电气有限公司企业标准2.记录管理标准.doc

固固力力发发电电气气 有有限限公公司司 发布 2011 06 102011 06 10 实施实施2011 05 202011 05 20 发布发布 记录管理标准 Q GLFQ GLF G16 02 02 2011G16 02 02 2011 Q GLFGLF 固力发电气有限公司企业标准固力发电气有限公司企业标准 Q GLF G16 02 02 2011 目 次 前言 1范围 1 2规范性引用文件 1 3职责 1 4管理内容和方法 1 5 记录 2 Q GLF G16 02 02 2011 前 言 为确保管理体系运行有效性以及持续改进的客观记录真实有效 依据 GB T15498 2003 企业管理 标准和工作标准体系 第 7 16 条要求特制定本标准 本标准由固力发电气有限公司提出 本标准由固力发电气有限公司管理者代表批准 本标准由固力发电气有限公司行政部归口 本标准起草单位 固力发电气有限公司行政部 本标准主要起草人 本标准首次发布 Q GLF G16 02 02 2011 记录管理标准 1 1范围范围 本标准规定了记录标识 填写 贮存及处置的管理要求 本标准适用于公司各类体系运行的相关记录的管理 2 2 规范性引用文件规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款 凡是注日期的引用文件 其随后所有的修改 单 不包括勘误的内容 或修订版均不适用于本标准 然而 鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使 用这些文件的最新版本 凡是不注日期的引用文件 其最新版本适用于本标准 GB T15498 2003 企业管理标准体系和工作标准体系 Q GLF G16 02 01 2011 文件管理标准 技术文件管理标准 3 职责职责 3 1 标准化行政部为记录控制的归口部门 全面负责记录的标识 贮存 保护 检索 保存期限和处置的 规定 3 2 记录的使用部门或人员应按本标准的规定正确使用记录 防止记录使用过程的损失现象发生 3 3 记录的使用部门每月末应将当月生成的有归档要求的记录汇总 装订成册需要时报标准化行政部归档 保存 4 4 管理内容和方法管理内容和方法 4 1 记录管理流程 附图示 4 2 记录的标识 4 2 1 记录的名称应依据过程或活动内容来命名 4 2 2 记录的编号为 Q GLF Gxx xx xx xx 记录表单顺序号 文件顺序号 层次代号 管理分类号 企业管理代号 4 2 3 填写要求 a 记录使用人应作到 填写及时 内容真实完整 字迹端正 清晰可辨 不得涂沫 重复划改 b 发现填写有误时 应遵循划改 在原内容中间水平划一条横线 方式 划掉原内容后 重新将正确内 容写在划改内容的上方 c 本公司的记录填写不得使用红色和铅笔 应使用黑 篮两种颜色笔填写 Q GLF G16 02 02 2011 4 3 记录的收集 贮存和保管 4 3 1 各部门指定专人对本部门职责范围内的记录及时进行收集 整理 分类和归档 做到查找方便 4 3 2 记录需放在适宜环境中 采取防火 防蛀 防潮和防盗等措施 防止丢失和损伤 对贮存在计算机软 件中的记录应防止内容的丢失和磁化 必要时应作备份 4 4 记录保存期限 本公司的记录保存期限分为长期保存 3 年以上 中期保存 1 3 年 和短期 1 年以下 保存三种 具体按 质量记录清单 中规定 4 4 1 长期保存的记录主要有 人事记录 产品工艺记录 财务记录 公司体系重大事件的记录 4 4 2 中期保存具体根据记录的重要程度而定 此类记录包括 产品符合性 顾客要求 采购过程 体系 审核 管理评审 设施控制记录 顾客满意度 数据分析 改进等记录 4 4 3 短期记录指贮存周期少于 1 年的记录 此类记录是指产品流转的标签 公司行政中不重要的记录 记录的保存期应在 质量记录清单 中具体规定 4 5 记录的处置 超过保存期的记录由标准化行政部对汇总经公司领导经批准作统一销毁处理 部门使用的记录不做存档 要求的经部门负责人批准作销毁处置 4 6 其他要求 4 6 1 记录的印制由记录的使用部向标准化行政部提出申请 统一由标准化行政部进行提供 对于记录数 量较少时使用部门直接向标准化行政部索要 4 6 2 使用记录人员应严格控制空白记录表格的用量 空白记录表格必须具有专一性 不得相互代用 4 6 3 记录表格原设定栏目与要证明过程或活动不适合时 使用部门应向标准化行政部提出记录表格的修 改申请 记录的更改同 文件管理标准 中的 4 6 条要求 新记录表投入使用的同时标准化行政部应收回 原来的空白记录表单予以销毁 4 6 4 外来记录的控制由相关责任部门负责 外来记录包括 供方信息 产品的委外检测报告 监视和测 量装置的委外校准和检定证明等 5 5 记录记录 质量记录清单