 任何人不得在受控文件上乱涂、画、改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。5.11文件借阅、复制本公司不允许复制与质量管理体系有关的文件（质量记录空白表除外）如借阅文件应填写，由相关部门负责人按规定权限审批后向人事行政部借阅。5.12外来文件控制a) 收到外来文件的部门,需识别其适用性,并控制分发以确保其有效；b) 运营公司负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号、加盖受控印章，由人事行政部归档分发到相关部门使用，并把旧标准收回；c) 各部门要把与质量管理体系有关的外来文件填入“部门受控文件清单”，并报运营公司备案。5.13评审 每年上半年由运营公司组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改,执行5.8条款规定。 5.14对承载媒体不是纸张的