管理课工作内容及作业流程.doc

管理课工作内容及作业流程一、 行政组:1、低值易耗品及零配件:1) 请购:各部门提出各部门主管签字交管理课管理课汇总需求单库管填写管理课主管签字交采购课询价采购课主管签字交稽核审核并签字交单位主管签字采购课进行采购说明：一次性请购总价一万元（含）以上须以集团签呈形式呈报总部核准。2) 验收:采购课交仓库联于管理部库管采购送货库管依逐项进行点收开具(需反映物品类别编号) 使用部门在上逐项进行验收签字次日库管将交管理课主管审核并签字库管将之支付凭证联及会计联分别交采购及财务课3) 领用:各部门指定领用人至库房库管开具(每部门每日单独一份)并列明编号品名规格单位数量(如属建卡资产需列明单价) 领用人填写用途(生产部需列明线别) 领用人将交领用部门主管签字交库管(如属以旧换新物品需同时缴交旧品库管依发货次日库管将交管理课主管审核并签字之会计联交财务课4) 资产建卡：领用人持领料单至管理课资产管理员处资产管理员登记入个人或部门物品领用登记表使用人签名确认登记表返还资产管理员处领料单返还库房5) 月报:（每月24日25日为库房盘点日,此段时间库房不再进行领料）库管先行进行自盘并出具财务课依、验收单、领料单进行逐项盘点库管出具当月进耗存明细表交管理部主管签字、财务课签字进耗存明细表交单位主管签核复印件交财务课原件库管留存说明：验收单、领料单必须连号使用（如出现短缺，须以签呈形式会办相关部门后由单位主管核准），并不得涂改。2、固定资产：1）请购：使用部门提出内部签呈会办财务课、管理课、采购课及相关部门（需会签至总部的再提报集团签呈，经总部职能单位签核）签呈复印件（含内部及集团的）交管理课管理课填写固定资产请购单固定资产请购单交使用部门资产管理员及部门主管签字管理课资产管理员及主管签字相关部门主管签字交采购部门询价稽核审核签字单位主管签核采购部门进行资产采购2） 验收：采购部门提供签呈、固定资产请购单、购销协议（含声明书及保证书）、资产说明书或图纸原件（需加盖单位鲜章）至管理课资产管理员资产到厂采购部门通知管理课资产管理员及使用部门资产管理员收货管理课进行资产编号、开具固定资产验收单验收单交使用部门资产管理员及主管、管理部门资产管理员及主管、相关部门主管签字固定资产验收单之支付凭证联交采购部门3） 领用：管理部资产管理员填写固定资产登记卡交使用部门资产管理员签字制作固定资产牌粘贴于资产显眼处使用部门资产管理员将验收资产移至使用部门4） 档案建立：管理课资产管理员将签呈、固定资产请购单、购销协议（含声明书及保证书）、资产说明书或图纸原件（需加盖单位鲜章）、固定资产验收单固定资产登记卡装入档案袋在档案袋上注明资产编号及名称5） 月报：每月25日制作固定资产异动明细表交部门主管签字、财务部门签字后留存6） 盘点：每年06月及12月盘点。盘点完毕后出具盘点报告管理课主管、财务部门、单位主管签字电子档传总部管理处签字档原件存档3、通讯管理（含座机及手机）：1）申请：使用部门或使用人填写内部签呈会办管理课、财务课交单位主管核准2）安装及使用：使用部门将内部签呈复印件交管理课管理课办理相关手续（手机登记号码）3）费用报销：a) 手机使用人每月初5日前将上月手机话费收据原件、内部签呈复印件粘贴于零用金支付传票后面交管理课主管签字（留存手机话费复印件）交财务课审核交单位主管签核财务课发放现金b) 座机：管理课每月8日前制作当月电话费用明细表交单位主管签核复印件及座机话费收据原件粘贴于请款单上交财务课审核交单位主管签核财务课开具支票电话费用明细表原件留存4) 月报：管理课依留存之手机话费收据、座机话费收据分部门进行费用汇总交单位主管签核4、车辆管理1) 用车申请：使用部门填写派车单部门主管签核管理课主管签核并派车派车单交司机出车司机将派车单交警卫登记出厂时间及检验用车人员、携带物品并签字派车单第一联留警卫处车辆回厂后司机交派车单第二联至警卫警卫填写回厂时间并签字派车单第二联返还司机次日警卫将第一联交管理课说明：非行政班时间及休息日、节假日用车派车单需单位主管签核后再交管理课派车2) 出车费用：司机每次出车后将产生票据交用车人签字司机填写出车费用明细表分部门将发生费用分摊到用车部门（加油费不分摊）交管理课主管签核第一联管理课留存第二联与派车单及票据等粘贴于零用金支付传票上予以请款3）车辆维修：司机填写维修申请单（例明故障原因、需修换材料及预估金额）管理课主管签核单位主管签核司机进行修车维修申请单进行验收确认管理课主管审核单位主管签核修换材料由司机填具报废申请单报废旧品及报废申请单交库管5、就餐管理1）餐票申请：管理课至政府食堂领用2）餐票领用：管理课定时分部门进行发放领用人签字月底回收未用之餐票返还政府食堂3）月报：管理课每月25日依当月餐票发放明细表统计上月26日本月25日各部门餐票发放数量（分早、中、晚餐次）核算金额制作当月就餐费用明细表管理课主管签核单位主管签核就餐费用明细表及餐票发放明细表复印件粘贴于餐费请款单后面进行请款财务课审核单位主管签核财务课发放现金或支票就餐费用明细表及餐票发放明细表之原件存档说明：餐票发放明细表不得涂改，不得代人签字 4）误餐报销：申请人填误餐申请表附派车单或员工公出记录表部门主管签字管理课审核管理课每月26日制作报表部门主管签字单位主管签字原件交财务核算复印件存档6、印信管理1）申请：使用部门填写请发（制）印信申请表部门主管签核印信保管人签核管理课主管审核规格、型号、材质并签核单位主管签核2）制作及领用：库管填写请购单采购课采购管理课确认入库领用资产管理员拓具印模、登记入印模备查登记表、个人物品领用登记表二、人事组1、人员招聘：使用部门填写招聘申请表部门主管签字人事会办签字单位主管签字人事发布招聘信息进行人员面试：人事审核缴纳证件应征人员填应聘人员资料表人事进行初试（含电脑操作测试等）用人部门进行复试并填写面试人员评估表单位主管复试（主管级或依主管要求）人事填写新进人员薪资核定表用人部门签核人事会签单位主管签核发放录用通知函、新员工入职须知员工自行至指定医院办理健康体检并取得健康证说明：人事须认真检查身份证、学历证、专业技术证、户口簿之原件是否真实、有效，应征人员必须携带以上证件之原件及复印件、免冠一寸近照一张（复印件及照片与应聘人员资料表一并留存）。2、员工入职：人事查核健康证、录用通知函、新员工入职须知照片4张、原单位离职证明及社保转移手续是否齐全、有效发放保证书人事资料卡识别证、考勤卡引导员工至行政组办理领取餐票、工作服及办公用品3、档案管理：依人事资料卡登记电子档并将以上资料存入档案袋并在表面写明工号、姓名、所在部门。4、员工考勤：每日进行考勤记录检查，如有异常立即通知所在部门办理相关手续；每月11日、26日督促各部门提交点工表，根据考勤记录、点工表、加班单、调休单、请假卡核查员工当月考勤。5、员工奖惩：申请部门填写奖惩申报表会办人事组单位主管签核通知被奖惩人或所在部门主管签名确认三日内发布奖惩公告奖惩申报表存入员工档案6、员工培训：员工入职前日提交新员工培训计划表排定培训日期、课程、讲师会讲师签字单位主管签核准备培训器材进行培训：每日进行培训签到、培训过程关注、引导及安排员工就餐及休息。7、向心力活动：人事组提前十二日填写向心力活动申请表部门主管签核单位主管签核总部人力资源处核准人事组发布向心力活动宣传各部门共同协助进行筹备向心力活动开展两周内提报向心力活动分析表部门主管签核单位主管签核总部人力资源处签核存档三、例传表单1、日报：工程日报表：次日下班前（建设事业部工程处）2、周报：1) 总务管理工作周报（指上周四本周三工作）：每周四下班前（总部管理处）2) 营建工程周报表：每周一下班前（建设事业部工程处）3) 单位最高主管动态表：每周四下班前（总部人力资源处）4) 人力资源工作周报（指上周四本周三工作）：每周四下班前（总部人力资源处）3、月报表：1) 电话联络表：每月5日前（总部管理处）2) 工厂管理体系人数统计表：每月5日前（总部管理处）3) 管理费用统计表：每月5日前（总部管理处）4) 房屋租赁状况表：每月5日前（总部管理处）5) 废品收入明细表：每月5日前（总部管理处）6) 零配件仓月报表：每月10日前（总部管理处）7) 总务管理月报表：每月16日前（总部管理处）8) 工程资料月报表：每月5日前（建设事业部工程处）9) 培训月报表：每月5日前（总部人力资源处-教育训练处石富刚）10) 工厂组织架构：每月5日前（总部人力资源处-组织发展部陈玲）4、季度报表（总部管理处）：1) 签约宾馆状况统计表：每3、6、9、12月5日前2) 车辆使用状况统计表：每学期、5、8、11月5日前5、半年度报表（总部管理处）：印信管理状况统计表：每年6月及12月5日前6、年度报表（总部管理处）：年度管理费用统计表：每年1月5日前7、其他报表（总部人力资源处）人力资源紧急事件报告表：发生工伤、劳资纠纷、意外伤害事件、体检异常问题、社保异常问题、休长病假申请表等事件时须在三个工作日提报。四、内部例行报表（交管理课主管）1、日报：1）低值易耗品及零配件验收单2）低值易耗品及零配件领料单2、周报：管理人员周报表：每周三下班前提交上周四至