行政人员管理制度.doc

办公室日常管理制度办公秩序及日常管理为了树立公司对内对外形象的树立，员工的言行是公司企业文化形象的具体表现，为规范员工办公室言行，建立良好的办公秩序，树立良好企业形象，特做如下规定：1.行政人事日常工作安排1.1各种会议记录、周（月）工作总结等文件的收集、整理和上报。1.2各类文件的整理、分类、存档工作。1.3公司杂志、报刊等书籍的管理工作。1.4公司员工每日中午的订餐和定期订水工作。1.5杂志、信函的整理报送。1.6办公用品的整理、发放、登记、购买申请登记。1.7协助采购部作好产品的配送。1.8接听电话、接待客人。1.9每天认真完成责任区域的卫生工作，并做好其他区域的检查工作。1.10在公司需要招聘时做好信息发布工作，对来面试人员根据公司的相应流程进行接待和安排。1.11对于公司的常规培训做事先安排（包括人员通知、场地时间安排及材料准备等等）1.12公司定期活动的策划、安排。1.13重要节日时，公司环境的装饰安排。2.前台文员工作要求前台文员代表公司企业文化、公司形象，是公司的对外来客窗口，所以前台文员必须具备高素质、高品德、形象气质佳、谈吐大方得体、温柔有礼、对办公室流程操作熟悉、对电脑操作熟悉、打字速度最少在每分钟60以上、责任心和独立性强的年轻职业女性。以下要求前台文员必须做到：2.1 每天上班应化淡妆；不得穿奇装异服上班；不得配戴夸张首饰；不得梳夸张发型。2.2 上班时间不得接打私人电话及会见私友；不得擅自离开工作岗位；不得吃零食；不得与其他同事闲聊、嬉闹；不得说粗口，注意形象。2.3 每天上班需提前10分钟到公司打卡，搞好前台卫生，并打开办公室所有电源。2.4公司购买的书籍先编号并登记入库，员工借阅须做好登记到期催还工作，每双月的最后一个工作日作为图书盘点日，并在其他员工的配合下完成图书清点工作。2.5 每天早上上班时需到信箱处领取当天的报纸、信件，并帮其他同事签收快递、包裹、挂号信件等，并做好统计登记。2.6做好前台电话的转接工作，在三声铃音内接听电话。假如接到与公司业务无关的电话（包括：广告、业务、保险、机票、培训课程、酒店住宿等等）应礼貌地拒绝，不得私自转接入领导办公室；若是上门推销则礼貌收下名片备日后再用；更不得将领导的私人电话、直线、分机、姓名透露出去，避免不必要的业务，打扰办公室的正常工作程序。2.7 协助有关人员管理好公司的公共财产（总机电话、电脑、打印机、传真机、饮水机等），检查它们是否运作正常，若发现有损坏或遗失应尽早知会有关领导并通知相关人员来维修处理。2.8 每天应检查饮水机的饮用水是否足够，并随时打电话订水。2.9当有客人来访，应主动询问，做好登记、接待工作，并及时通知相关人员，注意做到“笑脸相迎、礼貌让座、递茶倒水、服务满意”。2.10 管好公司员工外出登记本，当有员工需外出办事时，将外出之事由作详细登记；每月最后一天，完成当月的公司员工外出登记本及电脑考勤记录统计工作，并上报人事部。（目前在外出登记板记录即可）2.11 应该认真、积极、主动服从及完成各领导的工作分配；例如：帮同事打文件、整理文件、收发传真、复印、收发邮件等工作。2.12利用空闲时间协助其他同事工作（打文件、整理档案、复印文件、收发传真等），须与其他同事融洽相处。2.13 妥善保管好办公用品及日用品，对同事的领取，要及时做好登记，发现数量不够时应立即上报领导审批购买。2.14 负责通知参加会议/培训有关人员和负责会议室的整洁工作。2.15 每天下午下班须晚10分钟下班，检查好门窗及电源是否完全关闭，询问有哪些领导在加班，询问何事需要跟进，获得许可方可离开。2.16 应树立严格的保密观念，不得将打印、复印或传真等有关商业秘密或公司管理中须保密的一切资料透露予他人，不得截留任何文件。2.17 对私人资料，未经许可，应拒绝打印、复印和传真，不得假公济私。注意：如有不履行应尽职责，且给公司造成经济和其他损失的，视情节轻重，公司有权予以适当的处罚(包括：降薪、记过、罚款、扣押金、赔偿、辞退等)。3 电话使用及接待礼仪3.1电话接线员和公司员工的电话行为应符合规范，语言要求亲切、简练、礼貌、和气，要具有“自己就代表公司”的强烈意识。3.2应在电话铃声响起后三声之内接听电话，接听总机应使用“您好！”；接听分机应使用“您好！部”等规范用语。3.3 接听电话时声音清晰，语气亲切，音量、语速适中。3.4通话结束时应与客人道别，并让对方先挂机。3.5 原则上禁止在公司打私人电话，如确有需要，每次不宜超过2分钟。3.6 电话铃声响起后，如当事人不在，其他员工有义务代为接听、作好记录，并及时转告当事人。3.7 遇客来访，前台文员应将访客带入会客区稍等，并马上通知被访者，原则上外来人员未经带领，禁入办公区域。3.8 如遇被访者不在，应详细问清来访事由，以转告被访者或另约时间。 3.9如需来访者较长时间等候，接待人员应主动向客人致歉，并提供公司宣传资料、报刊供客阅读。4卫生保洁及花木养护3.1 车间及办公室的卫生由相应人员负责见（另附表1），具体时间分别为下班后。3.2打扫工作台、接待桌及办公桌时，先用沾有洗洁精的抹布擦拭，再用干净的湿抹布和干抹布分别轻轻擦拭干净，电脑、打印机另用干净抹布擦拭干净，认真清理纸娄内的一切废弃物，更换垃圾袋。3.3对前台人员对公司所有的花木进行养护，定期浇水，黄叶修剪。3.4打扫时要用先用湿墩布清扫地面后，再用较干墩布擦干。3.5每次打扫完卫生后，应将抹布、墩布清洗干净、晾晒，保持干燥无异味。3.6员工应保持办公场所及其周围环境的整洁，维护正常的气氛。如需外出工作，亦须维护工作对象场所的整洁。3.7 员工必须于每天下班前将自己的工作区域收拾干净，将各类文件和文具用品安放整齐，处理完毕的文件及时归档。锁好抽屉方可离开。5报刊、邮件、函电的收发5.1报刊、邮件、信函由前台文员负责统一签收、发放。不论公私邮件都应随到随清，及时分发，不得丢失、损坏。5.2前台收到邮局送来的报刊后，应在半小时内将报刊发送到订阅人手中，不得拖延。5.3公司各部门需外发的邮件应提前送交前台文员，由前台文员统一寄发。6.上网6.1 如工作的需要，在正常上班时间可以上网查阅各种资讯。6.2非工作需要，不得在正常上班时间上网浏览和进行网上聊天。7.仪容仪表7.1 员工在工作时间应衣着整齐，保持整洁的仪容、仪表。7.2 着装要求：服装整洁、端庄、大方。办公区域内禁止女士穿着过分暴露的服装。7.3员工应保持头发、手指清洁，男女员工均不得梳理怪异或过于新潮的发型；女士应化淡妆，不得浓妆艳抹。7.4员工在办公室应保持优美的站、坐、行姿势，不得在座位上东倒西歪，走路时脚步放轻，尽量不要干扰他人。7.5与长辈上司同行时，原则上应让其先行。进出上司办公室、单间或私人房间要光轻轻敲门，听见里面应允后才进去，进入房间后轻轻关门。7.6 办公时精神状况饱满，不要将家庭或私人生活的情绪带到工作中。8.公司电器8.1 未经许可，不得私自拆装或移动公司的电器，如饮水机、电话、打印机、传真机电器开关等。8.2公司电器由办公室内务部统一管理和维护。如出现问题，应及时向专责人员提出，必要时其他员工须协助处理。9 办公室应知应会9.1 同事之间应和睦相处，团结合作，相互之间应使用礼貌用语。9.2 办公场所禁止吸烟。9.3 办公时间禁止会见私客。9.4 办公时间禁止浏览与业务无关的书籍、杂志、报纸、网页等。9.5 禁止在办公室喧哗、吵闹，维护安静轻松的工作气氛，各种会议及讨论尽量在会议室进行。9.6 按时上、下班并打卡，不迟到、不早退、不旷工。9.7 遵守公司各项规章制度及管理条例，时刻维护公司形象及声誉。9.8禁止将不负责任的言论在公司内传播，严禁在办公室谈论敏感的政治话题。9.9如对公司的管理或上级领导有意见，应按正常的渠道和方式向上级反馈，禁止组织小团体对抗或在公司散布不满情绪，一经发现严肃处理。9.10爱护公司财物，树立安全意识，小心防火、防盗，发现隐患及时处理或上报。9.11应认真维护自己办公区域内的一切公共物件，如因维护或使用不当而造成损坏者，公司将给予当事人书面警告处分外，当事人还必须按价作出赔偿。9.12 下班后对各自的卫生责任区域按要求进行清扫工作。办公用品管理规定1 总则1.1 为保证办公用品的有效使用和妥善保管，特制定本规定。1.2 本规定中的办公用品包括：公司给予员工个人配置的办公桌、日常工作所需的办公低值易耗品和电话电脑等。公司给部门配置的文件柜、白板等。公共的办公用品，如传真机、打印机、复印机、饮水机等。公司各种图书。2 个人办公用品的管理2.1 新员工办公桌椅的配备：由办公室内务部统一安排，在新员工到岗之前需完成相应的配置工作。新员工到岗后还需到前台领取一套办公易耗品。2.2 员工日常办公易耗品的管理：2.2.1 员工如需领用办公易耗品，须先在前台文员处填写“办公用品领用登记表” ，然后再领取。2.2.2 员工都须以旧换新的形式来领取办公用品（纸张类易耗品和属首次发放之用品除外）。2.2.3办公室内务部每月须盘点一次办公低值易耗品的消耗情况，并上报总经理及财务部备案。2.2.4员工应当自觉爱护公司的财产，不得乱刻乱画；对日常易耗品应节约使用。3 部门办公用品的管理3.1各部门需申请使用办公用品时，先由申请人填写“申请书”，并由部门经理签字后，上报总经理审批，再由公司总部进行购买和调配。3.2公司总部须依照 “申请书”的要求购卖并进行调配。调配妥当后，经申请部门经理检查无误后即可领用。 3.3 部门办公用品领用后，由部门经理或指定专人负责维护，并报办公室内务部备案。4 公共办公用品的管理4.1 公司公共办公用品由内务部统一管理和维护。所有的办公用品、设备只能用于公司正常的业务事项。 电话的使用 1、公司电话尽量不用于接打私人电话。 2、如因业务使用打长途电话时，必须做出书面申请，并尽可能地节约话费。 传真机的使用 1、传真机由前台文员负责使用和维护，要保障传真纸张的充足，传真效果清晰。 2、传真件的收发工作由前台文员统一负责。传真件收发送完毕后，前台文员应及时确认传真件的收发状况和质量。 3、任何传真文件在发送前必须经部门经理的同意并于文件背面写上“同意”字样方允许发送，收到业务传真应复印一份交相关部门经理过目和保存。 打印机的使用1、禁止打印非工作文档；每次打印完毕后须在记录本上作如实的记录。2、打印机由专责人员负责维护，保证打印机有良好的打印效果。4.2公司员工应当爱护公共办公用品，打印、复印文件时应尽量避免浪费。复印纸、打印纸只能用于复印、打印，不能作稿纸使用，应尽量做到重复使用。5 公司图书的管理5.1 图书的购买：5.1.1员工如需自行购买图书时，须先取得部门经理批准方可购买，否则不予报销；5.1.2若需人事行政部代为购买，须先取得部门经理批准后，由人事行政部统一购买。5.2 图书的报销和入库：5.2.1图书购买后，带书籍、发票交部门经理确认，同时员工须填写“报销单”，交部门经理签字作证。5.2.2持已签字的“报销单”、书籍和发票到人事行政部登记入库。5.2.3入库完毕后，人事行政部须在发票背面书写“已入库”字样和签名；5.2.4员工持上述“发票”和“报销单”，到财务部办理报销手续。5.3 图书的借阅和归还：5.3.1 员工借阅图书，须到前台文员处先登记后借书。5.3.2员工每次最多只能借阅两本，每本借阅时间不得超过一个月；如果需续借，应在前台文员处重新登记。续借时间不得超过两周。5.3.3 员工借阅图书期间，该图书不得转借予他人。5.3.4 图书归还时，须到前台做好还书登记。5.3.5 根据工作需要，公司有权提前收回图书。员工应在前台文员发出通知后三个工作日内归还，如逾期不还，公司将按图书遗失处理。5.4 图书盘点： 每个双月的最后一个工作日为图书盘点日，由前台文员全面负责，所有员工应积极配合。盘点结束后，前台文员应及时做好总结报告，并上报总经理。2.6 相关的处罚规定6.1 图书管理的处罚规定：6.1.1员工借阅图书如发生损坏或丢失现象，一律按照原图书版本购买或按照原价双倍赔偿。6.1.2员工如违反图书管理的有关规定，公司首先对其提出劝告，不听劝告者，公司将视情节轻重给予相应的经济处罚。6.1.3 如果员工借阅图书超过借阅期，在前台文员发出“归还通知”后，既不及时办理续借又不归还图书者，公司将按每本1元/天进行扣罚。6.2 其他办公用品管理的处罚规定：6.2.1人为损坏公司办公用品，公司将视情节的轻重责令其进行赔偿，同时作出适当的经济处罚。6.2.2 当办公用品的人为损坏找不到责任人时，公司将酌情予以处理。凯普锐人事行政部 2008-00-00考 勤 制 度一、 总则：为加强公司人力资源的开发和管理，保证公司各项政策措施的执行，特制订本考勤制度。二、上班时间：周一至周五为员工正常上班时间，每天八小时工作制（如需加班则另行安排），周六、日为休息日。具体如下：上午8：55至12：00 下午12：30至17：30三、考勤管理：1. 公司员工应严格按规定依时上下班。前台文员负责考勤记录，每月1日将上月考勤记录报人事部，考勤纪录为员工出勤工资的计算依据。2. 考勤人员必须据实记录员工出勤情况，凡有谎报、虚报、漏报，一经查出，扣减考勤员100元/次，情节严重或2月内违反两次者，公司将酌情予以开除。3. 任何员工都不得刁难考勤人员，否则将给予扣除当月工资等处分，情节严重者将作辞退处理并不作任何补偿。4. 公司人事行政部将不定期对各部门考勤工作进行职能检查，检查结果将作为各类考评重要依据。四、打卡和签卡1. 员工上、下班必须打卡。漏打卡，每次扣5元。2. 员工因公或请假外出，凡在离岗当天未能及时回岗者，审批领导均须于员工回岗时，在外出登记本或公差申请表或请假单上签字证明，注明回岗时间。无故不打卡者，审批领导不得签字。3. 考勤记录由人事部统一登记备案。4. 忘记打卡时须在次日下班前填写漏卡确定单请直属主管领导签卡，签卡时考勤人员必须如实记录签卡时间。当月签卡次数不得超过3（含）次。超过3次者，均以漏打卡论处。5. 上下班忘记打卡者填写的漏卡确定单请直属主管领导注明上下班时间，并签名确认，并交回前台考勤人员保管。否则按旷工论处。6. 所有员工不得私自涂改考勤记录，一经发现，将给予扣除当月基本工资的处罚。五、迟到或早退1. 凡未经请假或请假未获批准，而超过规定上班时间后打卡和提早在规定下班时间前打卡者，分别被视为迟到和早退；注：一切以打卡时间为准。2. 每次迟到或早退15分钟以内的，按扣款 2.00 元/分钟。超过15分钟（含）以上而未达30分钟者,扣款 30.00 元；如确定30分钟内不能赶到公司,须电话告知部门负责人,按请假处理。否则按旷工半天处罚。3. 所有员工不得无故迟到、早退。4. 当月迟到或早退时间累计超过60分钟（含）者将按旷工一天处罚；当月累计迟到或早退超过3次（含）者也按旷工一天处罚。以上情形均作书面警告。六、旷工员工不履行公司请假手续，无故不按规定上下班或出席会议和集体活动者；请假过期而未续假者；不服从调配或辞职未经批准而不出勤者，无故离岗超过一个小时的，未办理离职手续而擅自离职的均视为旷工。1. 凡旷工者，每旷工一天，按当日工资的两倍扣发薪金；2. 凡旷工者给予书面警告一次；3. 当月累计旷工3天将扣除当月工资或一年内累计旷工15天，公司将酌情作出辞退处罚，并不予任何经济补偿。七、员工外出1. 员工因公外出前必须获得本部门负责人批准，同时申明返回时间。未获批准而私自外出者，一律按旷工论处。部门经理及以上管理人员外出还必须经总经理批准。2. 所有员工外出前必须按要求据实在外出登记本上填写相关事项，并由主管领导签字确认方可外出。回岗后，报请前台文员如实注明到岗时间，并请相关领导进行到岗确认，谁批准谁确认。3. 员工外出一天以上须报请总经理批准。4. 外出登记本不得由他人代填，并由前台文员统一妥善管理。5. 原则上员工必须返回公司上班后方可外出工作，特殊情况，须提前申请。6. 员工外出不能按时返回，必须提前向批准人联系，说明原因。如批准人认为原因合理可在批准栏内作简要说明，以便考勤备案；凡不能说明合理原因而又未能按时返回者，一律作早退处理。7. 部门经理及公司领导在对“外出登记”进行审核签名确认时，必须认真负责，注意对员工申请外出的单位、客户名称、事由、时限等事项进行必要的核实。8. 人事行政部如通过核实发现审批环节存在放松管理、不负责任等行为，必须向总经理汇报，处理意见须存档并作为对当事人工作评估的重要依据。9. 如因公需外出且时间紧迫，可视具体情况灵活处理，只需经直属领导口头批准即可外出，事后须作补办登记和书面说明，批准人签字证明。八、加班1. 工作日加班者，须提前填写加班申请单，经过批准后交至总经办，由总经办负责签收，并注明加班时间，日期和钟点。加班工资按国家规定平时每小时按1.5倍计算,周末按每小时2倍计算,批，节假日按3倍计算。（注：加班时间超过30分钟以上，以1小时计算；半小时以下不做加班计算。）2. 法定假日加班者，须提前一天填写加班申请单，经批准由总经办签收，并注明加班时间，日期和钟点。3. 如不能在加班后3天内交出加班申请，实际加班时间将视为无效。九、请假1. 员工请病、事假，时间在一天内由部门负责人审批，一天或以上须上报总经理审批；员工请婚、丧、产假、年休假，均由总经理审核，总经理批准。2. 部门经理及以上管理人员请假，都须经总经理审批。3. 员工请假必须提前一天填写请假单，获批准后，经人事行政部审核、备案并做好交接手续后，方可离岗。未办妥请假手续，不得先行离岗，否则以旷工论处。确因急事、病或其他突发性事件不能提前请假者，须在当天上班后2个小时内亲自电话向相关的领导请假并清楚说明原因，经批准后，方可有效，到岗当天须补办请假手续。否则以旷工处理。4. 员工请假后由部门经理安排代职人员暂代其工作；总经理、部门经理级人员请假时须将行程和时间安排通知人事部备案。5. 请假单由人事部存查，请假人应按期回岗，回岗后须到人事部销假，并提供相关证明材料。6. 员工请假期满如不提前办理续假或办理续假未获批准而不按时到岗者，除确因不可抗力事件外，均以旷工论处。7. 如发现员工之请假有虚假情况时，一律按旷工论处，并给予书面警告。8. 因私事请事假，当月事假不得超过3天，当年累计不得超过15天，超出部分按旷工论处。急事或其他突发性事件，公司将酌情处理。9. 员工按国家有关规定享受婚假、丧假、探亲假、产假及法定节假日。十、病假员工请病假须持区级以上医院之合法病假证明（盖有医疗单位管理部门公章）或急诊证明及病历一并交人事部。经批准后方可离岗。1. 当月因患病或非因工负伤的病假累计不得超过3天，凡超出部分一律以事假论处。除经总经理特别批准者外。2.