长城电脑公文管理办法--长城计算机管理制度.doc

中国长城计算机深圳股份有限公司公文处理办法(试行稿)第一章 总则第一条 为做好公文处理工作，使其发布权限明确，流转程序清晰，管理方式规范，参照有关规定，并结合公司目前的实际情况，特制定本办法。第二条 公文是指公司在经营管理过程中所形成的规范格式文书,是公司发布各项规定和制度，采取各种管理措施，请示和答复问题，指导、布置、商洽、协调工作，通报情况、交流经验的重要工具。第三条 公文管理应遵循以下原则：统收统发、专人专职管理原则；逐级审批，权限范围之内发布原则；传递及时、准确原则；保密原则。第四条 本办法适用于公司内部下列文件：（一） 公司下发的公文；（二） 各职能部门、各事业部上报公司的公文；（三） 各职能部门、各事业部之间往来的公文。第五条 公司对上级公司和兄弟公司的发文,原则上按集团的发文规定执行。公司报相关政府机构的文件，应按照其要求的统一格式。第二章 管理体制及职责第六条 管理体制：公司公文由办公室实行管理，各职能部门、各事业部按统一的模式运作。第七条 公文管理的职责 办公室职责： （一）根据公司的经营管理目标建立公司公文管理体系、规则、流程，并负责其贯彻执行及修改；（二）负责公司公文的统收、登记、分发、结果记录、上报、催办及其发文的文号管理与格式统一。各职能部门、各事业部职责：负责本部门公文的统收、登记、分发、上报、催办及其发文的文号管理与格式统一。 第三章 公文类别 第八条 公文种类主要有：（一）报告 适用于向上级部门汇报工作、反映情况，提出意见或建议，答复上级部门的询问。“报告”不得夹带请示事项。（二）请示 适用于向上级部门请求指示、答复和批准事项。“请示”应一文一事。（三）函适用于不相隶属机构间相互商洽工作，询问和答复问题。如，与兄弟部门、外单位的业务函件。（四）通知 适用于批转下级部门，转发上级部门及不相隶属单位的公文；发布规章制度；传达要求下级部门办理和需要各单位周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。（五）通报 适用于表彰先进，批评、处理错误，传达重要精神或情况。（六）决定、决议“决定”适用于对某些问题或重要事项、重大行动做出安排。“决议”适用于经会议讨论通过的重要决策事项。（七）会议纪要 适用于记载和传达会议精神及议定事项。（八）批复：适用于答复下级部门请示事项。 第八条 特例 特殊情况下（如合同书、邀请函、公告等），本办法所述公文种类不足以满足实际需要时，承办部门可采用其他规范的文件格式，并列入相关部门的管理范畴。 第四章 文件格式第九条 文件格式一般由发文机关、发文字号、秘密等级、紧急程度、收文部门、标题、主送机关、正文、成文时间、印章、主题词、抄送单位等部分组成。（一） 公文用纸一般使用60g或80g的A4型胶版印刷纸或复印纸。（二） 发文机关标识即文头所标“中国长城计算机深圳股份有限公司文件”或“ 部文件”字样。（三） 发文字号包括单位代码、年份、顺序号，公司文件顺序号统一由办公室编制，部门文件自行编制。公司文件字号用四号仿宋体字，居中排布。公司文件需标签发人时，签发人居右空一格排布，发文字号则居左空一格排布。部门文件字号用小五号仿宋体字标在文头指定位置。1 公司文件编号示意图：中算深股字XXXXXXX号2 职能部门（事业部）文件编号示意图：X字XXXXXXX号注：代码对照表见附件一，部门代码取事业部或部门名称中的一或两个字，如：显示器事业部取“显”字。3 顺序号为“001-999”。（四） 秘密公文应当分别注明“绝密” 、“机密”、“秘密” 字样，其位置于首页右上角第一行，用四号黑体字，两字之间空一字，同时应标明份数序号。（五） 紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”字样，其位置于首页右上角第一行（如同时标识秘密等级，则其位置于第二行），用四号黑体字，两字之间空一字。（六） 部门文头的收文部门指文件的主送机关，收发文单位应写单位全称或规范性简称，联合行文的，主办机关应当排列在前。（七） 公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确表明公文种类；标题中除规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题应于线下空两行，用小二号仿宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（八） 主送机关，是指公文的主要受理单位，即下发单位或上报单位，其位置于标题下空一行，左侧顶格用四号仿宋体字，回行继续顶格。主送机关不止一个时，每个或每类机关间用顿号分隔,最后一个主送机关名称后标全角冒号。（九） 公文正文应用四号仿宋体字，数字、年份不能回行。（十） 公文如有附件，应在正文下空一行左空二字用四号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：.XXX”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。（十一） 成文日期，公司文件在落款处不署公司名称，只标识成文日期。成文日期统一用小写汉字标明完整的年月日（不使用阿拉伯数字），“零”写成“”；右空四字，用四号仿宋体字；决议、决定、规定等不标明主送机关的公文，成文日期可加圆括号标注于标题下方居中位置。公文成文日期以领导签发或会议通过的日期为准；联合行文以最后签发负责人签发的日期为准。（十二） 公司文件除会议纪要外，应加盖公司章。加盖印章应端正、居中，上不压正文，下压在成文时间上；当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（十三） 主题词应简洁、明确，用关键字使收文人明确文件内容或发文人要求。公司文件主题词在版记横线以上，用四号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号，词目用四号仿宋体字，词目之间空一字。部门文件的主题词用小五号仿宋体字填在文头指定位置。（十四） 抄送（抄报） 是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他单位。公司文件抄送在主题词下一行，所占区域用两条与正文区等宽的平行实线作界线，形成“抄送栏”。起首空一字书写“抄送：”字样，采用四号仿宋体字，其后依次标各抄送机关，中间用顿号隔开。抄送上级机关时用“抄报”；对不相隶属的单位用“抄送”。抄送（报）机关名称应用全称或规范化简称。以公司名义上报或下发的公文，一般应抄送公司领导。若同时需抄报、抄送、发至有关单位，其书写顺序为：抄报、抄送、发。部门文件用小五号仿宋体字填在文头指定位置。第五章 行文规则及权限第十条 行文规则（一）各部门（事业部）应明确不同种类公文间的区别，合理运用。不同种类的公文不应出现在同一件公文中。（二）所有规章制度的发布、修改、废止及人事任免、机构变更事项均应按不同管理权限正式发文。（三）公文应一文一事。（四）请示、报告类文件一般只应有一个主送单位，如需同时送其他单位，应用抄送形式。第十一条 逐级行文：除领导交办的事项外，需上级批示的公文应逐级上报，不应越级行文；特殊情况下，下级部门越级行文时应同时抄报其上级主管机构。第十二条 发文权限（一）公司所属各部门（事业部）应在各自的行政、业务范围之内收发文件。（二）下列文件应以公司名义行文：1. 公司级规章制度的发布、修改及废止；2. M5（含）级别以上干部的人事任免；3. 公司级的机构调整；4. 对上级单位、集团内兄弟单位的行文；5. 对公司外单位正式行文（不含业务往来函件）；6. 公司下发或上报的决定、决议；7. 公司下发或上报的会议纪要；8. 必须以公司名义行文的其他正式文件。（三）凡以公司名义对内对外的正式行文，应经办公室核准，由总裁批准签发。办公室审核的重点是：是否需要行文；是否符合国家的法律及公司的规章制度；是否与有关部门协商会签；文字表述、文种使用、公文格式等是否符合规定。如不符合要求，办公室有权提出修改或予以退回。第六章 文件处理程序第十三条 收文处理。一般包括传递、签收、登记、分办、批办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序。（一）公文视其重要、紧急、保密程度的不同采用不同的传递方式：1. 一般公文，可采用内部局域（广域）网传递（发送），或使用信函、传真方式；2. 重要或机密的公文，应密封交办公室或出专人传递；3. 紧急公文，应即时传递，必要时，应通过电话或传真先行通报主要内容。（二）上级发来的文件或外单位发来的文件，均由办公室统一签收，填写“收文登记表”。 （三）公文处理人员对公文进行登记后，根据公文内容和本机构职责应予分办的，应立即分办，应交领导批办的，要立即交领导批办。（四）重要机密公文应将原件送达收文人，其他文件，视具体情况由公文处理人员决定；无论原件或复印件，收文人应在“收文登记表”上签署姓名；需转发下级部门的，报主管副总裁签批后转发。（五）秘密公文不得超范围传阅，阅读人应在公文上签字备案。无签发人书面同意，秘密公文不得复印。违反此项规定者按公司保密规定严肃处理。（六）公文处理人员应及时记录公文处理结果，对于超过处理时限或处理结果不明确的公文，应及时催办、督办。（七）对于处理完毕的公文，应根据公司档案管理办法的规定进行立卷、归档或经主管副总裁批准后销毁。第十四条 发文处理。一般包括拟稿、审稿、签发、编号、印制、用印（签署）、登记、分发、催办、督办、立卷、归档或销毁等程序。（一）草拟公文的要求1. 要符合国家的法律、法规及公司的有关规定。2. 草拟公文除公司文件用红头外，部门文件应采用统一设计的文头格式，并保持文面的干净整洁。3. 反映情况要真实、观点要明确、条理要清晰、文字要简练、标点符号要正确。4. 数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语、百分比等须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。5. 不应乱用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等要求用全称书写。6. 结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“ （一） ”，第三层为“1”，第四层为“ （1） ”，第五层为“”。7. 使用国家法定计量单位。（二）公司或各事业部、各部门正式发布文件时，应由承办人先行拟定代拟稿，打印后（公司文件需附公文行文审批单）报直接主管审核，根据文件发布范围报相应主管领导审批。（三）代拟稿经领导审批后，交相应公文处理人员编号、统一格式，交批准签发人签发，填写发文顺序表，内容应包括发文顺序号、发文日期、发文字号、文件标题、承办部门。（四）公文处理人员印制正式签发的公文，根据公文发布范围确定传递方式，应要求收文人或文件传递人在“发文登记表”签署姓名；“发文登记表”内容应包括发文日期、发文字号、文件标题、承办部门、份数、分发人、签收人等内容。（五）公文处理人员应及时了解文件处理结果，对于超过处理时限或处理结果不明确的公文，应及时催办、督办。（六）对于处理完毕的公文，应根据公司档案管理办法的规定行立卷、归档或经主管副总裁批准后销毁。（发文具体程序见附件二）第七章 附则第十五条 本办法解释、修改由办公室负责。第十六条 本办法自公布之日起实施，凡有其他公文处理的规定与本办法不一致的，以本办法为准。附件一：发文字号规则名 称字 号名 称字 号办公室办字电脑事业部电脑字人力资源部人字电源事业部电源字运营管理部管字显示器事业部显字战略发展部战字服务器存储事业部服字财务部财字笔记本事业部笔字科技质量部质字技术服务事业部技字审计部审字打印机事业部打字信息中心信字物业服务事业部物字采购中心采字科发中心科字区域平台管理中心区字 附件二：发文流程图开 始部门内草拟文稿 承办人报部门领导审核 承办部门 当日内否确有必要签发？ 确定发文单位 部门领导 结 束以本部门名义？以公司名义？ 统一格式、确定编号（当日） 公文人员送办公室审核 公文人员报部门领导签署（当日） 公文人员落实、督办 公文人员立卷、归档或销毁 公文人员印制、下发（当日） 公文人员 公文人员报总裁签发 办公室确有必要签发？结 束统一格式、确定编号（当日） 公文人员印制、用印、下发（当日） 公文人员落实、督办 公文人员立卷、归档或销毁 公文人员结 束附件三：收文流程图签收文件、登记 公文人员开 始判断文件类型？传阅或公告传阅或公告（当日） 公文人员