供应商供应宝业务操作指导手册.doc

供应宝TM Supply Express供应商供应宝业务操作指导手册深圳市利基鸿业科技有限公司 2010年7月 一登录供应宝客户端登录供应宝客户端，进入企业通，企业通是供应宝对家家悦采购和财务供应链协同管理的功能模块，双击运行供应宝客户端，选择机构，输入账号和密码，点击登录，如图： 点击登录输入密码输入供应宝号输入账号 点击此处，进入企业通二采购管理1. 总部采购订单功能简述：1）供应商通过供应宝接收由家家悦一审后的总部订单，查看订单并进行审核，此时是供应商做二审2）审核的过程中，供应商没有异议的订单，填写预约到库时间，进行确认，不需要做任何修改，有异议的订单，在确认数量和确认价格处，双击做修改操作，但都只允许改低，填写预约到库时间，单品有特殊说明的，可以针对该单品添加备注，有什么意见，可以在反馈意见处填写，供应商二审通过后的订单发送给家家悦采购业务人员做三审操作，三审前，家家悦还可以修改价格和数量，但是肯定是建立在双方沟通达成一致后，三审以后的订单为正式单据，双方都不能再修改3）供应商查看家家悦三审通过的总部订单，打印正式单据，安排备货和送货 供应商业务人员在供应宝上查看和二审总部采购订单（1）进入采购管理列表界面：1）供应商业务人员点击 “采购管理”下面的“总部采购订单”，进入总部采购订单列表界面，如图： 过期的订单以红色显示 a）过期的订单以红色显示b)供应商审核确认过的订单以蓝色显示c)在此列表页面可以设置相应的查询条件，供应商常用的操作就是审核生效标志为“一审通过”的订单和查看家家悦终审成为正式单据的订单，于是就可以设置生效标志为“一审通过”或者“正式单据”点击按钮，如图：设定查询条件以后，点击查询 符合条件订单就被查询出来，如图：（2)供应商业务人员二核总部采购订单：1）采购业务人员审核一审后的总部订单，双击打开生效标志为“一审通过” ，进入订单查看和审核界面，如图：填写反馈意见填写预约到库时间此处确认数量和价格，可以双击进行修改，但是只能改低，修改后以蓝色显示 2）供应商业务人员审核单据a）查看订货数量和订货价格，如果对数量和价格不存在异议，就不做任何修改，如果对数量和价格存在异议，在确认价格和确认数量处，双击，进行修改，价格和数量只允许改低b)必须填写预约到库时间，预约到库时间尽量准确，收货还是以收货截止日期为准，预约到库时间必须介于订单生成时间和收货截止时间之间，或则，不允许提交，如果有意见要反馈，在意见反馈处，填写反馈意见c)点击【】进行保存，之后再确认单据，或者，直接点击【】，进行二审确认，保存后的订单可以再次修改，确认后的订单不允许供应商再次修改d)点击【】，进入下一张订单的审核 预览打印家家悦终审后的总部订单1）供应商业务人员打印终审后的总部订单，安排生产和送货，点击【】和【】可以预览和打印总部订单，安排备货，显示界面如下：注意事项：1.确认订货价格和数量时，修改时只能改低2.供应商必须填写预约到库时间3.一审后的订单允许打印，系统做打印记录，记录打印了多少次，最后打印的是谁 ，家家悦以生效标志为正式单据的订单为送货依据4.过期的订单不允许打印2.门店采购订单功能简述：1） 门店采购订单功能模块接收家家悦门店下达的订单2） 供应商查看门店订单，可以填写反馈意见，不能进行任何修改3） 供应商打印门店定订单，安排备货和送货 供应商业务人员在供应宝上查看门店采购订单有异议进行反馈（1）进入门店采购订货单列表界面，设置查询条件查看要想查看的门店订单1）供应商业务人员查看门店订单的反馈情况，点击 “采购管理”下面的“门店采购订单”，进入总部采购订单列表界面，如图：过期的订单已红色显示a)过期的订单已红色显示b) 在此列表页面可以设置相应的查询条件，供应商业务人员设置比如订货仓库ID，收货截止时间，等等，查询出符合条件的门店订单，点击按钮，如图：设定查询条件以后，点击查询 符合条件门店订单，如图：（2）查看门店订单，对异议的订单填写反馈意见在此填写反馈意见 1）供应商业务人员查看门店订单，双击门店订单，进入订单查看界面，如图 a)供应商业务人员查看订单详细信息，如果没有异议，不做任何操作，如果有异议，在反馈意见处填写反馈意见b)当供应商要反馈时，必须填写预约到库时间，预约到库时间必须介于订单生成时间和到库截止时间之间，或则不让提交反馈c)点击，提交反馈信息、 预览打印家家悦门店订单1）供应商业务人员打印门店订单，安排生产和送货，点击【】和【】可以预览和打印生效标志为正式单据的总部订单，显示界面如下：注意事项：1.门店采购订单供应商只能填写反馈意见，不能进行修改 2.过期的门店订单不允许打印三财务管理采购入库单功能简述：1）家家悦根据供应商的信誉，合作关系等等确定供应商对账等级2）供应宝自动获取供应商等级，决定采用透明方式还是不透明方式进行入库单核对 3）供应商通过供应宝自动获取入库单，供应商在供应宝上对单4）允许透明核对的供应商，可以查看入库单据的单号、总金额及单据明细（金额，数量、价格）。勾选需要核对的入库单，根据订货单号和入库单号查看单据金额，无异议的入库单不需要填写任何数据（只需要勾选）。对于有异议单据，进入单据明细，对有差异的明细，填写供应商认为正确的明细数据，无差异的明细不需要填写任何数据。填写完毕后，提交核对结果，发送到家家悦进行审核5）不允许透明核对的供应商，不能查看入库单据的单号、总金额及单据明细（金额，数量、价格），根据订货单号和入库单号，输入单据金额，系统自动校验，两次校验不通过，供应商进入明细核对6)供应商提交核对结果，家家悦进行审核，确认后的入库单为正式单据，返回给供应商进行查看，不允许修改 供应商在供应宝上透明核对入库单（1）进入透明入库单的列表界面 1）供应商财务业务人员，点击“财务管理”下的“采购入库单核对”,进入采购入库单列表界面，如图：a)供应商可以设置业务状态为“供应商未核对”，选择透明对账的供应商编号，因为一个供应商可能有多个供应商编号，透明对账和不透明对账是跟供应商编号对应的，点击按钮，如图设定查询条件以后，点击查询 符合条件的入库单，如图：（2）供应商财务业务人员核对入库单 1）供应商财务人员查看入库金额，确认一致的进行勾选，点击【】按钮，提交核对结果有异议的进入明细核对2）供应商财务业务人员双击业务状态为“供应商未核对”的入库单，进入入库单查看和核对界面，如图：双击进行修改a）查看明细，有异议的单品，在核对价格或者核对数量处双击，修改为自己认为正确的数据，数量只允许改低，价格不受限制，改高后的数据以红色显示，改低后的数据以蓝色显示，如果供应商知道差异原因，填写差异原因，选择【】或者【】按钮，保存后的入库单允许修改，提交核对结果的入库单不允许供应商修改b）供应商财务人员提交后的入库单发送给家家悦审核,家家悦审核时可以再次进行修改，但肯定是建立在双方沟通后确认的基础上，审核以后的入库单为正式单据，双方都不能再次修改 供应商在供应宝上不透明核对入库单（1）进入不透明入库单的列表界面 1）供应商财务业务人员，点击“财务管理”下的“采购入库单核对”,进入采购入库单列表界面，如图：（2）供应商财务业务人员核对入库单1)供应商财务业务人员在供应宝上对业务状态为“供应商未核对”的入库单，进行核对2)在录入金额处输入单据金额，系统校验，允许两次输入金额3）两次输入单据金额后，录入单据总金额不等于入库金额，且不在误差范围内（正负2元），进入明细核对页面4）双击打开明细核对页面，如图：双击数据，进行修改5）供应商财务业务人员对有异议的入库单，在核对价格或者核对数量处双击，修改为自己认为正确的数据，数量只允许改低，价格不受限制，改高后的数据以红色显示，改低后的数据以蓝色显示，如果供应商知道差异原因，填写差异原因，选择【】或者【】按钮，保存后的入库单允许修改，提交核对结果的入库单不允许供应商修改6）供应商财务人员提交后的入库单发送给家家悦审核,家家悦审核时可以再次进行修改，但是肯定是建立自在双方沟通达成一致的基础上，审核以后的入库单为正式单据，不允许供应商财务人员再查看明细扣款单功能描述：1）供应宝系统接收家家悦扣款单，扣款单列出要扣除的费用，费用内容包括费用金额、费用说明、收取方式、家家悦是否开票、费用应缴纳日期等等2）供应商财务业务人员查看扣款单3）没有异议的扣款单，不做任何操作，对有异议的单据可以进行反馈 供应商财务业务人员在供应宝上查看扣款单，有异议进行反馈（1）进入扣款单列表界面 1)供应商财务业务人员，点击“财务管理”下的“扣款单查询”,进入采购扣款单列表界面，如图：a)已反馈的扣款单以蓝色显示，且业务状态“供应商已反馈”a)在此列表页面可以设置相应的查询条件，财务业务人员经常要对未反馈的扣款单进行查看那和反馈，所以可以设置业务状态为“供应商未反馈”，查询出还未反馈的扣款单 按钮，如图设定查询条件以后，点击查询 查询出还未反馈的扣款单，如图：（2）供应商财务业务人员载供应宝上查看扣款单，进行反馈1)供应商财务业务人员双击要查看的扣款单，进入扣款单查看页面，如图： 此处填写反馈意见a)供应商财务业务人员查看扣款单详细扣费信息，如果没有任何异议，不做任何操作，如果有异议，在反馈意见处填写反馈意见b)填写反馈意见后，点击或者按钮，保存后的扣款允许修改反馈意见，而点击反馈后，等于提交了反馈意见，不允许修改c)点击，进入下一张扣款单查看和反馈 预览打印家家悦扣款单1）供应商业务人员打印扣款单，点击【】和【】可以预览和打印家家悦扣款单，显示界面如下：退货出库单功能简述：1）供应宝退货出库单功能模块接收家家悦退货出库单2）供应商财务业务人员在供应宝上查看退货出库单3）供应商打印退货出库单 供应商财务业务人员查看退货单（1）进入退货单列表界面1)家家悦财务业务人员点击“财务管理”下的“退货出库单查询”,如图：a)在此列表页面可以设置符合条件的查询条件，查询符合条件的退货单，比如设置单据编号为0214BDNO1007020006，点击按钮，如图设定查询条件以后，点击查询 查询结果如图：（2）查看退货出库单具体信息1)进入列表页面以后，双击要查看的单据，进入退货单的查看页面，如图： 预览打印家家悦退货出库单1）供应商业务人员打印退货出库单，点击【】和【】可以预览和打印退货出库单，显示界面如下：库存差价单功能简述：1）供应宝库存差价单功能模块接收家家悦库存差价单2）供应商财务业务人员在供应宝上查看库存差价单3）供应商打印库存差价单 供应商财务业务人员查看库存差价单（1）进入库存差价单列表界面 1)供应商财务业务人员点击“财务管理”下的“库存差价单查询”,进入库存差价单列表显示界面，如图：a)在此列表页面可以设置相应的查询条件，查询符合条件的退货单，比如设置单据编号为201007020000000021，点击按钮，如图设定查询条件以后，点击查询查询结果如图：（2）供应商财务业务人员查看库存差价单的具体信息1)进入列表页面以后，双击要查看的单据，进入退货单的查看页面，如图： 预览打印家家悦库存差价单1）供应商业务人员打印退货出库单，点击【】和【】可以预览和打印退货出库单，显示界面如下：结算通知单结算通知单功能简述：家家悦在结算账期内形成结算通知单，供应商在供应宝上查看结算通知单，通过结算通知，可以知道家家悦本次改结算多少钱，扣了多少钱，应该多少票，结算明细，费用明细等等，预付账款的不在供应宝上登记发票1）供应商在此功能处接收结算通知单2）供应商在供应宝上查看收到的结算通知单，在单据中进行发票登记3）供应商填写发票时，供应宝系统实时校验是否符合发票校验规则，不符合规则的必须由供应商进行修改校验规则为：a)税率必须按照家家悦要求的完全一致b)填写的发票含税金额合计，必须等于相对应的结算通知单中的应开票金额。c)填写的发票税额，与根据供应商选择的税率以及是否按照农产品记税法选项计d)算出的税额一致（允许有差异，差异的上下限由家家悦确定，单张差异不超过0.01元）。e)填写的发票总税额，与家家悦结算通知单中的总税额差异不超过+-0.10元4）供应商提交登记发票信息，交票的时候，家家悦通过供应宝系统查看对应发票登记信息，进行审核 供应商财务业务人员查看结算通知单（1）进入结算通知单列表界面 1)点击“财务管理”下面的“结算通知单查询”，就进入到了结算通知到的列表界面，如图：a)供应商财务人员已经登记发票并确认通过的结算通知单，系统以红色显示，业务状态为“供应商已开票”b)供应商财务人员未登记发票的结算通知，系统以蓝色显示，业务状态为“供应商未开票”c)家家悦发票登记通过后的结算通知单，系统以黑色显示，业务状态为“家家悦已审核”2） 供应商财务业务人员可以设置条件，供应商财务业务人员通常的操作就是录入发票信息，所以就可以设置查询条件：业务状态为“供应商未开票”点击按钮，如图设置查询条件，点击查询查询出未开票的结算通知单，如图：（2）供应商财务业务人员录入发票1）双击蓝色的接通知单，就进入到结算通知单的详细信息查看页面，如图：点击发票2） 财务业务人员点击按钮，进入发票审核页面 ，如图：a)供应商财务业务人员点击按钮，选择发票类型，输入发票号，选择发票金额税率，税额，未税率金额，新增一张发票，点击按钮，删除发票操作b)系统校验发票录入情况，校验不通过的发票不允许提交，校验规则为：1）税率必须按照家家悦要求的完全一致2）填写的发票含税金额合计，必须等于相对应的结算通知单中的应开票金额。3）填写的发票税额，与根据供应商选择的税率以及是否按照农产品记税法选项计算出的税4）额一致（允许有差异，差异的上下限由家家悦确定，单张差异不超过0.01元）4）有销售凭证的时候，只校验未税额5）填写的发票总税额，与家家悦结算通知单中的总税额差异不超过+-0.10元c)录入发票完以后，供应商财务业务人员点击按钮或则点击直接提交发票信息，保存以后的发票允许再修改，提交以后发票不允许供应商再修改 预览打印家家悦结算通知单1） 供应商业务人员打印结算通知单，盖财务章，点击【】和【】可以预览和打印结算通知单，显示界面如下：付款进度查询功能简述：1）付款进度查询功能模块接收家家悦付款通知单2）供应商财务业务人员查看付款通知单3）供应商打印付款通知单 供应商财务业务人员查看付款进度（1）进入付款通知单列表界面1)家家悦财务业务人员要查看付款通知单，首先，点击“财务管理”下的“付款进度查询”,进入付款通知单列表显示界面，如图：a)在此列表页面可以设置相应的查询条件，查询符合条件的退货单，比如设置付款日从2010-6-7到2010-7-7，点击按钮，如图设定查询条件以后，点击查询查询结果如图：（2）家家悦财务业务人员付款通知的具体信息进入列表页面以后，双击要查看的单据，进入付款进度查看页面，如图：此处查看审核进度 预览打印家家悦付款通知单1）供应商业务人员打印付款通知单，点击【】和【】可以预览和打印付款通知单，显示界面如下：四经营数据日销售数据查询功能简述：通过日销售功能模块，接收日销售数据，供应商设定相应的查询条件，比如：销售日期，查询相应的数据，提供分析形成报表功能，导出形成Eexcel文件 供应商设置查询条件进行查询，分析汇总报表，导出Eexcel文件（1） 进入日销售数据列表页面1)供应商业务人员要查看日销售数据，点击经营数据下面的“日销售查询”，进入日销售数据列表界面，如图：（2） 设置查询条件，查询出符合条件的日销售数据1)供应商业务人员设置销售日期，点击按钮，如图：这样就查询出了从2010-6-6到2010-7-6的所有销售数据，如图：（3） 供应商业务人员根据分析条件汇总报表1)供应宝提供按售门店汇总分析和销售商品汇总分析，供应商业务人员点击，选择按销售门店汇总分析还是销售商品汇总分析，销售门店汇总分析就是按门店汇总汇总供应商的销售数量和销售金额，