TCS系统操作手册.doc

终端客户共享系统操作手册目录 TCS 系统 中国区财务 更新日期作者更新内容 2010 7 26袁本忠客户网上对账 目录 1 引言 1 1 1 编写目的 1 1 2 功能简介 1 1 3 客户注册 1 1 4 忘记密码 1 2 客户往来管理 5 2 1 海尔往来明细帐 5 2 2 账务网上勾兑 5 3 自助服务 8 3 1 可开货余额查询 8 3 2 客户发票明细查询 8 3 3 客户收据明细查询 8 3 4 发票签收 8 3 5 客户订单一票到底 8 3 6 商业奖励兑现查询 8 海尔终端客户共享系统操作手册海尔终端客户共享系统操作手册 第一章 引言引言 TCS 系统简介 外网地址 https 58 56 128 8 tcs 系统入门是很容易的 当然你应该先已取得用户号与密码 有在因特网上浏览经验的 用户更容易上手 因为系统的的各种特点和功能都与因特网相似 TCSTCS Terminal Customer Share systemTerminal Customer Share system TCSTCS 功能介绍功能介绍 目前海尔终端客户共享系统 以下简称 TCS 系统 已实现如下功能 1 1 账务网上勾兑 账务网上勾兑 提供 2 种方式导入客户明细账 a 利用模版导入客户明细账 b 将海尔方明细账根据客户选择转换成客户明细账 2 2 自助服务管理 自助服务管理 客户通过网上签收发票 收据以及商业奖励网上确认和网上转款 申请等自助服务 以及内部用户相应的审批手续 可以实时查询客户开货余额 订单一票 到底 客户发票明细 客户收据明细 商业奖励兑现查询 一 海尔客户注册海尔客户注册 打开浏览器并输入 TCS 系统网址 此时出现如下图所示的登陆界面 点击客户注册后 弹出如下界面 首先要填写登录账号后 再选择工贸然后输入您的客户全称 即售达方全称 用户姓名 Email 手机号码 点击注册系统会提示是否注册成功 如果信息填写错误系统会提示 如果提示注册 成功 即可点击退出系统 登陆系统点击 获取密码 填写相关信息后 系统会在账号开通的前提下将密码发送到你的手机 上 即可登录系统操作和查询相关信息 注意事项 注意事项 多次输入密码都提示 用户不合法 情况 请重新获取密码后在登录系统即可 二 忘记密码 如果你在登陆系统时 密码忘记无法登陆系统时 你可以点击登录界面中 获取密码 出现如下 图所示 在页面上输入您的登录账号和手机号码 点击获取 系统自动将密码发送到手机上 对已开通的 用户一般在 5 分钟内发送到你的手机上 注意事项 注意事项 如果系统会提示 手机号码错误 内部人员请到人力系统中核实一下手机号是否正 确 客户手机号变更后要及时在 TCS 系统里修改手机号码 第二章第二章 往来账务管理往来账务管理 1 1 海尔往来账 海尔往来账 海尔往来明细账 客户无需输入其他任何条件 直接进入此模块 即可查询所有公司 下的付款方 客户简称 余额 点击付款方名称 客户简称 即可弹出该付款方的明细账 代表系统自动勾兑标记 Y 代表手工勾兑标记 N 表示未勾兑的单据 2 2 客户网上对帐客户网上对帐 客户进入此模块后 系统显示当月需要核对在各公司下的对账预算 双击客户编码后进入 往来勾兑的页面 通过一键式生成对账单 经查询海尔往来账对海尔明细全部确认 即双 通过一键式生成对账单 经查询海尔往来账对海尔明细全部确认 即双 方无差异 方无差异 此方式适合无差异的对账单 即客户的期末余额及本月明细与 此方式适合无差异的对账单 即客户的期末余额及本月明细与 我方一致的情况 我方一致的情况 可直接点击可直接点击 对账单立即生成 对账结束 此种对账方式 对账单立即生成 对账结束 此种对账方式 简单快捷 简单快捷 通过明细勾兑方式生成对账单 通过明细勾兑方式生成对账单 五步骤 五步骤 转换明细账或导入明细账转换明细账或导入明细账 自动勾兑或手工勾兑自动勾兑或手工勾兑 生成对账单生成对账单 客户确认客户确认 海尔确认海尔确认 目前提供两种导入客户明细账的方式 第一种为将海尔明细账转换成客户明细账的方 式 第二种是按照提供客户明细账模版导入的方式 客户导入明细账 自动勾兑 手工勾兑账务以及往来账务的转换 生成对账单 对导 入有错误的可以进行删除 点击所要查询的一列中的 X 即可删除 者点击 明细删 除 即可全部清除已转换的明细账 首次进行网上对账的客户 需要录入上个月的期末余额 需点击 确定 按钮 如下图所示 准确录入期初余额确定后 系统继续加载海尔方明细帐 如下图所示 往来账转换 按钮 将被选择的海尔明细账转为客户的明细账 导入客户明细账 按钮 客户利用 EXCEL 模板进行往来账的导入功能 如下图所示 点击 浏览 按钮 选择本地要导入的 EXCEL 模板后 点击 上传 按钮 将 EXCEL 的数据上传到服务 器 如下图所示 演示数据 上传成功后 点击 确定 按钮 返回往来账勾兑页面 可以继续进行往来账勾兑 本月往来账勾兑成功后 点击 生成对账单 按钮 如下图 点击 客户确认 按钮后 即可完成本月对账的功能 在客户和海尔双方确认后 对账单方可生效 打印预览 按钮才能打印对账单 海尔退回 按钮 对帐单如果出现错误或者对账单与实际对账不符 海尔有权将客 户生成的对账单取消 录入客户本月对账单的退回原因 从而提醒客户 让客户继续勾兑 双方账务 如下图所示 填写退回原因后 点击 退回 按钮 对账单即可完成退回功能 对账单退回即初 始化客户的往来账勾兑 退回后需要客户再次确认后方可查看对账单 注意事项 注意事项 1 已经勾兑的往来账即使选择了也不能进行转换 也就是说只有未勾兑的海尔往来 账才能转换为客户的往来账 2 借 贷 方向 一般情况下客户的余额为 借方 3 对账单后未达的 需要先确定未达类型后才可以审核对账单 1 1 按钮功能说明 按钮功能说明 无差异对账单生成 按钮 可以直接生成对账单 无需进行明细勾兑 自动勾兑 按钮 系统自动检测双方所有未勾兑的往来账 对于票据号与金额一致 的往来账 系统将自动实现勾兑功能 并以 O 标识 手工勾兑 按钮 系统以双方所选择的未勾兑的往来账为基础 在双方勾选的总金 额完全一致的情况下 实现勾兑功能 并以 Y 标示 保存按钮 勾兑完成后 用户可点击此按钮 进行双方未达项的调整功能 并根 据用户勾兑的情况 准确自动的统计双方调整后余额 生成对账单 按钮 双方调整后余额完全一致后 此按钮方可使用 主要用于生成 对账单 客户确认 客户对完账生成对账单后 需要客户点击 客户确认 即审核动作 海尔确认 客户点击 客户确认 后 海尔方才可以点击 海尔确认 即审核 动作 海尔期末明细 按钮 以售达方为单位 统计所有付款方客户的期末明细 提供打 印 海尔未达明细 按钮 客户勾兑确认后 海尔方所有未勾兑的往来账明细 提供打 印功能 客户未达明细 按钮 客户勾兑确认后 客户方所有未勾兑的往来账明细 提供打 印功能 撤销勾兑 按钮 客户勾兑确认后 在未生成对账单之前 可以利用此按钮取消勾 兑结果 明细删除 按钮 客户明细转换或者导入后 若发现错误 可利用此按钮删除已转换 的明细 第三章第三章 自助服务自助服务 客户自助服务是给客户提供了发票签收 收据签收 商业奖励网上确认 客户余额查 询 商业政策兑现查询 订单一票到底 发票明细查询 收据明细查询等相关信息查询 使客户能够及时了解自己的相关业务 1 1 客户开货余额 客户开货余额 此余额为时时余额 此余额为时时余额 客户余额查询说明 客户余额查询说明 客户查询时不用选择任何条件 即可查询出该客户在所有公司下 的付款方时时开货余额 2 2 客户发票明细查询客户发票明细查询 客户进入 自助服务 客户发票明细 查询 可以按照发票号码查询 也可以按照发 票日期查询 只能查询客户自己的发票明细 3 3 客户收据明细查询 客户收据明细查询 客户进入 自助服务 客户收据明细 查询 可以按照收据号码查询 也可以按照发 票日期查询 只能查询客户自己的收据明细 4 4 发票签收 发票签收 系统中发票签收功能的操作人员为四种角色 税票中心 分公司财务 客户经理 客 户 系统会自动根据登陆用户判断操作的角色 发票传递基本流程为 税票中心 分公司财务 客户经理 客户 具体角色说明 1 1 客户财务角色权限说明 客户财务角色权限说明 a 签收 客户财务收到客户经理务通过邮寄或其它非邮寄的方式传递的发票 核对 一致后进行签收 b 退票 客户财务收到工贸财务通过邮寄或其它非邮寄的方式传递的发票后 对有 问题的发票直接在系统进行退票操作 无需先签收后退票 注意事项 注意事项 1 不管是网上对账客户和非网上对账客户 目前工贸财务都需要做 财务核销的动 作 2 只有网上对账客户才可以在 TCS 里进行操作 对非网上对账客户是不能在 TCS 里 做操作的 2 2 发票退票流程 发票退票流程 在发票传递的过程中 因发票价格或进项不能抵扣等原因需要办理冲票 可进行发票 退票的流程 退票流程也与发票签收的流程一样 是逐步执行的 就是说如果客户退票 即由客户为退票流程起点 反向向上进行发票退票的传递 日日顺发票退票基本流程 客户退票 客户经理签收退票 客户经理退票 分公司 财务签收退票 分公司财务退票 税票中心签收退票 税票中心冲票核销 分公司发票退票基本流程 客户退票 客户经理签收退票 客户经理退票 分公司 财务签收退票 分公司财务签收退票 分公司财务冲红核销 3 3 发票传递操作指导 发票传递操作指导 3 13 1 客户签收 客户签收 网上对账客户 操作角色客户财务 网上对账客户 操作角色客户财务 客户收到客户经理转交的发票 根据收到的实 际发票号核对 如果没有问题的话 在系统中点击 签收 按钮 系统将保存签收人和签 收日期 盖章确认转客户经理 操作类型选择 签收 点击 自助服务 发票签收 进入以下页面 可以按照发票号码查询签收 也可以 不输入发票号码 点击 确定 后 即可进入以下页面 选择所收到的发票号后点击签收 视同客户收 到此发票 3 23 2 发票退票 发票退票 在发票传递过程中 可能会因发票价格或直扣或不能抵扣等原因 导致客户退票 发 票系统退票流程与发票签收相反的流程 以第一个退票人为起点 向上退回 选中需要 退回的发票后 点击 退