第二届属相文化博览会现场管理方案[1].doc

第二届属相文化博览会现场管理方案目录1. 前言2. 现场管理的原则3. 展会相关信息4. 展位信息5. 提供的相关设备及服务6. 入场管理7. 博览会现场广告管理8. 对参展商的行为管理9. 安全管理10. 餐饮管理11. 参展商的观众的投诉管理12. 现场保洁管理13. 对观众的服务管理14. 博览会的开幕式及现场管理15. 现场管理费用预算前 言博览会现场管理对本届属相文化博览会至关重要，现场管理做得不好会影响观众和参展商对博览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。为了使本次属相文化博览会有组织、有次序的、有计划、有目的进行。尽量减少展会期间带来了不必要的麻烦，促使本次博览会取的圆满的成功。 现场管理的原则：找出可能出现的问题并作精密分析。努力在不确定因素里找出尽量确定的因素。要有预案和预备力量。1、尽量利用服务链外包服务，进行监控。2、指定专人在专门时间负责专项工作，明前分工、分清职责、责任到人。3、对于重点工作，实行双重核查制度。4、对重要环节，负责人应及早提出注意问题，实时监督。5、重视对临时人员的短期培训。展会相关信息： 展会名称：第二届属相文化博览会 展会地点：贵州商业高等专科学校操场 展会时间：2013年5月18日20日 举办单位：贵州商业高等专科学校 承办单位：贵州商专旅游系会展教研室 协办单位：贵州商专旅游系会展11-1班和12-1班展位信息： 此次的展会采用的展位是标准展位（3 *3米），128元个，分4个区域，共32个展位。提供的相关设备及服务： 两张桌子、两张椅子、两瓶矿泉水、两份午餐配两名服务人员等。一、 入场管理为了减少人们对环境不熟悉的麻烦，主办单位应该在入口处设置显示牌或者指示标，以便于人们预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。 二、博览会现场广告管理 在本次博览会活动中，主办单位的广告方式很多，如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等。但无论采用什么样的广告载体，展会主办单位都必须制定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。三、对参展商的行为管理 主要工作依据是参展合同。在布展（尤其是某参展商需要进行特装时）、开展和撤展等不同阶段，展览会主办单位都应和参展商进行有效的沟通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要时主办单位可以采用强制性措施，以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展览会的顺利进行。四、 安全管理博览会现场的安全管理主要涉及三个方面，即盗窃、火灾和卫生。我们将针对这三个问题会在下述中展现。五、餐饮管理和学校食堂联系好，采用包餐方式，并通过合同条款对其菜单、份量和价格等进行严格的约束，以确保现场餐饮服务的质量。还有就是，在展会餐饮区，餐饮服务人员还应该对简易饭盒等餐具进行及时清理，为参展商和观众营造一个良好的就餐环境。 六、参展商和观众的投诉处理博览会举办过程中，不可避免地会存在个别参展商和观众会对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满，并向主办单位提出投诉，有些则直接到问询处投诉，这时我们有一个由8人组成的专门机构来处理各种投诉，做到有错就改，有好的意见、建议就采纳，努力做到使参展商和观众及服务人员有一个好的交易心情。七、现场保洁管理现场保洁分别从会展11-1班和会展12-1班中抽调25名同学其中由3个组长负责、分工。展览场地内公共区域的清洁工作由学校卫生部负责。展台内的清洁按“谁搭建、谁负责保洁”原则来负责。特装搭建商应在撤展时将展台内的装修垃圾清理带走。八、对观众的服务管理1、现场咨询2、商业搭对服务3、餐饮、休息和娱乐服务九、博览会的开幕式及现场管理（一）开幕式时间：2013年5月18日地点：贵州商业高等专科学校操场开幕式仪式：9:30a.m10:00a.m议程：1、支持人：介绍各级领导及嘉宾(约5分钟)2、校领导致欢迎词（约5分钟）3、系部领导致辞（约5分钟）4、参观者进入展馆环境布置：开幕式会场设在贵州商业高等专科学校操场，搭置4M10M彩色背版，铺设红地毯（8M12M2），悬挂横幅，营造祥和、热闹的气氛。（二）现场的管理为避免因人气空间高涨，造成现场混乱挤压、人员受伤的情况，特别加强控制现场秩序，安排人群有秩序地参观、购买及咨询，进行以下安排：1、 安保人员的安排：、在展览会各个入口、出口设置安保人员：2人/组2、 成立紧急事件小组：15人工作安排及职责：巡查8人 总台服务3人 处理博览会突发性特殊事件并给予调解4人（三）布展管理布展工作一般在展览会开幕前2天举行。 从而为展览会正式开幕做好准备的筹备阶段。布展期间的主要工作内容工作项目工作描述搭建展台期间与指定搭建商协调共同讨论和预防展台搭建过程中可能会出现的问题安排餐饮预先安排展览会现场的各项服务设施，其中，餐饮服务在搭建展台期间便可向参展商提供展位划线根据各参展商租用的场地位置和面积，划分好每一个展位的具体范围铺设地毯在场馆的公共区域、标准摊位等地方铺设地毯参展商报到和进场参展商凭合同或参展申请回执等有效证明到现场报到，办理相关入场手续，并领取相关证件现场施工管理派专人管理指定搭建商的现场施工活动，避免出现现场混乱或存有安全隐患搭建标准摊位完成所有标准摊位的制作，并认真核对展台号及各参展商的名称信息现场安全保卫工作做好相关安全保卫工作，如定期巡逻等布展清洁工作及时收集和处理布展所产生的垃圾接待媒体布展期间也会有部分媒体前来采访，因而主办单位还应安排专人负责媒体接待工作（四）撤展管理撤展期间的主要现场管理工作 工作项目工作标准具体描述拆除展台安全操作、恢复场地原貌对于标准摊位或由参展商委托施工的展台，由指定搭建商负责拆除。处理展品协助参展商妥善处理展品展览会结束后，参展商处理展品的常用方法有出售、赠送、回运或销毁，必要时主办单位应提供协助展场清洁把产生的垃圾及时清理由会展11-1班和会展12-1班同学负责安全管理加强安全和保卫工作定时巡逻，及时消除各种安全隐患十、现场管理费用的预算1.现场广告宣传费用 1000元2.餐饮费