利用Word和Excel批量打印奖状.doc

利用Word和Excel批量打印奖状对于打印奖状，通常我们所采用的方法是将姓名和获几等奖位置空着，等到奖状打印完毕再用手工填写；或者是分别在每张电子奖状上更改名字等信息再打印。这两种方法都费时费力，其实利用Word中的邮件合并功能通过4个步骤就可以非常轻松地批量打印奖状。一、建立奖状模板首先利用Word制作一个奖状模板并保存为“奖状.doc”，将其中班级、姓名、获奖类别先空出，确保打印输出后的格式与奖状纸相符（如图1所示）。图1二、用Excel建立获奖数据库在Excel表格中输入获奖人以及获几等奖等相关信息并保存为“奖状数据.xls”，格式如图2所示。图2三、关联数据库与奖状打开“奖状.doc”，依次选择视图工具栏邮件合并，在新出现的工具栏中选择“打开数据源”，并选择“奖状数据.xls”，打开后选择相应的工作簿，默认为sheetl，并按确定。将鼠标定位到需要插入班组的地方，单击“插入域”，在弹出的对话框中选择“班级”，并按“插入”。同样的方法完成姓名、项目、等第的插入，完成后的效果如图3。图3四、预览并打印选择“查看合并数据”，然后用前后箭头就可以浏览合并数据后的效果，选择“合并到新文档”可以生成一个包含所有奖状的Word文档，这时就可以批量打印了。利用邮件合并功能可以非常方便地将Excel数据与Word文档关联起来，如果数据有变动，只要在Excel表格中修改就可以了。利用该功能，还可以非常方便地制作和打印成绩单、工资条等。2、制作批量打印奖状的文档2010-12-06 00:38:13|分类： 默认分类 |标签： |字号大中小订阅 本文引用自hcdbd2000制作批量打印奖状的文档作为一名教师，可能每学期都会遇到要给学生打印奖状的事情，无数份奖状格式相同，要是一张一张地制作，或是制作一张就打印一张，就得非常小心，反复地对每张奖状认真检查，一是当心重复，二是当心漏掉。有没有好一些的办法，能批量打印奖状呢？我找到了一种方法，不知是不是最好，但我觉得还是挺好用的。说明：我用的是“Microsoft office 2003”。方法：1、用“Microsoft office Excel 2003”输入要制作奖状的学生的姓名、科目，我这里保存为文件名【期中获奖名单】，备用。2、用“Microsoft office Word 2003”，设置好奖状格式，输入文字。为了方便下次使用，可以先把文档保存为“文档模板”，也可选择把文件属性设置为“只读”， 文件名为【期中奖状】（我这里保存为文档模板）。图中加下划线的部分表示要设置的内容。3、打开刚做好的“Word”文档【期中奖状】，单击菜单栏的“视图”，在弹出的下拉菜单中指向“工具栏”，单击“邮件合并”，工具栏上就会看到相应的工具。4、 单击工具栏上的“打开数据源”。5、在随后弹出的窗口中选择刚做好的“Excel” 文件【期中获奖名单】，然后单击“打开”。6、先选定，接着单击工具栏上的“插入域”，在弹出的窗口中单击 “匹配域”，在弹出的对话框中设置的第一项为“姓名”，第二项为“科目”（点“”进行选择），然后单击“确定”。7、点一下“姓名”，单击“插入”。关闭“插入合并域”对话框。“姓名”栏的设置就完成了。8、接着设置“科目”。单击“插入域”，再按照第6步的方法设置“科目”即可。9、到这里，文档就算大功告成，我们可以对“姓名”“孙伟”，“科目”“语文”进行字体设置，包括加下划线等，虽然我们只设置了一个姓名“孙伟”和一个科目“语文”，但所有的奖状都会有我们设置的效果。在可以看到有37张奖状，按左右两个三角形可以查看。点第一个图标“合并到新文档”，就会弹出一个新的文档