会议接待流程概述.doc

会议筹办的组织架构及主要职责会议组委会领导会议组委会秘书长会务组接待组宣传组后勤保障组技术支持组制定、执行媒体推广计划；起草会议嘉宾、领导讲话稿；发放会议材料；负责对外宣传，适时报道会议情况；安排嘉宾采访工作；现场照相、摄像；对大会进行视觉包装；确定、制作、悬挂会议标识、横幅、指引牌、桌签、工作人员胸卡、挂牌、彩旗等；制定嘉宾接送安排表；重要嘉宾、领导的陪同工作；嘉宾引领；制定、执行住宿、用餐安排；协调酒店服务，响应和处理嘉宾的特殊需求；确定会议议题、合作单位、会议规模、会议议程、嘉宾邀请范围、资金来源及预算计划；会场选择、会场布置，座次安排组建工作团队，牵头做好人员分工，协调各小组协同工作；嘉宾邀请，收集嘉宾信息；发放会议议程和参会指南；物品检查和组织彩排；安排文化体验活动；安排嘉宾进场和领导会见事宜；会议资料归档、总结、落实决议、跟进意向。调试安装会议设备及外围设备，连接各类系统；控制灯光、音响；切换各议题的演示文档；调度嘉宾接送车辆、司机；制定、执行会场安全方案；食品安全检查医疗服务；维持会场秩序；牵头制定应急预案，并监督执行；购置文具、纸、水等用品；选择和购置会议礼品；会场卫生及物品回收；会议筹办各个阶段的内容策划阶段前期筹备阶段中期筹备阶段倒计时阶段会议阶段结束阶段这个阶段确定会议议题、合作单位、会议规模、会议议程、嘉宾邀请范围、媒体推广计划、资金来源及预算计划等。这个阶段工作细致与否直接关系到接下来会议执行能否顺利开展，也是耗时最长、变数最多、最考验会议组委会成员精力和耐力的时期。主要涉及工作有会场选择、人员分工、嘉宾邀请、媒体联系、机票、食宿事宜等等。这一阶段进行实质性的文字、视觉包装、会议信息整理分发工作。这阶段是会议策划案的具体落实，又为会议的正常举办奠定良好的基础。以会议召开当日为标准，往前倒推30天即为中期筹备阶段。以会议当日为标准，往前倒推7-10天即为倒计时阶段。在此阶段，需要将会议各项工作全部落实到人。会务组所要完成的工作包括：分工的落实、会场布置、接机、住宿安排以及就餐安排等事宜。同时，为了能查缺补漏并最终熟悉会议流程，在会议正式开始前一天进行彩排。前期准备的所有工作都是为了会议成功举办。无论是嘉宾还是媒体和公众，他们所能看到和听到的都是会议举办期间所展示的东西。对于会议主办方而言，举办阶段的成功很大程度上就意味着会议的成功。没有一帆风顺的会议，从会议筹备到会议结束整个过程都会遇到各种各样的问题，出现各种各差错，及时而全面地总结经验，可以更好地指导以后的工作。另外，会议形成的决议、意向需要跟进和落实，使会议更具成效。会议接待流程一览表阶段事项主要内容提示1、会议策划确定会议主题1、会议主题要能够反映出学界业界的热点或政府关心的问题；2、主题所传达的会议内涵要得到参会人员的认同；3、主题要有延伸性、开放性和吸引力4、主题要有前瞻性1、结合嘉宾特点，根据据他们特长设置议题；2、结合功能需求设置议题；3、提炼主题中的具体点，形成议题确定合作单位1、根据需要选择主办单位、承办单位、协办单位、支持单位、赞助单位；2、依据受益原则、共赢原则选择合作单位。1、各单位级别是否对等；2、机构名称呈现是否准确；3、注意各方排名是否合理确定会议规模1、会议持续时间；2、会议分会场的个数；3、与会人员分配；4、嘉宾配比：学者、官员、业界人数。拟订会议议程1、会议报到时间；2、会议当日和日程：领导讲话、开幕式、主旨演讲、午餐、分议题讨论、晚宴以及茶歇等时间的安排；3、文化体验活动安排1、拟订议程的同时，需要会议组织机构反复确认，以免会议手册、背板等反复修改；2、充份考虑各方的诉求；3、根据嘉宾配比情况合理安排。确定嘉宾邀请范围1、致辞嘉宾；2、主旨演讲嘉宾：3、演讲嘉宾：4、主持人：5、参会嘉宾。媒介推广计划1、宣传定位、主题、基调2、选择媒体；3、确定传播策略；4、撰写媒体执行方案1、合理分配有限的预算；2、与媒体协同合作、共同促进资金来源及预算计划1、固定费用；2、可变费用；3、间接费用；4、不可预知费用1、进行实地询价；2、编制预算表：3、做好预算监控。2、前期筹备确定会议地点1、根据会议规模，选择场地大小；2、交通便利；3、会场设施完善，符合会议要求；4、根据会议主题，选择会场风格1、根据出席人员情况，考虑是否安排大小适中的贵宾会见室，并且到会场距离不宜过远；2、会场最好与入住在一个地方或相连；3、会场周围是否有足够的停车位。安排文化体验活动1、确定大概的参加人员；2、具体车辆安排；3、参观路线和时间安排；4、陪同人员的安排1、充份考虑地方城市、合作单位的承受能力和诉求；2、考虑时间、交通、住宿、天气、线路、季节、嘉宾喜好等。组建工作团队1、确定组委会人员和分工；2、与合作方人员对接安排；部份事项可以考虑外包，减轻工作量，更专业。嘉宾邀请1、邀请函的撰写；2、会议邀请函的设计；3、邀请函的发发：电子版和纸质版的发送；4、重要嘉宾邀请；5、主持人的选择和邀请，1、内容完整、清晰；交通指南明了，确保从各站点能顺利到达会场或酒店，选择主干道，尽量避开交通堵塞严重的路段。2、与嘉宾沟通要注意“尊敬第一”、“细节为大”、“沟通适度”等技巧；3、注意文化差异、地域差异；4、联系人员不要随意更换，保持关系稳定；5、重要嘉宾要登门邀请，以示尊重；6、联系前要了解嘉宾的简历，做到心中有数。执行媒介计划1、列出主要媒体名单；2、筛选出合适的媒体；3、联系媒体负责人和记者；4、通报会议议程，开展前期造势；5、准备好稿件：通稿、网络专题、专访等1、安排预热、开端、高潮、收尾阶段宣传工作；2、选择拥有会议需要的目标受众的媒体；3、协调好采访活动，保证能采访到预定的嘉宾；4、主办方合作媒体注意引导其他媒体做出恰当的报道和提问3、中期筹备前期接待的安排1、确定就餐人数、就餐方式、餐标2、为需要住宿的嘉宾预定房间1、在饮食方面要注意对有宗教信仰、民族或素食主义者的特殊安排；2、住宿必须考虑与会场的距离、交通情况、接待能力、房间类型与设施；3、根据嘉宾身份合理确定入住标准。会议手册的设计与制作1、编写会议手册：会议概鉴、会议议程、嘉宾介绍、采风活动安排、组织机构介绍、参会嘉宾名单、会务信息；2、确定设计风格，符合会议主题。1、注意文字、表述的准确性；2、注意制作周期。对会议进行视觉包装对会议的会议背板、易拉宝、指示牌、接机牌、胸卡、桌签、横幅、垂幅、村料袋进行统一的视觉标识设计；1、切合会议主题；2、容易辨识；回收嘉宾演讲材料1、收集嘉宾的演讲材料：PPT、讲稿、视频等；2、提前让相关人员熟悉相关材料：主持人、记录员、媒体责人。1、会议前一周开始加收演讲材料；2、提前三天将材料交给相关人员（除保密内容）。发布参会指南1、接机信息；2、到会注册时间、地点；用餐地点、时间；3、入住酒店注意事项和天气情况；4、会议议程及其他活动安排；5、工作人员联系方式保证各嘉宾在会议前的45天收到相关信息会议礼品选择1、与会议性质相符；2、有地方特色；3、轻巧便于携带1、注意文化差异、地域差异、民族差异；2、考虑预算；3、避免易碎、液体类的礼品；4、避免重复；5、考虑时节训领导草拟讲话稿1、致辞；2、主持词；3、总结讲话；4、晚宴致辞。主旨鲜明、重点突出、围绕会议主题和相关议题4、倒计时召开工作会议协调会1、参会人员：会务处秘书长、会议总统筹、接待人员、调度人员、物品负责人、酒店或会展中心相关负责人；2、确定接机安排：接机人员、司机、车辆、调度人员，需要主办方领导接机的名单、是否使用贵宾通道、是否要摄像等；3、筹备各方落实会场内外的布置的情况；4、再次梳理会议流程；5、送机安排（参照接机内容）；6、物料的准备情况；7、制订工作人员的总分工表1、总分工表详细列出工作职责、负责人、工作要求、时间要求（精确到分钟），分工越详细越好；2、确定一对一的接（送）机人选，中途尽量不更换；准务会议材料1、会议手册；2、交通地图；3、笔；4、嘉宾证；5、小礼品物品整齐一致接机（车）安排1、选择驾驶技术好、服务态度好、熟悉路况的司机；2、收集各嘉宾的航班（车次）信息，制作详细的接（车）时刻表；3、重要嘉宾单独列表，补充一对一接待人员、陪同人员、主办方接机领导等信息；4、对接机人员进行必要的培训：接机流程、谈吐与行为、嘉宾信息、会议信息等；1、是否需要翻译；2、重量级嘉宾是否使用专用通道、是否要献花和摄像；3、准备后备车辆和司机；4、敏感的嘉宾信息及航班及信息要注要保密；5、接机人员要与会务处秘书保持联系，随时汇报接机情况和预计到达时间。住宿安排1、根据嘉宾数量确定房间数量；2、提前半天办理房卡和安排房间；3、检查房间是否符否要求；4、帮助嘉宾办理入住手续；5、做好嘉宾住宿登记；6、安排叫（提）醒服务；1、留有机动房间；2、安排住宿的工作人员要与接机人员保持联系，进行工作协作；3、帮助嘉宾处理一些意外情况，如：受伤、忘记带房卡、丢失物品等；会场布置1、会场布局，一般有：剧院式、课桌式、U字形、回字形、圆形或椭圆形；2、主席台摆放方式：演讲席+座位或只有演讲台；3、从观从席的区域划分，按职务高低排列，按政府、学术、业界来排，或者直接分为嘉宾区、观众区、媒体区；4、背板设计和投影布置；5、灯光、音响、话筒；6、会议记录和实时信息发布区域；7、鲜花和植物的放置；8、电源线路和网络1、主席台要牢固、安全，高度、大小合适，上下台阶放置全理；话筒高度与正常坐姿下巴持平，离嘴8厘米；桌签在话筒左边；水和杯子放话筒右边；纸至少两张，笔放纸的右边，笔尖向外；鲜花放两人之间或茶几的左边；2、观众席上的桌签放正前方，水和水杯放在桌签的右边，纸两张，笔一支，笔尖朝外；3、背板文字准确契合主题，提前安装；投影放在背板左右两侧，确保所有观从能清楚观看显示的内容；4、灯光不刺眼，主席台要比观从度明亮一点；5、音量大小适当，声音能到达会场各个角落；签到处与媒体采访区1、确定签到处的摆放地点，划分签到区域；2、准备签到用品：签到册、签到笔、鲜花、名片托盘；3、确定媒休采访区；1、采访区不能距离会场太远；2、环境尽量安静，空间相对独立；3、适当搭建背景。宴会厅与贵宾室1、宴会厅放置明显的指示标识和用餐座位表；2、确定菜单；3、确定桌次排定；4、确定嘉宾用餐座位表；5、确定贵客室的位置和布置；1、桌次和座位要按尊卑主次进行排列；2、考虑领导和重要嘉宾的随行人员的安排；3、可以适当搭建背板；4、餐单必须照顾到各人在饮食习惯上的特殊要求会场茶歇1、食品主要是水果、小点心、饮料；2、确定茶歇地点；1、食物和物品摆放整齐大方，方便取用；2、准备食品盘、夹子、纸巾等；大会合影1、确定合影场地；2、确定合影嘉宾位置安排；3、参加合影的嘉宾名单；3、合影背影搭建；4、确定合影引导员1、合影位置距离适当，以5厘米为宜，每排间距离20厘米为宜；2、合影区域提前准备，注意保护；3、嘉宾名字张贴到座椅靠背前方。会务准备1、收集、整理嘉宾和其他参会人员的到位情况；2、跟进未决定是否参会的名单；3、确认各领导、嘉宾讲话稿和顺序；4、准备会议信息发布稿件；5、确定会议横幅内容和印制；6、确定会场指引牌、欢迎牌的内容；7、制造（打印）嘉宾桌签、胸卡、工作人员挂牌1、了解到达航班(车次)和到达时间和站点；了解嘉宾的性别、国籍、民族、职务、语言（方言）种类；在饮食、住宿、车辆、接待人员等方面的特殊要求人员；2、掌据所有嘉宾到场情况，向组委领导汇报到场名单、缺席名单、未决名单，继续跟进未决名单动向和增补人员的意向；物品检查与彩排1、检查所有物品、演讲PPT、领导讲稿、新闻文稿、音乐、设备；2、按会议议程，工作人员全部参与演习一遍。1、必须所有物品和设施一一检查，保证能正常使用；2、在彩排发现的问题要立刻纠正，并重新彩排一次；3、请领导对彩排结果和物品验收。工作人员准备1、规定着装；2、通报嘉宾基本信息，会议议程；3、确定会场负责人、会场外人员和会场内人员，明确负责区域和站位；预定应急方案1、会议设备：音响、灯光、电脑、投影仪等及线缆；2、备用车辆和司机；3、各岗位确定候补人员5、会议期间会场的最终检查调试1、会场负责人根据嘉宾到会情况随时调整座位和桌签；2、保证各工作人员均到位；3、开启会议所有设备，连接各系统和外设，保证所有设施和设备正常；4、会议材料、文具、桌签没有遗留；5、演示文档、PP、音响、投影、灯光正常；7、备用设备、物品、人员到位1、由于嘉宾特殊原因，临时不能到现场，必须及时调整座位排，或增加减少座；2、注意各嘉宾的姓名必须准确；嘉宾引领1、在各关键位置放置指示牌；2、提配嘉宾按时到场；3、重要嘉宾一对一引领；4、做好一般嘉宾的引领和就座1、重要嘉宾一对一引领，安排专人陪同，简单介绍会议议程和风土人情；2、确定重要嘉宾是否需要特别通道。嘉宾签到1、提前准备签到区域：笔、签到册、名片盘、会议材料；2、会议嘉宾签到；3、会议观众签到；3、媒体签到；1、重要嘉宾一般不安排签到；2、如果参会人员较多，建议分类签到；3、媒体也可以安排提前到达，不需要单独签到。领导会见1、根据来宾的身份、目的和双方关系（或事先计划）确定会见安排；2、确定陪同人员；3、做好迎接和引领工作；4、做好记录、拍照、报影等工作；5、安排互赠礼品1、会见活动的目地性十分明确，一般包括互通情况、联络感情、沟通立场、确定原则等；2、对于重要嘉宾，主办方领导在大门口迎接；3、重要嘉宾的接待人员及时反馈行程和预计到达时间，组委会根据行程安排会见时间和地方；4、准确把握时间，将嘉宾引领至会见室的时间不宜太早或太迟。会场内管理1、根据到场名单，对嘉宾的座位进行增减和调整；2、引导嘉宾进入会场就座；3、过场PTT和过场音乐切换；4、嘉宾演讲时间的控制和演示文档的切换；5、做好会议记录和进行实时信息发布；6、做好现场报道和拍摄工作；7、维持会场秩序；8、话筒管理1、过场PTT与会议议程紧密契合，工作人员对嘉宾、主持人有深入了解，熟记会议议程；2、过场音乐注意音量，与灯光配合；3、事先将演讲PPT按顺序存放，切换过程安静完成；4、工作人员各司其职，不得擅自离开工作岗位。5、进行实时信息发布，做好审核工作，保证信息真实、准确采访安排1、提前喜嘉宾沟通是否接受采访；2、与媒体做沟通，一般采访内容与会议相关，合作媒体适时引导提问方向；3、选择造当的时间和地点1、不影响嘉宾的会议活动；2、不影响会议秩序；3、多家媒体同时进行采访，工作人员注意协调茶歇1、及时补充食品，注意食物的搭配；2、关注重要嘉宾动向，以免影响下一场次的进行；3、注意时间，适时提醒入场时间；4、调整会场布置，补充水、笔、纸等消耗品；5、注意保管嘉宾的物品合影1、做好合影的准备：场地选择、横幅、座位排列；2、做好集合和引领1、椅背的名字齐全、正确；2、认清参与合影的喜嘉宾，并协助找到合影的位置。用餐安排1、就餐时各餐摆放的形式；2、确定就餐座们排列；3、会议结束后通知嘉宾就餐地点和时间；4、午餐：（1）做好引领，以免造成混乱；（2）控制就餐时间，保证有充足时间休息；（3）下午安排叫醒服务，以免影响下午议程。5、晚宴：（1）下午会议期间就应该准备；（2）安放好话筒和安排休息区域；（3）安排嘉宾致辞、