08采购控制程序(修改).doc

北京东明兴业科技有限公司 采购控制程序DM/CX /08 B/ 00质量/环境管理体系文件文件编号：DM/CX /08 受控状态： 发布编号： 采 购 控 制 程 序版 次/修订：B/01 编制： 刘文艺 审核： 批准： 2009年2月 20 日发布 2009年2月 20日实施 北京东明兴业科技有限公司BEIJING DONGMING XINGYE SCIENCE TECHNOLOGY CO.,LTD1 目的对采购进行控制，确保所采购的产品能够满足规定的要求。2 适用范围适用于对生产所需的各种物资采购及服务；对供方进行选择、评价和控制。3 职责3.1 计划部是采购生产物资的主管部门。负责汇总采购申请、依据资材部的询价结果编制购买计划，进行购买作业。计划部负责供方业绩评定、并编制评审报告等。3.2 资材部负责对采购需求进行询价及供应商的选择；负责组织相关部门对供方进行评定，编制合格供方一览表，建立供方档案。3.3品管部根据与顾客确认的产品信息制定采购物资的标准、要求，并负责对采购产品的检验、试验或验证工作，并跟踪评定供方的品质。对供方进行定期评价和管理。3.4 所有采购需求须经主管副总审核，报总经理批准。44工作程序4.1采购物资分类根据其对随后的实现过程及其输出的影响，将采购物资分为三类：4.1.1重要物资：构成最终产品的主要部分或关键部分，直接影响最终产品品质或安全性能的物资。4.1.2一般物资：构成最终产品非关键部分，它一般不影响或略有影响最终产品的品质，但可采取措施予以纠正的物资。4.1.3辅助物资：非直接用于产品本身的起辅助作用的物资。4.2选择合格供方4.2.1资材部根据采购物资的技术标准和生产需要，通过对物资的质量、价格、供货期、账期等进行比较，选择合格的供方。对同类的重要物资和一般物资，应同时选择两家以上的合格供方。计划部负责建立并保存合格供方的质量记录。根据产品类别，明确对供方的控制方式和程度。4.2.2对有多年业务往来的重要物资的供方，应提供充分的书面证明材料，可以包括以下内容（d项必须进行评价，其他资料依实际情况而定），证实其质量保证能力：a）体系认证证书；b）公司对供方质量管理体系审核的结果；c）供方的其他客户对其满意程度的信息调查；d）供方产品的质量、价格、交货能力、账期等情况；e）供方的财务状况及服务和支持能力等。4.2.3对重要物资的新供方，资材部组织由资材部、计划部、品管部相关人员组成的审核小组对供方进行综合评审，并编制供方评审报告报主管副总批示；审核合格，并提供充分的材料外（至少应含4.2.2的b、d及e）；还需经样品测试及小批量试用，以下各条件均合格方可供货： a）新供方依据我方提出的技术要求提供样品；b）品管部验证样品，出具验证报告，复印件交资材部存档；c）样品不合格可再次送样，最多不超过3次；d）合格后，可正式小批量供货；资材部跟踪质量状况；e）若小批量进货验证或试用不合格则取消供货资格。f）证明材料充分、样品验证、小批量试用合格并且批量供货前三次符合要求的供方由主管副总审核，总经理批准后，列入重要合格供方名单。4.2.4对于一般物资、辅助物资供方，资材部组织计划部、品管部等相关工作人员组成审核小组对供方进行审核并编制供方评审报告，报主管副总经理批示；审核合格，并且验证样品相关部门评审通过后，报主管副总经理批准，列入合格供方名单。4.2.5所有供方（包括未审核或未审核合格的供方）列入供方一览表，由资材部部长确认。 4.2.6对服务供方的选择控制为公司提供服务的供方，如运输公司、检测、培训机构等，也应对供方进行评审并编制供方评审报告评价合格后经主管副总经理批准列入合格供方名单，方可为公司提供服务。对国家授权的计量实验室、培训机构可不再做服务质量评价。4.2.7供方质量、服务信誉跟踪评定4.2.7.1供方产品如出现质量问题，计划部应向供方发出纳入不良联络书要求供方进行改善，如同样产品发出3次对策书而质量没有明显改进时，应取消供方资格。4.2.7.2计划部对供方每次供货依据产品质量信誉评审表进行质量跟踪，对服务供方每次提供服务的质量跟踪填写服务质量跟踪信誉评审表。4.2.7.3供方资格的保持审核：每年一月份品管部编制供方管理体系审核计划由主管副总经理批准后执行。品管部组织相应部门对合格供方进行保持供方资格的监督审核。并编制供方评审报告，供方依据审核后提出的问题制定供方改善计划书由品管部进行确认改善效果。未组织现场评审的供方由计划部填写供方评价记录。评定分数在总分数80% 以上者视为合格继续保留其供方资格，低于80% 者直接取消其供方资格。a) 对供方进行评审的频次与时机： 1. 从无不良记录的重要物资供方中抽取20%对其进行年度评审；当未列入审核计划的重要物资供方出现严重不良时，立即组织进行现场稽核。2. 重要物资供方以外的其它供方有连续三次不良记录时，立即组织进行现场稽核；无不良记录的，每年抽取一定比例进行评审；3. 连续两年没有业务往来的重要物资供方、连续三年没有业务往来的其他供方，保留其合格供方资格，当再次向其采购时对其进行评审。b) 当发生下列情况之一时追加对供方的审核：1. 供方体系发生重大变更时；2. 供方发生重大品质事故影响到本公司正常生产时；4.2.7.4如有下列条款之一的可考虑取消合格供方资格：a) 连续三个批次出现不合格，并无明显改善效果的。b) 连续三次出现供货不及时，数量不准确，并无明显改善效果的。c) 措施不实施，问题不纠正，质量体系经复审达不到要求的。d) 价格超出正常水平。e) 不按合同履行义务或因对方原因（尤其产品质量原因）提前终止合同。f) 违反国家各项管理规定。4.2.7.5 品管部把评审结果反馈至资材部，资材部编制取消合格供方资格报告由原审批权限人决定，并在合格供方档案上做记录。如因特殊情况留用，应报总经理批准，但应加强对其产品的验证，连续第2次评审仍不合格，应取消供方资格；客户指定的供方出现以上情况时，需征得客户的同意后方可取消其供方资格。4.2.8对外协加工的供方控制，也应执行上述条款相关规定。4.3采购4.3.1采购计划计划部根据订单及预测编制生产用各项物资的材料采购计划表，由计划部部长签字确认，经主管副总审核，报总经理批准。 其他物资的采购计划由使用部门填写采购申请单。 4.3.2采购的实施a）资材部根据需求部门提交的采购计划或采购申请，按照采购物资技术标准在合格供方名单中选择供方询价，计划部购买人员实施采购计划；b）重要供方为初次合作时，品管部拟定质量保证协议，资材部负责与供应商签订。c）采购或外协加工时，由计划部与供方签订采购合同，明确品名规格、数量、质量要求、技术标准验收条件、违约责任及供货期限等；d）计划部根据需要将相应的有效技术要求作为合同附件提供给供方；e）需要变更时及时与供方进行协商，向供方进行详细说明以确保供方充分理解，并以书面的形式通知供方。4.4采购信息4.4.1采购文件Aa）应包括以下信息：11、对产品的质量要求（可直接引用各类标准或提供规范、图样等技术文件）；2 2、产品验收要求；3 3、其他，如价格、数量、交货日期等。Bb）适当时还包括：11、对供方的产品、程序、过程、设备、人员提出有关批准或资格鉴定的要求；22、适用的质量管理体系要求。4.4.2本公司的采购文件包括物资需求计划表、材料采购计划表、采购申请单、采购合同及附件等。4.5采购物资的验证4.5.1验证方式可以有以下几种方式：a）依产品监视和测量控制程序执行；b）由本公司在供方现场实施验证，计划部在采购文件中规定验证的其他方法。4.5.2由品管部对采购产品进行受入检验，采购人员和资材部仓库管理人员应对所采购的货物规格、型号、数量等单据与实物进行核查，确认无误后，填写受入检查通知/记录交品管部进行检验。验证活动可包括检验、测量、观察、工艺验证、提供合格证明文件等方式。原材料的材质证明作为受入检查通知/记录的附件由品管部保存。根据不同产品采用适用的验证方式。4.5.3采购的物资必须经过检验合格后方可使用，验收按产品监视和测量控制程序中的4.1进行，如不合格按不合格品控制程序进行。4.5.4顾客的验证不能免除本公司提供合格产品的责任，也不能排除顾客拒收的可能。4.6采购物资验证方法补充4.6.1采用验证方式的条件：a）公司没有相应的检验手段或方法（如未知成分的化工产品）；b）公司没有相应的检验设备或采用检验的方法不经济（如钢材的材质）；c）没有检验的必要（如零星采购的辅助物资）。4.6.2验证的方法4.6.2.1公司允许采用的验证方法有：a）试装或试用；b）验证供方出厂检验记录；c）验证供方的合格证、质保书或质保协议；d）验证产品的外观、包装；e）验证产品的商标或品牌。4.6.3验证的执行和记录要求4.6.3.1重要物资的验证由品管部进行，需要填写受入检查通知/记录，采用试装或试用的方法时，在试制产品的检验记录表中需注明:“某采购物资验证合格”；采用验证供方出厂检验记录的方法时，需要对事先规定的技术参数或性能指标进行验证，逐一记录在受入检查通知/记录中。4.6.3.2辅助物资中的包装物的验证由品管部或使用部门执行，填写受入检查通知/记录。4.6.3.3包装物除外的辅助物资的验证由仓库或使用部门进行，可直接在入库单据中签名以示验证合格。4.6.4验证方法补充说明：化工原料的试用4.6.4.1公司不能直接进行理化检验的化工原材料，可采用小批量试用（试验）的方法予以验证。4.6.4.2需要进行小批量试验的原材料必须在正确的配方、正确的工艺条件下制成公司可以检验的（半）成品（试验品），在正确的检验条件、方法下对相应的试验品进行检验，通过试验品的检验结论，验证化工原材料是否合格。4.7采购物资入库后，在使用过程中出现异常，应按不合格品控制程序进行。4.8采购申请单、购买合同、材料采购计划表等由计划部保存，设备验收单、设备验收报告由设备部保存至设备报废为止。5 相关文件5.1不合格品控制程序 5.2产品监视和测量控制程序 6 相关记录6.1合格供方名单 6.2部品明细