XXXX项目定义阶段文档归档管理程序.docx

XXXX项目项目定义阶段文件归档管理程序文件编号：编制： 审核：审批：XXXX项目2015年11月18日1 目的 为确保项目定义阶段产生的各类文档真实、准确、有效、完整，并及时移交、存档，特制定本程序以规范项目文档的归档管理。2 适用范围本程序适用于XXXX项目定义阶段文档的归档管理。3 引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单或修订版均不适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。DA/T 28国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范GB/T 50328建设工程文件归档整理规范GB /T 11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB /T 18894电子文件归档与管理规范4 定义下列术语和定义适用于本标准。4.1项目工程文件在项目建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括项目定义阶段文件、基础工程设计阶段文件、EPC阶段文件等文件，也可简称为项目工程文件。4.2项目定义阶段文件项目定义阶段，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。4.3建设工程档案在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。4.4归档文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。5 职责5.1技术部1）技术部负责组织编制、整理、移交各类文档。2）在项目定义阶段，制定文件归档程序，规范文档的管理。5.2文档负责人1）负责各类文档（包括电子版）的收集、整理；2）负责文档的业务指导、监督、接收和管理等工作；3）负责电子文件的归档工作；4）负责移交需归档的项目文档。6 工作要求和程序6.1管理原则6.1.1应遵循“IPMT统一领导、技术部集中管理、文档负责人全面负责、技术部助理分级保存”的原则，技术部文档负责人为项目文档管理工作的负责人。6.1.2在项目定义阶段形成的文档，适时或定期整理好移交和归档。6.1.3归档范围以归档原件和不重复归档为原则，归档文件范围参考附件3：文件归档范围（内容包括且不仅限于此范围）。 6.2项目文件归档6.2.1项目文件归档范围见建设项目文件资料归档范围和保管期限表（附件4）。6.2.2项目定义阶段形成的收发文、来往函件、会议纪要等文档，由各形成部门收集、登记、整理，并适时或定期移交。6.2.3项目定义阶段的投标函、合同及相关技术附件等文档，由文档形成部门收集、登记、整理，并适时或定期移交，归档范围及归档数量见合同类文件归档范围及数量（附件1）。6.2.4项目定义阶段形成的文书类档案，由技术部按照归档要求，负责收集、登记、整理，并定期进行移交。6.3文件归档数量文件归档数量见各类型文件归档份数及时间（附件5）6.4电子文档整理6.4.1电子文档归档范围电子文档的归档范围参照纸质文件材料归档的有关规定执行，应包括相应的背景信息和数据。6.4.2电子文档的形成电子文档是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，应与纸版文件一致。6.4.3电子文档保管期限电子文件保管期限参照纸版文件材料保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和数据的保管期限应当与纸版文件内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。6.4.4电子文档格式按要求的格式存储，如无要求，与技术部文档负责人协商确定。如无特殊规定，归档文件电子版格式为PDF格式。6.4.5电子文档移交份数电子文档（包括文件和图纸）移交份数为一式两份。6.4.6电子文档存储载体电子文档采用只读光盘存储，存储电子文件的光盘或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、名称、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。光盘标签：标签的样式由技术部统一规定。6.4.7电子文档的审查归档电子文件必须经技术部文档负责人审查合格后，才能正式归档。6.4.8电子文件的归档电子文件归档时，移交部门应将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并填写归档电子文件登记表（附件6）。归档电子文件登记表一式两份，一份由技术部保存；一份由移交单位保存。7 附件附件1：合同类文件归档范围及数量附件2：长周期设备文件归档范围及数量附件3：文件归档范围附件4：建设项目文件资料归档范围和保管期限表附件5：各类型文件归档份数及时间附件6：归档电子文件登记表附件1：合同类文件归档范围及数量合同类型归档范围归档数量备注建设工程勘察合同、技术咨询合同、设计咨询合同、测绘合同、长周期设备采买订货合同（含动、静设备、电器、仪表、阀门）招标书1正1副技术标书1正1副商务标书（资质材料、委托授权书等相关文件）1正1副评标记录1正1副比价报告1正1副合同正本1正1副合同会签单1正1副技术方案及施工组织设计1正1副合同变更补充协议1正1副中标通知书1正1副企业资质材料、1正1副授权委托书1正1副索赔文件1正1副未中标单位技术标书和商务标书1正附件2：长周期设备文件归档范围及数量一、归档范围1设备清单，需按照主项或子项提供。2设备（含设备构配件）质量证明文件（合格证、原产地证明等）、技术检验文件、技术说明书、装箱单。3设备附件及工具清单。4设备开箱检验记录、开箱检验发现的问题记录及问题处理记录。5设备制造图纸及主要配件图纸。6设备操作主要技术条件、操作程序、维护保养项目等。7设备的保修资料。8压力容器等特种设备文件归档范围执行相关行业标准要求。9设备管理规范要求的出厂文件及设备采购技术协议规定的其他资料等。二、归档数量要求设备文件要求至少归档1正1副2套，正本必须为纸版原件，并同步提交与纸版资料完全一致的电子版文件。三、归档时间要求设备文件应在设备开箱检验完后及时移交、归档。 附件3：文件归档范围文件类型归档范围保管期限备注综合文件行政管理性文件有关项目的文件、纪要；IPMT领导小组文件、纪要；各部门各类文件、会议纪要等建设前原始地形、地貌、状况图、照片永久照片须刻录光盘。工程建设过程中重要建设过程、阶段性、标志性的照片、录像长期工程奠基、联合管理团队成立、开工仪式。合同、合同附件永久引进技术合同及其附件、各类会议备忘录，出国考察及收集来的有关材料等。谈判协议、议定书永久谈判记录 长期谈判过程中供应商提交的材料谈判过程中外商提交的材料 长期技术问题来往函电永久现场提供的文件材料，专家现场工作日志、现场问题记录。其它有归档价值的文档如会议纪要（会议通知、会议手册、汇报材料、会议签到表、会议声像资料等）控制文件计划、投资、统计、管理文件总体统筹控制计划、二级计划等、项目管理手册，统计报表； 投资计划及调整计划、实施计划及调整计划长期概算、预算管理长期合同及合同附件永久各类合同其它有归档价值的文档如会议纪要（会议通知、会议手册、汇报材料、会议签到表、会议声像资料等）长周期设备采购文件设备采购委托监造合同、采购方案，监造计划长期设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明长期设备监造文件市场调查、考察报告长期监造工作的声像材料长期长周期设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、供应商资格报审表长期长周期设备采购、监造工作总结长期质量事故处理文件、设备制造索赔文件（有结论的）长期设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件长期其它有归档价值的文档如会议纪要（会议通知、会议手册、汇报材料、会议签到表、会议声像资料等）设计文件项目建议书及报批文件永久附图一并归档项目选址意见书及其报批文件永久可行性研究报告、报批文件永久项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件永久环境预测、调查报告、环境影响报告书报批文件永久工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明永久行政区域图、项目平面布置图、鸟瞰图地形、地貌永久水文、气象、地震等其它设计基础资料永久总体设计、工程概算永久总体设计相关会议纪要等方案设计永久初步（基础工程）设计相关的会议纪要等初步（基础工程）设计及其报批文件 永久关键技术试验永久征地、移民文件征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图永久红线图须国土资源部门盖章确认征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书永久地质勘探永久国外各设计阶段文件及设计联络文件 永久其它有归档价值的文档如会议纪要（会议通知、会议手册、汇报材料、会议签到表、会议声像资料等）附件4：建设项目文件资料归档范围和保管期限表序号归 档 文 件保管期限建设单位施工单位设计单位1可行性研究、任务书1.1项目建议书及报批文件永久长期1.2项目选址意见书及其报批文件永久长期1.3可行性研究报告及其评估、报批文件永久长期1.4项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件永久长期1.5环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复永久长期1.6设计任务书、计划任务书、报批文件永久永久2设计基础文件2.1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明永久永久2.2地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录永久长期2.3水文、气象、地震等其它设计基础资料永久长期3设计文件3.1总体规划设计永久永久3.2方案设计永久永久4项目管理文件4.1征地、移民文件4.1.1征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图永久4.1.2征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书永久4.1.3建设前原始地形、地貌、状况图、照片永久4.2计划、投资、统计、管理文件4.2.1估算、概算管理文件长期4.2.2招标文件审查、技术设计审查、技术协议长期4.3招标投标4.3.1招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期长期长期4.3.2投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件永久永久长期4.3.3开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告长期4.3.4中标通知书长期长期长期4.3.5合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、合同变更文件永久长期长期4.4专项申请、批复文件4.4.1环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件永久5涉外文件5.1询价、报价、投标文件短期5.2合同、合同附件永久5.3谈判协议、议定书永久5.4谈判记录长期5.5谈判过程中外商提交的材料长期5.6出国考察及收集来的有关材料短期5.7国外各设计阶段文件及设计联络文件永久5.8各设计阶段审查议定书永久5.9技术问题来往函电永久5.10国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件永久5.11国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票、保险单证明短期5.12外国技术人员现场提供的文件材料长期附件5：各类型文件归档份数及时间序号文档类型归档份数归档时间备注1综合控制类文件一份正本，如有副本可一同移交适时或定期2项目启动前期文件一式两份，一正一副，正本为纸版原件适时或定期3其他文件一式两份，一正一副，正本为纸版原件适时或定期附件6：归档电子