乡镇公文管理系统设计与实现.doc

广东省德庆县乡镇公文管理系统设计与实现 摘要:利用计算机网络系统进行办公公文管理已经成为相当普遍的现象,目前国内大数机关或其他单位均采用网上办公的形式进行公文信息管理。但是很多单位并没有建设自己的公文管理系统,为此本论文研究了一套适合广东省卫生厅的办公公文管理系统,将对提高公文管理水平具有十分重要的意义。 本人在系统的研究中主要对系统功能性需求进行了设计、参与了系统功能的划分研究,另外对系统中的核心业务流程进行了分析。本文对本系统的研究主要完成以下工作: 通过设计与实现此系统,使功能更加灵活,用户能够按照自己的要求自由设置部门、单位人员、来文分类等信息。选用通过允许用户在基本分类设置中根据需要增加字段信息。公文管理流程具体完成公文收文管理、发文管理、传借阅管理。办公公文管理系统中的公文需要在不同角色间的人员中流转,包括登一记人、审批人,根据不同角色人员对公文的处理给公文设定不同的状态,收文在不同角色的驱动下,从一个状态到另一个状态进行流转,完成收文的办理过程;发文管理是系统中使用频率高、用户层次多、功能要求高的一个重要组成部分涉及到多个职能部门的各个级别,不仅完成发文,而且能够将收文转发文;公文可能存在借阅传阅的情况,因此在本文对公文借阅传阅时做到对时间的判断,归还时做好核销记录。关键词:办公公文管理系统;系统设计;收文管理Guang dong de qing all official document management system design and implementationAbstrac:Using the computer network system for office document management has become a quite common phenomenon, the current domestic most authority or other units adopt online office information management for the form of document.But many units do not build our document management system, therefore this paper studies a set of suitable for guang dong province health department office document management system, to improve the level of document management is of great significance.Himself in the study of system main functional requirements of the system design, participate in the division of the function of system research, in addition to the core business process in the system are analyzed.This paper is to research this system mainly complete the following work:Through the design and implementation of the system, make the function more flexible, users can freely set according to the requirements of their department, unit staff, Jeremy levin classification information, etc.Choose by allowing users in the basic classification according to the need to increase the field information in the Settings.Document management process specific to complete the document record management, post management, library management.The office document management system documents required in personnel flow between the different roles, including a person, the approver, according to different roles handling of official document to the document set different state, driven by a record in different roles, from one state to another state to transfer, complete addressee conduction process;Dispatch management is the use of high frequency system, multiple levels of users, high functional requirements of an important part of involving multiple functional departments at all levels, not only the complete articles, and can transfer receipt issued;Borrowing circulated document may exist, so in this article to the document library circulated when do the judgment of time, return ready to cancel after verification record.Key words:Office document management system;System design;Record management0 引言 办公自动化是一场革命,它要求人们告别一支笔、一张纸的传统工作方式,逐步实现“无纸化”办公。实施办公自动化是一项繁杂的系统工程。 长期以来,办公公文管理一直是我厅实现上情下达的唯一正式渠道,但目前各类办公公文管理多数仍采用传统的邮寄方式,这样的传统方式速度比较慢,另外相隔距离较远的两地区需要的时间则更久,并且这种方式的保密性差,容易丢失1。因此给单位文件收发带来极大的不便。办公室中工作量比较大,每天都有大量的公文需要管理,一份文件有时要印刷几十份,甚至上百份。大量的时间都浪费在文件的转发、传阅、发送、签收中,这样的现状不仅使办公室的工作效率及其低下,而且影响到办公室应发挥的重要职能。 1 系统研究现状及发展趋势 本论文是独立于办公自动化对办公中公文进行有针对性处理的设计,借助公文收发管理提高文件的传输效率,同时可以减少大量纸张的浪费,缩短公文分发、上报的时间,详细及时的了解文件发送签收情况,而且便于文件的统一管理和分类2。 本论文将能顺利解决困扰该厅政务管理工作中难点:提高文件的收发速度,拟定完成的文件可以在第一时间内让厅内相关领导和处室工作人员同时看到文件,领导能及时处理公文,减少不必要时间的浪费,并且使办公过程渐趋规范；实现信息的共享,扩大信息面,使办公资源得到合理的使用: 规范业务流程和工作人员的行为规范,提高办公质量和办事效率,真正做到无纸化办公。 随着网络和信息技术的不断发展,面对办公公文管理的优势,办公公文管理将会在办公管理中占据巨大的发展前景,它所能提供的信息量也将不断丰富。2 待解决问题本论文需要解决以下几方面的问题: 在公文处理时必须做到准确、及时、安全。公文处理必须严格执行有关保密办法。 对公文的拟定必须加盖电子印章,生成XML格式电子公文,对公文进行加密,选择收文人员,进而完成发文的全过程。 另外在选择收文人员时可以通过部门、角色、人员、内容等多种形式指定收文方。 电子公章和数字签名。对文件加盖电子公章,加盖公章后无法对文件进行任何修改操作,使电子印章和数字签名有效结合。当文件在中途被修改过或有人伪造发送方时,公章自动变黑。3. 系统概要设计 办公公文管理系统是一个网上管理系统,它需要满足并方便对公文的操作、相关公文的报表打印,更好地提供公文流转的便捷性,提高工作效率。因此,系统的设计要满足方便厅内办公人员使用,保障部门政府放心地使用系统,满足系统公文流转拟定收发的需要,能够适应未来业务发展的要求4。 3.1系统设计目标 整个公文实现的流程中进行的操作大致如下:首先拟定一个公文,然后对这个公文进行盖章,盖章后进行数字签名信息处理。然后对公文进行加密处理,将这些加密公文通过可信信道传至目标目的地,到达目的地时进行解密处理,得到解密公文。再通过数字签名技术对解密公文进行验证,这样可以验证此公文的有效性。公文合法,则公文传输过程结束,此时可以将该公文打印归档,否则,则要求发送这篇公文的发送方重新发送公文,并发送一份错误信息。这样的设计是针对保密性强的公文,对一般性公文就没有这么严格的流程,只需要保证收文方收到即可。 最终论文将实现办公公文管理的几个目标: 安全性强:满足国密办的安全性要求,确保证书和私钥的安全。 使用方便:公文进入系统后无需重新排版,操作更方便。 对于广东省卫生厅来说,办公公文管理系统最终能够满足跨地域跨部门的各种文种公文的发送和接受5。通过直接使用系统的公文报送、接收功能进行公文的报送与接收,真正实现跨地域、跨部门的协同办公,实现公文拟定、收发文全过程的自动化12。3.2系统功能设计 本论文已经就系统功能需求通过用例图进行说明,本模块将对系统功能通过流程图、结构图的形式对系统主要功能进行设计。3.2.1收文管理设计 收文管理主要能够满足收文部!一J实际办公过程中的来文进行收文登一记、拟办、批办、批阅流转、查询等管理工作,并将己经完成的文件归入档案管理模块6。收文管理流程采用自定义,并能对流程进行跟踪和控制11。采用收文和待办事宜配合使用的办法,员工查看信息显示区中的待办事宜即可进行日常收文办理,对于没有及时处理待办文件还可通过公文邮件提醒通知相关人。 收文模块划分： 收文模块主要根据角色将整个业务工作流程划分为多个模块。根据收文业务流程模型对收文流程的处理,将收文模块设计为下图1一1图1-1 收文管理结构图 在收文管理的工作流设计中,收文功能分为两个部分:已登记的收文和未登记的收文。当外单位给收文处发文时,收文处管理员对该文进行签收、登记后,收文就会出现在已登记收文视图中。若收文处管理员没有对该文进行登记,则该文属于未登一记的收文。这个登记的权限只有收文处管理员才有,其他的角色不具备登记公文的权限。流程概述:1、收文登记2、收文拟办3、领导批示4、收文分发5、办理结果6、收文归档2.2.2发文管理设计 发文管理模块是办公公文管理中使用频率高、用户层次多、功能要求高的一个重要业务模块,涉及到多个职能部门的各个级别,不仅要完成自发文,而且要实现将收文转发文。 根据本厅内发文的具体实际情况,发文类别分为对厅内和对厅外两种情况。将发文工作流设定为三种状态:待审、已批未发、已发。同时,根据发文管理本身的事务,定义了5种发文状态:起草、初审、复审、审批和签发10。业务流程管理中使用到签发、登记、保存、提交、发布、归档、等多种操作7。这些操作只有在特定的上下文环境中,具有相应权限的角色才可选择执行。下图1一2是发文管理流程图。图1-2图文管理流程图发文管理根据预先设置的发文办理流程,实现厅内公文网上自动流转来完成发文实际过程中的拟稿、审批、签发、归档、印发等环节,已流转完成的文件可自动归档管理,提高公文流转办理的工作效率。流程概述:l、拟稿;2、部门核稿;3、审核发文;4、发文会签;5、领导签发6、打印;7、归档;4 系统实现 本论文已经对系统功能进行详细设计,并且对办公公文管理的业务流程中的核心业务类之间的调用连接进行了分析与设计,本章将具体实现办公公文管理系统。 在论文中对系统功能需求己经通过多种形式进行设计与分析,具体功能的核心业务类及系统的业务流程在本小节将具体到方法的实现中,完成对办公公文管理系统的实现。4.1系统业务实现 前面已经介绍了系统的具体业务实现。本节将介绍对编码中实现的具体页面进行展示。通过页面对系统的流程进行完善的设计,从而完成整个系统功能的实现13。4.1.1收文操作 收文管理中包括多个功能,其中本节将对收文列表信息显示、登记收文信息页面对收文操作进行实现。收文操作实现过程中主要完成包括收文信息管理控制器、收文信息管理业务逻辑类、公文信息实体类。收文信息管理控制器通过调用收文信息管理业务逻辑类中的查看公文信息方法、登记收文信息方法对公文表中的数据进行操作8。 1、收文操作,收文管理中能根据收文开始日期和收文结束日期对收文信息进行查询,查询后显示文件编号、文件类别、实体分类、发文字号、来文单位、标题、发文日期、收文日期、传阅情况、文件密级、保管期限。另外,显示当前文件数9。公文列表信息显示如下4一1图所示。图4一l收文管理页面图收文信息查询,可以根据不同的时间段进行查询,通过调用CheckAll方法对用户需要的收文信息进行查看。下表4一l是收文信息查询方法表4一1收文信息查询方法4.1.2发文操作发文操作的功能已经进行了详细介绍,下面是对发文操作实现的界面。1、发文拟稿，对发文进行拟定。如下图4一2图4一2发文拟定页面图发文拟定页面中用户根据需要修改相关信息,发文编号、发文单位、发文字号、标题、主题词等相关字段信息发文信息拟定,下表4一2是对发文信息拟定方法。表4一2发文信息拟定方法通过对公文信息的查询、修改、添加方法可以看出,在控制器中,主要是对页面传入数据与数据库中数据的处理操作。 2、审核发文。对拟定的发文要进行审核,如下图4一3所示图4一3发文审核页面图发文审核为对审核信息的确认操作,用户查看显示的信息后通过确认进行审核操作。4.1.5公文归档 对于要归档的公文信息,则先建立归档登一记。下图4一4是建立归档登记显示图。 公文归档登记页面 公文归档页面显示中根据归档开始日期及归档结束日期查询公文归档信息列表,选择某条记录后能查看归档公文明细信息。5 总结 对于本系统和本文来说,还有许多地方可以进一步改进,在如何更好的满足客户变化的需求方面,是本系统