合同管理办法.doc

.股份有限公司合同管理办法第一章 总 则第一条 目的为了规范公司合同管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，根据中华人民共和国合同法等有关法律法规，结合公司的实际情况，制定本办法。第二条 适用范围本办法适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同或协议等，包括销售合同、技术服务合同、运输合同、仓储合同等各类经济合同，不包括劳动合同。第三条 签订合同主体公司对外订立合同，统一以公司名义对外签约，加盖本单位合同专用章，合同专用章的使用严格执行行政人事部的相关规定。公司所属各部门、各区域、分公司不得以行政章或其它印章以自己名义对外签订任何经济合同、协议。第四条 合同管理的定义是指对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审查会签、签字、备案审核、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。第五条 管理体制公司采用分类管理和归口管理相结合的形式对合同进行管理。各部门、区域、分公司须互相配合，共同努力，做好合同管理工作。第二章 合同管理机构第六条 公司设立合同管理委员会，合同管理委员会下设合同管理办公室。办公室分别设在分公司和营销管理部。分公司对原材料采购、支付运费等支出类合同进行管理。营销管理部对产品销售合同、技术服务合同等收入类合同实行合同归口管理，简称“合同归口管理部门”；下设二级合同管理机构，分市场开发部、西北区域、西南区域，负责各自所辖范围内收入合同的日常管理工作。第七条 合同管理委员会组成及职责（一）合同管理委员会组成主任：陈洲旬副主任：陈彬、卢德安、张兴才、孙泽友、姜霞成员：陈建、李传义、潘军、黄晓琴、陈红、袁勇、袁祖权、向明发、罗家全、刘亚玲、孙庚、卫玲、杨利广、李英、肖静洋第八条 合同管理委员会职责:（一）审议通过合同管理办法，决定合同管理的重大问题。（二）领导合同管理办公室的工作。第九条 合同管理办公室职责：（一）分公司，其主要职责：1、根据公司合同管理办法，制订分公司合同管理细则。 2、负责合同立项审批,与合作单位进行前期意向接触，资信调查等工作。 3、起草合同文本、组织合同谈判及审查会签。 4、组织合同的签订，办理所需的法定代表人授权委托书。 5、负责合同的履行、验收、变更、中止、解除及纠纷处理。 6、建立支出类合同登记台帐，进行统计、归档工作。 （二）营销管理部，其主要职责：1、制定和修订公司合同管理办法，报合同管理委员会审定后组织实施；2、制定公司合同的格式文本；3、对各区域、部门合同管理办法执行情况进行指导、协调、监督和检查；4、参与重大合同的调研、谈判和审查会签工作； 5、对本部门销售合同组织合同评审工作，完成本部门年度销售合同的签订、结算工作任务，并协助各区域、部门的合同谈判、签订、结算等工作。6、负责公司合同的法律审查。7、参与合同纠纷的调查、调解、仲裁、诉讼活动；。 8、提供合同业务法律咨询。9、对各部门、区域提交的合同统计资料进行汇总和综合分析，建立合同登记台帐。10、完成年度合同的归档工作。第十条 西北区域、西南区域、市场开发部，是二级合同管理机构 (以下简称各区域、部门)，其主要职责：1、执行公司合同管理办法，制订各区域、部门的合同管理细则；2、完成所辖范围内收入合同的评审工作。3、完成各区域、部门年度销售合同任务。4、负责合同的起草工作(按公司统一版本，完善其条款，若通知使用甲方版本的除外)；5、负责合同的谈判、签订、履行、结算等工作，出现问题及时向合同归口管理部门反映；6、负责建立合同登记台帐，进行统计分析、归档工作，并及时向归口管理部门予以反馈。7、负责对本部门、区域管理范围内发生的合同争议进行协商、调解、仲裁、诉讼工作。第三章 合同的立项与评审第十一条 合同立项支出类合同签订前，应进行前期意向接触，资信调查，具备合作条件者，报请合同立项审批流程。特殊情况，经合同管理委员会主任书面授权直接签订合同的除外。意向接触，确定合作主要条件及运作方式，开展相关合作条件或价格方面的咨询，或者按招投标管理规定组织招标。 资信调查, 确定合作主体是否符合签约要求、是否具备履行合同的能力，范围包括： （一）具有经年检的营业执照及其他权利能力证明文件，且真实有效。涉及专营许可的，具备相应的许可证明文件；涉及资质要求的，具备相应的资质（等级）证书。 （二）经营范围能够充分满足合同项目的需要。 （三）具有履约能力，必要时应索取其经审计的财务报表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。 （四）具有履约信用：过去三年重合同、守信用，无严重违约事实；在签署本合同时，未涉及可能影响本合同履行的重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。 （五）在签署本合同时，不存在任何司法机关、仲裁机构或行政机关作出的任何对履行本合同产生重大不利影响的判决、裁定、裁决或具体行政行为或其他法律程序。（六）其他与合同签订、履行相关的事项。 对不符合前款规定的当事人，如果必须与其签订合同时，应由其提供合法、真实、有效的担保。第十二条 合同评审公司对外提供服务或销售产品，应对是否具备履约能力进行全面的合同评审工作，包括研发技术能力、生产能力、交货期、合同价格、条款、顾客的资信状况及交易风险等进行评价。合同评审前期工作见收入类合同管理流程图。第四章 合同的签订第十三条 与他人达成合作意向，经协商一致，应订立合同。除即时清结者外，原则上须签订书面合同。订立合同时，必须遵守国家现行的法律法规。第十四条 如遇特殊情况，不能订立书面合同的，必须用书面形式说明理由，并经合同管理委员会主任批准同意。第十五条 在签订合同前，须对他人的经营资格、资信及经营状况进行调查并予以保存，以确保公司利益不受到损失。第十六条 合同采用招投标形式的，招投标文件由各区域、部门在归口管理部门指导下完成。第十七条 在签订合同前，如需谈判，由合同管理委员会主任请示公司法定代表人书面授权主要谈判人员或谈判小组进行合同谈判。第十八条 合同内容应依据现行法律法规及政策、结合公司的实际情况填写。合同文本必须写明标的（规格、型号、数量或具体事项）、质量标准或要求、履行期限、地点、方式、价款与支付方式或合作条件、双方权利与义务、违约责任、争议解决方式、对方的名称、地址、联系人、电话、银行账号，签约人为被授权人时，必须提供授权委托书，并填写被授权人的身份证号码、授权日期、授权范围等。第十九条 合同内容确定后，由公司法定代表人或授权代理人负责签字，并在符合公司合同专用章管理规定的情况下由印章负责人加盖印章。合同文本超过两页（含两页），需加盖骑缝章。第二十条 严禁在对外签订的合同的空白文本上盖章。第二十一条 补充合同的签订适用本章的规定。第五章 合同的履行第二十二条 合同签订后，各区域、部门、分公司负责合同的履行。各区域、部门需要归口管理部门配合的，在其职权范围内予以配合。第二十三条 应严格按照约定的内容履行合同。在履行过程中相关材料必须以书面形式保存。第二十四条 在合同履行过程中，如需通知对方，除对方代表当场签字外，应以特快专递的形式送达对方，回执文件应妥善保存。第二十五条 在合同履行过程中，如发现对方出现下列情形之一的，在收集基本材料的情况下，中止合同的履行：（一）出现经营状况恶化；（二）商业信誉恶化；（三）申请破产；（四）未履行其应履行的在先义务；（五）其他影响合同履行的情况。前款情形消除、或对方提供相应担保，合同应继续履行。第一款规定的情形未消除、或对方未提供相应担保，通知对方解除合同。第二十六条 履行合同中出现纠纷、争议时，在合法且符合公司利益的情况下，应与对方协商解决。协商不成时，提请公司合同管理委员会同意后，通过法律途径解决。第二十七条 合同义务完全履行完毕后，收入合同文本交由公司档案管理部门合同归口管理部门保存，支出合同由分公司自行保存。第六章 合同的变更、解除第二十八条 如合同需变更或解除的，分公司应通过主管领导及时向合同管理委员会主任汇报；各区域、部门应及时向主管领导汇报，并向归口管理部门说明理由，并提供相应的书面材料，再逐级汇报合同管理委员会主任，情况紧急的，可直接汇报合同管理委员会主任，但事后得及时向主管领导汇报并通知合同归口管理部门。第二十九条 变更或解除合同必须经合同管理委员会主任审核通过。法律、行政法规规定变更或解除合同应当办理批准、登记手续的，依照其规定。第三十条 公司变更或解除合同应书面通知合同对方，合同双方形成的协议应采用书面形式，并加盖合同专用章。第三十一条 分公司收到对方变更或解除合同通知书的，应通过主管领导及时向合同管理委员会主任汇报；各区域、部门收到对方变更或解除合同通知书的，应及时向主管领导汇报，并及时告之合同归口管理部门，再逐及汇报合同管理委员会主任，情况紧急的，可直接汇报合同管理委员会主任，但事后得及时向主管领导汇报并通知合同归口管理部门。第三十二条 变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，以特快专递的形式寄发或由对方签收，其凭证作为合同组成部分交由妥善保存。变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法的管理范围。第三十三条 有下列情形之一的，可以解除合同：(一) 因不可抗力致使不能实现合同目的；(二) 在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；(三) 对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；(四) 对方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的；(五) 法律规定的其他情形。第七章 责 任第三十四条 各区域、部门、分公司及员工在签订合同时，对对方的主体资格、合同内容等不尽勤勉义务，给公司造成重大经济损失、或不利的社会影响的，公司有权要求直接责任人承担赔偿责任。直接责任人在签订合同时，与对方相互串通，损害公司的利益，公司除根据相关法律法规解除劳动合同外，有权要求直接责任人承担赔偿责任，严重的情况下，公司通过司法部门追究直接责任人的刑事责任。第三十五条 在履行合同时，各区域、部门、分公司未尽到职责，造成公司损失的，公司有权要求其直接责任人承担赔偿责任。第三十六条 由于管理不善等原因造成合同丢失并给公司造成损失的，公司有权要求各区域、部门、分公司直接责任人承担赔偿责任。第三十七条 公司员工未尽保密责任，泄露合同内容的，公司除追究员工个人赔偿责任外，还有权要求各区域、部门、分公司直接责任人承担连带赔偿责任。第八章 附 则第三十八条 本办法自颁发之日起生效。第三十九条 本办法实施过程中，产生的争议由营销管理部负责解释。附件：1、合同评审表。2、公司合同立项审批表；3、合同管理流程图附件1：合同评审表 编号：ZJ-SY-720-01 NO： 顾客名称：承办部门：承办部门负责人：订货产品及数量/服务内容定货期/开工期交货期/完工期信息来源： 电话记录 附招标书或合同草案 共 页顾客对产品或服务明示与潜在的要求（技术要求、质量要求、支持服务、价格等）承办部门填写具体内容： 签字： 日期：本公司为满足顾客要求作出的承诺承办部门作出的承诺： 签字： 日期：研发部（评审产品研发能力）评审意见： 签字： 日期：技术部（评审技术服务能力和检测能力）评审意见： 签字： 日期：分公司（评审物料供应及生产能力、质量及交货日期）评审意见： 签字： 日期：营销管理部（评审合同的合法性、严密性、可行性、合同价格及法律风险控制的能力）评审意见： 签字： 日期：评审结论结论： 签字： 日期：备注：1、本表适用于销售产品和服务的评审；2、评审结论一栏由总裁签名批准。附件2：合同立项审批表编号： NO：项目名称对方单位履行期限选商方式预计总价款立项部门具体工作量情况立项部门（说明立项原因及项目要求）意见： 签字： 日期：财务资产部（说明资金渠道及支付能力）意见： 签字： 日期：主管领导意见； 签字： 日期：总裁审批结论： 签字： 日期：备注附件3：合同管理流程图 支出类合同管理流程图 合同立项 起草合同 不同意供应商管理 结束 同意 合同谈判/招标不成功不成功 结束成功 签订合同 合同中止、终止、解除合同变更更 合同履行履行完毕 有无争议 合同考核合同结算 有