公司采购流程.docx

公司采购业务流程及管理制度1.目的 为保证公司日常办公事务及各现场工作的物资需要，提高采购工作的质量管理，特制定本管理规程。 2.范围 各部门、现场工作所需的办公设备、办公用品、清洁用品、工服劳保用品及工程所需的配件材料和印制表格标牌等. 3.职责 3.1 办公室负责对各类物资的采购工作. 3.2 财务部派专人负责需采购物资的复审工作. 4.程序 4.1各现场每月5日前将所需常规或急购物料按照品名、数量、规格、型号等项填列于采购申请表内，报与管理部经理初审后，经办公室呈报总经理批示后，办公室及时与相关的业务单位联系,落实物料和价格后, 及时组织物品的购入,物料到位后,及时发放有关现场或通知有关部门领用。 4.2对急购物品,要按使用部门要求的时间及时采购.(特殊情况先购后批),确保公司及各现场的正常运转. 4.3 对一些规格、型号强的特殊配件和购买,可请示总经理,委派工程技术人员共同外出购买,以便确认规格、型号、鉴别质量. 4.4 严格选择采购渠道,不得擅自变更. 4.5 对一些单一品种物资的选择,也要本着质量好、价格合理、服务优良的原则,签订供物意向,以保证长期稳定的关系. 4.6对常规物品尽可能参照周期使用需求量,做到计划购买,防止库存积压. 4.7对一些大宗物资要索取“三包”手续,签订三包条款以保证包修退换的执行,必要时留10%尾款. 4.8对大宗物资的采购,必须由二人操作,从询价到落实,从质量到价格均由二人共同负责. 4.9办公室采购员要负责对物料使用随时回访,了解物料的使用情况,质量是否合格、优良,如发现质量问题,及时与分供方联系退换,对确不守信誉、质量无保证的渠道,不再合作. 4.10为提高资金利用率,便于质量低劣物品的退换,对采购的物品尽可能采取延期付款的方式来制约. 4.11库管员要对物资质量把关,对不合格物品的退换起监督作用. 4.12办公室采购员要及时报帐,核销物品采买的手续,不许拖拉压票影响财务部结帐. 4.13对采购工作要有高度的责任感和事业心,对所分配的采买任务要认真负责、吃苦耐劳，提高工作效率,当日的工作当日完成,不拖拉,不借外出购物办私事,否则一经发现严肃处理. 4.14采购员要刻苦钻研有关业务知识,全面掌握各种物资的使用性能、使用部位、规格型号等,分析掌握市场行情,做到心中有数、业务熟练. 4.15 采购员要认真填报物料结算统计表. 4.16 库管员认真填写物料入库单须经现场经理、管理部经理三方签字交由办公室，作为报销依据。4.17 树立敬业爱岗精神,遵守财经纪律,对所购进物品的质量、数量、价格等认真负责. 4.18杜绝损公肥私、中饱私囊,对营私舞弊、收受回扣或工作不负责任造成重大失误、经济损失者,由当事人悉赔,并处于二倍罚款,同时申报人事部立即开除. 库房管理制度.目的 为了加强对物资的管理、核算、监督物资的入库验收、在库养护、出库复核,特制定本管理规程. 2.范围 本规程对库房物资管理作了具体规定,适用于物资库管员. 3.职责 3.1 库管员负责库房物资的验收、养护、复核工作. 3.2.物资调拨员协助工作. 3.3.部门经理负责监督. 4.程序 4.1物资的验收入库 4.1.1采购员购回所需的物资后,应及时地把采购申请单、发货票和必要的规格型号数据、质量合格证、保修卡等连同物资一并交于库管员进行把关验收. 4.1.2库管员应从数量、规格、型号、质量包装、产地及价格等方面详细核对,对一些贵重物品,质量要求系数严、规格型号细的物品,可由库管员直接请工程技术人员验物. 4.1.3对一些确实无法提供合格证的产品,为了确保产品质量,库管员应填写产品质量检验合格证明,经技术员或使用人认可,部门经理核准方可入库. 4.1.4物资验收合格后,把发货票转交物资调拨员填写入库单. 4.1.5 库管员在办理完入库手续后,应及时反馈于请购部门,以备及时领用. 4.2 在库养护 4.2.1库管员应熟悉掌握物资的性能、特性、分类情况,妥善保管各种物资,并要分类上架存放,做到摆放整齐,仓位通畅,对不宜架存的物资要堆垛整齐,并采取防潮措施,便于发放. 4.2.2 对所管物资要熟悉存放位置,经常检查,防止霉变、生锈、虫蛀、鼠咬及差错事故. 4.2.3 实行物卡管理制度,卡物相符对位. 4.2.4 每天上班后要清扫库房卫生,做到物架、物资、地面无尘土、无污迹、无杂物. 4.2.5 对返回的废旧物资及时填废旧物资回收清单,以便统一处理. 对库存的物资,要经常分析库存结构,掌握库存动态,对超储积压物资要定期填列超储积压物资报告单,注明原因,呈报大厦总经理酌情处理. 4.2.6 对库存短缺的常规备用物品,按月列出请购单,补充库存. 4.3 出库核实 4.3.1 物资出库必须凭物资调拨员开据的出库单,凭票发物. 4.3.2 物品出库时,应对品名、数量、规格、型号再次核实,防止错发. 4.3.3因工作急需,对“物到票未到”的无价格物品,经经理认可后,可由对方打欠条,暂领走,待办理入库手续后及时转办出库手续. 4.3.4 库管员对逐项业务票据,对照核实无误后及时记入保管明细帐,如发现差错及时找有关人员纠正处理. 4.3.5 每月25日为月终结帐盘点日,必须逐类逐项实际盘查,物资调拨员协助并监督执行,如发生差错,及时查找原因,落实纠正. 4.3.6 物资出入库单据,按月分类装订成册、编制号码,妥善保存备查. 5.监督执行 部门经理监督执行工服管理制度1.目的 为体现管理公司的整体形象，规范员工统一着装，特制定本管理制度. 2.范围 适用于项目部员工工服的管理 3.职责 3.1 办公室负责工服的更换、进行统筹管理及工服制作,统一安排,包括:保管、更换、制作、修补等工服穿着者负责自行洗涤自己工服。 3.2 部门经理负责监督执行 4.程序 4.1 工服的管理 4.1.1公司统一为每位员工定期制做的两套工服,工服管理员（由办公室负责）以人事部的入职单,填写员工工服发放登记表. 4.1.2 工服管理员应建立各类员工领用工服的工服发放登记表,标明员工姓名、性别、部门、工种、工牌号及工服原值领用时间等. 4.1.3工服管理员应以部门为单位,分类摆挂,并编号妥善保管,建立各类工服明细帐,月终结出余存数量,上报后勤主管,对丢失或需要报废的工服应明原因,填写报损单,批准后下帐处理. 4.1.4工服管理员收回需洗涤的脏工服要填写洗涤清单,定期送交洗衣店洗涤,返回后照单接收,验收洗涤质量,对洗涤不干净的工服退回返洗. 4.1.5 管理员应按部门编制工服洗涤明细记录,月终汇总,按计费标准核计洗涤费用,一式两份,审核签字,以便厂家结算洗涤费用. 4.1.6 员工及工服管理员因个人原因或工作马虎丢失工服者应根据具体情况折价赔偿. 4.1.7 员工变动职务或辞职应主动更换或如数交回工服、钥匙等由工服管理员收后签字. 4.2 工服的洗涤 4.2.1工服的换洗周转:对不同级别,岗位及工服的材料区别规定. 4.2.1.1 外装、经理、主管、文员,客务的套装一个月换一次,保安服半个月换洗一次,工程、管业工服一周换洗一次. 4.2.1.2 衬衫,白色的三天换洗一次,保安、客务衬衫冬季一周,夏季三天. 4.2.2换洗时间为每周一、三、五8:00AM4:00PM(不分部门,随时提供换装服务).二、四办理工服缝补修改、整理清点及帐务处理工作. 4.2.3 如因特殊工种,特殊情况致使工作服过脏确需临时换装须注明原因,经本部门经理同意后签单工服管理员方可更换. 4.2.4任何员工不可在工服房内换工服,如有违反规定,无故刁