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图表 III：创建具有专业外观的图表- 选择图表元素 在图表的哪个地方单击是很重要的。单击不同的区域会启用不同的命令。单击图表外侧的边缘可选择图表区。单击外部区域的原因是只选择图表区而不是其他区域（比如绘图区）可能会比较困难。这是一种确保您仅选择图表区的方法。 若要确保您已选择了图表的正确区域，请检查位于工作表顶部附近的“公式”栏左侧的“名称”框。它应该显示“图表区”： 现在，请将鼠标移动到图表区上方。您将看到屏幕提示显示“图表区”。这是验证您已选择正确项目的另外一种方法。提示 如果您没有看到标识不同图表项目的屏幕提示，则说明该功能可能已关闭。若要打开该功能，请单击“工具”菜单上的“选项”，单击“图表”选项卡，然后单击“图表信息”下的“显示名称”复选框。您还可以通过在“图表”工具栏中，单击“图表对象”框中的下拉列表，然后选择“图表区”来选择图表区。（但并不是每个项目都列在该下拉列表中。） 提示 如果工具栏垂直停靠于左侧，下拉列表可能不会出现。在这种情况下，您需要将工具栏拖动到另外一个位置以查看该下拉列表。如果工具栏根本就没有出现，请在“视图”菜单上，指向“工具栏”，然后单击“图表”。您还可以通过选择除图表边框以外的区域，来选择图表区。单击图表内部的空白区域，但不要单击灰色绘图区。（正如在第 1 步中提到的，确保您选择的是图表区而不是绘图区可能有一些困难。）检查公式栏旁边的“名称”框中的名称。它应该仍然显示“图表区”。单击灰色区域内部。现在，应该在“名称”框中显示“绘图区”。在选择一个图表项目后，您可以设置它的格式或对它进行修改，方法是用鼠标右键单击并从快捷菜单中选择命令。或者，您可以选择该图表项目，然后选择“格式”菜单或“图表”菜单上的命令。您所选择的图表项目决定着快捷菜单、“格式”菜单或“图表”菜单上可用的命令。例如，如果仍然选择了绘图区，用鼠标右键单击它，然后查看快捷菜单上的命令。您应该可以看到“绘图区格式”命令。或者单击绘图区，然后单击“格式”菜单。您应该可以在菜单上看到“绘图区”命令。现在单击空白图表区域。再次用鼠标右键单击它，检查快捷菜单上的命令。您应该看到“图表区格式”命令。现在单击“格式”菜单。您将会在菜单上看到“图表区”命令。提示 您还可以双击某个项目以打开其“格式”对话框。 您还可以使用键盘来选择图表项目。请参阅 有关键盘快捷键的 Excel 帮助主题 ，然后查找有关如何使用图表的主题。 -更改格式 选择要设置格式的单个图表项目。然后，通过以下方式选择该项目的“格式”对话框：单击“格式”菜单。 用鼠标右键单击快捷菜单。 双击图表项目。 提示 您可以保存所做的所有格式更改以便下一次使用。在“图表”菜单上，单击“图表类型”。在“自定义类型”选项卡上，单击“自定义”。单击“添加”，在“名称”框中，键入一个名称。根据需要添加说明，然后单击“确定”。若要将该格式应用到图表，请单击“图表向导”中的“自定义类型”选项卡，然后单击“图表类型”列表中的图表名称。 -修改图表项目 使用“图表选项”对话框可以对图表进行很多修改。要打开该对话框，请选择图表，然后在“图表”菜单上，单击“图表选项”，或者用鼠标右键单击该图表区，然后单击快捷菜单上的“图表选项”。然后您可以完成以下操作：添加、删除或修改图表和坐标轴标题。 隐藏或显示网格线。 将图表图例放置于图表的不同位置。 使用各个值的行和列标题（以及数值本身）为图表加上标签。请小心操作，因为如果添加太多的标签，很容易使图表变得混乱并且难于阅读。 删除网格线并使用数值的数据标签来代替。显示包含用于创建图表的所有数据的数据表。如果您要将图表放置于工作薄中的独立工作表上，并且希望通过图表查看数据，您可能需要这么做。如果图表将用在 PowerPoint 或 Word 中，数据表也会非常有用。 -更改图表颜色 首先，选择希望更改的图表项目。例如，若要更改绘图颜色，请选择绘图区。若要更改数据系列颜色，请选择数据系列。然后，您可以执行以下操作：在“格式”菜单或快捷菜单上，单击对应于所选图表项目的命令。 若要添加渐变填充，请单击“填充效果”。单击“颜色”下的“单色”。 单击“颜色 1”框中的箭头，然后选择一个颜色。您可以通过移动“颜色”框中的滑块使底纹变深或变浅，来对底纹进行试验。在“底纹样式”下进行选择。您可以在预览中查看结果。单击“确定”两次。提示 删除图表柱形的边框可创建一个专业的外观。单击一个柱形以选择第一个数据系列。用鼠标右键单击，然后在快捷菜单上选择“数据系列格式”。 在“图案”选项卡上，在“边框”下，单击“无”。对图表上的其他数据系列重复这些步骤。 -修改字体 同时更改所有字体单击图表的边框以选择它，或者单击图表的空白区域。在“格式”工具栏上的“字体”框 中，单击所需的字体。 请注意，当您同时更改所有字体后，图表上的特殊格式（例如粗体）就会消失。您需要重新应用该格式。例如要将粗体格式重新应用到图表标题中，单击标题以选择它然后按 Ctrl+B 或单击或单击“格式”工具栏上的“加粗”按钮 。 每次更改一个字体选择标题。 在“格式”工具栏上的“字体”框 中，单击所需的字体。 还可以通过单击“格式”工具栏上的“字号”框 来使文字变大或变小。 -应用阴影效果 单击图表的边框以选择它，或者单击空白图表区域。 用鼠标右键单击，然后在快捷菜单上选择“图表区格式”。（或者您可以在选择该图表后，单击“格式”菜单上的“图表区”。 如有必要，请单击“图案”选项卡。 单击“阴影”复选框，然后单击“确定”。现在，图表的右侧和底部会出现阴影。 -更改数据系列的顺序 Excel 按照数据出现在工作表中的顺序来绘制数据系列。您可以在不重新组织工作表数据的前提下，更改数据出现在图表上的顺序。选择要更改的数据系列。 单击“格式”菜单上的“数据系列”。 单击“系列次序”选项卡。在“系列次序”框中，单击您希望移动的系列。 单击“上移”或“下移”。然后单击“确定”。 -将数据系列从行更改到列（或者相反） 当您首次创建图表时，您可以在“图表向导”中的“数据区域”选项卡上，在“系列产生在”旁边，选择“行”或“列”。您的选择将决定要将哪些数据插入图表。插入到图表中的工作表值称为“数据系列”。（这就是该选项名称的由来。）您可以更改选择并可以在预览中查看图表将具有的显示效果。更改选择就会更改图表将要表现的内容。创建图表后，您可以更改数据插入图表的方式，方法是用鼠标右键单击，然后从快捷菜单上选择“源数据”。然后，在“系列产生在”旁边，您可以从行更改为列（或者相反）。您还可以通过单击“图表”工具栏上的“按行”按钮 或“按列”按钮 来选择（或更改）图表的内容。 -更改图表数值轴 Excel 自动在数值 (y) 轴上创建一个数字刻度。您可以在坐标轴上调整这些数字。单击要更改的数值轴。用鼠标右键单击，然后从快捷菜单上选择“坐标轴格式”。 单击刻度选项卡。 您可以进行的其中一项更改是更改数值轴的起始和结束数字。例如，数值轴可以从非零数字开始。您可以通过修改“最小值”框中的数字来更改它。您还可以通过更改“主要刻度单位”框中的数字来修改刻度线和网格线的间隔。了解 Excel：创建您的第一个工作簿- 重命名、插入、删除和移动工作表 重命名工作表标签： 启动 Microsoft Office Excel 2003。右键单击窗口左下方的工作表标签，然后单击“重命名”。（或者，在“格式”菜单上，指向“工作表”，然后单击“重命名”。） 键入新名称，然后按 Enter。 给工作表标签添加颜色： 右键单击窗口左下方的工作表标签，然后单击“工作表标签颜色”。（或者在“格式”菜单上，指向“工作表”，然后单击“工作表标签颜色”。） 在“设置工作表标签颜色”对话框中，选择所需颜色，然后单击“确定”。 插入工作表： 在“插入”菜单上，单击“工作表”。 删除工作表： 右键单击要删除的工作表的工作表标签。单击“删除”。（或者在“编辑”菜单上，单击“删除工作表”。） 移动工作表： 右键单击要移动的工作表的工作表标签，然后单击“移动或复制工作表”。在“移动或复制工作表”对话框中，选择标签将移动到的位置，然后单击“确定”。提示 如果希望每个新工作簿中工作表的数量多于或少于三个，可以更改数量。在“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“常规”选项卡。在“新工作簿内的工作表数”，键入或选择所需的新工作簿内的工作表数。 要在已打开的 Excel 中新建工作簿，请单击“常用”工具栏上的“新建”。或者，在“文件”菜单上，单击“新建”。在“新建工作簿”任务窗格中，单击“空白工作簿”。 -输入数据 按 Tab 将插入点在同一行中向右移动一个单元格。按 Enter 将插入点在同一列中向下移动一个单元格。 输入日期： 使用正斜杠或连字符分隔日期的各个部分。例如，2005/7/15 或 2005-7-16。要输入当天的日期，请按 Ctrl+;（分号）。输入时间： 在时间后面键入空格，然后键入“a”或“p”。例如，9:00 p。否则，Excel 会以 AM 形式输入该时间。要输入当下时间，请按 Ctrl+Shift+;（分号）。输入数字： 使用括号 (100) 输入的负数将显示为带负号的数字：-100。 要输入分数，请在整数与分数之间留一个空格。例如，1 1/8。 要仅输入分数，请先输入一个零。例如，0 1/4。 如何组织数据？哪些数据应按行显示，哪些数据应按列显示？有关这些信息以及其他有用的工作表组织信息，请阅读 工作表设计策略。您不必总是手动输入所有内容。有时，使用预先编写的、可下载的模板就是一个好办法。 Microsoft Office 模板。 -快捷的数据输入方法 自动填充 使用填充柄输入月份、星期、连续日期或一串数字。您可以键入一个或多个条目，然后使用填充柄填充余下内容。有关使用填充柄的帮助，请参阅 在工作表单元格中填充数据。自动完成 如果您在单元格中键入的头几个字符与在同一列中键入的某个条目匹配，Excel 将自动填写余下的字符。您只需按 Enter 接受即可。此功能适用于文本或同时包含文本和数字的条目，但不适用于纯数字，也不适用于日期和时间。 -编辑数据 请执行下列操作之一：双击要编辑的数据所在的单元格。或者， 单击要编辑的数据所在的单元格，然后在编辑栏中的任意位置单击。 要删除字符，请按 Backspace，或选中它们，然后按 Delete。 要插入字符，请单击插入位置，然后键入。 要改写字符，请选中它们，然后键入新字符。 要输入您的更改，请按 Enter 或 Tab。 提示 要在单元格中的特定位置开始新的一行，请单击要换行的位置，然后按 Alt+Enter。 插入和删除列和行 插入或删除列：要插入列，请在紧靠要插入新列的位置的右侧，单击任意单元格。在“插入”菜单上，单击“列”。 要删除列，请单击该列中的任意单元格。在“编辑”菜单上，单击“删除”。选择“整列”，然后单击“确定”。 在插入或删除一列后，如果还要插入或删除另一列，请按 F4。 插入或删除行：要插入行，请在紧靠要插入新行的位置下方的行中，单击任意单元格。然后在“插入”菜单上，单击“行”。 要删除行，请单击该行中的任意单元格。在“编辑”菜单上，单击“删除”。选择“整行”，然后单击“确定”。 在插入或删除一行后，如果还要插入或删除另一行，请按 F4。 课程摘要卡 - 了解 Excel- 加、减、乘、除 键入一个等号 (=)，使用数学运算符，并按 Enter。 =10+5 即相加 =10-5 即相减 =10*5 即相乘 =10/5 即相除 当您选择一个包括结果的单元格时，可从编辑栏 中查看公式。如果编辑栏不可见，请在“工具”菜单上单击“选项”。单击“视图”选项卡，并选择“编辑栏”复选框。 -在公式中使用单元格引用 输入单元格引用，以使 Microsoft Excel 在单元格值发生变化时自动更新公式结果。例如：在单元格中键入 =C4+C7。 或者键入等号 (=)，单击 C4 单元格，并键入加号 (+)，最后单击 C7 单元格。 单元格引用 引用 A10 该单元格在列 A 和行 10 中 A10,A20 A10 单元格和 A20 单元格 A10:A20 列 A 中行 10 至行 20 的单元格区域 B15:E15 行 15 中列 B 至列 E 的单元格区域 A10:E20 列 A 至列 E 和行 10 至行 20 的单元格区域 注意 如果结果没有被更新，在“工具”菜单上单击“选项”。单击“计算”选项卡并选择“自动”复选框。 -计算行或列值的总和 使用 SUM 函数（这是一个预写公式）将一行或一列中的所有值进行相加：单击值所在列下面的单元格或者单击值所在行右边的单元格。 在“标准”工具栏上单击“自动求和”按钮 ，并按 Enter。 计算一列或一行中部分值的总和：键入一个等号，键入 SUM，然后键入一个左括号。 键入或选择需要求和的单元格引用。逗号 (,) 用来分隔函数所要计算的参数。 键入一个右括号，并按 Enter。 例如：=SUM(B2:B4,B6) 和 =SUM(B2,B5,B7) -计算平均值、最大值或者最小值 使用 AVERAGE、MAX 或 MIN 函数单击您想计算其平均值（算术平均值）、最大值或最小值的数值下边的单元格或右边的单元格。 单击“标准”工具栏上“自动求和”旁的箭头 。单击“平均值”、“最大值”或“最小值”，再按 Enter。 要查看更多的函数，请单击“自动求和”列表中的“其他函数”，以打开“插入函数”对话框。 提示 您也可以通过在选择一个单元格后在编辑栏 中输入公式或单元格引用来插入它们。 -将公式复制 使用填充柄将其复制到相邻的单元格：选择包括该公式的单元格，然后将鼠标指针定位到该单元格的右下角，直至黑色加号 (+) 出现。 拖动填充柄 覆盖您想复制公式的单元格，然后释放鼠标按钮。 不使用填充柄：选择包括公式的单元格，并在“编辑”菜单中单击“复制”。 选择您想复制到的单元格。 要想复制公式和其他任何格式，请在“编辑”菜单中单击“粘贴”。 如果只想复制公式，请在“编辑”菜单中单击“选择性粘贴”，并单击“公式”。 -打印公式 在工作表上显示公式。在“工具”菜单上指向“公式审核”，然后单击“公式审核模式”。 在“文件”菜单上单击“打印”。 重复步骤 1 可隐藏工作表上的公式。 提示 您也可以按 CTRL+（“1”键旁边）显示或隐藏公式。 -了解错误值 # 列的宽度不够显示内容。可以通过下列方法进行改正：增加列宽、缩减内容以适应列宽或者应用其他数字格式。 #REF! 单元格引用无效。单元格可能被删除或粘贴覆盖。 #NAME? 可能是函数名拼写有误。 带有类似 #NAME? 错误的单元格可能显示一个彩色的三角形。如果您单击该单元格，将出现一个错误按钮 ，它给您提供了一些纠正错误的选项。本课程不涉及如何使用该按钮。 -在公式中使用多个数学运算符 如果一个公式有不只一个运算符，Excel 会遵守运算符的优先顺序进行运算，而不是仅仅从左到右进行计算。乘法优先于加法。Excel 先将 3.99 乘以 2，再将结果与 11.97 相加。 括号内的运算先进行：=(11.97+3.99)*2 结果为 31.92。Excel 先进行相加，然后将结果乘以 2。 如果优先级相同，Excel 将按从左至右的顺序进行运算。乘法和除法是同一个优先级。比乘法和除法优先级低的加法和减法是同一优先级。 -选择在运算中使用值的格式 练习中的工作表已格式化为显示两位数字，操作方法是：单击“格式”菜单上的“单元格”，再单击“数字”选项卡，然后选择“数值”类别，并在“小数位数”框中选择“2”。 功能强大的 Excel！冻结窗格 在滚动工作表时使标题随时可见。为了冻结标题，可以在工作表中进行选择，然后单击“窗口”菜单上的“冻结窗格”。成功操作的秘诀是知道如何选择要冻结的内容： 仅仅是列标题 请选中标题下面的第一行。 仅仅是行标题 请选中第一列右侧的列。 列标题和行标题 请直接选中位于列标题下面、行标题右侧的单元格。 若要取消对窗格的冻结，请在“窗口”菜单上单击“取消冻结窗格”。提示 可以冻结任意窗格，不仅仅限于上述的第一行下面或者第一列右侧。可以单击行的下面或列的右边的任意行或列，或者单击任何要冻结的信息所在行的下面、所在列的右边的单元格。 并排比较工作表 如果有两个以上的工作簿处于打开状态。则在单击“并排比较”命令后，在“并排比较”框中选择要进行比较的工作簿。 若要对这两个工作簿中的工作表进行更改，则必须单击这两个工作簿中的工作表标签。在一个工作表中单击时不会更改另一个工作表。 同时放大这两个工作表就可以更加清楚地查看数据。这需要单击“视图”菜单上的“显示比例”。 单击“窗口”菜单上的“重排窗口”，再选中“垂直并排”，可以将并排方向由水平并排更改为垂直并排。请确定在您执行该操作时仅打开了两个工作簿。如果有多于两个工作簿打开，则所有工作簿将相互紧邻打开。 您只须将排列方向更改一次。Excel 将会记住窗口的排列方式，并对它们进行并排比较。单击“并排比较”工具栏上的“重置窗口位置”按钮 将会使并排方向恢复为水平并排。 如果工作簿之间的大小和位置明显不同（例如，如果一个工作簿比另一个工作簿大或者小），则单击“并排比较”工具栏上的“重置窗口位置” 按钮将会使这两个工作簿具有相同的大小和位置。但请记住，如果前面将并排方向设置为垂直并排，则执行该操作后还会使并排方向恢复为水平并排。 使用自动求和 Excel 可以自动将选定的数字进行累加，并且将总和显示在窗口底端的状态栏中。如果在状态栏中看不到总和，请单击“工具”菜单上的“选项”。在“视图”选项卡上，选中“状态栏”复选框。技巧 用鼠标右键单击状态栏将会显示出快捷菜单，在该菜单上可以选择其他选项，如“平均值”、“最小值”或“最大值”。 通过按下 Ctrl 并选择每个单独的数字，可以选中在某一行或某一列内分散的数字。 若要学习更多有关 Excel 算术运算的内容，请使用另一个联机课程： 了解 Excel。 使用填充柄完成列表 Excel 可以填充各类列表：1、2、3；星期一、星期二；9:00、10:00；1季度、2季度；1月15日、2月15日；一月、二月。在列表中键入一至两个条目。 选中这些单元格，并将鼠标指针放在该单元格的右下角，直至出现黑色十字线 (+)。 拖动填充柄 并经过所需的各列，再释放鼠标按钮。 也可以制作自定义列表，如雇员列表或销售区域列表。选择该列表。 在“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“自定义序列”。 单击“导入”按钮，再单击“确定”。 如果尚未准备好导入的列表，则可以直接在“自定义序列”对话框内键入列表。在“输入列表”框内单击并输入列表内的每个条目，完成一个条目后按 Enter。再依次单击“添加”、“确定”。技巧 可以向上或向左拖动，也可以向下或向右拖动。 输入两个或两个以上的数字来填充线性趋势线。通过选中这些单元格并向右或向左拖动，可以填入递增或递减的数值。 可以填入等比序列，要这样做，请选中这些数字，单击鼠标右键并向左或向右拖动。然后，释放鼠标按钮并单击快捷菜单上的“等比序列”。 使用条件格式 使用条件格式可以使某些满足条件的数值突显出来，这样就可以很容易看清楚所要查找的内容。例如，您可能希望看到以红色加粗文本显示的小于 15 的数字。请在工作簿中选中此区域，它含有您希望突出显示的信息。 在“格式”菜单中，单击“条件格式”。 在“单元格数值”右边的框中，单击箭头，并在下拉列表中单击“小于”。 在旁边的框中，键入 15。 单击“格式”。 在“字形”下面，单击“加粗”。在“颜色”列表中，单击箭头并选择“红色”框。 单击“确定”两次。 技巧 若要输入一个以上的条件（例如，还要将大于 125 的数字突出显示出来），请单击“条件格式”对话框中的“添加”按钮。然后填写“条件 2”下面的框。 若要删除条件格式，请单击“条件格式”对话框中的“删除”。选中已经设置了条件的复选框，再单击“确定”两次。 图表 I：如何创建图表- 创建图表 选择要插入到图表中的数据，然后执行下列操作之一：单击“常用”工具栏上的“图表向导” 按钮。 单击“插入”菜单上的“图表”命令。 按 F11。 注意 按 F11 总是在单独的工作表上创建柱形图。除非进行更改，否则默认的图表类型为柱形图。要进行更多有关图表的选择，请单击“下一步”，然后选择“图表向导”的选项。若要快速创建图表，只须单击“完成”。 -选择图表类型 当“图表向导”打开时，Microsoft Excel 选择柱形图类型。如果您在“标准类型”选项卡上选择了其他图表类型，可以单击“按下不放可查看示例”按钮（并按住不放）查看您的数据在该图表类型中的显示效果。如果您在“自定义类型”选项卡上选择了其他图表类型，您将看到自动预览。 - 确定插入到图表中的内容在“图表向导”的“数据区域”选项卡上，您可以在“系列产生在”选项中选择“行”或“列”。您的选择将决定要插入到图表中的数据。插入到图表中的工作表数值称为“数据系列”。（这就是该选项的名称的由来。）您可以更改选择，并在预览中查看图表的显示效果。更改选择就会更改图表中的内容。 -“图表向导”选项 “图表向导”具有许多选项，您可以在向导中预览所有这些选项。哪些选项可用取决于图表类型。本课程讨论了下列选项：图表标题 为您的图表添加说明性的标题，这样人们就不必去猜测图表的内容。对于柱形图，该选项卡包含三个标题框：一个是位于顶部的主图表标题框，另外两个分别是图表坐标轴的标题框。在您输入标题后，就可以在预览中看到它们。 坐标轴 隐藏或显示图表两侧或底部的信息。 网格线 隐藏或显示贯穿图表的线条。 图例 将图表图例放在图表上的不同位置，而不仅仅是放在右侧。 数据标志 为数据系列中的名称加上标签，为图表中数值的数量加上标签，为图表中数值的分类加上标签。但是请千万小心，因为这样做很容易使图表变得混乱和难于理解。 数据表 将用于创建图表的数据显示在图表下方的网格中。当您要将图表放在独立的工作表上，并且希望使工作表数据与图表同时可见时，您可能需要选择该选项。 图表位置 使用“作为新工作表插入”将图表放到单独的工作表中，或者使用“作为其中的对象插入”将图表与数据放到同一工作表上。当您通过在该向导的步骤 1 中单击“完成”快速创建图表后，图表被自动“作为其中的对象插入”。当您通过按 F11 快速创建柱形图时，图表被自动“作为新工作表插入”。 导入数据：将文本文件导入 Microsoft Office Excel 中- 导入文本文件 如果以后不需要更新已导入的数据，请选择“文件”菜单的方法： 在“文件”菜单上，单击“打开”。在“打开”对话框中的“文件类型”列表中，选择“文本文件”。 在“查找范围”列表中，导航到要导入的文件所在的文件夹。如果在列表中看不到您的文件，请在“文件类型”列表中选择“所有文件”。 选择要导入的文件，然后单击“打开”。 注意 如果打开逗号分隔文件（扩展名通常为 .csv），该文件将直接在 Excel 中打开而不是在“文本导入向导”中打开。 如果您希望以后可以在外部数据发生更改时更新已导入的数据，请选择“数据”菜单的方法：在“数据”菜单上，指向“导入外部数据”，然后单击“导入数据”。 在“选取数据源”对话框中的“文件类型”列表中，选择“文本文件”。 在“查找范围”列表中，导航到包含要导入的文件的文件夹。如果在列表中看不到您的文件，请在“文件类型”列表中选择“所有数据源”。选择要导入的文件，然后单击“打开”。 注意 如果使用此导入方法，逗号分隔文件将在“文本导入向导”中打开。 -使用“文本导入向导” “文本导入向导”将导入的文本正确地拆分到 Excel 的列中。无论是使用“文件”菜单还是“数据”菜单导入文本，该向导的工作方式都是相同的。 注意 如果使用“文件”菜单导入逗号分隔文件，该文件将直接在 Excel 中打开而不使用向导。 步骤 1：选择“原始数据类型”或选择用于分隔文件中的文本的字符类型。如果文本文件由制表符或逗号分隔，请选择“分隔符号”，.txt 和 .csv 文件就属于这种情况。如果文件是 .prn 文件（在这种文件中，各个列通常由一些空格分隔），请选择“固定宽度”。使用“导入起始行”，可以从第 1 行以外的其他行开始导入。步骤 2：在第二步中看到的内容取决于在第一步中选择的数据类型（“分隔符号”或“固定宽度”）。分隔符号选择文件中使用的分隔符类型（如制表符、空格或逗号）。使用的分隔符可以有多个。在向导的底部的预览中，可以查看操作的效果。小方框通常表示文件中有制表符分隔符。 如果您认为一行中存在多个分隔符（例如，如果总共有两个连续制表符），请选中“连续分隔符号视为单个处理”复选框。同样，您可以在预览中查看结果。 如果已经使用诸如 () 或 () 等文本识别符来定义文本字符串的开始和结尾，可以选择“文本识别符”列表中的选项。您可以在预览中查看结果。 固定宽度对于“固定宽度”文件，可以根据需要在向导中单击以调整列边界。 步骤 3：如果需要，可以更改列的格式，方法是选择一列，然后在“列数据格式”下选择一个选项。例如，如果有一列要定义为文本而不是数字的部件号，请选择要更改的列，然后选择“文本”选项。您可以跳过列而不对其进行导入，方法是选择该列，然后选择“不导入此列”选项。 -刷新已导入的数据 使用“数据”菜单导入数据时，如果外部数据发生更改，则可以在 Excel 中修改数据。 在“外部数据”工具栏上，单击“刷新数据” 。您将看到一则安全消息，询问您是否信任该文件的源。单击“确定”。 在“导入文本文件”对话框中，选择文本文件，然后单击“导入”。 对于如何刷新数据，还有许多其他选项。有关如何刷新数据的帮助，请参阅刷新已导入的数据 “帮助”主题。 -处理导入的数据 要了解其他导入外部数据的方法，请参阅下列课程： 导入数据：将外部数据导入 Excel（英文） 导入数据：在将外部数据导入 Excel 之前先对其进行筛选（英文） 导入数据之后，可以对其进行“自动筛选”。有关如何自动筛选数据的帮助，请参阅课程关于“自动筛选”。导入数据时，您可以创建数据透视表。有关如何创建数据透视表的帮助，请参阅课程数据透视表 I：数据透视表为何如此重要？您可以使用公式清理导入的文本。请参阅课程 使用公式编辑、更正和校验文本。学习如何处理大型工作表中的数据。请参阅课程 音频课程：如何处理大型工作表（英文）。 在 Office 中使用键盘关于键盘快捷方式 有关每个 Office 程序的所有键盘快捷方式的完整列表，请参阅相应程序的帮助主题。 有三种使用快捷方式的方法： 菜单栏 工具栏 了解特定的快捷方式 菜单右侧会显示特定的快捷方式。 菜单栏 通过按 Alt 将焦点切换到菜单。 Alt+ 菜单名称中带下划线的字母将打开该菜单。例如，Alt+F 打开“文件(F)”菜单。 当菜单打开时，按该命令名称中带下划线的字母可选择命令。 从菜单栏或工具栏中，按 Alt 将使焦点返回文档中的插入点。 工具栏 通过按 Alt 使菜单栏获得焦点来将焦点移动到工具栏，再按 Ctrl+Tab 使焦点在工具栏之间移动。 用 Tab 键或箭头键在工具栏上移动。当焦点位于所需的按钮上时，按 Enter 选择它。从菜单栏上的“视图”菜单查看“工具栏”菜单，或通过按 Alt 再按 Shift+F10 将焦点放在菜单栏上。 在文本上移动插入点或选择文本的按键 按 Shift+ 下列任一按键可选择文本：向左键 每次向左一个字符 向右键 每次向右一个字符 向下键 每次向下一行 向上键 每次向上一行 Ctrl+ 向左键 每次向左一个字 Ctrl+ 向右键 每次向右一个字 Home 到文本的当前行的开头 End 到文本的当前行的末尾 Ctrl+Home 到文档的开头 Ctrl+End 到文档的末尾 Page Up 向上一整屏 Page Down 向下一整屏 Ctrl+Page Up 到前一页的开头 Ctrl+Page Down 到下一页的开头 公共快捷方式 Ctrl+O 打开 Ctrl+Z 撤消 Ctrl+Y 恢复。在某些程序中，如果没有可恢复的操作，则它重复上次操作。 Ctrl+S 保存 Ctrl+P 打印 Alt+F4 关闭活动窗口 Ctrl+B 加粗 Ctrl+I 倾斜 Ctrl+U 加下划线 Ctrl+R 右对齐 Ctrl+E 居中 Ctrl+L 左对齐 Ctrl+C 复制 Ctrl+X 剪切 Ctrl+V 粘贴 Ctrl+C+Ctrl+C 打开剪贴板 Ctrl+F 查找 Ctrl+H 替换 Ctrl+A 选择整个文档 F7 拼写检查 Shift+F7 同义词库 Ctrl+Shift+S 样式框 Ctrl+Shift+F 字体 音频课程：为您的宏签名以增强安全性宏安全级摘要宏安全级 “信任所有安装的加载项和模板”复选框 数字签名 来自可靠源 在 Microsoft Excel、Microsoft PowerPoint 和 Microsoft Word 中： 非常高 清除 是或否 是或否 禁用加载项或宏。请记住： 所有宏、COM 加载项和智能标记 .dll 文件都将被禁用。这可能影响 Microsoft Office 中的某些过程。 高 清除 是 是 无提示，直接运行加载项或宏。 是 否 打开“安全警告”对话框，允许您选择启用或禁用宏。 否 不适用 禁用加载项或宏。 中 清除 是 是 无提示，直接运行加载项或宏。 是 否 打开“安全警告”对话框，允许您选择启用或禁用宏。 否 不适用 打开“安全警告”对话框，允许您选择启用或禁用宏。 低 清除 是或否 是或否 无提示，直接运行加载项或宏。 非常高、高、中或低 选中 是或否 是或否 无提示，直接运行所有加载项。保存在 User Templates 文件夹、Workgroup Templates 文件夹或 Startup 文件夹中的宏将直接运行，而不出现提示。其他宏将根据上述安全性设置有选择地运行。 注意 Microsoft Access 没有“非常高”宏安全级。公钥和私钥有关公钥和私钥工作原理的详细信息，请参阅以下 MSDN 文章：公钥/私钥对（英文）。设置宏安全级在 Access、Excel、PowerPoint 和 Word 中：在“工具”菜单上，指向“宏”，然后单击“安全性”。 在“安全性”对话框中，单击“安全级”选项卡。确保将宏安全级设置为“高”；如果不是，建议立即更改。 单击“确定”。 安装 VBA 项目的数字证书 (SelfCert.exe)在任务栏上，单击“开始”按钮，然后单击“控制面板”。 单击“添加或删除程序”。如果您使用分类视图查看控制面板，则需要再次单击“添加或删除程序”。 确保选中了左侧的“更改或删除程序”，然后向下滚动页面，单击“Microsoft Office Professional Edition 2003”。单击“更改”按钮。 在“Microsoft Office 2003 安装”中，请确保选中了“添加或删除功能”，然后单击“下一步”。选中“选择应用程序的高级自定义”复选框，然后单击“下一步”。 单击“Office 共享功能”旁边的加号，单击“VBA 项目的数字证书”(SelfCert.exe) 旁边的箭头，然后单击“从本机运行”。 单击“更新”。安装完成后，单击“确定”。 创建自签名数字证书在任务栏上，单击“开始”按钮，依次指向“所有程序”、“Microsoft Office”、“Microsoft Office 工具”，然后单击“VBA 项目的数字证书”。 在“创建数字证书”对话框的“您的证书名称”框中，键入一个唯一的名称，然后单击“确定”。 您将看到一条成功消息。单击“确定”。 使用数字签名签署宏在 Access、Excel、PowerPoint 和 Word 中：在“工具”菜单上，指向“宏”，然后单击“Visual Basic 编辑器”。 打开包含您的宏的模块。复查代码。最好在签署代码前始终对代码进行复查。 在“Visual Basic 编辑器”中的“工具”菜单上，单击“数字签名”。 在“数字签名”对话框中，单击“选择”，单击您要使用的证书，然后单击“确定”。 单击“确定”，然后从“文件”菜单上返回到程序。请记住，在您首次尝试使用任何证书时，都必须将该证书添加到您的可靠发行商列表中。此过程将会为文件中的所有宏添加签名。工作组中的数字证书对于使用 SelfCert.exe 文件创建的自签名证书，无法共享它的私钥，因此工作组中的其他人员将无法在“高”宏安全级下运行或使用您的宏。如果您确实需要此功能，则必须使用 MakeCert.exe 文件而非 SelfCert.exe 文件来创建证书。请访问 Office 开发中心，以了解有关 MakeCert.exe 的详细信息。 警告 即使在由可靠同事构成的工作组中共享宏也依然存在安全风险。务必在要与外部源共同使用的网络中依照上述安全步骤操作。请记住，网络也会传播病毒。Excel 宏循序渐进宏基础知识- 目的 操作方法 进入“Visual Basic 编辑器” 在“工具”菜单上，指向“宏”，然后单击“Visual Basic 编辑器”。 插入模块 在 Visual Basic 编辑器的“插入”菜单（而不是电子表格菜单）中，选择“模块”。 运行宏 单击“Sub MyMacroName()” 行，然后按 F5 运行您的宏。 三类循环宏 Do.Loop 循环、For Each.Next 循环和嵌套循环。 使 VBA 不区分大小写 在模块顶部其他所有宏之前的位置添加“Option Compare Text”。 在 Excel 中，以数字形式显示各列 在“工具”菜单上，单击“选项”，然后选择“常规”选项卡。选