礼金礼品收发管理规定.doc

礼金礼品收发管理规定第一条 目的规范礼金礼品的收、发管理，完善相应制度，预防和杜绝腐败的发生。第二条 范围适用于有限公司全体员工。第三条 职责一、董事长：批准对公司收取的礼金、礼品的处理。二、行政部：设定专人负责所收礼金、礼品的收、发和管理。第四条 术语定义一、礼金：包括现金、购物券、储蓄单、债券、股票及其他有价证券、消费卡、购物卡、电话充值卡、加油卡、商品提货单等各种支付凭证。二、礼品：包括小纪念品（贺卡、明信片除外）、办公用品、保健品、化妆品、食品、烟、酒、收藏品、服装饰品等物品。三、合作方：指为公司提供或间接提供产品或服务的组织或个人，包括设备供应商、临采物资供应商（办公用品物资等）、广告媒体等合作机构。第五条 工作程序及要求一、 收受原则本着廉洁原则不接收合作方的礼金和礼品，在对方赠送礼金、礼品时，应遵循以下原则：1、积极婉言谢绝；2、经再次谢绝无法退却的，要打收条两张：其中一张要求赠送人签字后，随礼金、礼品一起上交；对方坚决不签字的，应再次说明公司的廉洁规定，尽量退还礼金、礼品；3、仍不能退还的接收并上交；4、收到合作方的邮递物，在不少于两人的情况下共同打开，如确认有礼金、礼品，接收人报本部门领导并上交；5、因商务礼节需要，合作方赠送的宣传纪念品（贺卡、明信片、宣传资料等除外），无法谢绝的，无需打收条。二、 上交时限对无法谢绝的礼金、礼品，必须上交到行政部，否则视为受贿。上交时间应遵循如下规定，未按规定时间上交，后期被发现或被举报，经查属实者将视情节处以200元至1000元罚款；情节更为严重的，除予以上述经济处罚外，还要进行降职、撤职处理；情节特别严重的，除予以上述经济处罚外，予以开除处理；违反法律的，依法追究法律责任。1、公司内收取的，收受人必须立即报部门经理并于24小时内上交；2、在公司外收取的，收受人必须立即上报部门经理并在返回公司后24小时内上交；3、在公司外收取到有保质期的食品后，10日内不能返回公司的，应在24小时内报部门经理同意后，自行处理，收取的其他礼金、礼品必须带回公司上交；4、因自己工作之便和职务上的影响，通过特定人员接收的礼金、礼品，员工必须立即上报部门经理并在24小时之内上交。三、上交流程及保管1、礼金、礼品交接管理员接到各部门送来的礼金、礼品后，核对数量、型号、规格、状态、编号等信息，并登记在上交礼金礼品登记处理表（见附件一）上，双方确认签字。2、分类管理管理员对接收到的礼金、礼品进行分类并进行统一管理，在礼金、礼品保存期间，管理员有责任保持礼金、礼品的完整，造成损坏或保管不善的丢失，无合理解释的照价赔偿；收到的现金交财务部门保管并开具收据。3、预警管理管理员对所保管的礼金、礼品负责，对有保质期和有使用期限的礼金、礼品进行预警管理，并及时上报进行处理，避免长期积压，造成不必要的浪费。4、管理员责任1）管理员应廉洁自律，不得采取不入账、少入账等行为侵吞礼金、礼品，不得私自动用礼品库内的礼品，否则将给予当事人根据实际情况处以300元以上的罚款，并直接开除处理；2）对因管理员工作失误造成不必要浪费的，根据情况处以200元以上的罚款。四、发放处理1、礼品转出在上交礼金礼品登记处理表登记后，由行政部经理确认后，对于烟、酒、茶、糖等类礼品，可直接转相关部门，接收方在确保食品的质量后方可使用；礼金（不包括现金），由领取人填写礼金礼品领取申请单（见附件二），经董事长确认后，在上交礼金礼品登记处理表登记后，方可领取。2、发放处理流程对无法转出的礼金礼品，可作为内部奖励、内部活动奖品等，也可作为公司商务礼仪方面的礼品馈赠或捐赠、慰问等用途，领取时需遵循如下流程：1）填写礼金礼品领取申请单（见附件二），由董事长审批；2）礼品管理员凭礼金礼品领取申请单发放礼品，领取人在上交礼金礼品登记处理表上签字确认。注：管理员负责每月库存的盘点，并将当月收发情况经部门经理签字，上报董事长；五、文档管理管理员负责对礼金、礼品收发文档的保管，上交礼金礼品登记处理表定期整理长期保