传承优秀再创辉煌.doc

传承优秀，再创辉煌十年，让我们一起成长 中南大学商学院第九届团学会办公室 许棋一、序言我们，是这样一群人，共同拼搏，一起奋斗；我们，是这样一群人，不断创新，追求卓越；我们，曾经青涩；他们，曾经彷徨；风雨飘摇中，我们携手走过了九个年头。九年，从青涩到成熟，从彷徨到专业，我们不曾停止前进的脚步。历史的车轮即将滚入第十个年头，在新的一年里，我们将传承优秀，再创辉煌！二、团学会定位宗旨：秉承商学院“天道酬勤”的院训，结合“优秀是我们的习惯”的口号，全心全意服务商院学生，丰富学生生活，提升学生能力。追梦航船：团学会是一个追逐梦想的舞台；通过这个平台，培养干事的理想和能力，为干事的成长的提供帮助和指导；同时，培养商科学生的商业头脑与创造力，打造独一无二的商院特色。温馨港湾：商院团学会同时也应是一个温馨有爱的港湾，能让干事在奋斗中找到知己，找到归属感；能让干事在初入大学之门的时候能找到家的温暖和依靠；能让干事在日常生活中分享成长，分享爱。引领风潮：商院团学会作为中南大学优秀学生会，应继续保持其形象及影响力，做精做强各品牌活动，并运用我院作为商科学院的优势，为校区学生提供商科方面的知识指导（如模拟炒股大赛，CIMA等）。三、主席团定位主席团作为学生会的最高领导机构，应至少做到以下五个角色：掌舵者主席团作为学生会的最高决策机构，应当立足全局，把握整个学生会的发展方向，统筹各个活动与部门，做好活动的定位和规划，从而使到学生会得以在正确的轨道（不违反学校规定、不改变活动初衷和性质）上运行。协调者主席团不仅应该是整个学生会中的掌舵人，而且应该作为学生会内各部门，各级的沟通桥梁。对上，要协调好与学校、学院的关系；对内，应处理好和部长，干事之间的关系；对外，要协调好与团总支的关系，处理好与其他院学生会、校学生会及其他社团的关系。总之，作为主席团，应该具有较强的沟通协调能力，及时地做好协调，保证学生会各方面能正常运行。监控者1、监控活动进行：作为主席团，不仅要统筹规划整个活动，更要在活动过程中实时监控活动的进行，保证各项资源均得到合理利用。防止活动偏离原先规划的方向定位，并提醒部长注意监控活动开支，避免超出预算，造成浪费。2、监控学生会动态：主席团还应监控好各个时期内学生会的运行动态，防止出现干事过于疲惫、活动内部满意度不高的情况。信息掌控者作为学生会主席团，应该对目前学生会的所有信息了如指掌（如干事信息、活动信息、学生会发展历程等）；此外，主席团还应掌握学生会的诸多外部信息，从而明确学生会所面临的机遇和挑战。在我看来，作为主席团永远不能对干事说“我不知道”，只有掌握充分的信息，主席团才能更好地传承学生会的精神，更准确地沟通各部门信息，更实在地关心干事的成长，更客观地评价学生会的发展状况。因此，主席团应该主动去了解信息，掌握信息。破浪者学生会就如一艘航船，有时难免会遇到一些风浪阻挡，而这时，主席团就应该挺身而出，扮演破浪者的角色，带领学生会走出困境。在困难面前，主席团应是整个学生会的中流砥柱，应该有足够的魄力和能力去处理所遇到的困难，是部长干事可以依靠的对象；即使活动失败，即使困难重重，主席团也应拿出勇气和信心，带领学生会走出失败，走出阴影，并教会干事在挫折中成长。为了担任好以上这些角色，我认为主席团应具备如下五种能力：感召力主席团不应该是命令别人去做事的主席团，而应该是让别人受到感召后自觉地去执行。作为主席团，应该在学生会中起到精神领袖的角色，应不断提升个人魅力，身体力行，通过言语去感召他人，增强部长干事的组织使命感和组织凝聚力，带领整个学生会朝着同一目标前进。执行力作为主席团，高效地、准确无误地执行所计划的事情，是一种必备能力。只有执行力强的主席团，才能带领学生会高效地办事；只有执行力强的主席团，才能在干事面前树立模范榜样，从而带动干事高效地投入各项工作；只有执行力强的主席团，才能让理念落实到实处，把事办好，把学生会做好。决断力要做好掌舵者，就必须对学生会的发展有深入思考，对临时的决定能即使做出准确判断；要做好破浪者，也应该面对困难果断采取对策。这些，都离不开良好的决断力。应变力灵活，在于随机应变能力强。作为主席团，不应该墨守成规，而是要根据形势的变化和所面临的机遇适时适当做出调整应变，一切以在不损害学生会形象的前提下实现学生会利益最大化为目标。因此，主席团应该应时而动，及时改善制度，实现创新，以保持学生会的竞争力。亲和力主席团不应有高高在上盛气凌人的姿态，而应表现出平易近人，和蔼可亲的一面。亲和力强的主席团，对于增强一个组织的凝聚力，和谐度起到很大的作用。四、制度建设经历九届团学会人的共同努力，其运作模式已基本稳定和成型。但在办公室担任一个学年的办公室主任之后，我发现目前团学会相关制度的具体实施的效果不明显，还需进一步改进与改善；且现存制度尚存在较大缺口，故提出以下建议和意见，以留作下届参考：1、财务制度现行的财务制度不完善，会造成工作效率的降低，且容易滋生腐败。首先，报销周期过长，从活动结算到经手人拿到垫付的款项，一般周期都在两个星期以上，多则到1各月以上，如此一来，会在一定程度上影响成员的生活，与团学会办活动的宗旨不符。其次，预算审批不明，各部门举办活动所需资金与活动规模及效果，难以衡量其二者匹配性。再者，入账制度不合理，外联部或者各主办活动部门若成功拉到外联资金，往往自成一家，容易滋生腐败，造成一系列后续问题。综合考虑目前施行的财务制度的弊端，和目前赞助市场的饱和，争取赞助越发艰难的情况，我具体提出以下几点建议：（1）入账制度 设立一个资金赞助账户，由办公室和主席团监管。外联部或举办活动相关部门在取得现金赞助后必须在1天内存入该资金赞助账户，相关提成在办公室和主席团的监督下发放。一旦真正落实“公平公开公正”三公，可基本杜绝腐败问题。且有了这个资金账户，一些活动在结算之后可以迅速拿到所垫用的活动资金，同时起到了开源节流的作用。 实物赞助由外联部保管，并且定期公布外联物资清单。外联部的物资较为特殊，多是用于活动奖品，并且有部分是商家折价出售给外联，需要外联部转售通过差价来获得资金的，由于这些特性，建议外联物资由外联部进行保管，并且定期公布外联物资清。（2）管理事项 在活动开始前至少一个月，活动主办部门需要制定一份活动预算，由一名办公室干事参与其中，参与讨论并监督预算策划的制定，以达到开源节流的目的。并且及时把包括预算的策划发送至外联部部长处，确保外联部有足够的时间争取赞助。 在活动开展前510天，活动主办部门需要制定一份更为详细的预算表，内容包括：项目、数量、单价、总价、详细用途等，与外联部部长进行协商，确保每项资金运用的合理性和必须性。意见一致后方可执行该预算。 在活动结束的5天之内，活动主办部门需将资金结算表和活动总结一并发到各年级的群共享，不仅可以起到群众监督的作用，还可让群众看到团学会所做的实事，从而美化团学会的对外形象和增强团学会的最外影响力。（3）报销流程 使用经费时，如果是严格按照预算项目执行，则可以不必重复征求部长意见，可直接使用，但仍需索要相关票据。这样可以增加工作效率，避免不必要的效率损失。 使用经费时，如果不是最终与外联部协商的预算项目，必须同时征得活动主办部门部长和外联部部长的同意，方可继续执行；否则，办公室不予报销。这样可以避免活动中出现不必要、不合理的超支情况，又可以根据活动灵活调整经费使用，保证活动效果，同时还避免了资金追踪增加活动主办方不必要的工作负担。 经费使用均先由经手人垫付，活动结束三天内将相关票据交至办公室；办公室在23天内完成审查和记账工作，并将金额取出，进行发放工作。 办公室进行结算审查。结算超过预算15%以内属于合理，可直接进行报销。如果活动最终结算超出预算15%，则由办公室对超出部分进行审查。如果系未经过活动主办部门部长和外联部部长的同时同意的项目，不予报销；如果是经过了同意的超支项目，则与主席团商议后再酌情报销。2、资源管理制度团学会有着丰富的实物和非实物资源，是团学会重要的财富，需要有良好的制度去保护这些资源，使得这些资源能够合理的利用，并且为团学会创造利益。（1）资源的收集与汇总资料的汇总能够为以后的活动提供参考和经验，帮助团学会不断完善举办的活动，创办出更有新意的活动；也便于需要调用时，可以随时找到，避免团学会成员劳动结晶的流失。 每个活动结束三天内，办公室需要及时向活动主办部门收集与活动有关的最终版文字资料，包括：活动策划、执行策划、活动预算、活动结算、活动总结等，收集齐全后进行汇总。 每个活动结束三天内，宣传部需要及时向活动主办部门和本部门收集与活动有关的通讯稿，照片、视频、电子杂志、宣传品（电子版）等，收集齐全后一次性汇总到办公室。 办公室收集要将活动资料分门别类妥善保存于移动硬盘，如果有可能，最好进行备份工作，并且非经主席团同意不对团学会外部人员公布。 各个活动的横幅、海报、大板、KT版等活动结束后由宣传部统一收集并保存。 除了以上资源，活动中采购的未用完的物资还需在活动结束三天内归总到办公室，由办公室干事进行清点、统计，并且公布物资清单。 外联部的实物赞助由外联部直接管理，并且定期公布外联物资清单，如果活动中需要用到这些物资，需将使用物品、使用数量、用途制成表格上报外联部部长，经过外联部长的审批后方可使用。（2）资源的分享资源汇总完成后，也需要共享，这样才能提高团学会资源的利用率，为团学会创造利益。 校友资源应该在办公室、学习部和外联部之间保持共享。一方面学习部部如举办讲座、邀请嘉宾可以把资源汇总到办公室，也可以从办公室获得相关资源用于活动的联系；另一方面，外联部也可以从办公室获得校友资源，可用于赞助工作的开展。 汇总了各活动资料的移动硬盘，可于一段时间借给某个特定的部门，由该部门的干事向部长借阅，用于学习和借鉴，增进各个部门间的了解和学习，也能促进团学会成员的综合发展。 宣传部干事在汇总了活动照片之后，要选取一些有代表性的照片上传至团学会人人、云麓BBS等媒体板块，利于外部人员了解我们的活动，增强活动影响力，也体现活动举办的完整性。5、 内部建设新“三二一”工程三个缺口，两种文化，一条宗旨，该“三二一”工程是针对目前商学院团学会出现缺口的最大三个方面副部缺乏存在感，干事缺乏归属感，班团缺乏融洽感构建的。1、三个缺口（1）针对副部 每两周一次的部长常委会议还需加上2到3个部门的副部参与，要让他们也有在书记及学工办老师面前讲出自己想法的机会； 每个部门的部长和副部以2周为周期，轮流向分管该部门的常委提交干事成长汇报表。该机制可约束和激励部长及副部对干事的个人发展进行追踪性的关注和帮助，同时该机制也是作为干事培训中的重要环节。（2）针对干事 与针对副部提出的第二条相对应，部长及副部需对干事进行持续的培训，电脑操作能力如office操作，PS，视频音频的制作剪辑，排版等需要贯穿干事大一整个学年（某些能力可以整个干事群体一起集中培训，参考自学生社团联合会），综合素质如读写能力，演讲能力，策划领导能力，对部长及副部进行定量考察，对干事进行定性考察； 明星干事评选继续建立在干事培训基础上，在目前的干事培训基础上加上非团学会优秀11级学生经验交流，如社团新星等； 常委每3周召集负责的所有部门干事，形成例会制度，部长不参与，建议以项目小组的形式召开。（3）针对班团关系 成立班团联络小组，包括3个副部和13个干事，具体运行机制较为复杂，尚待制定，但通过联络小组至少要达到以下效果：明确团学会和年级组的分工，尽量避免冲突、举办广大学生真正想参与的活动、对于任务的上传下达形成一套约束规范机制； 定期请各年级组干部及随机抽取的班长参加部长常委例会，公开提出建议和意见。2、两种文化（1）共享文化：目前团学会的共享文化还不是很先进，针对此特搜索一些高校的优秀范例以作参考： 使用统一的VI。统一的VI能增强干事的组织归属感和荣誉感，如团学会会徽，会服，口号，统一的Word和PPT模板等。 建立健全的共享平台，延续并发展本学期学习部主持的的优秀书籍和电影每月推荐。（2）家文化：团学会虽然是很正式的学生组织，但也可以借鉴类似一些学生社团等“民间组织”的家文化，宣扬家文化不仅能加深干事的归属感，还能给团学会带来很好的外部效应。 关注干事的学习，情感和生活。部长主席不应只是干事的上级，而应该在日常生活中化身干事的师兄师姐，为他们的学习提供经验指导，为他们的生活提供贴心服务。 采取跨部门合作。在活动过程中尽量打消部门界限，使不同部门的干事相互了解，增进友谊，从而增强部门间感情。 制定部门基金计划。在团学会资金运转出现盈余的时候（如某项外联在外联部提成之后尚有盈余），可适当向各个部门发放福利基金，开展部门活动；或争取到活动经费的部门在活动结算小于活动预算时，其节约的部分可作为部门内部活动基金。这对成员产生一个激励的作用，适当的激励可以保持干事工作的积极性和成就感，也能增强活动举办部门开源节流的意识。部门基金可用于部门活动或者干事鼓励，具体用途不做限制，但是需有一位部长专门管理部门基金的账目，做好收入和支出的记录，并且每季度由办公室主任对账目进行审查。3、一条宗旨全心全意服务商院学生，丰富学生生活，提升学生能力。六、十周年系列构想在商学院团学会即将迎来十周岁之际，我希望我们有所怀念，有所展望。 设计十周年专有logo。将十周年标签加入团学会的各项VI中（如果我上面的设想能够实现），如会服、会徽、Word文档和PPT模板等。 举办十周年主席论坛。邀请往届学生会主席回来与学生会干事分享经验，并一起为学生会的十周岁生日庆生。 拍摄商学院团学会十周年纪录片。此纪录片旨在体现团学会的发