开业日的准备工作.doc

一、 行政管家报到状况 作为酒店行政管家应在酒店开业前1-2个月内报道，报道后应首先做如下工作： 1、了解酒店组织机构，知道行政管家在酒店中的角色地位，以及其他部门岗位设置，如：隶属上级、平行部门岗位情况。 2、认识及了解已经到岗的管理人员、工程经理、前厅经理、营销经理等，并进行必要的沟通、联系。 3、确认暂定的办公地点，并完成相应布置。 4、对酒店工地现状进行了解，包括工程进度，大楼分布，客房部设施位置等。 5、得到一套饭店建筑结构图，为了解设施的分布情况，确定各个管理人员范围之内的职责提供基础。 二、筹备的先行工作 1、联络人力资源部确定行政管家主要助手人选（楼层主管、布草房主管、PA主管），行政管家报到后10天内助手应到位。 2、行政管家每天定时巡视正在建筑的饭店大楼，列出各个区域名称，提出清扫方面的特殊要求，对各个区域的清扫和维护工作提出推荐人选，形成业务分工文件。3、总经理根据业务分工文件起草分区职责计划，计划规定各个区域的职责，清扫范围界限。这些界限很重要，它们可以确保所有地方都有人安排清扫，职责区之间没有重叠之处。这一计划应在行政管家任期内第一个星期出台。 4、客房部组织机构初步设立 行政管家下一个任务是建立客房组织机构，假定分区职责计划表明客房将负责客房、公共设施区域、公共卫生间、布草房（洗衣房对外招标），客房部基本管理人员确定下来。5、拟订大楼布局图 为保证最大限度地熟悉设施，行政管家亲自拟订饭店每一间房使用计划，标明位置、面积大小、朝向，与其他客房区域的位置关系。 6、制订工作量标准 通常国际酒店平均工作量为14-16间客房，根据本酒店实际情况订出合理的工作量标准。 7、客房分段和大楼分区 在工作量标准及大楼布局图基础上，可以分出客房段、若干客房段组成一个大楼区，由一名领班负责，这样划分便于指挥和控制。 三、完成部门组建 1、确定部门分组具体情况、运作模式； 2、制订部门人员安排表； 3、完成部门排班方案。 四、制订人员工时数表 表格列出需要服务的房间数，需要的服务人员，在8小时工作日里所需要的服务员总工作时数，每一周服务员总工作时数，每月服务员总工作时数，这种信息对于行政管家安排工作日程和有效管理都是至关重要的。 五、工作说明书和岗位职责描述的完成 包括各个主管、领班、服务员的工作描述和岗位责任。 六、物品计划 客房部物资方面的准备跟人员安排是双管齐下同时进行的。 1、物品采购类别 客房部固定资产； a.客房家具和房间设备； b.客房清洁设备； c.其它 客房盘存资产。 a.清洁用品； b.客人用品（消耗品、客用品、租借用品）； c.布草； d.制服 2、选择供应商 采取竞争性采购，货比三家，多项选择； 要考虑供应商的信誉、服务质量、价格、产品质量、适用性、储存要求、批量大小； 供应商对酒店产品的了解程度。 3、建立设备档案 设备档案主要有客房装修资料（记录客房家具、地毯、建筑装饰和卫生间材料）和机器设备档案、内容包括设备名称、购买日期、生产厂家、价格、维修记录。 4、建立客房流动资产的控制、领用、盘存系统 设立客房中心用品库房，其存量满足客房一个月以上的需求，楼层布草房备一周左右的用品，工作车上备一个班次耗用量； 客房用品的发放应根据楼层布草房的配备定额明确一个周期时间，申领用品应填写领料单； 建立库存盘查。 5、收货 确认所有物品到货后存放的位置，哪些入库，哪些直接转入部门，还是全部集中仓库管理； 组织、调动人力对大批量货品进行搬运、整理； 由专人负责物品存放的安全性，防止从偷盗、丢失； 相关帐务问题； 确定一个搬运日，申领、发放客房用品，将物品分发至客房中 心库房、楼层库房，由责任人管理，以便下一步开荒工作。 七、客房经营的员工配备 联系人事经理共同完成此项工作。 1、招聘、挑选员工 根据人员配备表招聘职位及确定人数； 渠道：人才市场、登报、招募内地旅游职校毕业生。 2、面试 3、入职指导 录用员工； 发放员工手册、制服、安排宿舍； 参观酒店； 入职会议。 4、培训 培训工作是人员筹备工作中很重要的一环，要制订详细培训计划。 培训内容、知识、态度、技能； 实践培训为主； 部分重点培训内容： a. 客房礼仪、规范； b.清扫程序； c.夜床整理程序； d.客人退房程序； e.洗衣服务程序； f.设备、清洁剂使用； g.锁匙管理 h.失物招领； i.客房消防、安全。 八、营业计划 行政管家要领导和控制客房部的营业需要建立各种程序。 1、表格管理 客房部营业管理中会用到很多表格。 客房中心 客房部当值交班表、客房中心电话记录薄、客房状况显示表、 客房用品报告表、物品借用登记表、顾客遗留物品记录表、 锁匙领用表、失物认领表、工程维修单、日耗品申领单、 仓库消耗品盘存记录等 楼层 交接班登记表、楼层工作日志、来访登记表、房态检查报告表、 楼层住客报告表等 公共区域 公卫领班工作单、员工工作单、公共洗手间检查表、公卫用品统计表等 2、各种工作标准、工作程序 签到制度、清扫程序、客人接待程序、卫生消毒程序、 夜班工作程序、布草处理程序、清洁用品稀释标准等 3、客房部各种档案管理与布置 九、开荒计划 行政管家在大楼竣工并交付之日，协同相关人员对交工工程进行验收、接管，在验收合格之后将进入客房开荒工作。 1、以组为单位发放开荒工具、客房物资、用品； 2、清理现场工程、生活垃圾； 3、第一次开荒清洁、工程死角、水泥残渣、油漆； 4、家私、电器设备进场； 5、协助工程部调试水电设备