物流信息系统对数据的要求.doc

物流信息系统对数据的要求（作者：陆大勇）关键词物流信息系统数据要求内容摘要物流信息系统作为重要的辅助管理工具，还没有充分发挥其应有的效用，不能充分发挥效用的一个重要原因是录入系统的数据达不到系统的要求。作者结合多年的物流操作经验和软件设计经验，总结出物流信息系统对数据的五点要求，即数据统一性、数据唯一性、数据完整性、数据连续性、数据准确性，以及如何达到这五点要求。企业采用信息系统，目的是提高效率和降低成本。但是，实际使用信息系统一段时间后，很多企业会发现效率没有提高，成本也没有降低，投入的大笔资金倒是没了踪影。某大型物流公司与客户结算一个月的物流费用，用物流系统计算出来的数据与用财务软件计算出的数据相差一百多万元，一个月的结算费用为什么出现这么大的差异？已经有很多企业开始使用物流信息系统，但是就应用状况来看，实际产生的效益远远小于当初设想。在参与物流实际操作和软件设计的四年多中，我发现物流信息系统使用不尽人意的一个重要原因是，实际录入系统的数据与系统设计时假定的数据存在差异，使得物流系统许多功能无法实现，数据的准确性也得不到保证。只有物流信息系统的数据达到了以下五点要求，才能充分发挥物流信息系统的作用。这篇文章的目标读者是物流信息系统的使用者，希望能够对他们正确使用物流信息系统有所帮助。一、数据统一性，即相同对象在所有记录处的命名相同。数据统一性出现问题较多的有客户名称、供应商名称、货物名称、城市名称。客户名称和供应商名称有的用全称，有的用简称，或者同样用简称，但是简略方式不同。货物名称有的只用品名，有的在品名后再加上包装规格。城市名称差异主要在于最大和最小地理位置的选择上。经常使用EXCEL的人感觉得到，如果在同一个表里不同的单元格或者不同的表里，同一客户使用不同的名称，其他人看这些表就不知是不是同一客户了。在物流信息系统里，只要有一个字的差异，同一个客户就会分析成不同的客户。没有做到数据统一性可能出现以下问题：1、同一个客户的业务量被分散成几块，没有达到统计的目的，给客户业务分析和应收帐款结算带来麻烦；2、同一个供应商的业务量被散成几块，给应付帐款结算带来麻烦；3、业务量记录被重复调用，统计得出的经营数据比实际业务量大。只要出现以上任何一种情况，都需要人工重新计算，大大增加工作量，甚至出现严重差错。解决数据统一性的办法，首先，要确定各种对象的命名规则，确定名称由哪几部分组成，以及每个部分的内容要求；其次，在增加新名称前，检查以前是否已经给该对象命名，如果已经命名就使用以前的名称，如果没有命名，则按命名规则增加名称。二、数据唯一性，即相同的信息只保存一次。数据唯一性出现问题有两种情况，一是使用功能重叠的多个系统，二是在相同的系统里存在数据重复保存。有些物流公司同一个项目采用了两三套物流软件，最后却发现各套软件的数据存在差异，不知哪套软件的数据才是准确的。一个项目只应该使用一套物流系统，甚至全公司所有项目能够使用同一套系统最好，与其把时间用在为多套系统录入数据，不如把时间用于保障一套系统数据的准确性，这样还能减少软件的采购成本和使用成本。清除无用的数据与保存有用的数据同等重要，如果无用的数据太多，有用的数据也变得无用。有些人以为数据保存越多越安全，因此相同的数据保存在几个地方，不同处记录又不完全相同，一方面增加了数据录入的工作量，另一方面造成了数据的混乱。解决同一物流系统内部数据唯一性的问题，物流系统本身的设计有重要的作用，系统可以通过流程管理，避免不同模块输入相同内容；通过字段唯一性检索，避免相同记录在同一模块出现；通过数据引用，避免非唯一性索引字段内容存在差异。但是，系统本身对数据唯一行的控制是建立在数据统一性的基础上的，如果数据统一性没有做到，系统没法分辨数据是否重复。三、数据完整性，包括记录完整性和字段完整性。打个比方，物流公司运输了10票货物，系统只录入了9票，这是记录完整性没有到达；其中有一票漏算接货费200元，或者客户的联系方式漏填了，这是字段完整性没有达到，前者是费用字段不完整，后者是非费用字段不完整。记录完整性是指每次进库、出库、运输等操作全部作为记录录入系统；字段完整性是指每条记录每个字段内容完整。少了一条记录就少一份业务量，少收取一部分费用，这相对容易检查出来。费用字段不完整很难发现，非费用字段完整性在传统管理中没有体现多大的作用，在物流信息系统中体现作用需要大量数据的积累，有些人对非费用字段完整性不重视，在操作过程中，他们为了减少工作量，遗漏一些字段不填写。在某航空货代公司，有些操作员在收货录单时，没有把发件人联系电话输入。航空运输对信息反馈及时性要求非常高，操作人员打开系统向客户作信息反馈时，在系统上找不到客户的联系电话，不得不翻找其它资料。信息反馈的速度降低了，甚至因为找不到某些客户的联系电话，没法向他们反馈信息，导致客户大量投诉。仅仅因为录单时漏填了客户的电话，既增加了工作难度和操作时间，又降低了服务水平。在仓储管理中，数据的完整性更加重要，而且要求更高。很多人知道从程序设计逻辑上看，物流信息系统应该能够实现自动安排库位，某些软件公司也宣传自己做的系统有这个功能，但是在现实中，还没有听说哪一家物流公司真正实现物流信息系统自动安排库位。在仓库比较小的时候，人工安排库位与系统自动安排库位的效率差得不是太多。但是当面对几万平方米的大型立体仓库，而且帕累托法则又无处不在时，用人工保证库位安排合理化就不可能了。如果利用系统自动安排库位，除了系统具有优秀的程序逻辑外，还需要大量数据，如货物的存量、进库频率、出库频率、每种货物的尺寸、每种货物的重量、托盘的尺寸、托盘的重量、货架的长宽高、货架的承重能力、货架位的数量、地面的承重能力等。其中，货物的存量、进库频率、出库频率是动态变化的，人工进行预测不可能，只能由系统根据历史数据作动态的分析。所以，系统自动安排库位需要大量基础数据，还需要一定历史操作记录的积累。要完成这些数据的录入是一个非常大的工作量，但是一旦所有数据都录入，对仓储管理工作将是一个质的飞跃。可以大量减少设备投入、降低人工工作量，提高仓库利用率。曾经计算过某物流公司的某个基地，库位利用率只有41.4%，如果库位安排合理，库位利用率至少可以提高1倍，操作效率可以提高30%以上，这意味着仓库租赁成本不变，操作成本提高三分之一，收入能力就可以提高1倍。记录的完整性决定了业务量的统计，字段的完整性影响了工作效率，两者都是非常重要的。如果系统对内容完整性控制过严，会大量增加系统使用之初的工作量，甚至影响系统的正常运行，但是不予控制又会影响系统功能的扩展，对系统设计者来说这是个二难处境。对系统使用者来说，应该意识到，系统要求的每一条记录、每一个子段都有其作用，在系统使用之初，为了尽快发挥物流系统的效用，可以暂缓一些字段的录入。但是，要逐步完善所有数据，保证数据的完整性。四、数据连续性，即不删除或修改已经保存的记录，同一条记录在不同时间保持相同。系统数据有两种类型，一类是与业务量相关的记录，一类是供记录引用的基础数据。与业务量相关的记录不能修改，更不能删除；供记录引用的基础数据可以对非关键性字段进行修改，但是不能修改关键字段，也不能删除。录入系统数据难免会出错，发现与业务量相关的记录错误后，有些人习惯直接将记录删除，或者修改记录里的数量和金额。发现系统数据出错，往往是过了一段时间后，在系统数据录入到发现错误，可能这些数据已经被用于制作报表。如果没有保持数据连续性，过一段时间再制作报表，两份报表存在差异，而且无法找出差异的原因，分辨不出哪份报表是正确的。供记录引用的基础数据倒不是完全不能修改，例如，客户的联系方式变了，一定是要修改的。基础数据非关键性字段可以修改，但是，如客户代码等被引用的关键性字段不能修改。有些基础资料在以后的记录里不再被引用，例如与客户已经终止合作关系，或者某种货物不再储运，这些资料也不能删除，否则，调用以前的数据就可能出错。 对于基础数据，可以对非关键性字段的内容进行调整；如果是操作记录录入错误，可以像会计中的红字冲减一样处理。例如，如果是操作人员将进库100件录入成进库1000件，不能将原来的记录1000修改为100，只能添加一条新记录进库 -900。不同时期的报表出现差异，也能够很快找出差异的原因，确定哪一个报表是正确的。五、数据准确性，即录入的数据必须与实际完全相符。如果说前面四点物流信息系统还能从一定程度进行分辨和控制，对数据准确性完全无法判断。例如，操作人员把甲客户输入成乙客户，把“北京”输入成“上海”，把“100”输入成“1000”，任何软件系统都是没有办法分辨的。如果说其他行业出现1%或者百分之几的误差是可以承受的话，物流行业万分之一的误差都很难承受，因为物流费用远远低于货物价值，损失百分之一的货物，可能需要百分之几十，甚至百分之几百的物流费用才能弥补，数据的准确性非常重要。某著名物流公司的副总调侃地说，“利润少10%亏得起，客户的货物丢了10%就赔不起了。”很遗憾的是，物流行业的准确性管理还处在较低的水平，货物运输目的地混淆、进出库数量搞错的情况经常发生。为了避免差错，系统能够做只是尽量减少操作人员输入数据的工作量，能够自动生成的就不要人工录入，同时提供检查数据准确性的平台。最关键的还要靠操作人员录入数据时仔细认真，尽量避免数据录入错误；数据录入后