担保公司业务档案管理制度.doc

担保公司业务档案管理细则第一条 总则（一） 为规范公司档案管理、保证担保项目资料及人事资料的安全与完整，特制定本制度。（二） 担保业务档案是指公司在办理担保业务过程中形成的记录并反映担保业务的重要凭据，包括未保项目的客户档案；已保项目（含在保和脱保项目）、担保投资项目、业务合作项目等形成的文书档案、经济档案、客户档案；反担保标的物权力证书。（三） 档案管理的目标是“在流程中完成，在收集中整理，在补充中完备”。第二条 业务档案管理（一） 公司档案管理将根据客户档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等流程执行，做到分类科学、流程收集与补充、方便查阅、及时移交，严防毁损散失，确保业务档案完整与安全，确保相关法律手续完备与有效。（二） 业务档案按担保客户或项目建立，做到一户一档，分类编序管理。公司内部管理资料实行集中管理。（三） 档案管理责任部门。行政人事部是公司业务档案管理的责任部门，对以下不同性质的档案有保管责任：1. 未保项目的客户档案；2. 已保项目（含在保和脱保项目）、担保投资项目、业务合作项目等形成的文书档案、经济档案、客户档案；3. 反担保标的物权力证书。第三条 业务档案分类（一） 公司担保业务档案细分1. 权证类档案主要包括抵（质）押物的权属证书及相关抵（质）押反担保物的文件、清单、证明、保险单、评估书等界时脱保后需还给客户的档案，存放在行政人事部，业务及财务部门有清单备查；2. 要件类档案主要包括借款合同、担保合同、委托担保协议、担保协议、公证书、律师见证书、抵（质）押保证反担保协议等法律诉讼时需要的档案，该类档案经部门经理以上批准才能对外借阅；3. 备查类档案主要包括客户基本资料、审批过程资料、保后检查资料等用于查询的档案，经档案管理员同意可以借阅。（二） 公司内部管理资料列为综合类，内容包括各类业务统计报表、登记表、业务调查报告及有关业务处理意见等。（三） 客户（项目）档案及公司内部管理资料包括重权证原件等，均以客户（项目）为单位，分区、分类存放在档案柜，存放顺序按档案编号排列：立卷区：存放在保项目的权证类、要件类、备查类档案；属重点管理的档案；归档区：存放解保项目的权证类、要件类、备查类档案；综合区：存放公司内部管理资料档案。第四条 业务归档要求1. 归档的业务档案必须为原件或与原件核对盖有“经核对与原件相符”章的复印件，不允许是传真件，与文件有关的签报、批示等附属材料均应齐全完整；各担保业务部门在排列资料清单时，需依照一定的顺序（见附件：业务档案归档要求）。2. 同一笔业务的原件及附件形成同一档案，应放在一起组卷；3. 卷内文件要逐页编号，使用号码机在文件正面右上角、背面左上角边缘按顺序打号，有效页编一个号；4. 组卷资料由归档责任人逐件填写一式三份资料目录，连同档案移交管理部，并履行移交手续；5. 资料目录归档责任人、监交人各存一份，案卷组卷一份；6. 归档时间：各担保、委托贷款项目的业务档案必须在保证合同、保函或委托贷款协议生效后的十个工作日内完成归档手续，并交行政人事部立档保管； 7. 保证合同、保函或委托贷款协议生效后的十个工作日内档案资料不齐全的，仍必须将已有资料先行归档，对缺项资料应列入缺项资料清单，并注明缺项的原因，交档案保管员审核。原项目审核人根据合理的时限跟踪缺项资料的归档。对于业务部门归档的资料，档案保管员不得拒收，如因拒收造成损失或评级、调级的，由档案管理员负责。8. 任何部门或个人都不允许保存、销毁应归档的业务资料原件。第五条 业务档案管理流程（一） 档案移交业务发生后，项目业务责任人应在规定的时间内整理好担保业务原始资料，在出具保函后五个工作日内将项目相关资料交部门负责档案收集的业务助理，经业务助理负责收集并登记业务资料移交清单，经客户经理和业务助理双方签字确认；由业务助理整理并确保档案的完整、准确性后将全部资料移交行政人事部业务档案管理员，双方签字确认。客户经理可对有关业务资料复印保存。（二） 在首次归档时必须具备的资料1. 确立业务关系的经济合同类资料与银行签订的保证合同、借款合同等；与项目公司签订的协议，如担保协议、委托贷款协议、经济咨询服务协议等；2. 反担保措施类资料 在签订保证合同前应已办理的反担保措施文件，如抵押协议、股权质押协议、无限责任保证书、内部认购协议、预售合同等； 与反担保措施相关的其他重要文件，如项目公司的董事会决议、董事会成员名单及签字式样、股东会决议、法定代表人身份证明等；3. 担保公司内部文件资料；4. 项目公司基本资料；5. 其他资料。（三） 可后续归档的资料1. 在申请签订保证合同、保函或委托贷款协议时暂未完成的相关资料，但此类资料须经有权审批人审批认可；2. 在正常操作情况下，后续发生与业务相关的资料：保后监管报告；保后监管过程中获得的资料；所取得的物权凭证的复印件；担保过程中同意用款审批表；同意用款通知书复印件。（四） 其他应归档的资料 各担保公司管理部对担保业务后续发生的与业务相关的资料的归档，须积极督促项目经理归档，并派审核人员定期检查档案，确保每一个业务档案的完整性； 物权凭证的移交：物权凭证应从业务部门移交到行政人事部，由行政人事部移交至财务部；行政人事部在接受一般档案和要件档案的同时，也应对物权凭证的及时移交情况进行检查。（五） 立卷：档案管理员对业务员移交的业务档案进行分类整理及立卷，填写立卷档案卷内文件目录，同时建立归档档案保管清册。此工作要在三个工作日之内完成。（六） 归案：档案管理员凭免除担保责任书将已完成担保责任的客户档案从立卷区抽出，将其转入归档区重新编号保管，同时建立归档档案保管清册。（七） 调阅：档案的借、查阅应严格办理相应的审批手续，客户经理调阅担保业务档案应填写档案借阅单，登记调阅人姓名、调阅日期、调阅内容，报行政总监批准同意后方可查阅。（八） 担保业务档案应现场调阅，确需外借应报总经理批准同意后方可查阅。行政人事部在对外借出档案时，应审核借阅期限的合理性，并严格按审批的期限跟踪外借档案的归档。档案外借逾期未归还的，按档案未归档处理。行政人事部应严格按规定对归档档案及借阅情况进行登记造册。（九） 业务部门可调阅备查类档案，要件类及权证类档案只能由行政人事部调阅。（十） 提取：因业务需要需提取财务保管的重要权证时，要经由档案管理人员办理调阅手续后，到财务部签字领取，收回权证时，交由法律专员返还财务部并注销登记。（十一） 保管：档案管理人员要对业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，不得违章借出业务档案。要定期检查各类档案的保管情况，并书面记录检查结果。（十二） 销毁：保管期满的业务档案，要由档案管理部门提出销毁意见，并编造业务档案销毁清册，列名档案的名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。档案管理部门和业务部门要共同派员监销，并将监销情况报告总经理。第六条 业务档案管理责任（一） 委托贷款、担保项目放款(或出具保函)后10个工作日内，未将档案资料整理归档的，以及1个月内未补齐所缺资料，未能通过行政人事部审核验收的，均视为未归档。（二） 对于担保项目放款(或出具保函)后10个工作日内，未将档案资料整理归档的，每个项目将从该项目经理A角的当月绩效工资中扣罚500元。当月累计有2个及以上未完成的，从其当月绩效工资中扣罚500元的相应倍数。对在1个月内未补齐所缺资料，未能通过风险管理部审核验收的，将暂停该项目经理新项目的报会申请。（三） 业务部门经理对本部门员工承担相同比例的连带责任，但最高限额不超过1000元。（四） 行政人事部档案管理员要确保档案资料的完好和安全，若发生已提交档案资料遗失经界定责任无误的，从其当月绩效工资中扣罚500元/个，行政人事部总监承担连带责任，但最高限额不超过1000元。（五） 行政人事部每季度统计档案归档情况，编制处罚清单报行政人事总监、总经理。对于特殊情况未能完成档案归档的，要事先得到公司总经理的审批同意。（六） 对于暂停项目报会的项目经理，在规定时间内完成档案归档的，经公司总经理审批同意后方可恢复项目报会，但罚款将不再返还。（七） 对故意损毁、遗失、擅自销毁