52-56采购作业流程.doc

采购作业流程1.0 目 的：规范外购、外协作业秩序，使物料申购、采购得到有效管理和控制，特制订本流程。2.0 范 围： 适用于所有外购物品和外协件的采购作业及不合格品退货作业。3.0职责3.1总经理或副总经理：负责物料需求计划的最终审批工作；3.2采购部：负责采购作业、物料交期跟进和与供应商沟通等工作；3.3 PMC部：负责物料需求计划的制订、下发，物料请购单的审核，转发及物料进度控制。3.4仓库：负责供应商来料种类、数量的验收，对来料不良的退货作业，以及对供应商来料数量与及时性的统计、评估。3.5品管部：负责来料品质的检验判定，及对供应商来料品质的统计、评估工作。3.6研发部：新物料样板确认及及时、准确提供物料图纸资料、材料定额、单位用量。4.0作业程序4.1 生产物料由物控员以物料需求计划的形式申购，经PMC经理审批；样板物料、工具、辅助材料等由使用部门以物料请购单形式提出，经部门经理审核，1000元以下物资经主管副总批准，1000元以上物资需再递交总经理核准，审批后交采购部，采购部文员负责签收，登记，并于当天转发相关采购员。4.2采购员对接到的物料需求计划或物料请购单进行核对确认，并结合物料采购周期、最小订购量、供应商资料等进行分析，在2日内完成采购订单的编制。如发现交期、数量不能满足要求，应在2小时内反馈PMC 部或请购部门，经物控员或请购部门经理同意并更改原要求日期或数量并签字后，方能依新的日期和数量落单。4.3采购员将采购订单送采购经理审核，总经理审批后，方可实施采购作业；4.4如采购物品金额在100元以下，或小量补料、金额很小时，不需要编制采购订单，可直接以物料请购单或外出采购方式购买，但物料请购单必须经采购经理审核，PMC物控审批后方可执行。审批不通过时，采购员应在1小时内回复请购部门负责人。4.5 采购员将审核、审批后的采购订单在2小时内下达给供应商，并要求对方在1个工作日内回签，属补料和紧急请购物料要求在2小时内回签。4.6 采购员在供应商回复后2小时内将供应商确认回签的采购订单分发给仓库、财务，并自留一联与物料需求计划、物料请购单分类保管以备对账，并将采购单相关内容录入采购物料交货排期表，按进程每日跟进，与供应商保持联系，确保按期、按质、按量交货。如确知供应商不能按期交货，则在4小时内填写采购物料延误表报PMC物控及采购经理。采购经理定期对采购员跟进工作进行检查，并对异常情况进行处理。4.7 如因公司内部原因产生采购订单变更，须在确认后2小时内书面通知供应商；如因供应商原因导致采购订单需要变更，应在接到通知后1小时内通知PMC 物控员，并向采购经理汇报，及时处理。4.8采购员下达采购订单给供应商时，须要求供应商按公司要求填写规范、完整、准确的送货单。在生产急料和欠料送货到厂前，采购员应提前2小时通知仓库准备收货；如果供应商晚上或休息天送货，采购应在当天或休息一天下午17：00之前通知仓库，以便安排加班收货。4.9供应商送货到厂后，仓库收货组和品管IQC对来料按照相关作业流程进行验收，并将来料检验报告和来料检验日报表采购联于次日上午10：00前转交采购部。4.10 采购员对仓库收货过程或来料检验中出现的异常进行协调和处理，必要时与供应商沟通，直至问题解决。4.11来料经检验合格后，仓库按规定办理入库手续；判定不合格时，按照【不合格品处理作业流程】有关条款执行。4.12采购员将计划收料进仓单厂商联单传递给供应商做结算凭证。4.13采购员根据来料检验日报表和计划收料进仓单，将结果填入采购物料交货排期表。如有异常，则填写采购物料延误表反馈PMC 物控，并报采购经理处理。4.14财务部核实计划收料进仓单内容，在与供应商对账无误后，将采购金额列入应付款项。4.15生产部门退料，品管员判定为来料不良时，采购员接到检验报告后于4小时内处理，并依相关流程规定执行。4.16采购员应在3日内跟进因来料不良拒收而作退货处理的事项，及时跟金因生产部门退料、需再退供应商以及缺料补采等工作；向供应商反馈不良信息，并提出整改，同时确认退、换货、补货交期。4.17 PMC部物控依据采购物料交货排期表和仓库收货日报表每周统计采购物料准交率于次周二上午提交稽核办；每月汇总，在次月5日前提报当月采购物料准交率给稽核办。5.0管理规定：5.1 未按流程规定时间完成作业者，处罚5元/次。5.2 对不按流程规定进行审核、审批手续的，处罚20元/次。5.3采购订单未及时下达给相关部门，处罚责任采购员5元/次。5.4采购订单下达供应商后，未及时要求供应商回签的，处罚责任采购员5元/次。5.5采购员未按时联络供应商退货的，处罚5元/次。5.6采购员未按要求时间填写采购物料交货排期表的，处罚5元/次。5.7采购员未既是跟进供应商交期，导致物料交期迟延，又没有提前填写采购物料延误表的，处罚5元/次。5.8财务部未及时将采购金额列入应付款项，或未按时付款，导致供应商迟延送货的，处罚责任人5元/次。6.0 相关表单:6.1采购订单6.2物料需求计划6.3物料采购周期表6.4计划收料进仓单6.5采购物料交货排期表6.6仓库收货日报表6.7 物料请购单6.8采购物料延误表6.9采购物料准交率7.0相关程序:7.1【采购作业流程】7.2【物料请购作业流程】7.3【来料检验作业流程】7.4【不合格品处理流程】采购作业流程图工作流程责任部门责任人表 单工作内容需求请购订单采购 采购订单提报采购物料准交率供应商的请款及对帐作业物料的验收审核审批采购作业及采购跟进 外出采购采购物料的交期跟进各部门PMC请购部门物料请购单PMC物控及相关部门拟订物料需求计划，填写请购单，审批后交采购部。采购部采购员采购订单外出采购或制定采购订单采购部采购经理采购订单对采购订单进行批准采购部采购员采购订单物料采购周期表对物料采购周期进行分析，编制物料采购周期表，对供应商进行交货跟催。采购